有給の前借りは可能?企業側が押さえておくべきポイントを解説 |HR NOTE

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有給の前借りは可能?企業側が押さえておくべきポイントを解説

有給休暇を楽しむ人従業員から有給休暇の前借りを依頼された場合、企業はどのように対応したら良いのでしょうか。この記事では、有給休暇の前借りについて法的な観点から解説していきます。

前借りはトラブルに発展しやすいため注意が必要です。要求に応じる場合は対策をおこない、正しく運用しましょう。

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1. 有給休暇の前借りについて

有給休暇の前借りについて有給の前借りとは、本来翌年に付与されるはずの休暇を、前倒しで付与することを認めるものです。

通常、有給休暇は勤続年数や所定労働日数によって1年間に与えられる日数が決められています。しかし、何かしらの事情から新しく付与される前に使い切ってしまった場合などにおいて、前借りを求められるケースもあるのではないでしょうか。

このような場合、企業は要求に応じるべきか対応に悩むこともあるでしょう。有給の前借りに関することは、法律で規定されていないため、前借りそのものが違法にはなりません。

しかし、企業は従業員からの前借りの要求に応じる義務もないのです。社内で前借りに関するルールを定めていなかったり、禁止していたりする場合は、受け入れる必要はありません。

法律で定める一定の日数を与えていれば、企業は付与義務を果たしていることになります。

また、前借りを認めた場合、本来有給を付与するはずの基準日がずれてしまうため、管理が複雑になってしまう可能性があるでしょう。

有給休暇の消化は従業員の権利であり、自由に取得できるものでなければなりませんが、前借りに関する権利は存在しないため、その違いを理解しておきましょう。

2. 有給休暇の前借りを依頼されたときの対応方法

前借りを依頼している人前借り依頼に応じる義務はありませんが、状況によっては対応することもあるかもしれません。ここでは、適切な対応方法を3つ紹介します。

2-1. 特別休暇を付与する

社内で定める特別休暇であれば法律の適用外です。例えば、リフレッシュ休暇やバースデー休暇などは特別休暇にあたるため、前倒しで与えられます。

また、お悔やみ事などやむを得ず休む必要のある従業員には、前借りではなく慶弔休暇を付与するとスムーズに休暇が取得できるでしょう。

特別休暇を設ける場合は、就業規則に規定し、従業員に周知しなければなりません。就業規則での定めがない場合は対応ができませんので、あらかじめ記載しておく必要があります。

2-2. 法定外の有給休暇を付与する

有給休暇はフルタイムの場合、入社から半年経過した段階で全労働日の8割出勤していれば10日付与しなければならないことが労働基準法で定められています。

このように法律で決められている有給休暇に関しては、前借りなどイレギュラーなことを行うと後々トラブルに発展しやすいため、企業が独自に法定外の有給を付与すれば、支障なく前借りができるでしょう。

法定外有給に関しても、就業規則で定めなければなりません。

2-3. 有給を分割付与する

通常、有給休暇は早くても入社半年経たないと付与されないものです。しかし、一部の有給を入社した時点で先に付与し、基準日を迎えた段階で残りを付与することもできます。

例えば、入社した4月1日に5日分を付与、半年後の10月1日に残りの5日分を付与というケースが考えられるでしょう。

しかし上記のケースで分割付与を行った場合、通常の基準日は10月1日ですが、前倒しで付与した4月1日が基準日に変わります。

分割付与は、法律で定めるタイミングよりも早く有給を付与するものなので、基準日のずれが生じて有給の管理がややこしくなるなど、企業側にとって負担になる可能性がある点に注意しましょう。
このような前借りに対応する方法を含む有給休暇のルールは、法律に則って定め、就業規則に記載する必要があります。法律に違反している社内の規則は無効となるため、事前に有給休暇の基本的なルールを確認する必要があります。当サイトでは、有給休暇についての社内規則を定める上で把握しておくべき基本ルールをまとめた資料を無料でお配りしています。自社のルールが法律に則っているか確認したい方は、こちらからダウンロードしてご活用ください。

