食事代は経費として扱えるか｜食事代に関する経費計上の可否や注意点などわかりやすく解説

食事代の多くは、交際費・会議費・福利厚生費などとして経費計上できます。ただし、食事の内容や使用した金額などで、経費と私費を明確に区別しなければなりません。この記事では、経理担当者・人事担当者・経営者などに向けて、経費における食事代について詳しく解説します。具体的な注意点も解説するため、ぜひ参考にしてください。

1.食事代を経費にする際の勘定科目

業務に関した食事であっても、すべての食事代が経費として認められるわけではありません。経費として認められる食事代は、勘定科目の交際接待費・会議費・福利厚生費のいずれかに該当するものです。

税務調査を受けた際に困らないように、経費と私費を明確に理解して仕訳をしましょう。経費として認められる勘定科目について、詳しく解説します。

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1-1.交際接待費

交際接待費とは、ビジネスを円滑にしたり、発展させたりするための食事代です。取引先や仕入先との接待や、ビジネスの知見を得るための会食などに要した費用は、交際接待費として計上できます。

交際接待費であると証明するためには、相手の名前が入った領収書が必要です。また、1人あたり5,000円以上の支出でなければ、交際接待費に仕訳できません。なお、資本金が1億円以下の企業の場合は、交際接待費の年間上限額は800万円です。

1-2.会議費

会議費とは、食事をしながらの打ち合わせで要した費用です。レストランの飲食代や、弁当の代金などが会議費として落とせます。また、会議費の適応は従業員に限りません。社外の人が混じっていても、会議費として申告できます。

会議費の食事代は、1人あたり5,000円が上限です。また、アルコール関連の支払いが含まれていると、税務署から指摘を受ける可能性があります。あくまでも会議に使う費用であるため、高価な飲食物やお酒などは、ビジネスの場にふさわしくないと判断されるためです。

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1-3.福利厚生費

福利厚生費として申告できる費用は、従業員全体が平等に使える費用に限られます。たとえば従業員全員が参加する懇親会での食事代は、福利厚生費として認められます。一方、特定の部署のみの親睦会は、福利厚生費として認められません。

福利厚生費の上限は、従業員1人あたり月額3,500円です。また、食事代の場合は、半額以上を従業員が負担してもらう必要があります。

このように、状況や細かい条件によって仕訳が変わるため、勘定科目の内容を正確に理解しておく必要があります。当サイトで無料配布している「勘定科目と仕訳のルールBOOK」では基本的な勘定科目から、その科目に応じた仕訳例まで網羅的に解説しております。勘定科目や仕訳に関してまだ知識が曖昧な方にとっては、調べたい時にいつでも参照できる参考書のような資料となっており、大変参考になる内容ですので、ぜひこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

2.経費にできる食事代・できない食事代

経費にできる食事代とできない食事代について、具体的に紹介します。経費計上の際の参考にしましょう。

2-1.経費計上できる食事代

経費計上できる食事代の例を紹介します。「レストランや居酒屋で取引先を接待し、1人あたり5,000円以上の飲食代を支払った」場合は、交際接待費として仕訳をします。

「従業員や取引先と食事をしながら会議をして、飲食代を負担した」「別々の場所からオンライン会議に出席し、個々が発注した弁当代を負担した」という場合は、会議費として仕訳をしましょう。

「懇親会として、従業員全員でランチ会を開催して飲食代を支払った」「事務所の休憩室に用意するお菓子を購入した」場合は、福利厚生費として経費計上できます。

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2-2.経費計上できない食事代

領収書がなければ、業務上の飲食代であっても経費として認められません。領収書やレシートなど、食事内容を証明する書類を用意しておきましょう。

1人で食事をした場合は、たとえ出張先であっても生活費として判断されます。書類を作成したり、打ち合わせの内容を考えたりしながら食事をしていたとしても、経費には該当しません。ただし、出張宿泊先のホテルのプランに食事代が含まれていれば、ホテル代ごと旅費交通費として経費計上できます。

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3.飲み代や弁当代に関する経費としての扱い

割り勘で支払った飲み代やオンライン会議での弁当代など、飲み代や弁当代を経費にするポイントを紹介します。

3-1.飲み代は経費にできる

打ち合わせや打ち上げなどの飲み代は、経費計上が可能です。飲み代にはお酒が含まれるため、会議費ではなく、福利厚生費や交際接待費として計上します。

飲み代は、税務署からプライベートな飲み会ではないかと指摘を受けがちです。領収書に、ビジネスで交流のある相手の名前をメモするなどして対策を講じましょう。

3-1-1.割り勘の場合

飲み代を、割り勘で支払う場合も経費計上が可能です。飲み代に限らず、実際に支払った分で領収書を分けてもらうと、個々の負担分を経費にできます。会計時に店舗に依頼し、個別に領収書を切ってもらいましょう。

