年末調整はいつまでに提出すべき?提出期限を過ぎたときの対応も紹介 |HR NOTE

年末調整はいつまでに提出すべき?提出期限を過ぎたときの対応も紹介 |HR NOTE

年末調整はいつまでに提出すべき?提出期限を過ぎたときの対応も紹介

  • 労務
  • 給与計算

期限年末調整の期日を確認し、しっかりとスケジュールを立てて作業を進めましょう。なぜなら、年末調整には従業員への還付・徴収以外にも付随する業務が複数あるためです。
本記事では、年末調整を滞りなく終わらせるためのスケジュールや付随業務について解説します。企業には年末調整を期日までに終わらせる義務があるので、本記事を参考に年末調整をおこないましょう。

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1. 年末調整とは?

年末調整とは、1〜12月の間に給与から源泉徴収した税金額と、実際に納付すべき税金額の差額を精算する手続きのことです。一般的な企業においては、従業員へ給与を支払う際、所得税を差し引いてから支給します。ただ、ここで差し引く所得税はあくまでも予定の金額です。給与や残業代の増減により、実際に納付すべき所得税の金額とは異なるケースもあります。

そこで年末調整を実施することで、源泉徴収した税金額と実際の税金額を比較し、正しく精算する必要があるのです。実際の税金額のほうが多い場合は従業員から不足分を徴収し、実際の税金額のほうが少ない場合は超過分を還付します。

年末調整により、多くの従業員は確定申告をおこなう必要がなくなるため、事務負担を軽減できます。ただし、年末調整の対象外になる場合には、従業員自身で確定申告をしてもらわなければならないため、注意が必要です。

2. 年末調整はいつまでに提出すべき?

悩む男性

年末は、通常の業務に加えて年末調整をおこなわなくてはなりません。そこで気になるのが提出期限です。

2-1. 年末調整の提出期限は1月31日まで

年末調整の書類の提出期限は、法定調書の提出期限でもある翌年1月31日までです。それまでに企業は、所轄の税務署や市区町村などに年末調整の書類を提出する必要があります。

「年末までにおこなわなくていいの?」と思われた方もいるかもしれませんが、この提出期限は年末調整のあとに修正申告が必要になった場合の調整期間も含んでいるため、「年を跨いでも大丈夫」と安心してはいけません。

なお、1月31日より前であれば、一度提出した書類の訂正や不足書類の追加提出も可能です。

一方、従業員には、「基礎控除申告書」「配偶者控除等申告書」「所得金額調整控除申告書」といった年末調整の書類をその年の最後の給与などを受け取る前日までに勤務先に提出する必要があります。ただし、事務処理があるため、多くの企業は12月中に年末調整を終えています。会社側で提出期限を設けるなど、遅延のないようにスケジュールを立て、期限に関係なく、前倒しで処理することをおすすめします。

2-2. 年末調整は税金の還付・徴収だけではない

年末調整はその年に従業員の給与から天引きした所得税を再計算し、多く天引きしていた場合は還付金を支給し、少なかった場合は不足分を徴収して調整するものです。
つまり、所得税の再計算だけではなく、従業員に対する還付・徴収の手続きも重要といえるでしょう。
さらに、以下の表のように、年末調整にはその他にもやるべき一連の業務があります。

 

手続き 内容
源泉徴収票の交付
  • 従業員全員に交付する(給与所得が2,000万円以上の従業員を除いく)
  • 従業員1人につき、4部作成する(従業員用、税務署へ提出用、市区町村へ提出用2部)
  • 従業員への交付は12月の最終給与時が一般的
  • 従業員がローンを組む際などに必要な書類となるため、再発行に対応できるように保管する必要がある
定調書合計表の作成・提出
  • その年の給与合計、徴収した所得税額、企業が支払った給与や報酬金額などをまとめた書類のこと
  • 原則として、翌年の1月末までに税務署に提出する
給与支払報告書の作成・市区町村へ提出
  • 従業員の住民税を計算するために必要な書類で、その年の給与所得などを記入する
  • 翌年の1月末までに、各従業員の居住する市区町村に提出する
  • 市町村によって様式が違うので注意が必要
報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書の作成・税務署へ提出
  • 弁護士や税理士、業務委託契約をしているフリーランスなどへの報酬を記載した書類
  • 報酬を支払われた人が正しく申告をしているか、税務署が確かめるための重要な書類

これらのすべての業務を滞りなく終えて、初めて年末調整が完了したことになります。

関連記事:源泉徴収票の作成方法|年末調整や給与所得の計算方法を図解で説明

関連記事:法定調書合計表とは?提出先や電子申告について徹底解説

2-3. 退職者の年末調整はいつまでにすべき?

