1年単位の変形労働時間制とは?特徴やメリット、残業の計算方法を徹底解説 |HR NOTE

1年単位の変形労働時間制とは?特徴やメリット、残業の計算方法を徹底解説 |HR NOTE

1年単位の変形労働時間制とは?特徴やメリット、残業の計算方法を徹底解説

  • 労務
  • 勤怠管理

変形労働時間制とは、特定の日に法定労働時間を超えて労働したとしても、週の平均労働時間が40時間以内に収まっていれば、法定労働時間を超えた分を残業とは見なさない制度です。
原則、「1日8時間、1週間40時間」を超えて労働させることはできません。しかし、変形労働時間制なら法定労働時間を超えて労働することが可能です。そんな変形労働時間制には1ヶ月と1年単位の制度があります。
1ヶ月単位の変形労働時間制は、月内で繁忙期と閑散期が分かれている場合に効果的です。しかし、大規模な工事などをおこなっているなど、1ヶ月を通じて忙しいというケースもあります。そういった場合は、1ヶ月単位よりも1年単位の変形労働時間制のほうが効果的です。
本記事では1年単位の変形労働時間制について詳しく解説致します。これから1年単位の変形労働時間制の導入を考えているという方は、ぜひ参考にしてください。

関連記事:1ヶ月単位の変形労働時間制を採用事例で具体的に詳しく紹介

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1. 1年単位の変形労働時間制の定義

1年単位の変形労働時間制の定義

変形労働時間には、1年単位以外にも1カ月単位、フレックスタイムなどの種類があります。厚生労働省が公表した「令和3年就労条件総合調査」によると、変形労働時間制の中でも、1年単位制が最も多く利用されていることがわかります。

引用元:厚生労働省「令和3年就労条件総合調査」

1年単位の変形労働時間制の定義は以下のとおりです。

  • 対象期間が1ヶ月月を超え1年以内(1ヶ月以内を対象にはできない)
  • 対象期間の1週間の平均労働時間が40時間以下
  • 労働時間が1日10時間・1週52時間以内(これ以上の労働をさせることはできない)
  • 1年当たりの労働日数の限度は280日
  • 連続して労働させる日は連続6日が上限
  • 対象期間の労働日・労働日ごとの労働時間を特定する

なお、1年単位の変形労働時間制にした場合、法定労働時間の上限は以下のようになります。

  • 365日の場合:2085.7時間
  • 366日(閏年)の場合: 2091.4時間

1年単位の変形労働時間制を導入する際は所轄の労働基準監督署に届出を出す必要がありますが、その際にチェックされるのがこれらの定義を満たしているかどうかです。これらの定義が満たされていないと1年単位の変形労働時間制を利用することができないので注意してください。
このように変形労働時間制では通常の労働形態とは異なり、1日8時間・1週40時間
を超過した労働においても時間外労働とならないなど、通常の労働形態とは異なるルールが多数存在します。また単位も1年のほかに、1週、1カ月がありますが、自社にどの期間の変形労働時間制が最も適切かわからず悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
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2. 1年単位の変形労働時間制における残業の考え方・計算方法

残業時間の数え方

1年単位の変形労働時間制は残業の数え方が少し複雑です。しかし、理解してしまえばそれほど難しいものではありません。ここでは、残業時間の考え方や注意点、残業代の計算方法を解説します。

2-1. 残業時間の考え方と計算方法

まず、1年単位の変形労働時間制を就業規則に記載する際に、所定の労働時間を定める必要があります。これは月単位で労働時間が変化しても問題ありません。

例えば、1〜3月の業務時間は9時〜20時、4〜6月の業務時間は9時〜18時のように、規定内であれば所定時間をを変更して設定することが可能です。
この場合、1月に21時まで仕事をしたとしたら、1時間の残業です。一方、4月に21時まで仕事をしたとしたら3時間の残業となります。1年単位の変形労働時間制は就業規則に定めた所定の労働時間を超えた分を残業としてカウントします。なお、1時間残業した翌日に1時間早く早退をしたとしても、残業をしなかったことにはならないので注意をしてください。

