KPIを数値化できない？問題点や対処方法をわかりやすく解説

KPIを設定する際、業種や目標によっては数値化が難しいこともあるかもしれません。しかし、KPIは数値化して設定することで、目標達成に向けてスムーズに取り組むことができるようになります。本記事では、KPIを数値化できないことで生じる問題点やその対処方法、数値化するメリットについてわかりやすく解説します。

1. KPIとは？

KPIとは「Key Performance Indicator」の略で、日本語にすると「重要業績評価指標」です。KPIは、目標の達成に向かってプロセスが適切に実行されているかを評価するための指標となります。ここでは、KPIの意味を理解するため、KGIとKPIの関係性やKPIの設定方法について詳しく紹介します。また、KPIが数値化できない例についても解説します。

1-1. KGIとKPIの関係性

KPIを正しく理解するには、KGIとKPIの関係性を確認しておくことが大切です。KGIとは「Key Goal Indicator」の略で、日本語に訳すと「重要目標達成指標」です。KGIは「売上高」「利益率」のように、ビジネス上の最終目標が設定されます。一方、KPIは、KGIを達成するための「中間目標」が設定されます。

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1-2. KPIは数値化して設定する

最終目標に対する進捗状況を明確に把握できるよう、KPIは具体的でわかやすく設定する必要があります。そのため、KPIは数値化して設定するのが基本です。たとえば、KGIを「売上〇〇万円アップ」と設定する場合、KPIは「新規顧客数を1カ月で◯％増やす」「既存顧客の単価を◯％アップさせる」など、数値を用いて定量的な目標を設定します。

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1-3. KPIが数値化できない例とは？

KPIは数値化して定量的に設定することが大切ですが、数値化しにくいケースもあるかもしれません。数値化できないKPIは、定性的な性質を持っています。たとえば、顧客満足度や従業員エンゲージメントなどが該当します。しかし、これらの情報は、「売上アップ」「生産性向上」といった企業目標を達成するうえで、重要な要素となります。KPIを数値化できない場合、目標として上手く機能せず、問題になることもあります。

2. KPIを数値化できないことによる問題

KPIを数値化できないとどのような問題が発生するのでしょうか。ここでは、KPIを数値化できない場合の問題点について詳しく紹介します。

2-1. 従業員のモチベーションが低下する

最終目標に対する中間目標としてのKPIが数値化されていないと、進捗状況を数値で把握できないため、評価がしづらくなります。そのため、達成感を得にくくなり、従業員のモチベーションが低下する可能性があります。結果として、従業員の生産性が下がり、スケジュール通りにプロジェクトを進められない恐れがあります。

2-2. 何をすればよいかわからない状態が発生する

KPIを「新規契約10件」「テレアポ20件」のように、具体的に設定することで、従業員は行動を明確にしやすくなり、目標に向かってスムーズに業務に取り組むことができます。しかし、KPIが数値化されていない場合、何をすればよいかわからない状態が発生し、タスクを後回しにするなど、業務の滞りにつながる問題点が生じる恐れがあります。

2-3. 目標達成への軌道修正が難しくなる

KPIを具体的に数値化していない場合、途中で目標に対してどれくらいの進捗の遅れが生じているのか判断しにくくなります。そのため、軌道修正が遅くなってしまい、目標達成までに時間がかかってしまう可能性があります。

2-4. 組織力の低下につながる

KPIを数値化して設定すれば、認識齟齬を生むことなく、従業員同士で目標を共有することができます。すべての従業員の目標への認識が統一されることで、強固な組織を作り出すことが可能です。一方、KPIが数値化されていなければ、従業員によって目標の捉え方が変わってしまう可能性があります。従業員がバラバラの方向を向いていては、組織力の低下につながり、生産性が低下する恐れもあります。

