従業員が退職などにより被保険者でなくなった場合、雇用保険被保険者資格喪失届の提出が必要になります。資格喪失届や離職証明書は、退職者の失業保険の給付に影響を及ぼします。この記事では、雇用保険被保険者資格喪失届の書き方や記入例をわかりやすく解説します。また、鉛筆で書く箇所や添付書類、提出期限、提出方法など、書き方や提出のポイントも紹介します。
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目次
1. 雇用保険被保険者資格喪失届の書き方・記入例を項目ごとに解説
雇用保険被保険者資格喪失届とは、雇用保険の被保険者である従業員が退職・離職などにより、その資格を喪失したときに企業がハローワークに提出する書類のことです。ここでは、雇用保険被保険者資格喪失届の書き方や記入例を項目ごとにわかりやすく解説します。
1-1. 個人番号
個人番号とは、12桁の番号で表記されているマイナンバーのことです。個人番号を被保険者資格喪失届に記載する際は、退職者に利用目的を伝え、身元確認したうえで、記載することが大切です。もし、従業員がマイナンバーの提出を拒否しているのであれば、「本人事由によりマイナンバーの届け出不可」と記入しましょう。
1-2. 被保険者番号
被保険者番号の項目には、雇用保険被保険者証の番号を記載します。雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入していることを証明する書類で、手続きのため会社が預かっているケースも多いです。ただし、従業員に渡している場合は、雇用保険被保険者証を掲示してもらうなどして、被保険者番号を確認しましょう。
基本的には4桁―6桁―1桁の合計11桁ですが、1981年7月6日以前に被保険者番号を付与されている場合には、下10桁だけを記入しましょう。被保険者番号が不明の場合、備考欄に職歴のある複数の事業所を記載するか、履歴書などの職歴がわかる書類を添付するかで対応することができます。
関連記事：雇用保険被保険者証とは？必要なシーンや手続きのタイミング、再発行の方法を解説
1-3. 事業所番号
事業所番号とは、事業主が雇用保険に加入したときに付与される番号です。雇用保険適用事業所設置届の事業主控、もしくは雇用保険被保険者資格取得届の事業主控から事業所番号を確認することができます。被保険者番号と同様、4桁―6桁―1桁の合計11桁で記入します。
1-4. 資格取得年月日
資格取得年月日とは、雇用保険に加入した日のことです。資格取得年月日は、基本的に雇用保険被保険者証と一体になっている「雇用保険被保険者資格取得等確認通知書」から確認することができます。
元号には、昭和の場合「3」、平成の場合「4」、令和の場合「5」と記入することがルールで決められています。令和6年4月1日に雇用保険の資格を取得した場合、記入例は「5-06年04月01日」となります。なお、年月日それぞれ1桁である箇所がある場合、10の位の部分に「0」を追加して2桁で記載するようにしましょう。以後、同様です。
1-5. 離職等年月日
離職等年月日の欄には、被保険者でなくなった原因となる事実のあった年月日を記入します。
被保険者の資格喪失日とは異なるので注意が必要です。被保険者が退職した場合には「退職日」、被保険者が死亡した場合には「死亡した年月日」が記入例となります。
1-6. 喪失原因
喪失原因の欄には、その被保険者が雇用保険の資格を喪失する原因を番号で記載します。「1」は死亡や在籍出向、出向元への復帰など、離職以外の理由の時に記載します。「2」は任意退職や重責解雇、契約期間満了、取締役への就任などが理由の場合に記入します。「3」は事業主都合による解雇や、事業主からの勧奨などによる退職の場合に記載します。
1-7. 離職票交付希望
離職票交付希望欄には、離職票の交付を希望するのであれば「1」を記入します。一方、離職票の交付を希望しないのであれば「2」を記入しましょう。離職票は失業保険の手続きで必要になるので、退職者にきちんと確認することが大切です。
1-8. 1週間の所定労働時間
退職する被保険者の所定労働時間を記入します。就業規則や退職者の実際の事実に基づき記載しましょう。「○○時間○○分」という形で記載しなければならないので、1週間の所定労働時間が40時間であれば、「4000」が記入例となります。
1-9. 補充採用予定の有無
