タイムカードとICカード打刻での勤怠管理の違い・メリット等を解説

タイムカードとICカードの勤怠管理の違いはご存知でしょうか？
一見タイムカードとICカードは同じようなものだと思えますが、実は全然違います。
この記事では、勤怠管理におけるタイムカードとICカードの違いや、ICカードによる勤怠管理のメリット・デメリットを紹介していきます。

1. タイムカードとICカードの勤怠管理の違いとは？

タイムカードでの打刻管理とは、従業員の出勤・退勤時間をタイムレコーダーに紙を差し込んで勤怠情報を管理するものです。締め日に従業員のタイムカードを回収して、各従業員の月の勤務時間を担当者が集計し、給与計算をおこないます。

ICカードでの打刻管理とは、ICカード内に内蔵されている従業員の個人情報をもとにして、専用のスキャナーで読み込み、従業員の出勤・退勤時間を管理するものです。

給与計算の際には、機械に集約されているデータを勤怠の締め日に出力して給与計算をおこないます。

タイムカードとICカードは従業員が各々備え付けの機械に対して打刻をおこなうため、混同されがちですが、実は全く機能が異なります。

関連記事：タイムカードとは？仕組みや使い方、メリット・デメリットを徹底解説

2. ICカードの勤怠管理に適している企業

前章では、タイムカードとICカードの勤怠管理の違いについて解説しました。
ここからは、ICカードの勤怠管理に適している企業について紹介していきます。

2-1. 勤怠管理を簡略化したい企業

勤怠管理を簡略化したい企業は、ICカードで従業員の勤怠情報を管理することをおすすめします。

なぜならICカードでは、専用のスキャナーにカードをかざすだけで打刻できるうえに、タイムカードよりも打刻のミスが起こりにくいといった特徴があるからです。

タイムカードは機械にカードを入れ込んで刻印する仕組みのため、カードの差し込み位置がずれたり、印字がかすんで正確な打刻日時が分からず、従業員に確認する手間が発生する可能性があります。確認作業が生じると作業が滞るため、給与計算作業に必要以上に時間がかかってしまいます。

スムーズに就業時間を把握したい場合はICカードが適しているといえるでしょう。

2-2. コスト削減を図りたい企業

勤怠管理にかかるコストを削減したい企業に対しても、ICカードを利用した勤怠管理は適しています。
なぜなら、ICカードを利用した勤怠管理の方法であれば、低単価のICカードの専用スキャナーを購入し、ICカード自体も比較的低単価のものが多いためです。

タイムカードの場合は毎月従業員の人数分のカードが毎月必要になります。長期的に見ると固定費がかさむ可能性があります。

2-3. 会社全体で1つのデバイスを共有している

従業員が一定数いて、1つのデバイスを共有して利用している企業もICカードの勤怠管理に向いています。

ICカードをかざすだけで打刻ができるので、もし従業員の出勤が重なる時間帯でも、「デバイスの周りが混んでいて打刻を後回しにし、そのまま打刻しそびれてしまう」といったリスクも少なくなります。

3. ICカードで従業員の勤怠情報を読み取る方法

ここからは実際に、ICカードで従業員の勤怠情報を読み取る方法について解説していきます。

3-1. 各ICカード専用のスキャナーを使用する

ICカードで従業員の勤怠情報を読み取る方法1つ目は、「専用スキャナーを使用する」です。専用スキャナーを出入り口に設置しておくことで、従業員の打刻漏れを防ぐことができます。

3-2. 従業員共有のタブレットなどをICカードスキャンに適用する

ICカードで従業員の勤怠情報を読み取る方法2つ目は、「従業員共有のタブレットなどをICカードに適応する」です。
ICカードをタブレットにかざすと打刻が完了するので、タイムカードのように出退勤時刻を読み込む時間を無くすことができます。

4. ICカードによる勤怠管理のメリット

前章では、ICカードで従業員の勤怠情報を読み取る方法について解説しました。
ここからは、 ICカードによる勤怠管理のメリットについて紹介していきます。

4-1. 勤怠情報の管理が簡単

ICカードによる打刻では、従業員の労働時間がリアルタイムで計算され、月末に発生する集計業務の手間を省くことができます。
このように従業員の労働時間を正確に把握することができ、過重労働も事前に避けることが可能になります。

関連記事：効率的なタイムカードの集計方法とは｜人事・経理から個人管理まで 

4-2. 不正打刻を防止できる

タイムカードは共有スペースに置かれているため、誰でも持ち去ることも可能ですが、ICカードは基本的に本人が所持し管理しています。

そのため、ICカードによる勤怠管理では、第三者が代わりに打刻するといった行為を防止することができます。

関連記事：タイムカードの改ざんは違法！不正打刻や改ざんを防ぐ方法をご紹介

4-3. 費用を抑えることができる

従業員がすでに持っているICカードを会社の勤怠管理に活用することで、導入コストを抑えることができます。
また、ICカードをかざす際の専用スキャナーやデバイスは買い切りのことが多いため、システム導入した際にかかる運用コストなどが発生しません。

