経費管理とは？必要性や業務上の注意点を詳しく解説

経費管理とは、言葉のとおり経費を管理する業務を指します。経費の計算や入力をする業務ですが、実はそれだけの仕事ではありません。経費管理は会社の経営状況を把握したり、資金需要を予測したりするために、欠かせない業務です。

本記事では経費管理を基本から学びつつ、業務上の注意点と効率化のポイントも解説します。

1. 経費管理とは？

経費管理とは、従業員から申請される経費を正しく管理する業務です。経費として申請された内容の確認や不正な経費利用の防止、会計システムへの入力など、経費に関連する管理会計を行います。

会社の利益を増やすには、売上を上げるだけでなく支出となる経費を抑えることも重要です。そのため、経費管理が適切にできていないと経営分析も正確にできません。経費管理には経費を管理するという業務だけでなく、会社の経営を支える重要な役割もあります。

しかし、経費管理は経理や経営に疎い従業員には、なかなか重要性が伝わりません。そのため、経費の申請が負担に感じられることもあり、迅速で正確な経費管理には申請のしやすさも重要になります。

2. 経費管理の必要性

経費管理には申請、承認、入力など多くのプロセスがありますが、いずれも会社の経営を安定させるために重要なものです。経費管理を適切にするために、なぜそれらの業務が必要なのか知っておきましょう。

2-1. 正確な経営分析のため

経費管理が適切にされていると、会社の利益に対してどれくらいの経費が使われているか正確に知ることができます。月や年単位で経費と売上や予算とのバランスを確認し、経営に活かすことで、会社の利益を増やす指針がみえてくるでしょう。

経費管理が適切に行われておらず、計上月のずれや過多・過少がある状態で管理されていると、会社の利益にもずれが発生します。経営状況の過小評価や過大評価になり、正しい経営分析ができません。

2-2. 資金需要の予測をたてるため

経営では常に支出と収入のバランスを測る必要があります。経費は会社の大きな支出であるため、正しく経費管理ができていれば資金需要の予測も正確に立てることが可能です。経費の申請は一般的には月ごとに実施されるため、月々の支出予測も立てやすくなります。

経費管理が不適切で、従業員からの経費申請がまとめて行われたり、大きな誤差が発生したりすると、会社は大きな額を一度で経費として支出することになります。急激な資金需要の増加を出さないためにも、正しい経費管理が必要です。

2-3. 社員の浪費や不正による支出を防ぐため

経費は社員が交通費や物品の購入費などを立て替えて支払い、それを会社に申請するシステムになっています。どんな交通手段を使うか、何をどれだけ購入するかなどは、社員の判断に委ねられている状態です。

そうしたシステムでは「経費になるから」という理由で、会社の財産を浪費する人も発生します。また、不正な経費申請をする従業員もいるかもしれません。

経費管理で経費の使用状況を管理していれば、そうした問題のある経費にも気付くことができます。

3. 経費管理に関する注意点

経費管理は会社の財産を守り、経営を安定化させるために欠かせない業務であることが分かりました。正しく管理をするためには、以下の点に注意しましょう。

3-1. 申請内容の確認を徹底する

経費の申請は月末近くにまとめて出されることも多く、経理担当者の業務を圧迫しやすいです。しかし、そのような状況でも申請内容の正確性や妥当性は十分に確認しなくてはいけません。

金額や日付だけでなく、会社のルールを守って申請されているか、浪費や不正がないか、見落としがないように注意しましょう。

3-2. 迅速に経費の精算をする

経費は一時的に従業員が立て替えている状態です。立替金の支払いがされるまでは、会社が従業員に借り入れをしていることになります。可能な限り早くその状態を解消しなくてはいけません。

また、従業員は精算されるまで金銭的にマイナスが発生した状態です。金額が大きいと経済的な負担をかける恐れがあります。従業員の生活を守るためにも、迅速な精算を心がけましょう。

3-3. 入力や計算ミスを発生させない

ここまでお話してきたように、経費管理は会社の経営状況を把握するための重要なデータです。しかし、人の手で入力をしている以上は、ミスが発生する可能性があります。些細なミスでも複数人が繰り返し、それが積み重なれば大きなずれを発生させます。簡単な入力や計算でも、ミスが発生しないように注意して管理しましょう。

ヒューマンエラーはシステムの導入で大幅に減らせます。正確な経費管理を徹底する場合は、デジタル技術も活用することが大切です。

3-4. セキュリティ上のリスクや保管義務を理解する

Excelや紙媒体を使った経費管理では、セキュリティ面に十分注意しなくてはいけません。Excelはデータの改ざんを防ぎにくく、紙媒体の場合は外部への持ち出しや領収書の紛失などのリスクがあります。

領収書や経費精算書は、原則として7年間の保存が義務付けられており、紛失した場合は控除の取り消しや追加で課税される恐れがあります。正しく確実な方法で保管するようにしましょう。

経費管理を行うため、経費精算に関する注意点等を解説してきましたが、そもそも正しい経費精算の方法や注意点に関してまとまったマニュアル等がなく困っているという担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方に向けて当サイトでは経理1年目の教科書＜法律/経費精算編＞という資料を無料配布しております。本資料は経費精算の概要や手順を図解つきでマニュアル化した資料で、加えて経理まわりの最新の法改正の情報も記載されているので、経理まわりの業務を担当している方にとっては大変参考になる内容になっております。興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

4. 経費管理を効率化する方法

経費管理は煩雑な業務が多く、時間をとられます。効率化するには、分かりやすいルール作りとシステムによる一元管理が効果的です。

4-1. 経費に関連するルールを明確化する

経費はあらゆる部署から集まるため、経費に関連するルールを設定して周知することで効率化が狙えます。経費を申請する期限や申請内容の書き方、経費を使う際の基準などは特に重要です。これらを明確化して全社員が理解できれば、経費精算書の差し戻しや内容の確認が減ります。経理担当者だけでなく、経費を申請する従業員の負担も減り、スムーズな処理がしやすくなるでしょう。

4-2. ペーパーレス化を進める

経費管理には領収書や経費精算書を始め、さまざまな書類が関連します。紙媒体での管理が中心の環境では、なかなか効率化が進みません。書類の整理や保管に時間をとられることや、ヒューマンエラーの発生があるからです。

ペーパーレス化を進めて、クレジットカードやICカードによる経費の立て替えや、デジタルデータで管理できるようになれば、それらの問題は解決します。

計算ミスも発生しにくくなるため、確認と修正業務も減らせるでしょう。

4-3. 経費管理システムを導入する

経費管理システムでは、あらゆる経費を一元管理できます。Excelや独立した経理・会計ソフトを使っていると、それぞれのソフトで個別に作業をしなければいけません。そのため、入力もれやミスが発生することがあります。

経費管理システムでは、経費の精算や承認、入力業務などをまとめて行えます。不正な申請や誤った入力も見つけやすくなり、大幅な効率化が見込めます。承認者の承認作業も効率化できるため、経費管理を総合的に効率化できるでしょう。

5. 経費管理は会社の財産を守るために必要な業務

経費管理は経費の計算や入力、申請内容の確認などを中心とする経理業務の一つです。蓄積されたデータは、会社の収支バランスや経営状態を把握する重要な要素であるため、正確な管理が求められます。また、浪費や不正も経費管理で見つかりやすいです。経費管理は経営の安定化や会社の財産を守る重要な業務でもあります。重要性を十分に理解し、正確かつ効率的な管理をしましょう。

煩雑な経費管理にお困りの際は、経費管理システムの導入がおすすめです。