関連記事:変形労働時間制における残業の扱いについて計算方法や注意点を解説

2-2. 1年単位の変形労働時間制の残業を計算する際の注意点

先ほどの解説で、1年単位の変形労働時間制の場合の1日あたりの残業の計算方法はおわかりいただけたと思います。1年単位の変形労働時間制は、1日あたりに加え「1週あたり」「1年間あたり」の残業も集計しなくてはなりません。

1週あたり・1年間あたりの残業時間も、それぞれの所定労働時間を超えた分が残業時間となります。通常、1週あたりの残業時間は40時間を超えた分からですが、週の所定労働時間を50時間に定めた場合は、50時間を超えた分からが残業時間です。また、1年あたりの残業時間は、2,085時間を超過した分からとなります。(閏年は2,091時間)

ただし、法定労働時間よりも所定労働時間が短い場合は、法定労働時間を超えた分から残業となるので注意が必要です。また、休日においては、連続して労働できる上限日数は6日で、最低でも85日の年間休日を付与しなくてはなりません。

2-3. 1年単位の変形労働時間制での残業代の計算方法

1年単位の変形労働時間制の場合、時間外労働として残業代を支払うのは以下のケースです。

単位

所定労働時間

残業として扱う時間

1日あたり

所定労働時間が8時間以内の場合

8時間を超えた分から

所定労働時間が8時間を超える場合

所定労働時間を超えた分から

1週間あたり

所定労働時間が40時間以内の場合

40時間を超えた分から

所定労働時間が40時間を超える場合

所定労働時間を超えた分から

1年間あたり

2,085時間を超えた分から

(閏年は2,091時間)

 

1年単位の変形労働時間制であっても、割増率は通常の残業と変わりません。時間外労働には1.25倍、休日労働には1.35倍、深夜残業には1.5倍の賃金を支払います。

 

残業代は「残業時間×1時間あたりの賃金×割増率」で求めることが可能です。1年変形労働時間制であっても、所定労働時間や1年あたりの労働時間の上限を超えると残業となります。法令に基づいた賃金を支払うためには、給与の計算はもちろん、対象従業員の労働時間を正しく把握することが大切です。

3. 1年単位の変形労働時間制のメリット

変形労働時間制のメリット1年単位の変形労働時間制には多くのメリットがあります。メリットをしっかりと理解しておくことで、より効果的に1年単位の変形労働時間制を活用できるようになります。

関連記事:変形労働時間制を採用するデメリット・メリットをわかりやすく解説

3-1. 残業コスト削減

1年単位の変形労働時間制は繁忙期の所定労働時間を延長することが可能です。そのため、残業が少なくなるというメリットがあります。。もちろん、他の月の所定労働時間は通常よりも短くなっているのですが、1年単位で考えたときに働いている時間は変わっていないので大きな問題ではないでしょう。
残業代は非常に大きな支出なので、少しでも減らしたいと考えている方も多いのではないでしょうか。そういった方は、ぜひ1年単位の変形労働時間制の活用を検討してみてください。

3-2. 総労働時間を減らすことも可能

先ほど、1年間を通して総労働時間は変わっていないと説明しました。そのように就業規則に盛り込むこともできますが、閑散期の労働時間を大幅に少なくすることもできます。これによって労働者の休息時間が増えます。
1年単位の変形労働時間制を採用する場合、繁忙期は10時間以上働かなくてはいけないこともあります。しかし、閑散期であっても所定労働時間が8時間であればその通りに働かなくてはいけません。仕事が少ないにも関わらず、長時間出社しなくてはいけないというのは非常に非効率です。
このような場合、1年単位の変形労働時間制を採用すれば、閑散期の所定労働時間を短縮することができます。閑散期の労働時間を削減することで、ワークライフバランスが整い、労働者にとってはより働きやすい職場になっていくでしょう。