4-4. 打刻のハードルが低い

ICカードによる打刻は、カードをかざすだけで打刻できるといった点が多くの人に浸透しており、導入するにあたっても従業員から受け入れられやすいです。

また、従業員がすでにICカードを持っている場合、ICカードに従業員の識別番号を登録し、専用のスキャナーを購入するだけなので、システムよりも比較的簡単に導入することができます。

4-5. かざすだけなので教育コストがかからない

ICカードによる打刻は、電車に乗るときに改札でICカードをかざす対応と同じです。
ほとんどの従業員が経験済みの対応であるため、ICカードによる打刻の教育コストをかけなくて済みます。

 ここまでICカードでの打刻のメリットをお伝えしましたが、「打刻が便利になるのはわかるけど、そのあとの集計まではどのように行われるの？」とICカード打刻による勤怠管理のイメージがつかない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

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5. ICカードによる勤怠管理のデメリット

ここからは反対に、ICカードによる勤怠管理のデメリットについて紹介していきます。

5-1. 従業員がICカードを紛失する可能性がある

ICカードは個人で管理することになるため、タイムカードとは異なり、紛失してしまうリスクがあります。
ICカードの再発行は、時間もかかってしまうため、従業員が紛失することのないように対策を考えておきましょう。

5-2. 従業員による打刻忘れのリスクがある

ICカードによる勤怠管理は、タイムカードと同様、打刻忘れが発生する可能性があります。
そのため、従業員間で打刻の確認をおこなうなど、打刻忘れを防ぐための対策を取るようにしましょう。

関連記事：タイムカードの打刻ミスがあった場合の対処法｜打刻漏れを防ぐ方法についても紹介！

5-3. ICカードをかざすスキャナーの導入コストがかかる

ICカードによる勤怠管理では、どうしても最初にICカードをかざすためのスキャナーが必要になるため、初期コストがかかってしまいます。
とはいえ、勤怠管理で発生するコストは必要不可欠なものなので、費用対効果を踏まえて適切なツールを導入することは重要です。

関連記事：タイムカード打刻のメリットより時代はペーパーレスの勤怠管理システム

6. ICカードを使った打刻システムを選ぶ際のポイント

ICカードでの打刻のメリットを最大化するためにも、自社の運用に合った打刻機を選定することが大切です。打刻システムを選ぶ際には以下のポイントを比較すると良いでしょう。

6-1. セキュリティ対策が充実しているか

もしICカードを紛失した際に個人情報が流出するリスクがあります。また、ICカードの打刻システムには、交通系ICカ―ドやクレジット機能付きカードを使用できるものもあります。紛失した際に情報が漏洩しないものを選びましょう。

また、従業員のデータは5年間保有していなければなりません。データが破壊されてしまうとこの保管義務を果たすことができなくなってしまうため、セキュリティ対策が万全なシステムであるか導入前に確認しましょう。パスワードなどでデータを管理するシステムや、プライバシーマークやISO27001取得しているシステムを選ぶと安心です。

6-2. 費用対効果が適切か

ICカードでの打刻は1台あたり10万円から20万円程度のものが一般的です。従業員数が複数居たり、勤務場所が分かれている場合には打刻機が複数必要になります。

ICカードの打刻システムにはPCと接続することでPCを打刻機代わりに利用できるものもあり、このタイプのカードリーダーは5,000円程度であることが一般的です。

自社の労働環境とシステムの費用対効果が適切か検討し、打刻デバイスを選択すると良いでしょう。

6-3. 自社で使いたいICカードに対応しているか

システムの指定のICカードではなく、個人が所有している交通系ICカードや電子マネーのICカード、自社の社員証等様々なカードでの打刻に対応しているシステムがあります。

もし、自社の社員証を打刻にも使用したいと考えている場合には、FeliCa規格、MIFARE規格等、対応カードと使用したいカードの規格が一致しているか確認しましょう。

 6-4. 導入のサポート体制があるか

導入後、打刻の操作や打刻データの出力等に不具合が発生した場合にすぐに確認できるサポート体制があるかも検討する際の比較ポイントです。

先述の通り、打刻の記録は適切に保管しなければなりません。もし機械の不具合で打刻データが取得できない事態が発生すると、罰則を受ける可能性があります。

速やかに問題を解消できる体制が整っているシステムを選定すると安心です。

7. 勤怠管理をタイムカードからICカードに切り替えて、不正打刻を防止し、業務効率を上げていこう

本記事では、ICカードの勤怠管理について詳しく紹介しました。
ICカードを選ぶ際は「サポート体制が整っているか」や「安全性が整っているか」に注意するとよいでしょう。

また、ICカードを活用した勤怠管理は、タイムカードよりも従業員の労働時間の集計が簡単です。不正打刻を防ぎたい、業務効率を上げたい企業には、ICカードでの打刻がおすすめです。