退職手続きで会社側がすべきこととは？必要な業務の流れを一から解説！

退職手続きをスムーズに進めていくには、退職の申し出を受けてから退職するまでの業務フローを頭に入れておく必要があります。本記事では従業員の退職日までの業務フローを紹介します。他にも、手続きのチェックリストや、アルバイト・パートなどの従業員に対する対応方法に関しても詳しく解説します。

1. 退職にかかるおおまかな業務フロー

ここでは、退職の申し出を受けてから従業員が退職した後までで、どのような業務が必要となってくるのか、時系列で具体的な業務フローをご紹介します。業務の流れが頭の中に入っていると、スムーズに作業を進めることができるようになりますので、しっかり押さえておきましょう。

① 1〜3ヶ月前：退職の意思表示を受ける

法律上、無期雇用の正社員は退職の申し出をしてから最短2週間で退職することができます（民法627条第1項）。なお、有期雇用契約の場合はやむを得ない事由がなければ期間途中に辞職することはできませんが、契約初日から1年を経過した日以降、使用者に申し出て即日に退職することも可能です。（労働基準法附則137条）

しかし、会社側としては後任者の調整や業務の引き継ぎなどあるため、急に退職されては業務に支障がでてしまいます。

そのため、就業規則などで1～3か月前までに退職の意思表示を申し出るよう従業員に周知しておくのが賢明です。従業員から退職の意思表示を受け取ったら、退職予定日や後任者への業務引き継ぎに関するスケジュールを調整しておきましょう。

② 1ヶ月～2週間前：退職届の提出・業務の引継ぎ

具体的な退職日が決まったら、労使間のトラブルを回避するという意味でも、退職願を提出してもらいましょう。この際に退職理由が、自己都合あるいは会社都合なのかを確認しておきます。

退職理由は、基本手当（失業手当）の支給日数や退職金の支払いなどに関係してきますので、忘れずに必ずチェックしましょう。また、退職手続きに必要な書類、貸与品の返却など退職に必要な手続きについての説明もおこないます。

退職者が受け持っていた業務の後任者が決まっている場合は、事前に退職の業務の引き継ぎをおこなってもらいましょう。

後任者が見つからない場合には、業務の引き継ぎ資料を作成してもらい、後任者が決まってからスムーズに引き継ぎがおこなえるよう準備しておきます。また、営業職など取引先に挨拶が必要な場合は、具体的にいつまでに挨拶回りを済ませておくか指示を出しておきましょう。

③ 退職日当日：社内挨拶・必要書類を渡す・備品返却等

退職当日は、社内への挨拶回りや貸与品の返却をしてもらいます。

従業員から年金手帳や雇用保険被保険者証を預かり会社で保管している場合は、退職日に返却します。

年金手帳や雇用保険被保険者証は、転職先での社会保険加入の手続き等に必要となってきますので、忘れずに必ず返却しましょう。

④ 退職後：保険と社会保険の資格喪失届を提出する

従業員が退職した後、雇用保険と社会保険（健康保険・厚生年金保険）の資格喪失届を提出する必要があります。それぞれの期日は雇用保険が退職翌日から5日、社会保険が退職の翌日から10日以内となっているため、すみやかに対応しましょう。

具体的な方法は、「必要な公的手続きのチェックリスト」にて解説いたします。

2. 従業員からの返却物チェックリスト

退職手続きでは、会社が支給しているものを返却してもらう必要もあります。返却漏れが無いよう、返却リストを事前に作成しておくと良いでしょう。従業員から回収が必要となる貸与品は、主に次のようなものが挙げられます。