補充採用予定の有無の項目には、ハローワークやその他の方法で他の労働者の採用を予定しているのであれば「1」を記入します。もしその予定がないのであれば空欄で問題ありません。
1-9. 新氏名・フリガナ
新氏名・フリガナの項目は、雇用保険被保険者証に記載されている氏名が、現在の氏名と異なる場合に記載する項目です。結婚や離婚をした場合や、改名した場合が該当します。変更がない場合は、空欄のままにしておきましょう。なお、カタカナの濁点や半濁点は1文字として扱われるので注意が必要です。たとえば「ダ」「パ」は2文字となります。
1-11. 喪失時被保険者種類
喪失時被保険者種類は、公共職業安定所（ハローワーク）が記入するため、空欄で問題ありません。
1-12. 国籍・地域コード
国籍・地域コードは、公共職業安定所（ハローワーク）が記入するため、空欄で問題ありません。
1-13. 在留資格コード
在留資格コードは、公共職業安定所（ハローワーク）が記入するため、空欄で問題ありません。
1-14. 被保険者氏名又は新氏名
「14.」～「19.」は被保険者が外国人に該当する場合に記載が必要な項目です。なお、「外交」または「公用」の在留資格者と特別永住者は除きます。そのため、外国人労働者に該当しない被保険者の場合、空欄のままで問題ありません。被保険者氏名または新氏名の項目には、被保険者である外国人の氏名をアルファベット大文字のローマ字で記入します。
1-15. 在留カードの番号
引用：在留カードとは？｜法務省
在留カードとは、日本に中長期間滞在する外国人に交付される身分証明書のことです。在留カードの番号の項目には、在留カードの右上に記載されている番号（英字2桁、数字8桁、英字2桁の12桁）を記入しましょう。
1-16. 在留期間
在留期間の項目には、在留カードの「在留期間（満了日）」を記載しましょう。なお、西暦から記載する必要があります。令和6年9月31日が在留期間の満了日の場合、「20240931」が記入例となります。
1-17. 派遣・請負（就労区分）
派遣・請負（就労区分）の項目には、外国人労働者が派遣・請負労働者として当該事業所以外で就労していた場合は「1」、それ以外の場合は「2」を記入します。
1-18. 国籍・地域
国籍・地域の項目には、在留カードに記載されている「国籍・地域」の内容を記載しましょう。
1-19. 在留資格
在留資格の項目には、在留カードに記載されている「在留資格」の内容を記載しましょう。
1-20. 被保険者氏名・フリガナ
被保険者氏名・フリガナの項目には、退職する従業員の雇用保険被保険者証に記載されている氏名とフリガナを記入しましょう。
1-21. 性別
性別の項目は、退職者が男と女のどちらに該当するかをチェックし、該当するほうに丸を付けだけで記載が完了します。
1-22. 生年月日
生年月日の項目には、退職者の生年月日を記載します。大正・昭和・平成・令和のいずれかに丸を付け、和暦で生年月日を記入しましょう。たとえば、退職者が1996年（平成8年）1月4日生まれであれば、平成に丸を付け、「8年1月4日」と記載します。
1-23. 被保険者の住所又は居所
被保険者の住所又は居所の欄には、退職者の離職後の住所・居所が明らかである場合、その住所・居所を記載します。一方、住所・居所が把握できない場合は、離職時の住所・居所を記入しましょう。都道府県から書き始めるのが一般的です。郵便番号は記載しなくても問題ありません。枠からはみ出さないように記入することが大切です。
1-24. 事業所名称
事業所名称の項目には、退職者が在籍していた事業所の名称を正確に記載します。広く知られている名称でも、略称や通称は認められないので注意が必要です。
1-25. 氏名変更年月日
氏名変更年月日の欄には、離職する従業員が氏名を変更していた場合、その年月日を記載します。氏名の変更がない場合は、空白のままで問題ありません。
1-26. 被保険者でなくなったことの原因
「被保険者でなくなったことの原因」には、従業員が雇用保険被保険者でなくなった原因を正確に記載します。失業保険が給付される内容に影響するため、離職に至るいきさつを間違いなく簡潔に記載することが大切です。なお、自己都合退職と記載し、後から従業員より異議申し出があった場合、ハローワークが調査をおこないます。調査の結果によっては離職理由が変わり、会社都合退職に変更されるケースもあります。
