勤怠管理における休憩時間のルールは?トラブル例や注意点を解説 |HR NOTE

勤怠管理における休憩時間のルールは?トラブル例や注意点を解説 |HR NOTE

勤怠管理における休憩時間のルールは?トラブル例や注意点を解説

  • 労務
  • 勤怠管理

 

勤怠管理をする上で必要な休憩時間にはいくつかの原則があります。

従業員に休憩時間をきちんと与えなければいけないことは理解していても、業務の都合やさまざまな事情から勤怠管理の課題となっている企業もあるでしょう。

この記事では、労働基準法が定める休憩時間の規定や休憩の3原則から、従業員との間で起こりやすいトラブル例まで、まとめて紹介します。

関連記事:勤怠とは?勤怠管理の目的や具体的な方法、注意点について解説

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1.勤怠における休憩時間とは?労働基準法によるルールを解説

 

そもそも休憩時間とは「労働時間の途中に置かれた、労働者が労働から完全に解放されて休憩することが保障されている時間」のことです。

労働時間に応じた必要最低限の休憩時間は労働基準法第34条に規定されています。[注1][注2]

  • 労働時間が6時間を超え、8時間以下の場合は少なくとも45分
  • 8時間を超える場合は、少なくとも1時間

上記のように定められているため、労働時間が6時間以内であれば休憩時間は0分でも問題ありません。

また、正社員やパートなど雇用形態が違っていても、休憩時間に関する規定は同じです。

[注1]労働基準法|e-Gov法令検索
[注2]休憩時間は法律で決まっていますか。|厚生労働省

関連記事:勤怠管理の法律上のルールとは?違反した場合や管理方法について

2. 勤怠における休憩時間の3原則とは?

労働基準法第34条に規定された必要最低限の休憩時間に加え「途中付与の原則」「一斉付与の原則」「自由利用の原則」と呼ばれる「休憩の3原則」があります。

ここでは、休憩の3原則についてご紹介します。

2-1. 途中付与の原則

途中付与の原則とは、休憩は労働時間の途中で与えなければならない、ということです。

たとえば、午前8時~午後4時まで8時間働いた後に、午後4時~5時まで1時間の休憩時間を与える方法は認められていません。もし従業員が同意していたとしても、休憩時間を勤務前や勤務後にまとめて与えるのは労働基準法に反する行為です。

2-2. 一斉付与の原則

基本的に休憩時間は労働者に対して一斉に与えなければなりません。

しかし、一斉付与の原則には2つの例外があります。

一斉付与の原則の例外1

下記の業種であれば、一斉に休憩時間を与える必要はありません。

  • 運輸交通業
  • 商業
  • 金融広告業
  • 映画・演劇業
  • 通信業
  • 保健衛生業
  • 接客娯楽業
  • 官公署
  • 坑内労働

一斉付与の原則の例外2

例外1でご紹介した業種に該当しなくても、労働者と使用者との間で労使協定を結んでいる場合は、一斉付与の原則の例外となります。

たとえば、製造業や小売業では、従業員が一斉に休憩をすると機械を止めなければならない時間やお店を閉めなければならない時間が発生し、稼働率が悪くなるでしょう。

そこで、労使間で労使協定を結び、交代で休憩をすることがあります。

労使協定では、あらかじめ一斉に休憩を与えない旨や、一斉に休憩を与えない労働者の範囲などについて詳しく定める必要があります。

なお、派遣労働者と労使協定を結ぶ際には、派遣先の事業所で行う点に注意してください。

2-3.自由利用の原則

休憩時間中は、労働者は完全に労働から離れ、自由に過ごすことができます。

そのため、原則として使用者は休憩時間中の労働者に対して「休憩中でも電話に出てほしい」など、制約を加えることはできません。

ただし、実際には休憩中でも電話当番や来客対応などをお願いせざるを得ないことがあるでしょう。頻度が少なく、あまり負担にならない電話当番などであれば、労使間で話し合ってお願いしたり、手間賃を支給したり柔軟な対応をとることをおすすめします。

