勤怠報告とは?メールでの報告方法や注意点を詳しく解説 |HR NOTE

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勤怠報告とは?メールでの報告方法や注意点を詳しく解説

  • 労務
  • 勤怠管理

新型コロナウイルスの流行や働き方の多様化により、自宅などで業務を行うテレワークを導入する企業が多くなりました。

しかし、テレワーカーは出社しないため、入退室の管理システムやタイムカードによる勤怠管理ができません。

テレワークを導入したものの「勤務実態が把握できずに悩んでいる」という企業も多いでしょう。

そこで、この記事ではテレワーカーの勤怠報告について、5つの連絡方法や注意点をまとめて紹介します。

関連記事:勤怠とは?勤怠管理の目的や具体的な方法、注意点について解説

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1. 勤怠連絡・勤怠報告とは?

報告

そもそも勤怠という言葉には、「仕事に励むことと怠けること」「出勤と欠勤、出退勤」という意味があります。ビジネスシーンにおける勤怠報告とは、欠勤や遅刻、有給休暇の取得や出退勤について連絡することです。

また、テレワークを導入している企業では、テレワークの開始・終了や業務内容の報告、勤務状況を共有するために勤怠報告をおこないます。

2. 勤怠報告・連絡を受ける必要性

意味

勤怠連絡や勤怠報告はなぜ実施しなければならないのでしょうか。

ここでは勤怠連絡・勤怠報告をおこなう意味をお伝えします。

2-1. 従業員の労働時間を管理するため

勤怠報告は正確な勤怠管理のために必要です。

労働基準法第37条には、法定労働時間は「1日8時間、週40時間」と定められており、時間外労働についても、2019年に施行された改正労働安全衛生法により上限は原則「月45時間年360時間」までとされました。

このような法定労働時間や時間外労働の上限を守りながら従業員が働いているか、また賃金が正しく支払われているかについて、企業は客観的に把握し管理することが義務付けられています。

特に、労働者ごとの労働日数や労働時間の記録は3年間保存しなければなりません。

企業の人事担当者が従業員の正確な勤怠管理をおこなうためにも、日々の勤怠報告は欠かせません。

関連記事:勤怠管理の法律上のルールとは?違反した場合や管理方法について

2-2. 過重労働の抑止

正確な勤怠報告は過重労働の抑止にもなります。

過重労働が問題視されるようになり、時間外労働の上限などが設定されたことで、上限を上回っていれば罰則が発生するようになりました。

出勤や欠勤、出退勤の連絡を受け、労働時間を記録することは従業員の勤怠管理の基礎となります。

従業員の労働を正確に把握することで働きすぎを回避し、健康問題や生産性の改善、ライフワークバランスの満足度を高めるきっかけにもなるでしょう。

3. 勤怠連絡で把握すべき項目

意味

従業員の勤怠を正確に管理するためには、単に出勤や欠勤を連絡してもらうだけでなく、遅刻や早退、残業をするかどうかなどについても把握する必要があります。

具体的には下記の項目について把握しておきましょう。

  • 出勤・欠勤
    • 始業時刻・終業時刻
    • 遅刻・早退
    • 残業の申請
      • 有給の取得申請

      勤怠管理において把握しておくべき項目は上記の通りです。項目も多く、従業員数が少ない企業でもリアルタイムで正確に把握しておくにはかなりの労力がかかります。とくにテレワークを推進している場合は、従業員の状況が見えにくいため、遅刻や早退、残業をするときの連絡方法をしっかりと決めておくことが大切です。

      また、各項目について具体的にどのように集計して管理すれば良いのかわからないというお困りの方もいらっしゃるでしょう。

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      関連記事:勤怠管理でチェックすべき項目4つや管理方法ごとの特徴を紹介

      3-1. テレワークでは勤怠連絡の方法を検討しておくことが重要!

