労働条件通知書の管理を効率化！電子化の要件や方法とその手順を紹介！

労働条件通知書とは、労働条件を明示するために、労働基準法で管理が義務付けられている書類を指します。労働条件通知書は雇用契約書とともに、業務を効率化するため、電子化して管理することも可能です。この記事では、労働条件通知書を電子化するための要件やメリット・デメリット、方法とその手順、注意点をわかりやすく解説します。

1. 労働条件通知書とは？

労働条件通知書とは、事業主が新しく労働者を雇う際に発行しなければならない書類のことです。労働条件通知書は、正社員だけでなくアルバイトやパート、派遣社員など、雇い入れる全ての従業員に対して発行・管理が義務付けられている書類です。ここでは、労働条件通知書の役割や雇用契約書との違いについて詳しく紹介します。

1-1. 労働条件通知書の役割

労働条件通知書は、労働基準法第15条によって労働契約を締結する際に、必ず交付することが義務付けられている書類です。労働条件通知書を交付せず、労働条件を正しく明示しなかった場合、労働者はその雇用契約を即時に解除することができます。

また、労働基準法に則り、懲役や罰金などの罰則が課せられる恐れもあります。そのため、法律の要件を満たすため、労働条件通知書を作成し、労働契約を結ぶ前に、会社側から労働者へ必ず交付するようにしましょう。

（労働条件の明示）
第十五条　使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。（省略）

引用：労働基準法第15条一部抜粋｜e-Gov

1-2. 雇用契約書との違い

労働条件通知書と混同しやすいのが雇用契約書です。雇用契約書は、事業主と労働者の双方が労働条件に合意した後に、事業主と労働者がそれぞれ署名・捺印を押す契約書です。この書類をもって、労働契約が成立したことが証明されます。一方、労働条件通知書は、事業主が労働者に対して、一方的に発行する書類です。労働条件が詳しく記載されていて、労働者は労働条件通知書を見て、労働契約を結ぶうえで知っておくべき情報を確認します。

雇用契約書を作成しなかったとしても、労働契約は結ぶことができます。また、作成しなかったからといって違法にもなりません。しかし、雇用契約書がないことで、労働条件に関するトラブルが起きたとき適切に対応できない可能性があります。そのため、労働契約を締結する際は、労働条件通知書と雇用契約書を交付するようにしましょう。

関連記事：雇用契約書とは？労働条件通知書との違いや雛形などの書き方について徹底解説

1-3. 労働条件通知書と雇用契約書は兼用できる

労働条件通知書と雇用契約書の目的や役割は異なりますが、内容にほとんど違いがないこともあります。その場合、労働条件通知書と雇用契約書を「労働条件通知書兼雇用契約書」として兼用し、1枚の書類として交付することもできます。

ただし、労働条件通知書兼雇用契約書には、労働条件通知書の記載事項を含め、署名捺印欄も設けなければならないので注意が必要です。労働条件通知書兼雇用契約書を交付することで、管理の負担を減らすことができます。また、紙代や印刷代などのコストも削減することが可能です。

2. 労働条件通知書の管理方法

労働条件通知書や労働条件通知書兼雇用契約書の管理方法には、紙のまま管理する方法と、電子化して管理する方法があります。ここでは、それぞれの管理方法について詳しく紹介します。

2-1. 紙のまま管理する

労働条件通知書や労働条件通知書兼雇用契約書は、WordやExcelなどのテンプレートを用いて作成し、印刷したうえで、紙で発行することができます。労働条件の明示事項を証拠として保管しておくため、労働条件通知書の写しや、労働条件通知書兼雇用契約書の2部のうち1部をきちんと保管しておくことも大切です。

その際、紙のままで管理する場合、後から取り出しやすいよう、年度や雇用形態ごとに区分し、ファイルやキャビネットなどに保管しましょう。なお、紛失・盗難のリスクを避けるため、保管場所には鍵をかけるなど、セキュリティ対策にも気を付けて管理することが重要です。

2-2. 電子化して管理する

2019年3月31日まで、労働条件通知書は紙に印刷したものを発行する必要がありました。しかし、2019年4月1日に法改正された労働基準法施行規則が施行されたことで、労働者が希望した場合などいくつかの要件を満たせば、労働条件通知書の電子化が可能となっています。

雇用契約書だけでなく、労働条件通知書も電子化できるようになったことで、労働条件通知書兼雇用契約書も電子化することができます。労働条件通知書や労働条件通知書兼雇用契約書を電子化する場合、「電子取引」に該当するため、電子帳簿保存法の要件もきちんと満たして管理することが大切です。