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3. KPIを数値化できないときの対処法

KPIを数値化できないと、さまざまな問題が発生し、目標を達成できない原因になります。ここでは、KPIを数値化できない場合の対処方法について詳しく紹介します。

3-1. 結果に着目した設定をする

KPIを数値化するのが困難な場合、結果に着目してみて設定するのがおすすめです。たとえば、「顧客満足度の向上」というKPIを設定したい場合、顧客満足度を向上させると、どのような結果が得られるのかを考えてみましょう。顧客満足度が向上することで、リピート率が上がると考えれば、「リピート率〇〇%」とKPIを設定するのも一つの手です。

3-2. 目標達成に向けて必要なプロセスに着目する

KPIを数値化するのが難しい場合、その達成に必要なプロセスに着目してみることも大切です。たとえば「従業員エンゲージメントの向上」という目標を設定したい場合、従業員エンゲージメントを向上させるためにどのようなプロセスが必要かを考えましょう。従業員エンゲージメントを向上させるために「残業時間の削減」が必要と考えるのであれば、「残業を〇〇時間削減する」という数値化したKPIを設定することができます。

3-3. アンケートなどを利用して第三者の評価を得る

KPIを数値化しにくい場合、顧客や従業員などにアンケートを取り、第三者からの評価を得るのも一つの手です。定期的にアンケートを実施し、それを集計することで目標に対する評価を数値化することができます。次回のアンケートで「◯◯点を取る」ということを目標にするだけで、KPIを数値化することが可能です。アンケートの結果次第ではその次のKPIを設定しやすく、業務の効率化や従業員の評価に直接つなげやすくなります。

3-4. 継続的に見直しを実施する

数値化が困難なのにも関わらず、無理やり数値化すると、KGIとKPIの関係性が崩れるなど、意味のない目標が設定されてしまう可能性があります。そのため、目標を数値化して設定した場合、定期的にそのKPIが最終目標達成に結びついているかを確認することが大切です。継続的に見直しをして改善をおこなえば、数値化が難しいKPIでも精度が高まっていきます。

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4. KPIを数値化するメリット

KPIを数値化することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは、KPIを数値化するメリットについて詳しく紹介します。

4-1. 目標を統一できる

KPIを数値化することで、社内の目標を統一することができます。目標が明確になることで、従業員のモチベーションは向上します。また、すべての従業員が同じ目標に向かって具体的に行動できるようになるので、組織力を向上させ、生産性を高めることも可能です。

4-2. 従業員の評価の基準が一定になる

KPIを数値化して具体的に設定することで、目標に対する進捗状況や達成率が把握しやすくなります。これにより、従業員の評価がしやすくなり、公正な人事評価へとつながります。正しく評価されていると従業員が実感できれば、帰属意識が高まり、仕事に対するモチベーションの向上も期待できます。

一方で、納得感のあるKPIが提示できても、体系だった人事評価制度がなければ公平な人事評価は難しいと言えます。成果を示す従業員側の準備が整っていても、評価をする企業側の準備が整っていなければ適切な評価がおこなえないためです。しかし、そもそも現状、体系だった人事評価制度がなく導入を検討されている方もいらっしゃるかもしれません。人事評価制度を整えると言っても何から手をつければ良いか分からずお困りの方へ向けて、本サイトでは「人事評価の手引き」を無料で配布しています。自社にとって適切な人事評価制度を検討するために、まずは人事評価制度について網羅的に理解したいという方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

4-3. PDCAサイクルが回しやすくなる

KPIが数値化されて明確になることで、正確に進捗状況を把握することができます。KPIが達成されていない場合は、その原因を追究し、改善することで、目標に向かってスピーディに取り組むことが可能です。このように、KPIが数値化されていれば、評価・改善がしやすくなり、PDCAサイクルを早く回すことができます。

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5. KPIで数値化ができないものは結果に着目してみよう

KPIを数値化して設定しない場合、「従業員のモチベーションが低下する」「目標達成への軌道修正が難しくなる」といった問題が発生しやすいです。このように、KPIを数値化して設定することは、企業にとっても働き手にとっても生産性を向上させるために重要なポイントです。KPIの数値化が難しい場合は、最終目標の結果に着目したり、そのプロセスを考えたりするなど、工夫をおこなってみましょう。