2019年4月に働き方関連法が施行され、アルバイトも条件を満たした場合は、有休取得が義務付けられました。
しかし、どうしても有休を取得してほしくない時期ってありますよね。しかし、店側のさじ加減で有休取得の可否を判断するのは法に触れる危険があります。
本記事では、有休の付与条件などの基本知識と合わせて、アルバイトが有休申請してきたときの適切な対応策などをご紹介します。
働き方改革が始まり、「有給休暇の日数管理や従業員からの有休残日数の問い合わせ対応の工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからない・・」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。
そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、Excelの活用術と勤怠管理システムです。
有休を紙で管理している方には、無料で使えるExcelでの管理をおすすめしています。この資料には、関数を組んだExcelを付録しています。
また、Excelで管理している方には、勤怠管理システムをおすすめしています。どのような操作画面なのかをご紹介します。
働き方改革を成功させるため、ぜひ「3分でわかる有休管理の工数削減方法」をご参考にください。
目次
1｜アルバイトにも有給休暇の付与が必要に
まず初めに、そもそも有給休暇とは何か説明します。
有給休暇とは、従業員に対して付与される、休んでも給与が減額されない、つまり「有給」で休むことができる休暇のことをいいます。休暇を取得しても、その日の分の給料が支払われる制度のことです。
正式名称は、「年次有給休暇」と呼ばれており、法律で決められています。
2019年の労働基準法の改正により、年10日以上の年次有給休暇が付与されるすべての労働者に対して、年5日の年次有給休暇の取得が義務付けられたことで、条件を満たすアルバイトやパートで働く方も有給休暇を取得することが義務付けられました。
この有給休暇の取得が義務化された背景には、日本の有給休暇取得率の低さが関係しています。
2018年のエクスペディア・ジャパンの有給休暇の国際比較調査によると、日本の有給休暇取得率は50％という結果になりました。この数値は調査した全19か国の中で最下位の結果になっています。（アメリカ71％、韓国93％、イタリア75％など）
【参考記事】有給休暇取得率3年連続最下位に！有給休暇国際比較調査2018
有給休暇を付与されているのにも関わらず、実態としては有給休暇を取得できていない現状が続いている状況です。
背景には「業務量が多い」「みんなが働いているのに自分だけ休むのは申し訳ない」などがあるため、労働環境の見直しや労働者が働きやすい会社づくりをするために、有給休暇の義務化が行われました。
2｜アルバイトの有給休暇にまつわるルール
それでは、アルバイトが有休を取得できる日数や取得できるタイミングなどの決まりについてご説明します。
2-1｜アルバイトの有休付与要件
労働基準法では、「アルバイトであっても6ヶ月間継続して勤務し、かつ決められた出勤日数の8割以上出勤すれば、有休を与えなければならない」と定められています。
つまり、有休は次の2つの要件を満たせば従業員が取得することが可能となります。
- 条件1｜雇い入れ日から6ヶ月間継続して勤務していること
- 条件2｜一定の期間、決められた出勤日の8割以上出勤していること
そのため、これらの要件を満たした従業員には、1日から10日の有休を与えなければなりません。
また、最初に有休を与えた日から1年を経過した日に、最初の有休が与えられてから1年間の決められた出勤日の8割以上出勤していれば、2日から11日の有休を与えなければなりません。
また、その後の継続勤務年数により取得可能な年次有給休暇の日数は増加していき、6.5年で最大取得可能な20日に到達します。
補足でご説明すると、一度取得して消化しきれなかった賃金は翌年に持ち越すことができますが、よく翌年には消滅してしまうので注意が必要です。
| 継続勤務 年数 |
0.5年 | 1.5年 | 2.5年 | 3.5年 | 4.5年 | 5.5年 | 6.5年以上 |
| 最大付与 日数 |
10日 | 11日 | 12日 | 14日 | 16日 | 18日 | 20日 |