1-27. 事業主の情報
最後に事業主の住所、氏名、電話番号を記載します。また、雇用保険被保険者資格届の作成日の日付も記入しましょう。
関連記事：雇用保険被保険者資格喪失届の必要性や手続きの流れをまとめて解説
2. 雇用保険被保険者資格喪失届が必要になるケース
雇用保険被保険者資格喪失届が必要になるのは、従業員が退職したときだけではありません。ここでは、雇用保険被保険者資格喪失届が必要になるケースについて具体的に解説します。
2-1. 被保険者が退職した場合
雇用保険の被保険者が退職した場合、被保険者でなくなるため、雇用保険被保険者資格喪失届の提出が必要になります。
2-2. 被保険者の要件を満たさなくなった場合
退職以外でも、雇用保険の被保険者としての要件を満たさなくなった場合、雇用保険被保険者資格喪失届の提出が必要になります。原則として次のいずれもの要件を満たす労働者は、雇用保険の加入対象になります。
- 1週間の所定労働時間が20時間以上である
- 31日以上の雇用見込みがある
一方、上記の要件を満たしていない労働者は、雇用保険の加入対象から外れます。たとえば、育児・介護を理由に、週の所定労働時間が10時間程度になった場合、加入条件を満たさなくなるため、雇用保険被保険者資格喪失届の提出が必要です。
関連記事：雇用保険の加入条件！手続き方法や注意点をわかりやすく解説
2-3. 被保険者が役員に就任した場合
通常の労働者から取締役や役員に就任した場合、雇用保険の加入対象条件を満たさなくなるので、雇用保険被保険者資格喪失届の提出が必要になります。
2-4. 被保険者が他社へ出向した場合
雇用保険は、生計を維持するために必要な主たる賃金を受ける雇用関係にある会社でのみ加入する必要があります。他の会社へ出向した場合、賃金の大きさの観点から、どちらの雇用保険に加入すべきか判断しましょう。出向先と雇用関係を結ばなければならない場合、雇用保険被保険者資格喪失届の提出が必要です。
2-5. 被保険者が死亡した場合
雇用保険の被保険者が亡くなった場合も、被保険者としての資格を失うことになるので、雇用保険被保険者資格喪失届の提出が必要になります。
3. 雇用保険被保険者資格喪失届の書き方のポイントや注意点
雇用保険被保険者資格喪失届を書く際にはいくつか注意すべき点があります。場合によっては罰則が適用されることもあるので、細心の注意を払って雇用保険被保険者資格喪失届を作成しましょう。ここでは、雇用保険被保険者資格喪失届の書き方のポイントや注意点について詳しく紹介します。
3-1. 鉛筆やシャープペンシルで記入するのが原則
雇用保険被保険者喪失届は、機械（OCR）で読み取り処理されるので、原則として、鉛筆で記載する必要があります。ただし、ボールペンで記載してしまっても、基本的には受理されます。しかし、OCR機器の性質から、間違って読み取られる可能性がないとは言い切れないため、原則に従って鉛筆で記載して提出するようにしましょう。また、OCR読み取り以外の部分は、ボールペンやゴム印など、消えにくいものを使用して記入することが大切です。
雇用保険の各種届出書類は、機械（ＯＣＲ）に直接読み取らせて処理を行いますので、□□□□の記入枠の部分は、鉛筆（ＨＢ程度）を使用してください。それ以外の部分はボールペン・ゴム印等を使用してください。
3-2. 雇用保険被保険者資格喪失届には提出期限がある
雇用保険被保険者資格届の提出期限は、退職する従業員が雇用保険の被保険者でなくなった日の翌日から数えて10日以内と定められています。雇用主や事業主が提出期限内に雇用保険被保険者資格喪失届を提出しなかった場合でも、必要事項がきちんと記載されていれば受理してもらえます。ただし、退職者の失業保険の手続きが遅れてしまい、トラブルに発展する恐れもあります。また、罰金などの罰則が科せられる可能性もあります。スケジュールに余裕をもって手続きをすることが大切です。
3-3. 雇用保険被保険者資格喪失届の様式に注意が必要
雇用保険被保険者資格喪失届はインターネットでダウンロードして印刷できますが、条件を満たしていないと受理してもらえません。次のような点に気を付けて、印刷するようにしましょう。
- 使用する紙はA4サイズの白色用紙である
- 100%の等倍で印刷する
- 極度に傾いていない
- 文字や枠線にかすれがない
- 二重に印刷されている箇所がない