一方、昼休み中の来客対応や電話当番などが頻繁にある場合は、休憩時間ではなく労働時間となるため注意しましょう。労働者が自由に休憩時間を使えていない場合、使用者は自由利用の原則に反していると見なされ、30万円以下の罰金または6か月以下の懲役が科せられる可能性があります。

休憩時間でも企業が制限できる行動

休憩時間は自由利用が尊重されますが、プライベートの時間ではありません。

そのため、企業は休憩の目的を害しない限り、休憩時間の利用について社内の規律保持上必要な制限を加えることができます。

制限できる行動については下記のようなものがあります。

  • 制服やネームプレートを着用しての外出
  • 社会通念上問題となる行動
  • 選挙活動
  • 物品の販売
  • 遠方への外出

特に、企業の従業員と容易にわかる制服やネームプレートを着用しての外出は、万が一の際に企業の信頼やブランドを損なう可能性があることから、禁止している企業が多いです。

自由利用の原則の例外

下記のような職種には自由利用の例外が適用されます。

  • 警察官
  • 消防官
  • 乳児院・養護施設その他施設に勤務し児童と起居を共にするものなど
  • 居宅訪問型保育事業に使用される労働者など

3. 休憩を分割して付与することはできる?

労働基準法第34条に規定された必要最低限の休憩時間や、休憩の3原則を守っていれば、休憩時間を分割して与えても構いません。

ただし、休憩時間とは労働者が権利として労働から離れることを保障されている時間です。分割された休憩時間がごく短い場合、労働者が労働から完全に解放されているとは評価されない場合があるため、細切れの休憩時間には注意しましょう。

4. 勤怠における休憩時間と手待ち時間の違い

勤怠

労働者が権利として労働から離れることを保障されている休憩時間に対して、手待ち時間は、労働から完全に離れずに待機している時間を指し、労働時間とみなされます。

たとえば「タクシーの運転手が利用客を待つ間にスマートフォンを使用する」「飲食店の店員が、お客のいない時間に休憩する」などがあるでしょう。

これらの場合、仕事が発生したりお客が来店したりすると、すぐに業務に取りかからなければならないため「労働から離れることを保障されている」とはいえません。

手待ち時間は休憩しているように見える場合もありますが、労働から離れず使用者の指揮命令下に置かれているため、労働時間となることを留意しておきましょう。

5. 勤怠における休憩時間のトラブル例

勤怠

続いて、休憩時間をめぐる労使間でのトラブル例をご紹介します。

5-1. 手待ち時間と休憩時間

勤務時間中のお客の途切れた時などを見計らって適宜休憩していた(来客のあった際には即時に対応しなければならない)場合において、企業の側では休憩時間と認識していても、従業員は労働時間と主張し、双方の認識のずれからトラブルに発展したケースがあります。

先ほど記載した通り、休憩時間とは労働者が権利として労働から離れることを保障されている時間です。

そのため、来客のあった際には即時に対応しなければならないような手待ち時間は休憩時間には該当しないと判断されました。

5-2. 残業中の休憩

労働基準法第34条では、残業が生じて実労働時間が8時間以上になってしまっても、1時間の休憩を与えれば良いとされています。

しかし、残業が長期にわたって長時間に及ぶ場合は、労働者の心身の健康やパフォーマンスへの影響を考慮し、別途休憩時間を与える必要があるでしょう。あらかじめ就業規則で残業が発生した場合の休憩時間について定めておくと安心です。

5-3. 休憩を返上して早期帰宅したい

1日8時間労働している従業員が「1時間の休憩を返上するのでその分早く帰りたい」と休憩の返上を希望するケースです。

一見、従業員からの希望は認められるように感じますが、労働基準法により、使用者は労働者に対して休憩時間を労働時間の途中に与える義務を負っています。

このような場合でも必ず労働時間中に休憩を与えてください。

休日と同じく、休憩も定められた日数や条件で付与していない場合も、罰則の対象になります。

また、休憩は与えるタイミングにも規定があり、勤務開始直後や勤務時間の最後に付与することは禁止されています。当サイトでは、このような休憩に関するよくある疑問にお答えした「Q&A集|こんな時どうする?休憩時間の付与・管理ルール解説BOOK」をご用意しました。