4. 1年単位の変形労働時間制のデメリット

変形労働時間制のデメリット1年単位の変形労働時間制はメリットばかりのようにも思えますが、デメリットもあります。デメリットをよく理解したうえで、1年単位の変形労働時間制を導入するかどうかを検討してください。

4-1. 就業規則の改定が必要

1年単位の変形労働時間制を導入する際は、就業規則を改訂しなくてはいけません。就業規則に則った所定労働時間に基づいて労働時間の算出を行う必要があるので、必要があれば所定労働時間から見直さなくてはいけなくなるかもしれません。

4-2. 労働時間の管理が難しくなる

1年単位の変形労働時間制は週や月ごとの所定労働時間が変わるので、労働時間の管理が複雑になります。勤怠管理をおこなう部署の業務量が増える可能性があるため、必要に応じて勤怠管理ツールを導入して厳格に管理しなければいけません。

4-3. 労働者の理解が得られない可能性がある

1年単位の変形労働時間制の場合、閑散期は繁忙期に比べ残業代が少なくなります。そのため、閑散期の収入が減り、生活に影響を及ぼす可能性もあります。労働時間が多くても収入を減らしたくないと考える労働者も一定数います。このような従業員に理解を求めなくてはならないのはデメリットといえるでしょう。
また、一部の部署だけに1年単位の変形労働時間制を採用するという方法もあります。しかし、部署によって就業時間が変わってしまい、部署間の連携に支障が出る可能性があります。業務が円滑に進まないなどのトラブルが発生する恐れもあることを覚えておきましょう。

5. 1年単位の変形労働時間制の導入の流れとポイント

変形労働時間制を導入する上でのポイント

最後に1年単位の変形労働時間制を導入する際の流れとポイントについて確認してください。

5-1. 1年単位変形労働時間制の導入の流れ

1年単位の変形労働時間制を導入する流れは、以下の通りです。

  • 就業規則を制定する
  • 労使協定を締結する
  • 労働基準監督署に届け出る

1年単位の変形労働時間制は企業・従業員の双方にメリットがありますが、すべての従業員が快く受け入れてくれるとは限りません。
1年単位の変形労働時間をスムーズに導入するには、就業規則の制定と労使協定の締結が重要なポイントです。
ここでは、労使協定に定める項目とその概要について解説します。自社の事業や従業員の労働時間などを考慮して定めましょう。

項目

概要や注意点

対象となる従業員の範囲

  • 1年単位の変形労働時間制の対象者を決める
  • 部署を限定したり、一部の従業員を除外したりすることも可能

対象期間

  • 1カ月以上、1年以内の期間に定める
  • 1年とするのが一般的
  • 3カ月や半年の設定も可能

対象期間の起算日

  • 1年単位の変形労働時間制を開始する日
  • シフト管理と給与計算や困難になるため、起算日と賃金集計期間の初日を統一するのがよい

対象期間における労働日・労働日における労働時間

  • 対象期間の1週間あたりの労働時間が40時間を超えないように定める
  • 1日あたりの上限は10時間まで
  • 1週間あたりの上限は52時間まで
  • 1年あたりの総労働時間は2,085時間(2,091時間)まで
  • 1年間の労働日数の上限は280日
  • 年間休日は85日以上(1日の所定労働時間によって必要休日数は異なる)
  • 連続勤務日数は6日まで(特定期間は12日)
  • 週48時間を超える勤務は連続3回まで
  • 3カ月間に週48時間を超える勤務は3週以内など

特定期間

  • 対象期間のうち、特に多忙な期間
  • 必ずしも設定する必要はない
  • 特定期間を定めると、最長で12日連続勤務が可能

労使協定の有効期間

  • 労使協定の有効期間
  • 対象期間と同程度、もしくはそれよりも長い期間が望ましい

 

