年末調整はいつまでに提出すべき？提出期限を過ぎたときの対応も紹介

年末調整の期日を知って安心してはいけません。なぜなら、年末調整には従業員への還付・徴収以外にも付随する業務が複数あるためです。
本記事では、年末調整を滞りなく終わらせるためのスケジュールや付随業務について解説します。企業には年末調整を期日までに終わらせる義務があるので、本記事を参考に年末調整を行いましょう。

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1. 年末調整はいつまでに提出すべき？

年末は、通常の業務に加えて年末調整を行わなくてはなりません。そこで気になるのが提出期限です。

1-1. 年末調整の提出期限は1月31日まで

年末調整の提出期限は1月31日です。「年末調整って、年末までに行わなくていいの？」と思われた方もいるかもしれません。
しかし、年を跨いでも大丈夫と安心してはいけません。というのも、この提出期限は年末調整のあとに修正申告が必要になった場合の調整期間も含んでいるからです。そのため、多くの企業は12月中に年末調整を終えています。年末調整は期限に関係なく、前倒しで処理することをおすすめします。

1-2. 年末調整は税金の還付・徴収だけではない

年末調整はその年に従業員の給与から天引きした所得税を再計算し、多く天引きしていた場合は還付金を、少なかった場合は不足分を徴収して調整するものです。そのため、従業員に対する還付・徴収に重きを置く人もいるでしょう。
もちろん還付・徴収も重要が業務ですが、年末調整にはその他にもやるべき一連の業務があります。

これらのすべての業務を滞りなく終えて、初めて年末調整が完了したことになります。

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2. 年末調整の提出期限に遅れないようにするポイント

年末調整の提出期限に遅れないようにするポイントを3つ紹介します。

2-1. 年末調整のスケジュールを立てる

年末調整の提出期限は1月31日ですが、企業によって業務のスケジュールは異なります。一般的なスケジュールを紹介しますので、どのような段取りで業務を進めるかイメージしてみましょう。

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2-2. 従業員に対して早めに働きかける

上記の表からわかるように、従業員から回収しなくてはならない書類は複数あります。しかし、このような作業はどうしても後回しにされがちで、提出日に間に合わない、添付資料が足りないなどの事態が起こりやすくなります。
このような事態を避けるために、従業員に対して早めの提出期限を設定したり、定期的に提出日をアナウンスするなど、早めに働きかけましょう。

2-3. 段取りを行い、スケジュール通りに行う

年末調整は通常業務以外に行わなくてはならない業務で、業務量も多く責任も重大です。期日までに滞りなく終わらせるためには部署内の連携が不可欠です。
事前に段取りを行い、スケジュールを確認しながら遅れが出ないように対応しましょう。また、従業員から書類の書き方なとについて質問を受けることもあるので、スムーズに回答できるよう準備をしておきましょう。

3. 年末調整の提出期限を過ぎたときの対応

年末調整の提出期限に間に合わない理由は大きく分けて2つあります。それぞれの対応方法を紹介します。

3-1. 従業員の提出が遅れた場合

従業員の提出が遅れても、企業の提出が1月31日に間に合えば問題ありません。
もし、1月31日の提出に間に合わない従業員がいる場合は、従業員自身に確定申告を行ってもらえば年末調整と同様の還付・徴収が可能です。ただし、従業員が確定申告の期限にも遅れた場合は、無申告加算税や延滞税などのペナルティを課されることがあるので注意が必要です。
年末調整をおこなう企業の中には「従業員から年末調整の書類を納期までに確実に回収したい」というような課題を抱いている企業もあるのではないでしょうか。
そのような場合、年末調整の収集を電子化することで、従業員の提出状況を確認できたり、提出されていない従業員に向けてアラートを出したりして解決できる場合があります。
当サイトでは、そのような年末調整の回収業務などの電子化について詳しく解説した資料を無料でお配りしています。年末調整の書類回収に苦労している方は、こちらからダウンロードしてご活用ください。

3-2. 企業の提出が遅れた場合

企業の提出が1月31日に間に合わなくても、数日の遅れであれば問題ないでしょう。ただし、その際は事前に所轄の税務署へ連絡しておき、了承を得るのがマナーです。
もし、期限から大幅に遅れた場合は従業員に確定申告を行うようにお願いする必要があります。意図的に年末調整を行わなかった場合は脱税とみなされ、10年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金が課される可能性があることを覚えておきましょう。

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3-3. 提出期限後にやり直したい場合

先述したとおり、提出後であっても1月31日までであればやり直しは可能です。それ以降のやり直しはできないので、従業員個人で確認申告を行ってもらうましょう。

提出後のやり直しの主な原因は以下の2つです。

• 所得控除に変更があった場合
• 給与・賞与の追加支払いがあった場合

扶養人数の変更や新しく生命保険に加入した場合、還付金が発生することがあるので早急に対応しましょう。また、追加の徴収が発生した場合も年末調整をやり直し、追加分の税金を納付します。
給与や賞与の支払額を訂正する場合、特に少なく申告していた場合も追加の徴収が必要になる可能性があります。この修正は企業側の申告ミスなので、最後まで責任をもって対応しましょう。

4. 年末調整は期限内に終わらせよう

年末調整は1月31日が提出期限ですが、あくまでも修正を含む期日です。一般的には12月中に還付・徴収を終えるようスケジュールを組み、年末調整に付随する業務も含めて1月中に完了させましょう。
年末調整は業務の工程も多く、通常業務以外にやらなくてはいけないので負担になりがちです。ゆとりのあるスケジュールで正確に処理するためには、年末調整に対応した給与管理システムなどの導入を検討しましょう。