特別休暇とは?種類や給料の取り扱いについて詳しく解説 |HR NOTE

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特別休暇とは?種類や給料の取り扱いについて詳しく解説

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  • 勤怠管理

特別休暇の計画を練る人

特別休暇は、会社が独自に設定することができる休暇制度です。

働き方改革によりワークライフバランスが重視されるなかで、最近は福利厚生として特別休暇を導入する企業が増えています。

今回は、特別休暇の基本的な内容をはじめ、特別休暇の種類や法定休暇との違い、給料の扱いなどについて解説します。

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1. 特別休暇とは

特別休暇とは

特別休暇とは、会社独自で設けている休暇制度のことです。

法律で定められたものではありませんので、特別休暇を設けるか否かは会社の判断によります。

一般的には、会社の福利厚生の一環として特別休暇を設定するケースが多く、休暇の内容や日数、条件などは会社が自由に決めることが可能です。

特別休暇を設定することで、会社や従業員にとってさまざまなメリットを期待できます。

なお、特別休暇は就業規則の絶対的必要記載事項である「休暇」に該当するため、事前に就業規則に明記しておく必要がありますので注意しましょう。

2. 特別休暇の種類

特別休暇は会社がそれぞれ自由に設定できることから、その内容もさまざまですが、基本的には労働者のワークライフバランスを保ちやすくするものが多い傾向にあります。

ここでは、多くの企業で設定されている主な特別休暇について紹介します。

2-1. 慶弔休暇

慶弔休暇とは、従業員の結婚、従業員本人または配偶者の出産、従業員の親族が亡くなったときなどに付与される休暇です。

取得理由によって日数は異なりますが、5日前後、付与されるケースが一般的です。

2-2. 病気休暇

病気休暇とは、従業員が病気で通院や治療する際に取得できるように設ける休暇です。

時間単位や1カ月単位など、企業によって取得方法や付与日数は大きく異なります。

2-3. リフレッシュ休暇

リフレッシュ休暇とは、心身のリフレッシュを図る目的で付与する休暇です。一定の勤続年数をもつ従業員に付与するケースが多いでしょう。

付与日数は、勤続年数に応じて3〜7日程度としている企業が多いようです。

2-4. ボランティア休暇

ボランティア休暇とは、従業員がボランティア活動に参加する際に付与される休暇です。

活動内容によって付与日数は変わりますが、一部企業では年単位で付与しているケースもあります。

2-5. 夏季・冬期休暇

夏季・冬季休暇とは、お盆や年末年始に合わせて設ける休暇で、3~5日前後でまとめて付与されることが一般的です。

たとえば、夏季休暇の場合は従業員がお盆にお墓参りをしやすくなるよう、8月13日から8月15日の間に設定されるケースが多く見られます。

また、夏季休暇や冬期休暇は、多くの企業が同じ時期に休暇を設定するため、効率面を考えても同じような時期に設定されています。

2-6. バースデー休暇

バースデー休暇は、従業員自身の誕生日や家族の誕生月に休暇を取得できる制度です。

年1回、いずれかの月に1日限りとされていることが一般的です。

2-7. アニバーサリー休暇

アニバーサリー休暇は結婚記念日や子どもの誕生日など、従業員が記念日を設定して取得することができる休暇です。

会社によって取得日数は異なりますが、1~7日程度が一般的のようです。

2-8. 裁判員休暇

裁判員休暇とは、裁判員裁判に出席するための休暇です。裁判に出席する日数分、取得できるケースが多いでしょう。

2-9. ワクチン休暇

新型コロナウイルスの流行後、ワクチン休暇を設定した企業もあります。ワクチン接種の副作用が重い場合もあることから、ワクチン接種当日やワクチン接種日前後に休暇を取得することができます。

関連記事:特別休暇と有給の違いについて具体例でわかりやすく解説

3. 特別休暇に「コロナ休暇」は作れる?