また、提出された雇用保険被保険者資格喪失届はOCRによって読み取られるので、読み取り用の基準マークである上部と右下の「■」が印刷できているかもきちんとチェックしましょう。
関連記事：雇用保険被保険者資格喪失届はどこでもらう？入手方法を紹介
3-4. 原則として雇用保険被保険者離職証明書と提出する
雇用保険被保険者資格届は、原則として、雇用保険被保険者離職証明書と一緒にハローワークに提出します。離職証明書は「離職票」を発行するために必要な書類です。離職証明書の提出期限は、雇用保険被保険者資格届と同じです。
離職証明書は、退職者が離職票の発行を希望する場合、必ず提出しなければなりません。また、59歳以上に該当する従業員が退職した場合、離職票の交付の希望に関わらず、離職証明書の提出が必要になります。雇用保険被保険者資格届や離職証明書の提出が遅れると、退職者の失業保険の手続きに影響が出る恐れもあるので注意が必要です。
4. 雇用保険被保険者資格喪失届の添付書類
雇用保険被保険者資格喪失届の添付書類は、従業員が離職票の交付を希望する場合としない場合で異なります。離職票の交付を希望しない場合は、雇用保険被保険者資格喪失届と、次の書類を持参してハローワークで手続きしましょう。
- 労働者名簿
- 賃金台帳
- 出勤簿（タイムカード）
- 雇用契約書
一方、離職票の発行が必要になる場合は、上記の書類に加えて、次の書類を添付して提出しましょう。
- 雇用保険被保険者離職証明書（３枚１組）
- 退職辞令発令書類
- 社会保険の届出の写し
- 退職理由が確認できる書類（就業規則や役員会議事録など）
なお、離職理由によって必要になる書類は異なることもあるので、添付書類がわからない場合は、最寄りのハローワークに相談しましょう。
5. 雇用保険被保険者資格喪失届の提出方法
雇用保険被保険者資格喪失届の提出方法には、「ハローワークの窓口」「郵送」「電子申請」の3つの方法があります。ここでは、雇用保険被保険者資格喪失届の具体的な提出方法について紹介します。
5-1. ハローワークの窓口
雇用保険被保険者資格喪失届は、所轄のハローワークの窓口に直接持ち込むことで、提出することができます。ハローワークは開庁時間が決まっています。深夜や土日は基本的に空いていません。また、窓口が混雑していると、手続きに時間がかかる可能性もあります。ハローワークの窓口での提出を考えている場合、時間に余裕をもって手続きすることが大切です。
5-2. 郵送
雇用保険被保険者資格喪失届は、管轄のハローワーク宛に郵送して提出することができます。離職票が必要になるなど、返送が必要な場合は、切手の貼付と宛名の記載をした返信用封筒も同封して提出が必要です。また、雇用保険被保険者資格喪失届にはマイナンバーなどの個人情報が記載されているので、間違って送付されないよう、追跡可能な方法で郵送することが大切です。
5-3. 電子申請
雇用保険被保険者資格喪失届は、電子申請により提出することができます。電子申請をする場合は、総務省が運営する「e-Gov（イーガヴ）」を利用して申請します。電子申請であれば、24時間365日場所を問わず手続きすることができます。また、印刷代や郵送費用も削減することが可能です。
5-4. 【注意】雇用保険被保険者資格喪失届は電子申請義務化の対象
2020年4⽉より次に該当する法人は、原則として、雇用保険被保険者資格喪失届を電子申請により提出することが義務化されています。
- 資本⾦などが1億円を超える法人
- 相互会社（保険業法）
- 投資法人（投資信託及び投資法⼈に関する法律）
- 特定目的会社（資産の流動化に関する法律）
これらに該当する企業は、ハローワークの窓口や郵送でなく、電子申請で雇用保険被保険者資格喪失届を提出しなければならないので注意が必要です。ただし、電気通信回線の故障や災害などの理由により、電子申請が困難だと認められる場合は、他の方法で手続きすることもできます。
関連記事：社会保険手続きの電子申請義務化！やり方やメリット・デメリットを解説
6. 雇用保険被保険者資格喪失届の書き方を理解して速やかに提出しよう！
雇用保険被保険者資格喪失届は、従業員が雇用保険の被保険者でなくなった日の翌日から10日以内に、添付書類とともにハローワークへ提出しなければなりません。雇用保険被保険者資格喪失届は、退職した労働者の失業保険の給付などに影響を及ぼすので、正しく書き方や記入例を理解して手続きをおこなうことが大切です。