2-1. 健康保険証

健康保険は退職の翌日に資格喪失します。したがって、退職日に健康保険証を返却してもらうのが一般的です。扶養家族がいる場合は、扶養家族分も忘れずに回収しましょう。

また、「高齢受給者証」や「健康保険特定疾病療養受給者証」、「健康保険限度額適用・標準負担額認定証」などが交付されている場合もあわせて回収します。

退職者が健康保険を任意継続する場合であっても、手続き後に新しい保険証が交付されますので、退職日までの健康保険証は回収しなくてはいけません。

2-2. 貸与品

身分証明書（社員証やカードキー、社章など）や名刺、制服、携帯電話、ノートPC、事務用品など会社で貸与しているものは、すべて返却してもらいます。

通勤定期券の場合は、退職日までに精算を済ませてから返却してもらいましょう。

2-3. 業務上作成した書類やデータ

企画書や報告書類など、従業員が業務上作成した資料やデータ類は機密情報に該当する場合もあります。外部に漏洩しないよう全て回収するようにしましょう。

2-4. 退職所得の受給に関する申告書

退職手当を受ける従業員は、全員「退職所得の受給に関する申告書」を提出する必要があります。退職金の支払い元である勤務先や共済組合に、退職日までに提出することが一般的とされています。

国税庁は、公式サイトにてテンプレートを公開しているため、必要に応じて下記からダウンロードして退職者に渡し、記入のうえ、提出してもらいましょう。
参考：退職所得の受給に関する申告書 年分 退 職 所 得 申 告 書｜国税庁

3. 退職時に渡すもののチェックリスト

従業員が退職する際に渡す必要がある書類としては、以下のものが挙げられます。

• 年金手帳
• 雇用保険被保険者証
• 退職証明書
• 給与所得者異動届出書

それぞれ順に解説していきます。

3-1. 年金手帳

年金手帳とは、公的年金制度に加入者一人ひとりに交付されているものであり、基礎年金番号や年金に関する情報が記載されています。

転職先でも同じものを使用するため、企業で預かっている場合は必ず返却する必要があります。従業員から原本を回収している場合は、必ず返却しましょう。

なお、2022年4月からは年金手帳は廃止され、初めて加入する方には「基礎年金番号通知書」が発行されるようになりました。そのため、年金手帳を保有していない方も存在するようになります。

3-2. 雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入していることを証明するために、ハローワーク（公共職業安定所）から発行される書類を指します。

雇用保険の加入後に、雇用保険被保険者証を従業員本人でなく会社側が保管していた場合には、退職時に従業員へ返す必要があります。

3-3. 退職証明書

退職証明書は、退職者から要求された場合に発行する義務がある書類です。記載内容としては、「雇用期間」「業務内容」「事業における地位」「賃金」「退職理由」などが挙げられますが、退職者の要求に応じて選択して記載します。

3-4. 給与所得者異動届出書

6月1日から12月31日の期間内に従業員が退職する場合には、住民税に関する手続きが必要となる場合があります。

転職先の会社に「給与所得者移動届出書」を提出し、住民税の引き継ぎができるよう、退職時に従業員へ渡すようにしましょう。

ただし一括徴収により全額支払い済みである場合や、個人で普通徴収として支払っている場合には、「給与所得者移動届出書」の作成は必要ありません。

4. 必要な公的手続きのチェックリスト

退職後には、雇用保険や社会保険、住民税などの資格喪失や切り替えの手続きをおこなう必要もあります。次に、それぞれどのような手続きが必要となるのか、詳しく解説します。

4-1. 雇用保険の手続き

退職者が雇用保険に加入していた場合は、雇用保険の資格喪失手続きをおこなう必要があります。

資格喪失日（退職日の翌日）の翌日から10日以内に「雇用保険被保険者資格喪失届」を事業所を管轄する公共職業安定所（ハローワーク）の長へ提出します。

退職者がすぐに再就職しない場合は、基本手当（失業手当）の手続きをするために離職票が必要となりますので、「雇用保険被保険者離職証明書」も合わせて提出しましょう。

その際、賃金台帳、労働者名簿、出勤簿、退職願など、退職理由や退職の事実を確認できる書類の提出も必要となります。

4-2. 社会保険の手続き

社会保険の資格喪失の手続きについては「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」を、資格喪失日から5日以内に事業所を管轄する日本年金機構（年金事務所）へ提出します。