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6.勤怠における休憩時間の注意点

勤怠

従業員に休憩時間を取得させることは法律によって定められています。

ここでは、従業員に充実した休憩時間を過ごしてもらうための注意点を紹介します。

6-1. スマートフォンや携帯電話の対応義務

休憩時間にスマートフォンや携帯電話の対応を義務化すると違法な労務管理となる場合があります。休憩時間中にあまりにも度を過ぎた対応を継続的に行うと、休憩時間ではなく労働時間と判断される可能性がある点に注意しましょう。

本来であれば休憩に充てていた時間が労働時間となることで法定労働時間を超えた場合、割増賃金の支払いが必要になります。

6-2. ランチミーティングへの参加

食事をしながら通常の会議よりもカジュアルに意見交換などができるランチミーティングを実施している企業も多いですが、従業員が休憩時間を自由に利用できなくなることが懸念されます。ランチミーティングへの参加が強制であれば、その時間は労働時間として扱われる可能性があるでしょう。

もし、強制ではなくても不参加だと必要な情報が得られなかったり、いつも上司指定の場所で開催されたりするのであれば、使用者の指揮命令下に置かれ自由利用の原則に反していると判断される場合もあります。休憩時間にランチミーティングをおこなうのであれば、自由参加はもちろん、自由利用の原則などを尊重する工夫が必要です。

6-3. 労使協定を従業員に周知する

労働者と使用者との間で労使協定を結んでいる場合は、一斉付与の原則の例外となります。

その際に、労働者の休憩時間が誰でもわかるよう明記し、従業員に周知すると良いでしょう。従業員が取らなければならない休憩時間を把握し、休憩が取りやすい環境を整えるためにも役立ちます。

7. 勤怠管理において休憩時間を正確に把握する方法

勤怠

従業員に休憩時間を正しく与えられているかどうかを把握するためには、適切な勤怠管理が重要です。次のような方法で、休憩時間を正確に把握しましょう。

7-1. Excelを使って休憩時間を管理する

Excelの活用は、休憩時間を効率よく管理する方法のひとつです。関数を設定しておけば、始業時刻・終業時刻を入力することで、休憩時間を差し引いた実労働時間を自動的に算出できます。

勤怠管理に適したテンプレートも多く提供されているため、うまく活用して業務を効率化しましょう。ただし、データを共有しにくい、記入漏れや入力ミスが発生しやすいなどのデメリットもあるため、より正確性を高めたい場合は、次に紹介する勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。

7-2. 勤怠管理システムを活用して休憩時間を管理する

勤怠管理システムを導入すれば、従業員の勤務時間に応じて必要な休憩時間が自動算出されます。従業員が休憩前後にタイムカードを打刻をする必要がなくなり、従業員の負担軽減や、スムーズな勤怠管理に役立つでしょう。

さらに、給与計算システムと連携すれば、休憩時間を差し引いた実労働時間のデータをもとに、従業員ごとの給与を自動的に計算できます。勤怠の管理から給与計算までのフローを効率化できるため、担当者の負担を大きく軽減できるでしょう。

8. 勤怠管理では休憩時間を正しく把握して労働基準法の規定を守ろう!

勤怠

勤怠管理をするうえで重要な休憩時間の決まりは、労働基準法第34条に規定された必要最低限の休憩時間に加え「途中付与の原則」「一斉付与の原則」「自由利用の原則」の「休憩の3原則」があります。

ただし、例外があるように、すべての企業が同じように規定する必要はありません。企業ごとに定められる部分については、労使協定を結ぶなどしてしっかり従業員へ周知しましょう。

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