従業員の雇用に際して相手方に交付する「労働条件通知書」や相手方との間で取り交わす「雇用契約書」には、通常、契約期間、賃金、支払方法等に関する事項等が記載されており、法第２条第５号に規定する取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項）に該当します。その取引情報の授受を電子メールなどの電磁的方式により行う場合には、電子取引に該当しますので、その電子取引データを保存する必要があります。
引用：お問合せの多いご質問（令和６年３月）｜国税庁

2-3.【注意】労働関係の重要な書類の保管期間は5年！

労働条件通知書のコピーや労働条件通知書兼雇用契約書の1部は、雇い入れに関係する書類として労働関係に関する重要な書類に該当するため、労働基準法第109条に則り、5年間保管する必要があります。なお、保管期限の起算日は、作成日や交付日でなく、従業員の退職日もしくは死亡日です。

また、労働基準法第109条には経過措置が設けられており、当面の間5年間でなく、3年間の保管でも問題ないとされています。しかし、経過措置はいつ終了するかわからないので、できる限り5年間保管しておくようにしましょう。

（記録の保存）
第百九条　使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

引用：労働基準法第109条｜e-Gov

関連記事：雇用契約書の保管期間は5年！経過措置の内容やほかの書類についても紹介

3. 労働条件通知書を電子化して管理するメリット

2019年4月1日から可能になった労働条件通知書の電子化ですが、電子化をするとどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、労働条件通知書を電子化して管理するメリットについて詳しく紹介します。

3-1. 業務の効率化が図れる

労働条件通知書を紙の書面で発行するには、印刷や郵送などの手続きが必要になり、時間や手間もかかります。特に雇い入れる労働者の数が多い大企業や、アルバイトやパートが多く、頻繁に労働条件通知書を発行しなければならない場合、書類を発行する手間は膨大です。労働条件通知書を電子化すれば、メールなどで送付できるので、印刷や郵送が不要になり、これまで作成にかかっていた手間や時間を大幅に削減することができます。

3-2. 労働条件通知書の管理が容易になる

労働条件通知書の写しや労働条件通知書兼雇用契約書の2部のうち1部は、決まった期間保管しておかなければなりません。契約更新などで特定の従業員の労働条件通知書の確認が必要になった際、膨大な全従業員の書類の中から必要なものを探し出すのはかなり大変です。

労働条件通知書を電子化して管理すれば、システム上で一元管理し、検索機能を使って素早く目的の書類を見つけ出すことができます。また、従業員が重要な書類を失くしてしまうリスクを避けられるのもメリットです。

3-3. コストを削減できる

紙の書面で労働条件通知書を発行する場合、印刷代や切手・封筒代などの費用が発生します。また、紙の労働条件通知書の写しなどを保管しておくスペースも必要になり、管理コストもかかります。

労働条件通知書を電子化すれば、電子メールで送付できるので、印刷・郵送コストを減らすことが可能です。また、システム上で電子管理できるため、保管スペースが不要になり、管理コストも減らすことができます。

関連記事：労働条件通知書を電子化するメリットと具体的な手順を解説

4. 労働条件通知書を電子化して管理するデメリット

労働条件通知書を電子化する場合、メリットだけでなく、デメリットもあります。ここでは、労働条件通知書を電子化して管理するデメリットについて詳しく紹介します。

4-1. 導入コストがかかる

労働条件通知書を電子化する場合、電子管理するためのシステムを導入する必要があります。たとえば、電子化した書類を管理するために、オンラインストレージを導入する場合、初期費用に加えて、運用費用がかかります。

また、労働条件通知書を電子化して労働者に交付するためには、従来の業務フローから変更する必要があります。従業員への指導や教育もしなければなりません。このように、労働条件通知書を電子化するには、導入するためのコストがかかるので、あらかじめ目的や予算を明確にし、費用対効果を検証したうえで導入を進めましょう。

4-2. 操作ミスによるトラブルが生じやすくなる

労働条件通知書を電子化すれば、労働者に書類の提供が簡単にしやすくなります。しかし、システムのボタン一つで送付できることで、操作ミスによる誤送信などリスクも増えます。間違った操作を防ぐため、事前に従業員にシステム操作の注意点をきちんと周知しておくことが大切です。また、誤操作した場合の対策も明確にしておくと、スムーズにトラブルに対応することができます。

4-3. 電子化の要件を満たす必要がある

労働条件通知書を電子化して発行する場合、労働者の同意など、労働基準法施行規則で定められている電子化要件をすべて満たす必要があります。また、労働条件通知書のコピーや労働条件通知書兼雇用契約書の1部を電子化して管理する場合、電子帳簿保存法の電子取引の要件も満たさなければなりません。このように、労働条件通知書の電子管理には法律で定められた要件を正しく満たさなければ、違法となりトラブルを招く恐れがあるので注意が必要です。