基本的には、退職した従業員の年末調整をおこなう必要はありません。再就職先の会社にて、年末調整をおこなうからです。ただし、死亡により退職した場合や、著しい心身の障害があり再就職が見込めない場合などは、退職のタイミングで年末調整を実施する必要があります。

2-4. 海外へ出国する人の年末調整はいつまでにすべき?

海外への転勤が決まっている従業員で、その年に支払いが確定した給与などの金額が2,000万円以下である場合は、出国日までに年末調整を実施しなければなりません。年末に限らず、出国する日までに年末調整をおこなう必要があるため忘れないようにしましょう。1年を通して国外に居住している従業員については、本人に確定申告をおこなってもらう必要があります。

3. 年末調整の提出期限に遅れないようにするポイント

3つのポイント

年末調整の提出期限に遅れないようにするポイントを4つ紹介します。

3-1. 年末調整のスケジュールを立てる

年末調整の提出期限は1月31日ですが、企業によって業務のスケジュールは異なります。一般的なスケジュールを紹介しますので、どのような段取りで業務を進めるかイメージしてみましょう。

日程 項目 内容
11月上旬 源泉徴収票の回収 その年に転職した従業員がいる場合は、前職分の源泉徴収票を回収する
11月中旬〜11月下旬 書類の配布

従業員に以下の書類を配布し、記入してもらう

  • 扶養控除等(異動)申告書
  • 基礎控除申告書、配偶者控除等申告書、所得金額調整控除申告書(3枚1綴り)
  • 保険料控除申告書
  • 住宅借入金等特別控除申告書
  • 年末調整のための(特定増改築等)住宅借入金等特別控除証明書
  • 住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書
11月下旬〜12月中旬 書類の回収 従業員から書類を回収する
12月中旬〜12月下旬 年末調整の計算

すべての書類が揃ったら以下のような業務をおこなう

  • 給与総額の計算
  • 各種控除を差し引いた正確な源泉所得税額の算出
  • 添付書類の不足や記入の不備のチェック
12月下旬〜1月下旬 従業員への還付・徴収、納付

正しい源泉所得税額に応じて還付・徴収をおこなう

1月10日までに源泉所得税の納付をおこなう

下記の付随業務をおこなう

  • 源泉徴収票の交付
  • 定調書合計表の作成・提出
  • 給与支払報告書の作成・市区町村へ提出
  • 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書の作成・税務署へ提出

関連記事:扶養控除等(異動)申告書とは?書き方を項目別に紹介

関連記事:給与支払報告書の書き方や訂正方法をわかりやすく解説

3-2. 従業員に対して早めに働きかける

上記の表からわかるように、従業員から回収しなくてはならない書類は複数あります。しかし、このような作業はどうしても後回しにされがちで、提出日に間に合わない、添付資料が足りないなどの事態が起こりやすくなります。
このような事態を避けるために、従業員に対して早めの提出期限を設定したり、定期的に提出日をアナウンスしたりするなど、早めに働きかけましょう。

3-3. 段取りを決めて、スケジュール通りに遂行する

年末調整は通常業務以外に実施すべき業務で、業務量も多く責任も重大です。期日までに滞りなく終わらせるためには部署内の連携が不可欠です。
事前に段取りを決め、スケジュールを確認しながら遅れが出ないように対応しましょう。また、従業員から書類の書き方などについて質問を受けることもあるので、スムーズに回答できるよう準備をしておきましょう。

3-4. 便利な年末調整システムを導入する

年末調整システムとは、年末調整に関する計算や源泉徴収票の作成、法定調書の作成や提出を効率化するためのツールです。システム上で従業員に必要事項を入力してもらえるため、事前に書類を配布したり回収したりする必要はありません。ペーパーレス化を図れるとともに、忙しい年末の業務を大幅に効率化できるでしょう。

計算を自動化できることも年末調整システムの大きな魅力です。従業員ごとの給与データをもとに正しい税金額を算出してくれるため、計算ミスなどのヒューマンエラーを防止しつつ、年末調整業務を素早く終えることができます。年末調整に特化したシステムや給与計算まで可能なシステムなど、さまざまなタイプがあるため、目的に合ったものを選んで導入しましょう。

4. 年末調整はいつからいつまでの収入が対象?