提出方法は持参か郵送、電子申請のいずれかでおこなうことが可能です。

なお、協会けんぽに加入している事業者は、手続きに健康保険証の添付が必要となりますので、忘れずに従業員から回収するようにしましょう。

また、「高齢受給者証」や「健康保険特定疾病療養受給者証」、「健康保険限度額適用・標準負担額減額認定証」が交付されている場合も、合わせて提出します。

4-3. 住民税の手続き

住民税を特別徴収（給与から天引き）していた場合は、徴収方法の変更手続きをおこなう必要があります。

企業が従業員に代わって納税をする「特別徴収」を次の勤務先でも続ける場合は、次の勤務先へ給与所得異動届を送付するか、従業員に手渡し、新しい勤務先へ提出してもらいましょう。

特別徴収を次の勤務先で継続しない場合は、「給与支払報告に係る給与所得異動届」を、退職者の住所地の市町村へ提出します。

提出期限は退職日の翌月10日までとなっていますので、忘れずに提出するようにしましょう。

また、退職日までの住民税の徴収方法は、退職月によって扱いが変わりますので、あわせて押さえておきましょう。

住民税の徴収期間は、6月〜翌年5月までです。6～12月に退職する場合は、普通徴収（従業員が直接市町村へ支払う）に切り替えるか、翌年5月までの分を一括徴収するか選択が可能です。

1～5月に退職する場合は、5月までの残額分を一括徴収で最後の給与から天引きします。なお、一括徴収される住民税が最後の給与より高額の場合は普通徴収に切り替えられます。

このように退職月によって扱いが変わりますので、徴収漏れが無いよう注意が必要です。

5. 退職後に送付するもののチェックリスト

ここからは、従業員が退職した後に送付する必要がある書類を解説します。

以下の3つに関しても重要な書類となるため、しっかりと把握しておきましょう。

• 健康保険被保険者資格喪失確認通知書の送付
• 離職票
• 源泉徴収票

5-1. 退職15日後：健康保険被保険者資格喪失確認通知書の送付

健康保険被保険者資格喪失確認通知書とは、「健康保険被保険者資格喪失届」を提出すると発行される通知書を指します。

退職後に退職者が保険を切り替える際に必要となるため、会社に通知書が到着次第、退職者にすみやかに送付する必要があります。

5-2. 退職1ヵ月後：離職票

ハローワークにて、雇用保険の失業給付や、求人への申込をおこなう際に、離職票が必要となります。

離職票が届いたら、退職者へすみやかに送付しましょう。

5-3. 退職1ヵ月後：源泉徴収票

退職手当が支給された場合、「退職所得の源泉徴収票」を交付する必要があります。退職手当の額と、所得税として控除された額を記載したものです。

給与所得とは異なり、金額が決定しているため年末調整の手続きは発生しません。

6. 特定の従業員が退職する際に必要な手続き・対応について

ここからは、特定の従業員が退職する際に必要となる手続き・対応を解説します。

アルバイトやパートや高齢者の従業員などには、追加で対応すべき点も存在するため、しっかり理解しておきましょう。

6-1. アルバイト・パートの場合の対応

パート・アルバイトなどの非正規の雇用形態の従業員に対しても、基本的な退職手続きのフローは変わりません。

ただし、社会保険に未加入、住民税や所得税は未納税といったケースもあるため、従業員の状況を確認して対応していきましょう。

6-2. 派遣社員の場合の対応

派遣社員は、雇用契約を派遣元の企業と結んでいます。そのため派遣社員が退職を願い出た場合、派遣元の企業が退職届を受理し、手続きをおこないます。

派遣先の会社側は、直接手続きをおこなうことはありませんが、社内の業務の引継ぎ等を調整するなどの対応が必要となるでしょう。

6-3. 65歳・70歳以上の高齢者の場合の対応

高齢の従業員に対しても、基本的な退職手続きのフローは変わりありません。

ただし、再就職をしない場合や、健康保険適用事務所ではない再就職先につく場合は、以下の選択肢から、追加で手続きが必要となる可能性があります。

• 国民保険への加入
• 任意継続被保険者になり、全国健康保険協会・健康保険組合へ加入する
• 健康保険に加入している身内の被扶養者になる

また厚生年金保険においては、退職者が70歳以上である場合、退職翌日から5日以内に企業を管轄している年金事務所へ「厚生年金保険70歳以上被用者不該当届」を提出する必要があります。