5. 労働条件通知書を電子化して管理するための要件

労働条件通知書の電子化は法律で認められていますが、電子化して管理するためには法律の要件を満たさなくてはなりません。ここでは、労働条件通知書を電子化して管理するための要件について詳しく紹介します。

5-1. 従業員が電子化を希望している

労働基準法施行規則第5条に則り、労働条件通知書を電子化して交付するためには、必ず従業員本人が電子化を希望している必要があります。従業員が希望してないのに会社都合で一方的に電子化すると、労働基準法違反となります。最高30万円以下の罰金が課せられる可能性があるので、必ず従業員の意向を確認することが大切です。新規で雇用する従業員に対しては、内定の時点で電子化を希望するか確認しましょう。

5-2. 本人だけが閲覧できる状態にする

労働基準法施行規則第5条により、労働条件通知書を電子化してメールやチャットなどで送信する場合、受信者を特定した方法で送付する必要があります。つまり、SNSなどの第三者が閲覧できるような環境で交付するのは望ましくありません。

また、SMS（ショートメールサービス）での送信も禁止されていませんが、文字数制限があったり、PDF添付が困難であったりする場合もあるのでできる限り避けるようにしましょう。さらに、システムによっては、書類の保管期限が短く設定されており、法律の要件を満たさない恐れもあるため電子化するツールには十分気を付けましょう。

5-3. 書面でプリントできるようにする

電子化した労働条件通知書であっても、受信した従業員が書面でプリントできる状態にしておかなければなりません。SNSなどプリントすることを前提としていないツールでの送信や、特定のデバイスでしか閲覧できないファイルで送信するのはNGです。労働者が印刷や管理しやすいよう、PDFなどの添付ファイルにして交付するようにしましょう。また、電子メールなどで本当に労働条件通知書が到達したか、確認を取ることも重要です。

④　法第十五条第一項後段の厚生労働省令で定める方法は、労働者に対する前項に規定する事項が明らかとなる書面の交付とする。ただし、当該労働者が同項に規定する事項が明らかとなる次のいずれかの方法によることを希望した場合には、当該方法とすることができる。
一　ファクシミリを利用してする送信の方法
二　電子メールその他のその受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信（電気通信事業法（昭和五十九年法律第八十六号）第二条第一号に規定する電気通信をいう。以下この号において「電子メール等」という。）の送信の方法（当該労働者が当該電子メール等の記録を出力することにより書面を作成することができるものに限る。）

引用：労働基準法施行規則第5条一部抜粋｜e-Gov

5-4. 電子帳簿保存法の要件

労働条件通知書の写しや労働条件通知書兼雇用契約書の2部のうち1部を電子管理する場合は、「電子取引」の電子帳簿保存法の要件を満たさなければなりません。主に「真実性」と「可視性」の要件を満たす必要があります。真実性の要件を満たすには、次のいずれかの条件を満たすことが大切です。

また、可視性の要件を満たすため、次のような措置もおこなう必要があります。

なお、従来は電子取引データをプリントアウトして保存することも認められていました。しかし、2024年1月からは必ず電子データのまま保存しなければならないので、プリントアウトしたとしても元データを破棄しないよう注意しましょう。データ紛失のリスクを減らすためにも、バックアップ体制を構築しておくことも推奨されます。

6. 労働条件通知書を電子化して管理する方法とその手順

ここでは、実際に労働条件通知書を電子化して管理する方法とその手順について解説していきます。

6-1. 目的を明確にする

まずは労働条件通知書を電子化して管理する目的を明確にしましょう。労働条件通知書の電子化には、コスト負担やセキュリティなどのリスクもあります。そのため、自社の労働条件通知書の管理の課題を洗い出し、なぜ労働条件通知書を電子化するのか目的を明確にすることが大切です。目的が明らかになれば、手段も具体化されていきます。

6-2. 電子化する手段を検討する

労働条件通知書だけでなく、雇用契約書や労働条件通知書兼雇用契約書も電子化して管理することができます。そのため、どの書類を電子化するのか明確にしましょう。また、電子化する手段には、次のような方法が考えられます。

• PDF化して電子メールで送信する
• 専用のクラウドサービスを利用してシステム上でやり取りする

それぞれメリット・デメリットがあります。自社のニーズに合わせて最適な手段を検討し、労働条件通知書の電子化を進めていきましょう。

6-3. ITツールを選定する

労働条件通知書や労働条件通知書兼雇用契約書を電子化する場合、法律の要件を満たしたり、業務を効率化したりするため、電子契約サービスや契約書管理ツールなどの、ITツールが欠かせません。ITツールには、さまざまな種類があります。料金や機能、使いやすさ、セキュリティ、サポートなどの観点から複数のツールを比較し、自社のニーズにあったサービスを選ぶことが大切です。