      勤務実態の把握が難しいことは、テレワークを推進するときの大きな課題です。企業には従業員の勤怠管理が義務付けられていますが、テレワーカーは出社しないため、入退室の管理システムやタイムカードによる勤怠管理ができません。

      労働時間や残業時間の記録がテレワーカーの自己申告になり、管理不足によって過重労働やサービス残業につながるケースもあります。テレワーカーの勤務状況をしっかりと管理するために、勤怠連絡の方法を検討しておくことが大切です。勤怠連絡の具体的な方法については、次の章で詳しく解説します。

      4. 勤怠報告を受ける5つの連絡方法

      報告 連絡方法

      テレワーカーの勤怠をしっかりと管理するためにも、会社に出勤して業務をおこなうのと同じように、出退勤や休憩の開始・終了の連絡を受ける体制を整えましょう。

      ここでは、勤怠報告をする際に使われる連絡方法を紹介します。

      関連記事:勤怠管理をする上での休憩時間の決まりとは?トラブル例や注意点を解説

      4-1. メール

      勤怠報告にメールを使う企業が多くみられます。これまでタイムカードなどで勤務時間を管理していたけれど、テレワーク導入をきっかけに勤怠報告メールを取り入れた企業も多いでしょう。

      手軽に取り入れられる方法ですが、メールの場合はたとえ社員同士の場合でも定型句を挿入することが一般的とされているため、簡単な内容であっても読むのに時間がかかったり、他のメールに埋もれてしまったりする可能性があります。

      勤怠報告にメールを使うメリット・デメリットは下記の通りです。

      メリット

      デメリット

      • 手軽に取り入れられる
      • 使い慣れたツールであるため、新しく覚える時間が省ける
      • 報告忘れや実際の稼働時間とずれる場合がある
      • 定型句の挿入に手間がかかる
      • メールを見落とす可能性がある

      4-2. チャットツール

      メールよりも素早く勤怠報告を受けられることから、チャットツールを連絡方法として選ぶ企業も増えてきました。

      チャットツールはメールのような定型句を挿入する必要もなく、効率的に勤怠報告をを受けたり、業務上の指示を出したりできます。

      近年ではチャットアプリやSNSの普及により、メールや電話よりもチャットでのコミュニケーションに慣れている世代も増えているため、若い世代が多い企業ではチャットツールの方が連絡がしやすいこともあるでしょう。

      勤怠報告にチャットツールを使うメリット・デメリットは下記の通りです。

      メリット

      デメリット

      • 手軽に取り入れられる
      • 作成や確認を効率化することができる
      • 報告忘れが起こる
      • 実際の稼働時間とずれる場合がある

      4-3. 電話

      電話による勤怠報告を採用している企業もあります。

      コミュニケーションが取りづらいリモートワークにおいて、電話で直接会話ができる点はメリットですが、「社内にいないと連絡を受けられない」というデメリットもあります。「電話をするタイミングをつかみにくい」「電話連絡を頻繁に求められる」という従業員側の不満が生まれるケースがあるでしょう。

      勤怠報告に電話を使うメリット・デメリットは下記の通りです。

      メリット

      デメリット

      • 手軽に取り入れられる
      • 会話でのコミュニケーションが取れる
      • 電話をするタイミングをつかみにくい
      • 社内にいないと連絡を受けられない

      4-4. 表計算ソフト

      出退勤や休憩の開始・終了の連絡にエクセルやスプレッドシートなどの表計算ソフトを使う企業も多いです。

      エクセルやスプレッドシートを利用して勤怠管理表を作成し、従業員に業務開始時刻・業務終了時刻・休憩の開始・終了を記録してもらう方法です。

      集計もある程度は自動化できるため、従業員に入力してもらえば、集計や確認の作業負担は軽減されるでしょう。

      ただし、改正労働安全衛生法が改正されたことにより、「従業員の労働時間の客観的な把握が使用者の義務」と明記されました。

      そのため、エクセルやスプレッドシートなど表計算ソフトでの勤怠管理は推奨されていないことも留意しましょう。

      勤怠報告に表計算ソフトを使うメリット・デメリットは下記の通りです。

      メリット

      デメリット

      • 手軽に取り入れられる
      • 毎日の作業が手軽
      • 集計が自動化できる
      • 報告忘れや実際の稼働時間とずれる場合がある
      • 計算式のミスが生じる可能性がある
      • 法改正に正しく対応する必要がある

      4-5. 勤怠管理システム

      リモートワークなど従業員の働き方が多様化したことから、勤怠管理システムを導入する企業もあります。

      勤怠管理システムなら出勤・退勤などの打刻や残業時間の集計までシステム上で可能になるため、勤怠管理をする側の負担を軽減し、コスト削減にもつながります。他にも、従業員のICカードやスマホを使えば不正打刻や打刻忘れを防ぎ、勤怠状況をリアルタイムで把握できます。

      このようにメリットが多い一方、勤怠管理システムの導入にはコストがかかることや、管理者がシステムを使いこなし、従業員に周知するための時間や手間がかかることがデメリットでしょう。