新型コロナウイルスの感染拡大によって、従業員が感染や感染疑いのある場合に安心して休めるよう、特別休暇として「コロナ休暇」を新設した企業も多くあります。

「コロナ休暇」に限らず、事業場に新たな特別休暇制度を設ける場合は、労使の話し合いによって決めることが可能です。

話し合いによって制度が確定した場合は、就業規則に定めるなどの方法をとり、従業員に周知することが求められます。

4. 特別休暇は有給?無給?給料の取り扱いとは

特別休暇は会社が自由に設定できる休暇であるため、有給とするか無給とするかについても会社が自由に決めることができます。そのため、会社が定めた特別休暇のルールに従って、給与支払いの有無を判断することになります。

特別休暇を有給としている場合は、従業員が休暇を取得した日数分の給料を支払わなくてはいけません。

一方で、特別休暇を無給としている場合は、従業員が休暇を取得した日数分の基礎賃金を控除します。一般的には、慶弔休暇やリフレッシュ休暇、バースデー休暇、夏季・冬季休暇、ボランティア休暇などは有給として扱っている企業が多いようです。

なお、就業規則のなかに特別休暇は有給と記載しているにも関わらず、無給として取り扱うのは違反とされる恐れがありますので注意しましょう。

このように、休日休暇によって扱いは異なり、休日休暇を考える際には、法定外の休日か法定内の休日かを知る必要があります。当サイトでは、休日休暇の定義をわかりやすく解説した資料を無料でお配りしています。休日休暇を正しく理解したい方は、こちらからダウンロードしてお役立てください。

4-1. 特別休暇の日数は?

特別休暇は会社が自由に設定できる休暇であるため、日数についてもとくに決まりはありません。病気休暇や夏季休暇、リフレッシュ休暇などが導入率の高い特別休暇の例として挙げられますが、日数は会社によって異なります。

とくに病気休暇やリフレッシュ休暇は、従業員が勤めた年数に応じて日数の上限が増えていくケースが多く見られるようです。

4-2. 特別休暇の期限は?

特別休暇の期限についても、会社が自由に設定することが可能です。

たとえばアニバーサリー休暇やバースデー休暇など、ある特定の日にちを軸に付与する特別休暇であれば、所定日から3カ月以内といった期限を設けたほうが、管理がスムーズになるでしょう。もちろん、期限を設けずに付与してもまったく問題はありません。

4-3. 特別休暇の対象者は?

特別休暇の対象者も会社が自由に決められます。一般的には正社員のみ、または正社員と契約社員のみのケースが多く、アルバイトを含むケースは稀です。

対象者については就業規則などに明記し、周知するようにしましょう。

5. 特別休暇のメリット

特別休暇を導入することには、ワークライフバランスを保ちやすくなる、生産性向上を期待できるなどのメリットがあります。それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

5-1. ワークライフバランスを保ちやすくなる

特別休暇が増えることは、従業員にとっては休暇が増えることを意味します。従業員は、休暇を有効活用して家族と過ごしたり、リフレッシュしたりすることが可能です。

これによりワークライフバランスがとりやすくなり、モチベーションアップ、ひいては効率化や生産性の向上が期待できます。

5-2. 離職率が低下する

休暇が増えることはストレス解消にもつながるため、離職率を下げ、定着率をアップさせる効果も期待できるでしょう。さまざまな休暇があることは企業イメージのアップにもつながります。

5-3. 業務の連携が強化される

休暇が増えることによって、休暇中に別の従業員がその業務を代わりにおこなうなど、従業員同士の業務の連携も強化されます。これにより、各従業員の対応できる業務の幅が広がり、従業員全体のスキル向上も期待できるでしょう。

6. 特別休暇のデメリット

さまざまなメリットがある一方で、以下のようなデメリットもあるため注意が必要です。

6-1. 人手不足が発生する

特別休暇を取得する従業員が増えることで、とくに従業員数の少ない企業では人手不足が発生する可能性もあります。また、従業員一人あたりの業務負荷が増え、ストレスを感じさせてしまう可能性もあるでしょう。