労使協定において特に重要なのは「対象期間における労働日・労働日における労働時間」です。法的な制限、業務量や従業員の負担なども考慮しながら決定しましょう。
なお、労使協定で締結した労働日・労働時間は任意に変更できません。しかし、数ヶ月先の勤務スケジュールを決めるのは困難な企業もあるため、対象期間を1カ月以上の期間に区分する場合は、以下のような特例が認められています。

  • 最初の期間における労働日・労働日ごとの労働時間を決める
  • その後の各期間における具体的な労働日・所定労働時間を定めなくても労使協定を締結することが可能
    ただし、労働日や労働時間が直前まで知らされないことは従業員にとって不利益となる場合があります。そのため、対象期間が始まる30日前までには従業員に勤務スケジュールを通知しましょう。

5-2. 就業規則の制定

労使協定をもとに就業規則を制定します。就業規則には、始業・終業時刻、休憩時間および休日を記載しなくてはなりません。
1年単位の変形労働時間制の場合の就業規則の具体例を紹介するので、参考にしてください。

第○条 労使協定により、1年変形労働時間制を採用する。所定労働時間は、対象期間を平均して1週あたり40時間以内とする。ただし、1年変形労働時間制が適用されない場合については1週40時間とする。

2 1日の所定労働時間は9時間とし、始業・終業時刻および休憩時間は次のとおりとする。

一、始業…9時

二、終業…19時

三、休憩時間…12時から13時までの60分間

3 第1項の対象期間は1年間とし、起算日は毎年4月1日とする。

第○条 休日は次のとおりとする。

一、日曜日

二、国民の祝日および国民の休日

 

5-3. 36協定の締結

1年変形労働時間制でも、設定した所定労働時間や法定労働時間を超える労働が発生する可能性がある場合は36協定を締結します。

そもそも、36協定は「時間外・休日労働に関する協定届」のことです。変形労働時間制を採用する企業であっても、一定の労働時間を超える場合は36協定の締結が必要となります。なお、36協定は労使協定で締結したあと、労働基準監督署に届け出ることで効力を持つため、手続きを滞りなく済ませましょう。

5-4. 1年単位の変形労働時間制を導入する際のポイント

まずは、事業形態についてです。先ほども説明しましたが、1年単位の変形労働時間制に適している事業形態かどうかを確認してください。1年を通して繁忙期と閑散期にそれほど差がないという業種の場合は、高い効果を期待できないかもしれません。そのため、事業形態をまずは確認してください。
次に1年単位の変形労働時間制が労働者の負担にならないように配慮しましょう。労働者にとってはかなりの負担になってしまう可能性もあります。繁忙期の労働時間を増やしすぎない、収入が大幅に減らないように調整するなどの工夫も必要になります。
導入自体は簡単ですが、効果的に運用するのはなかなか困難です。試しに一部門だけで導入してみるというのも効果的かもしれません。いろんな方法を検討して、自分の会社にとって1年単位の変形労働時間制が本当に必要な制度かどうかを判断してください。

6. 1年単位の変形労働時間制のメリット・デメリットを理解して導入しよう

変形労働時間制について説明している様子1年単位の変形労働時間制は、会社側にもプライベートを優先したい社員側にもメリットがある制度です。しかし、一部の社員からすればあまり嬉しくない制度かもしれません。そのため、導入する前に一度社員にアンケートなどをとり、本当に導入しても問題ないかを確認してください。
1年単位の変形労働時間制を導入する場合は、さまざまな規定を守って労働日や労働時間を設定しましょう。また、所定労働時間を超える労働は残業となるので、割増賃金の支払いが必要です。
変形労働時間制は労働時間の管理が複雑になるため、労働時間の把握や給与計算にミスが生じやすくなります。1年単位の変形労働時間制を導入する際は、勤怠管理の方法や給与システムの見直しなどもおこないましょう。

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