      勤怠報告に勤怠管理システムを使うメリット・デメリットは下記の通りです。

      メリット

      デメリット

      • ネット環境さえあればどこでも利用できる
      • 業務の開始・終了・休憩時間の記録が簡単で不正がしにくい
      • 集計や分析もシステム上で可能
      • 勤務状況をリアルタイムで把握できる
      • システムの導入・維持にコストがかかる
      • システムを使いこなす時間がかかる

      5. 勤怠報告・勤務連絡の注意点

      注意点

      勤怠管理には原則として「客観的な記録」が求められます。

      そのため、勤怠の連絡方法には従業員の人数や働き方などさまざまな要件を考慮し、最適な方法を選ぶことが重要です。

       

      連絡方法を検討する際の注意点は下記の通りです。

      1. 勤怠を客観的に記録できる
      2. 打刻忘れやミス・不正を防ぐことができる
      3. 従業員と管理者、どちらにも使いやすいものか
      4. 給与計算への反映や残業時間などの集計が人事担当者の負担なくできるか
      5. 従業員の勤務形態に合っている

       

      勤怠管理システムならより正確で客観性のあるデータで管理できますが、システムの導入には費用がかかるため、基本的な機能だけでなく、自社に合わせた任意の設定ができるか、従業員の勤務形態に合っているかなども見極めてから取り入れましょう。

      6. 勤怠報告・勤怠連絡をメールやチャットで受けるときのポイント

      メール

      最後に、テレワークの業務開始・終了報告をメールやチャットツールで受ける際のポイントを紹介します。以下のようなルールを従業員に周知しておけば、勤怠連絡をスムーズに受けられるでしょう。ぜひ、メールやチャットツールを使った開始・終了報告の参考にしてください。

      6-1. 内容を簡潔に記載してもらう

      勤怠報告を含め、多くのメールやチャットに目を通す必要があるため、できるだけ素早く内容を理解できるよう、無駄な内容は省き、簡潔な文章にしてもらいましょう。箇条書きを用いたり、適度に改行したりして読みやすく記載してもらうことも重要です。

      6-2. 早めに送ってもらう

      勤怠に関する連絡は、できるだけ早めに送ってもらうことが大切です。電話とは異なり、メールやチャットを送ってもすぐに確認できるとは限りません。とくに遅刻や欠勤についての連絡は、余裕をもって送ってもらいましょう。急ぎの場合や重要な連絡については、電話で伝えるルールにしておくのがおすすめです。

      6-3. 用件が伝わりやすい件名にしてもらう

      メールで勤怠連絡をするときは、用件が伝わりやすい件名にしてもらいましょう。件名を記載せずに送ったり、不明確な内容にしたりすると、多くのメールのなかに埋もれてしまい、気付けない可能性もあります。たとえば、件名の頭に「欠勤報告」「遅刻連絡」と記載するなど、勤怠連絡であることがすぐに伝わる件名にしてもらうことがポイントです。

      6-4. 引き継ぎ事項を明記してもらう

      欠勤や遅刻となり、他の従業員に引き継ぐ仕事がある場合は、メールやチャットに明記してもらいましょう。ダラダラと書くとわかりにくくなるため、クライアント名・作業内容・納期を箇条書きにするなど、簡潔に記載するよう指導しておくことが大切です。対応後に再度、引き継ぎが必要な場合は、別途、ミーティング日時を調整しましょう。

      6-5.場合によっては一言添える

      テレワークの場合、従業員同士のちょっとしたコミュニケーションが取りづらいことが課題の一つです。

      勤怠報告の連絡は文字のやり取りではありますが、従業員同士の貴重なコミュニケーションのきっかけになるでしょう。

      勤怠連絡を受けたときは、体調を気遣う内容やちょっとした雑談などを添えておくと、

      と和やかになる場合もあります。

      7. 勤怠報告の方法はさまざま!自社に合った連絡方法を見つけよう

      自社にあった方法

      テレワークを導入している企業では、テレワークの開始・終了や業務内容の報告、勤務状況を共有するために勤怠報告をおこないます。

      勤怠報告の連絡方法にはさまざまな方法がありますが、従業員の人数や働き方などさまざまな要件を考慮し、最適な方法を選ぶことが重要です。

      勤務実態の把握が難しいテレワーカーの勤怠を正確に管理するためにも、この機会に勤怠報告を見直してみてはいかがでしょうか。

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