年末調整の対象となるのは、その年の1月1日から12月31日までに支払うことが確定した給与です。なお、その年の途中で退職した人で年末調整の対象者に該当する場合には、その年の退職までの給与が年末調整の対象になります。

収入の確定する日は、契約または慣習により支給日が定められている給与の場合にはその支給日、支給日が定められていない給与の場合はその支給を受けた日を指します。

そのため、その年に実際に支払をおこなっていない未払の給与でも、支払うことが確定していれば、年末調整の対象になります。ただし、12月分の給与は翌年の1月20日に支給するなど、支給日が定められている場合には、その支給日が収入の確定する日になるため、12月分の給与は、その年の年末調整に含まれません。

5. 年末調整を出し忘れたときはいつまでに対応すべき?

慌てる男性

年末調整の提出期限に間に合わない理由は大きく分けて2つあります。それぞれの対応方法を紹介します。

5-1. 従業員の提出が遅れた場合

従業員の提出が遅れても、企業の提出が1月31日に間に合えば問題ありません。
もし、1月31日の提出に間に合わない従業員がいる場合は、従業員自身に確定申告をおこなってもらえば年末調整と同様の還付・徴収が可能です。ただし、従業員が確定申告の期限にも遅れた場合は、無申告加算税や延滞税などのペナルティを科されることがあるので注意が必要です。

年末調整をおこなう企業のなかには「従業員から年末調整の書類を納期までに確実に回収したい」というような課題を抱いている企業もあるのではないでしょうか。
そのような場合、年末調整の収集を電子化することで、従業員の提出状況を確認できたり、提出されていない従業員に向けてアラートを出したりして解決できる場合があります。
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5-2. 企業の提出が遅れた場合

企業の提出が1月31日に間に合わなくても、数日の遅れであれば問題ないでしょう。ただし、その際は事前に所轄の税務署へ連絡しておき、了承を得るのがマナーです。
もし、期限から大幅に遅れた場合は従業員に確定申告をおこなうようにお願いする必要があります。意図的に年末調整を行わなかった場合は脱税とみなされ、10年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金が科される可能性があることを覚えておきましょう。

関連記事:年末調整しないと罰則を受ける?遅れた場合の対応方法も紹介

5-3. 年末調整の提出後はいつまで修正できる?

先述したとおり、提出後であっても1月31日までであればやり直しは可能です。それ以降のやり直しはできないので、従業員個人で確認申告をおこなってもらうましょう。

提出後のやり直しの主な原因は以下の2つです。

  • 所得控除に変更があった場合
  • 給与・賞与の追加支払いがあった場合

扶養人数の変更や新しく生命保険に加入した場合、還付金が発生することがあるので早急に対応しましょう。また、追加の徴収が発生した場合も年末調整をやり直し、追加分の税金を納付します。
給与や賞与の支払額を訂正する場合、特に少なく申告していた場合も追加の徴収が必要になる可能性があります。この修正は企業側の申告ミスなので、最後まで責任をもって対応しましょう。

5-4. 年末調整はいつまで遡れる?

先ほど解説した通り、年末調整の修正期限は1月31日です。つまり、年末調整については遡って手続きすることはできません。ただ、確定申告によって対応することは可能です。

たとえば、年末調整において従業員が生命保険料控除を忘れてしまった場合、3月15日までに確定申告をおこなえば、控除を受けることができます。さらに3月15日を過ぎてしまった場合でも、5年以内であれば遡って手続きすることが可能です。従業員から質問を受けるケースもあるため、覚えておきましょう。

6. 年末調整は期限内に終わらせよう

チェック

年末調整は1月31日が提出期限ですが、あくまでも修正を含む期日です。一般的には12月中に還付・徴収を終えるようスケジュールを組み、年末調整に付随する業務も含めて1月中に完了させましょう。
年末調整は業務の工程も多く、通常業務以外にやらなくてはいけないので負担になりがちです。ゆとりのあるスケジュールで正確に処理するためには、年末調整に対応した給与管理システムなどの導入を検討しましょう。

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