3. 有給休暇の前借りに関するトラブル事例と対策

前借りのトラブル有給の前借りに応じたことで起こりうるトラブル事例を紹介します。前借りを行うのであれば、トラブルを想定して対策を行うことも大切です。

3-1. 前借りしたまま従業員が退職するケース

まず考えられるトラブルは、前倒し付与した従業員が辞めてしまうケースです。

例えば、入社と同時に付与した5日間の有給休暇を基準日を迎える前に使い切ってしまい、さらにそのまま退職してしまった場合はどのように処理すれば良いのでしょうか。

このような場合、前倒しした有給休暇は戻ってきませんし、賃金の返還を求めたり、給料から差し引いたりすることも基本的にできません。

前借りさせた有給休暇の日を欠勤扱いに修正し、支払った有給休暇の賃金を従業員に請求することは不可能ではありませんが、問題が複雑化する恐れがあります。

そのため、前借りさせた日は特別休暇を与えたこととして処理するのが無難です。前倒しを認めると、このような損失リスクがあることを企業は理解しておきましょう。

3-2. 前例ができたことにより希望者が増える可能性がある

従業員にやむを得ない事情があり、企業側の好意によって有給の前借りを認めた場合、前例ができたことで前借りを希望する従業員が増加してしまう可能性があります。

希望者が増えることで、管理する側の負担も増加するため、適切な運用ができなくなることも考えられるでしょう。

また、前借りをしている従業員が増え、それが当たり前になってしまうと、通常の付与日数内で計画的に消化している他の従業員との公平性に問題が生じてしまいます。

4. 有給休暇の前借りが違法になるケースとは?

前借りが違法になるケース良かれと思って前借りさせた場合でも、企業側が有給休暇について正しく理解していないと、思わぬところで法律に違反してしまう恐れがあります。

前借りが違法になるケースとして考えられるのは、基準日を迎えたときに、前年の前借り分を差し引いて付与するケースです。

「前倒しで付与したのだから、その分差し引くことは当然では?」と疑問に思う人も多いでしょう。例えば、年10日付与予定の従業員が1日前借りをした場合、一般的に翌年の有給付与日数は前借り分を差し引いた9日だと考えます。

しかし、この考え方で付与してしまうと労働基準法に違反する可能性があるのです。

労働基準法第39条では「雇い入れから起算して半年勤務し、全労働日の8割以上出勤した従業員には10日の有給休暇を与えなければならない」としています。

参考:労働基準法|厚生労働省

 

したがって、いくら前借りさせていたとしても、法律が定める付与日数を下回ることは違法として扱われてしまいます。

たとえ、労使間で同意を得ていたり、就業規則で定めていたりしても、労働基準法には従わなければなりません。

有給の前借りは従業員こそメリットはあるものの、企業にとってはリスクの高いものでしかないように感じられるでしょう。それは、法律で有給休暇の前借りに関する規定が何も示されていないからです。

法律で規定されていないから、前借りに応じる義務もない反面、応じる場合はさまざまなリスクが潜んでいることを企業は把握しておくべきでしょう。

5. 有給休暇の前借りはリスクが大きいため注意が必要

前借りには注意が必要有給休暇の前借りは、法的に違法ではありません。しかし、従業員から前借りの依頼があったとしても、義務ではないため受け入れないという選択肢もあります。

事情があり、前借りを認めるケースもあるかもれませんが、企業はトラブルが起こることをあらかじめ想定した上で対応することがポイントです。

はじめから前借りではなく、特別休暇や法定外休暇を付与するなどして、リスク回避することも求められるでしょう。

前借りの前例ができてしまうと、労務管理が複雑になり企業の負担が増えてしまう恐れもあるので、できる限り前借りには応じないことをおすすめします。

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