6-2. 取得率が低くなるケースもある

特別休暇を導入しても、そもそも有給休暇の取得率が低い企業の場合は、従業員が休暇を利用しないことも考えられます。

特別休暇を意義のあるものにするためには、管理職が積極的に休暇を取得する、特別休暇の存在を周知するなど、取得率向上に努めることも重要でしょう。

7. 法定休暇と法定外休暇の違い

違い

法定休暇とは、労働基準法によって定められた休暇制度のことです。取得日数や取得条件についても法律によって定められています。

法定休暇は労働者の権利です。従業員の希望に応じて取得させなかった場合は、法律違反となり罰則が適用されるため注意が必要です。

一方で、法定外休暇は、法定休暇以外の休暇のことを指し、取得させる義務はありません。

会社独自で自由に決めることができる特別休暇が、法定外休暇に該当します。

法定休暇の有給休暇は出勤扱いにしなければなりませんが、法定外の特別休暇は出勤扱いにしなければならないと定められていないため、欠勤扱いにしても問題はありません。

このように法定休暇か法定外休暇かによって扱いや守るべき事項が異なるため、しっかりと分類して理解しましょう。

7-1. 法定休暇の種類

法定休暇の代表的なものとして年次有給休暇がありますが、他にも以下のような休暇があります。

いずれも労働者の権利として認められている休暇であるため、しっかり内容について押さえておきましょう。

①年次有給休暇

年次有給休暇は、入社から6カ月以上勤務し、全労働日の8割以上出勤している労働者に対し付与される休暇です。

年次有給休暇の付与日数は、継続勤務年数と週所定労働日数によって異なります。雇用主は、年10日以上有給休暇を付与した従業員に対し、年5日以上の有給休暇を取得させなくてはいけません。

また、有給休暇を取得した日は給与の支払いが必要かつ出勤扱いとなります。

②産前産後休業

産前休業は、出産予定日の6週間前(双子など多胎妊娠の場合は14週間前)から取得することができます。産後休業は、出産の翌日から8週間与えられる休暇です。

法律上では休暇中の給与の支払いを義務付けていないため、有給または無給の判断は会社がおこなうことができます。

③生理休暇

生理休暇は、生理による心身の不調により就業が困難な場合に取得することができる休暇です。なお、生理休暇も給与の支払いは義務化されていません。

④育児休業

育児休業は、子どもが1歳(最長2歳)の誕生日の前日まで取得できる休暇のことです。

女性のみならず男性でも取得することができます。

女性の場合は産後休業の翌日から、男性の場合は出産予定日以降から取得することが可能です。

なお、育児休業は給与の支払い対象外です。

⑤介護休暇、介護休業

介護休暇や介護休業は、従業員の家族が、病気やケガ、高齢などの理由により介護の必要が生じた際に取得できる休暇です。要介護状態の家族1人につき、最大5日までとされています。

なお、対象の家族が2人以上の場合は、最大10日までが限度となっています。介護休暇についても、給料の支払いは義務化されていません。

介護休業は介護休暇とは別のもので、労働者が要介護状態(負傷、疾病または身体上もしくは精神上の障害により、2週間以上の期間にわたり常時介護を必要とする状態)にある対象家族を介護するための休業です。

対象家族1人につき3回まで、通算93日まで休業することができます。

介護休業中の給料は基本的に無給ですが、雇用保険の被保険者で、一定の要件を満たせば、介護休業期間中に休業開始時賃金月額の67%の介護休業給付金が支給される制度があります。

⑥子の看護休暇

子の看護休暇は、子どもが病気やケガをして、看護が必要となったときに取得できる休暇です。小学校に入学するまでの子どもが対象となり、1年に5日(子が2人以上の場合は10日)まで取得できます。