なお、領収書をもらわずに割り勘の料金を支払った場合は、自社で出金伝票を作成すると証拠書類として認められます。

3-1-2.支払い額以上の飲み代を経費化するケース

支払額以上の領収書を受け取った場合も、経費化が可能です。ただし、支払額以上の飲み代を経費化する際は、常識的な範囲にとどめてください。

たとえば、4人で割り勘をして、トータルで40,000円を支払ったとします。必ずしも4人全員が領収書をもらいたいとは限りません。領収書を欲しい2人が飲食代を支払ったことにして、1人あたり20,000円の領収書を店舗に発行してもらいましょう。

領収書をもとに経費計上すると、支払った額よりも10,000円多く精算されます。また、経費計上できる額が増えると法人税額が下がるため、企業にとってもメリットがあります。

3-2.弁当代も会議費として計上可能

ランチミーティングやオンライン会議の際に弁当を発注する際は、会議費として仕訳をします。複数の弁当を発注する際には、個々の弁当の代金が同額となるように調整しましょう。額がバラバラだと、会議ではなくプライベートな食事ではないかと疑われてしまいます。

4.食事代を経費にする際の注意点

食事代全般に通ずる、経費計上の際の注意点を紹介します。不備や不正を避け、正しく申告しましょう。

4-1.領収証は必ずもらい保管する

領収書は必ずもらい、保管しましょう。また、領収書の裏側には食事をした相手の名前や、業務上の用途などをメモしておくことが大切です。一筆メモがあるだけで、領収書の信頼性が高まります。

レシートも証明書として使えますが、食事の詳細が記録されているため、内容によっては不都合が生じる場合があります。証明書には、なるべく領収書を採用しましょう。

4-2.自宅近くでの飲食は注意する

経費計上する際は、できる限り自宅から離れた店舗での食事を選びましょう。家族で食事をすると、つい自宅近くの店舗を利用しがちです。しかし、家の近くでの飲食は、業務での出費か怪しまれるきっかけになります。会社近くの店舗でも、同じ店舗を利用しすぎないようにしましょう。

4-3.会議費の頻発は避ける

会議費は使い勝手のよい勘定科目ですが、頻繁に使わないようにしましょう。会議費を使いすぎると、本当にそれほど会議をしているか税務署に疑われます。

また、福利厚生費や交際接待費が少ない、食事以外の勘定科目が少ないなどの場合も、申告内容に目をつけられがちです。勘定科目が偏らないよう気をつけましょう。

4-4.出張時の食事代は経費にできない

上述したとおり、1名での食事代は経費計上できません。特に、出張先で食事をする際は、勘定科目に気をつける必要があります。どうしても出張時の食事代を経費にしたい場合は、2名以上で打ち合わせをしながら食事をした、割り勘をしたなどと証明できるように、領収書にメモを残しておきましょう。

4-5.領収書に不備がないか確認する

領収書をもらった際は、その場で記載内容をチェックし、不備がある場合はその場で訂正してもらいましょう。店舗のスタッフが領収書の作成に不慣れな場合は、ミスは大いに発生します。特に、手書きの部分が多い領収書や、スタッフが新人などの場合は用心したほうが無難です。あとから誤りに気がついたとしても、修正は困難です。

領収書に必要な項目は、以下のとおりです。

・店舗の名前
・店舗の連絡先
・店舗の住所
・サービスや商品に対し支払った金額
・サービスや商品の内容

4-6.虚偽の申告は行わない

経費の水増しのような虚偽の申告、繰り上げ計上などの不正計上は避けましょう。税務署に指摘されると重加算税の対象となります。重加算税とは、悪質な不正計上とみなされた場合に受けるペナルティです。

重加算税の支払いを命じられると、本来の納税額に上乗せした金額を支払わなければなりません。また、企業のイメージ低下にもつながります。証明書の内容と申告内容を照らし合わせ、不備のないように申告しましょう。

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5.まとめ

食事代を経費計上する際は、交際接待費・会議費・福利厚生費などの勘定科目を選びます。それぞれの勘定科目の条件を把握し、適切に経費計上しましょう。割り勘をした際の食事代、弁当代なども、適切に処理すれば経費にできます。