▲仮に0.5年時点に取得した有休を消化しきらなかった場合、1.5年目までは使うことができますが、2.5年目には消滅してしまう。
【関連記事】パートタイム労働者でも有給があると聞きましたが、本当ですか。｜厚生労働省
2-2｜アルバイトが得られる有休休暇の日数
前述の通り、1.5年後は述の要件を満たすことによって、継続勤務年数に応じた有休を与えなければなりません。
しかし、上記は一般的な正社員に対して付与される有給休暇のルールです。
多くの場合、アルバイトによって、決められた勤務時間や勤務日数が正社員のものと異なっており、実際には1週間の決められた勤務時間（週所定労働時間）や勤務日数（所定労働日数）に応じた日数の有給休暇がアルバイト与えれるケースが多いです。
- 正社員と同じ日数を与える必要がある場合
→週所定労働時間が30時間以上のアルバイト
→週所定労働日数が5日以上、または年間217日以上出勤しているアルバイト - 1週間or1年間の所定労働日数に応じた日数を与えなければならない場合
→週所定労働時間が30時間未満のアルバイト
→週所定労働日数が4日以下、または年間216日以下出勤しているアルバイト
※週以外の時間によって労働日数を決めている場合は年間の労働日数で判断します
また、具体的に付与される有休日数は下記の図の通りです。従業員の継続勤務年数と週所定労働日数（あるいは年所定労働日数）の一致する部分が与えられる有休日数となります。
▲週所定労働日数が5日以上かつ年所定労働日数217日以上の場合（最上段）はすべて有休が10日以上付与されていることが分かる
【参考文献】年次有給休暇付与日数は法律で決まっています｜労基法39条
「シフト勤務のため週の所定労働日数がバラバラでどれだけ有休を与えればよいか分からない」という場合は、基本的に労働契約書で交わした所定労働日数に基づいた有休をしはらうことになります。
また、労働契約書で定めた労働時間と実際の労働時間に乖離がある場合、週の所定労働日数を実態に合わせた形に契約を修正したうえで有休を付与するのが望ましいです。
2-3｜アルバイトが有休休暇取得時にもらえる賃金
有休時に与える賃金のルールは正社員であってもアルバイトであっても変わりません。
参考までにご説明すると、従業員が有休を取得する際の賃金額は以下の3つから会社側が選択することができます。
- 平均賃金
→従業員が有休を取得した日（又は給与の締め日）以前の3ヶ月間の賃金総額を総日数で割った金額。 - 通常の賃金
→日給の場合は、その日給と同賃金。 - 健康保険法第3条の標準報酬日額
→被保険者は、雇い主からもらう毎月の給料などの月額を、区切りのよい幅で区分した標準報酬月額が設定されまています（健康保険は年度の累計額573万円、厚生年金保険は1ヶ月あたり150万円が上限）。
これを日割り算したものが標準報酬日額となるのです。
健康保険制度の標準報酬月額は、第1級の5万8千円から第50級の139万円までの全50等級に区分されています。
これらのどれを選択するかは、あらかじめ就業規則に定めておきましょう。
3｜有休休暇を取得してもらう際の留意点とポイント
アルバイトに有給休暇を取得してもらう場合、その時期をどうするかが最も問題になるかと思います。
それでは、具体的にどのように指定すれば良いのでしょうか。
3-1｜アルバイトにも有給休暇の「時季指定権」がある
ます、そもそも企業側は、アルバイトが希望した時期に有休休暇を与えなければなりません。これは、労働基準法39条第5項で定められており、このアルバイトが持つ権利を「時季指定権」とよびます。
アルバイトから「旅行に行きたいので有休を取らせてください」と請求された場合、企業側は原則としてアルバイトの指定する時季に有休休暇を与えなければなりません。
3-2｜有給休暇の「時季変更権」について
しかし、アルバイトには「時季指定権」があるといって、好き放題に有休休暇を取られてしまっては、企業の事業運営に支障を来たす恐れがあります。
そこで、企業側にも「時季変更権」という権利があり、労働基準法第39条第5項但書により定められています。
「時季変更権」は、たとえば「宴会などの予約が入っている日に、複数のアルバイトが有休を請求してきた」など、事業の正常な運営が妨げられる場合に限って、有休を他の日に変更することができる権利のことです。