子の看護休暇も、法律上では給料の支払いは義務化されてはいません。

8. 特別休暇を導入するまでの流れ

特別休暇をスムーズに導入し、従業員のエンゲージメント向上へつなげましょう。基本の流れは以下の通りです。

8-1. 特別休暇の目的を設定する

まずは特別休暇をなぜ導入するのか、導入することでどのような変化を目的としているのか、明確に定めることが重要です。

たとえば、従業員のメンタルヘルスの向上やワークライフバランスの促進、家族や個人的な用事のための時間を提供するなどが挙げられます。

従業員アンケートを実施して、求められている特別休暇を知ることも効果的です。目的を明確にすることで、従業員や管理者が特別休暇の重要性を理解しやすくなるでしょう。

8-2. 特別休暇の取得条件や申請フローを決める

特別休暇の取得条件や申請フローについても、明確かつ簡潔にまとめましょう。

取り決めた特別休暇の内容や、取得日数、期日、取得対象者については、就業規則に明記する必要があります。就業規則を更新した際は、所轄の労働基準監督署へ届け出をおこないましょう。

8-3. 社内周知をし、取得しやすい環境を作る

特別休暇を導入したら、全対象者に周知しましょう。周知の際は、導入の目的や申請フローについても説明できるのが理想です。また、特別休暇を取得しやすい環境を整えるために、上司や管理職へはとくに導入の目的を共有しましょう。

特別休暇を取得しやすい雰囲気づくりから力を入れることで、従業員のモチベーションやエンゲージメントの向上につながります。

9. 特別休暇の導入時に注意すべきポイント

特別休暇を導入する方法ここまで紹介した特別休暇の制度を導入するには、いくつかのポイントがあります。本章では、特別休暇の制度を導入する際のポイントについて解説します。

9-1. 特別休暇のルールや申請方法を就業規則に定める

まずは特別休暇の内容を定めましょう。特別休暇の内容は、特別休暇の名称、取得できる条件と日数、賃金支払いの有無、申請方法などです。ルールや申請方法が決まったら、就業規則の休暇・休業の欄に記載しましょう。

9-2. 特別休暇の内容を従業員に周知する

就業規則に特別休暇を記載したら、その内容を周知しましょう。従業員が知らずに特別休暇を使えなかったということがないように、特別休暇の内容は共有し、いつでも確認できる状態にしておく必要があります。

9-3. 特別休暇を取得しやすい環境を整備する

特別休暇を制度化した後は、従業員が取得しやすい環境整備もおこないましょう。特別休暇の制度があっても、忙しすぎて休めないケースや人手不足で特別休暇が取得できないケースがあります。このようなことがないように、適切な人員配置や休みが取りやすい雰囲気づくりをすることが大切です。

特別休暇を目的に合わせてしっかりと取得できる環境を作っておくことで、従業員が必要な時に休暇を取ることができて働きやすくなります。

9-4. 特別休暇を年次有給休暇は原則分けて数える

過度な労働を是正するために、年5日の年次有給休暇の取得が義務付けられたことにより、企業は各従業員に年5日の有給休暇を必ず取得させなければなりません。

年次有給休暇は法定休暇ですが、特別休暇は法定外休暇です。そのため原則として、特別休暇を年次有給休暇の5日取得義務における取得日数として含めることは認められません。

ただし、「時期を指定しない」「理由は問わない」といった年次有給休暇と同様の特別休暇の場合は、法律で定められている日数に上乗せする形で付与した有給休暇とし、年次有給休暇の5日取得義務に含めることが可能となっています。

10. 有給休暇を活用して従業員のモチベーションアップを図ろう!

モチベーションの高い社員

特別休暇は、企業が独自に導入できる休暇制度です。

法定休暇と違い、法律によって義務化されてはいませんが、従業員や企業双方にとってメリットが多いため、導入を検討してみても良いでしょう。

特別休暇を設定するにあたっては、内容や日数、条件、給料の扱いなども含めて検討することが大切です。また、就業規則にもあらかじめ明記しておく必要があります。

特別休暇を上手に活用して、従業員のモチベーションアップにつなげていきましょう。

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