関連記事：電子契約サービス比較22選｜選定ポイントや機能・コスト一覧表を紹介！

6-4. 従業員や新たに採用される労働者から同意を得る

ITツールの選定ができたら、業務フローを整え、従業員にシステムの使い方や電子管理の方法を周知しましょう。きちんと説明をおこなうことで、混乱を防ぎ、スムーズに労働条件通知書の電子化を導入することができます。また、労働条件通知書の電子化には、交付を受ける労働者の同意が必要です。労働条件通知書の電子化の希望を受けるかどうか、きちんと同意を受けたうえで、電子交付するようにしましょう。

6-5. 労働条件通知書を電子化して管理する

従業員や新たに採用される労働者から同意が得られたら、実際に労働条件通知書の電子管理を始めましょう。労働条件通知書や労働条件通知書兼雇用契約書を交付したら、その控えを必ず保管することが大切です。また、定期的に運用の振り返りをおこない、必要に応じて改善をすることで、施策の効果をより高めることができます。

7. 労働条件通知書を電子化して管理する際の注意点

労働条件通知書を電子化する場合、いくつか気を付けるべき点があります。ここでは、労働条件通知書を電子化して管理する際の注意点について詳しく紹介します。

7-1. 記載事項を遵守する

労働条件通知書を交付する場合、必ず記載しなければならない項目があります。電子交付する場合も例外でありません。次の「絶対的記載事項」と必要に応じて「相対的記載事項」を記載しましょう。

【絶対的記載事項】

• 労働契約の期間
• 有期労働契約の更新基準
• 就業場所
• 従業すべき業務
• 始業・終業時刻
• 所定労働時間超えの労働の有無
• 休憩時間
• 休日・休暇
• 二交代制等に関する事項
• 賃金の決定・計算・支払方法・賃金の締切・支払時期・昇給に関する事項
• 退職（解雇を含む）に関する事項

【相対的記載事項】

• 昇給に関する事項
• 退職手当に関する具体的な事項
• 臨時に支払われる賃金（賞与やボーナスなど）
• 最低賃金額
• 労働者に負担させるべき食費や作業用品など
• 安全衛生に関する事項
• 職業訓練に関する事項
• 災害補償と業務外傷病扶助に関する事項
• 表彰と制裁に関する事項
• 休職に関する事項

また、2024年4月1日から、次の項目も記載事項に含められるようになっています。

• 就業場所の変更範囲
• 業務内容の変更範囲
• 更新上限の有無とその理由（※有期契約労働者のみ）
• 無期転換申込機会と無期転換後の労働条件（※有期契約労働者のみ）

さらに、パートタイム労働法に則り、短時間労働者や有期雇用労働者には次の記載事項も含める必要があります。

• 昇給の有無
• 賞与の有無
• 退職金の有無
• 相談窓口

このように、雇用形態によっても、労働条件通知書の記載事項は変わってきます。あらかじめ雇用形態別に労働条件通知書のフォーマットを作成しておくことで、スムーズに労働条件通知書を作成・交付することができるようになります。

関連記事：労働条件通知書の記載事項で必須なものとは？注意点も紹介

7-2. メールの誤送信に気を付ける

労働条件通知書は送られた本人のみが閲覧できる状態でなければなりません。そこで気をつけたいのがメールの誤送信です。同姓の人に間違って送信してしまうケースは少なくないので、気を付けるようにしましょう。

7-3. 受信を確認する

メールなどで一方的に送信した場合、本人が気づいていない可能性があります。また、迷惑メールに分類されてしまうケースも多いです。受信したら返信を送るように促すなどして、必ず受信確認をしましょう。

7-4. 担当者の名前や送信日時をメールに記載する

労働条件通知書のファイルを送信するメールには、担当者の名前や送信日時を記載しましょう。法律で定められているわけではないので必須ではありませんが、万一の時にトラブルを避けられます。

7-5. セキュリティ対策を徹底する

労働条件通知書を電子化して管理する場合、不正アクセスや改ざんなど、セキュリティ攻撃を受ける恐れがあります。このような事態を未然に防ぐため、アクセス権限の付与やIPアドレスの制限など、万全なセキュリティ対策をおこないましょう。

8. 労働条件通知書の電子化で管理効率を上げよう！

業務で使用するさまざまな書類の電子化が進んでいる今、労働条件通知書も電子化すれば企業側だけでなく労働者にもメリットがあります。電子化を検討している場合は、必ず要件を把握し、満たすようにしてください。また、注意点もしっかり確認して不要なトラブルを避けましょう。