ここで、注意しておきたい点は、「事業の正常な運営を妨げる場合」の判断基準です。
企業の中には慢性的な人手不足であるところも少なくないと思われますが、「いつも人手がないので休まれると営業できない」という理由だけでは認められないと考えられます。
もし認められるのであれば、アルバイトは有給休暇を取ることができなくなるからです。
判断に際しては、事業の内容、規模、アルバイトの担当業務の内容、業務の繁閑、予定された有休日数、他の従業員の休暇との調整などの事情を総合的に判断する必要があります。
さらに、企業側は、アルバイトが指定した時季に有給休暇が取れるように、代替要員を確保するなどの配慮が求められます。
具体的には、「有休を指定したアルバイトの職務にどの程度の代替性があるか」「客観的に代替要員の確保が可能な状況であるか」「代替要員を確保する時間的な余裕はあったか」などを考慮する必要があります。
3-3｜有給休暇の取得理由を無理に聞き出さない
このように、アルバイトは、一定の要件を満たせば有給休暇を取得することができます。有給休暇を取得する理由うぃ言う必要はなく、「私用のため」と言えば済みます。
しかし、実際は上司を納得させなければ有休休暇がと取れないという人もいるそうです。会社側も有給休暇の取得理由を無理に聞くことは控えるようにしましょう。
4｜事例で解説！有休トラブルの対策法
CASE1：退職時にまとめて有休を取得するアルバイト
とある飲食店店長Aさん
今月末に退職するアルバイトがいるのですが、退職後に残っている有休をまとめて取得すると言っていて困っています。
今月の末までまだ2週間以上もあるので人手が急に足りなくなりますし…。
時季変更権を行使したいのですが可能なのでしょうか？
これは多くの店舗で遭遇するケースですね。
よくやりがちなのが「非常識な奴だから、有休を与えない」ことですが、これは違法となりますので注意が必要です。
また、時季変更権の行使によって有給休暇を他の日へ変更することは可能ですが、今回のケースでは変更すべき他の日がないことから時季変更権を行使する余地がなく、請求通り与えなければなりません。
そのため、業務の引継ぎなども考慮した上で、アルバイトに事情を話されて退職日を先に延ばしてもらうなど検討してみることが必要です。
CASE2：アルバイトから急に有休を申請されたので口論になった
とある飲食店店長Bさん
アルバイトのひとりが「急用ができたので明日、有休を取らせてください。」と急に言ってきました。
ウチには「有休は3日前までに申請」という店舗ルールがあるので断ったのですが、口論になってしまいました。
「有休は3日前までに請求すること」などの飲食店のルールがあったとしても、飲食店側は、あくまでも事業の正常な運営を妨げるか否かということで時季変更権の行使を判断することになります。
「明日、アルバイトがいないと営業できないのか？」「他に勤務してもらえる従業員はいないのか？」などを検討して有休を他の日に変更してもらえないかアルバイトに打診してみましょう。
CASE3：有休を取得されたら人員不足になった
とある飲食店店長Cさん
先日、従業員が有休を取得させてほしいと言ってきたのですが、当店は従業員5名の規模が小さい飲食店です。
そのため、アルバイトに有給休暇を取られると営業ができません。このような事情がある場合有休を取得させなくてもよいのでしょうか？
有休は、事業場の業種、規模に関係なく、すべての事業場の従業員に適用されます。これは労働基準法で定められていて、有休制度も設けなければいけません。
「アルバイトは有休を取らないもの」として人員数を決めていないでしょうか？「有休を取ることが当たり前」と考えて雇用する人数を確保しておくことが必要です。
また、この場合は時季変更権の行使も検討に入れてみるのもよいでしょう。
5｜有休にまつわるトラブルを未然に解決するための手法とは？
先ほどは、早急に対処しなければならないトラブルの事例についての解説しました。
ここでは「トラブルを未然に防ぐために店舗側は何をしなければならないのか？」についてまとめていきます。
手法1｜有休の取得ルールの作成及び周知
第2章の「退職時の有休取得」では、変更すべき日程が存在しなかったため有休申請を認めざるを得ませんでした。このようなトラブルを未然に回避するには、予め有休取得のルールを従業員に周知させることが望ましいです。