退職者が65歳以上であり、再就職を希望しているほか一定の要件を満たしている場合、「高年齢求職者給付金」を受け取れる可能性があります。

「複数の受給要件を満たしているか」「住居地を管轄しているハローワークにて、求職を申し込むこと」を退職者に確認し、説明するとよいでしょう。
参考：雇用保険の適用拡大等について｜厚生労働省

6-4. 退職者が社内融資を活用していた場合の対応

企業内にて融資制度を設けている場合、融資を受けていた退職者には、退職のタイミングで一括返済をしてもらうよう取り決めることが一般的です。

ただし、まずは本人に返済額や返済期間の確認をおこない、手続きを進めます。

6-5. 退職者が財形貯蓄をしていた場合の対応

財形貯蓄とは、従業員が毎月の給与から定額で天引きしてお金を積立できる制度のことです。正式には「勤労者財産形成貯蓄制度」といいます。

退職者が財形貯蓄をしていた場合、まず転職先にて継続するか否かの意思を確認する必要があります。

もし退職から2年以内に、財形制度のある企業へ再就職した場合、そのまま積立を継続することが可能です。上記がおこなえない場合は、解約することとなります。

また積立期間中に退職した場合、「退職等不適格事由」に該当するため、一定期間以上経過すると課税対象となってしまいます。

そのため、会社側から、退職から半年以内に「財産形成貯蓄の退職等に関する通知書」を取扱金融機関へ提出する必要があります。
参考：積立期間中の諸手続き – 財形貯蓄Q＆A｜労金連

6-7. 外国人従業員が退職する場合の対応

外国人の従業員に関しては、基本的に退職手続きのフローに変更はありません。ただし「外国人雇用状況届出」をハローワークに提出する必要があります。

12ヵ月以上雇用保険に加入した場合は、失業保険の受給が可能となるため「退職証明書」の交付も忘れずにおこないましょう。

あらかじめ退職の申し出の期日が1ヵ月前であることや、失業保険の制度についてもしっかりと説明すると親切でしょう。

7. 退職手続きに関してよくある質問

ここからは、退職手続きに関して生じやすい疑問について解説します。

手続きが期日に間に合わないケースや、退職代行や弁護士から連絡が来た際の対応方法などについて紹介します。

7-1. 手続きが遅れるとどうなるか？

退職手続きに遅れが生じた場合、従業員には失業給付金が必要なタイミングで受け取れないほか、給付金が減額してしまうなどのリスクが発生します。

また会社にとっても、余分に社会保険金を納付する義務を負わされることがあり、双方への弊害が大きいため、遅れのないよう計画的に手続きを進めましょう。

7-2. 退職代行・弁護士から連絡を受けた場合の対応は？

退職代行とは、退職者から依頼を受けた業者・弁護士が、本人の代理で退職の申出やその後の必要な対応を全般的に請け負うサービスです。

基本的に退職代行から退職の連絡を受けた場合には、企業側は原則拒否できないとされています。

民法第627条では、以下の規定が存在します。

第六百二十七条　当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。

引用：民法｜e-Gov法令検索

「有期契約でないこと」「退職申出から2週間後の退職であること」を満たすことができていれば、本人からの連絡でなくても退職を認める必要があります。そのため、退職代行から電話を受けた際には、退職手続きを進めなくてはなりません。

8. 退職手続きを滞りなく進めるには業務フローの把握が大切

退職の申し出を受けた時から、退職日や業務の引き継ぎなどについて調整をし、退職願の提出を求めたり、退職手続きの案内をしたりしなくてはいけません。本記事で紹介した業務フローを参考に、実際の業務でもスケジュールを組んで進めていくとよいでしょう。

他にも、会社からの支給品の回収や雇用保険・社会保険といった公的手続きも同時におこなっていかなくてはいけません。退職手続きに漏れがでてしまうと、後日退職者とのトラブルに発展しかねませんので、やらなければいけないことをリスト化しておくなど工夫も必要です。