具体的には次のようなルールが考えられます。
- 有休取得は、毎月のシフトが決定するまでに所定の用紙で届出ること
- 有休取得によって別の日に残業を行わないこと
- 有休取得によって他の従業員に迷惑をかけないこと
ただし、店舗ルールよりも法令を優先しなければならないため、たとえ店舗ルールを守らなかったとしても法令に則って申請した場合は有休を与えなければなりません。
しかし、飲食店の秩序を守るためにもルールを定めておくことは、退職時にまとめて有休を取得されるリスクを減少させることに一定の効果は期待できると思われます。
手法2｜事後承諾もやむを得ない場合に限り認める
有休は、事前に請求することが原則ですが、やむを得ない事情（病気やケガ、お葬式など）により事前に請求できなかったものについても、店舗側とアルバイトの双方が有休扱いとすることに合意した場合に限って認めることで、有給休暇の残日数を減らすことができ、繁忙期の有休申請や退職後の有休一括申請等を回避することにつながります。
手法3｜計画的に有休をアルバイトに与える
原則、有休はアルバイトが取得日を決めますが、店舗側がアルバイトの有休取得日を指定することができる「計画的付与」という制度があります。
この計画的付与を利用することで、店舗側はアルバイトの有休残日数を減少させることできます。
例えば、次のような計画的付与の活用方法が考えられます。
- アニバーサリー休暇
→自分や親の誕生日などをアニバーサリー休暇とする - 閑散期休暇
→飲食店の閑散期の平日を休暇とする - 試験前休暇
→学生であれば、試験日前を数日間休暇とする
日常的に有給休暇を取得してもらうことで、アルバイトのリフレッシュ、不平不満の解消、飲食店への協力体制などにつながる可能性があります。
計画的付与制度利用の際の注意点は、有給休暇日数のうち5日間はアルバイトが自由に取得できる日数として残しておくこと、就業規則の規定と従業員代表者と労使協定を締結することが必要となります。
手法4｜アルバイトとのコミュニケーション円滑化
有給休暇におけるトラブル防止対策は、採用時から始めることができます。
- 労働条件通知書の通知
まずは労働条件通知書にて「有給休暇は6ヶ月後〇日与えます」と明確に示します。 - 就業規則の説明
就業前の就業規則を説明する際に「有給休暇を取得するには〇日前に届け出ること」など、有休取得時のルールについて説明をします。また、就業後に有休を取得した際にも都度「有休取得のルール」についても説明するとよいでしょう。 - 給与明細/シフト表上での明示
さらに、給与明細やシフト表などに取得可能有休の残日数などを明記し自分がどれだけ有休を申請できるのかを把握させ、計画的に利用できるような環境を構築するとよいでしょう。
このように有休に関する権利とルールを従業員に理解してもらうことで、退職時にまとめて有給休暇を取得されたり、急に有給休暇を請求されるような事態となる可能性は格段に低くなるでしょう。
6｜まとめ
本記事でご説明したように、有休における意識が変わることによってルールが整備され、スタッフ数や人件費も有休取得を加味して考えることでさまざまトラブルが回避され、店舗・従業員側双方にとってプラスの結果となります。
また、有休トラブルを未然に回避するための鍵となるのは「従業員に有休申請を計画的にしてもらい残日数を調整すること」と「有休を申請するにあたってのルールをさまざまなシーンで周知すること」です。
そのため、上記で触れた以外にも有休トラブルを回避する手法は無限にありますので自店舗に合った手法を探してみてください。
また、今回ご説明したアルバイトの有休取得の考え方を図解でより分かりやすくご説明した資料が無料ダウンロードできます。
有給休暇、どうやって把握すればいい？
とお悩みの人事担当者の方へ
勤怠管理システムは、過去のアルバイトの勤怠情報が蓄積されているので、「いつから有給休暇を取得できるのか」「有給休暇が何日残っているのか」がわかります。
勤怠管理システムを導入することによって、アルバイト自身も有給休暇を把握できます。店長とアルバイトの両方が有給休暇を把握することで、円滑なコミュニケーションにもつながります。
そのほかにも、打刻や残業などの申請フローを効率化することができます。従業員は承認者にわざわざ承認をもらいにいかずに済み、管理者は承認がフローのどこで止まっているかが確認できます。
