打刻とは？意味や打刻忘れが起きたときの対応について徹底解説

打刻は、従業員が出勤時や退勤時におこなう重要な作業です。

打刻忘れや打刻ミスが起きると、給与計算の担当者の業務が圧迫されてしまう可能性があるため、打刻忘れが発生しないよう、原因を追求して対策をとる必要があります。

また、タイムカードやシステムの導入など、打刻にはさまざまな手法があります。この記事では、それぞれのメリットやデメリットについても解説しますので、ぜひチェックしてください。

1. 打刻とは

打刻とは、従業員の出勤時刻と退勤時刻を正しく把握するために、出退勤の際にタイムカードやシステムなどに時刻を記録する行為を指します。

また、打刻は客観的な記録であることが重要です。

1-1. 打刻をおこなう意味

先述した通り、打刻は従業員の出勤時刻と退勤時刻を正しく正確に把握するためにおこないます。

正しい就業時間を把握する目的は以下の通りです。

1. 正しく給与を計算し、従業員に支払うするため
2. 労働時間の上限規制を超えないようにするなど、法に則った勤怠管理をするため

2. 打刻を正確におこなう必要性

ここでは、打刻の必要性や目的について、より詳しく解説します。

2-1. 労働時間を客観的に正しく把握するため

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、「使用者には労働時間を適正に把握する責務がある」と記載されています。

そのため、使用者は従業員の労働時間を適切に把握するために、従業員一人ひとりの始業・終業時間や労働時間、労働日数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数などを管理しなければなりません。

また、ガイドラインには、原則的な方法として「使用者が、自ら現認することにより確認すること」と「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」が挙げられています。従業員数が少ない企業であれば、前者のやり方でも運用できるかもしれません。

しかし、従業員数が多くなると、前者の方法では、使用者の業務負担が増加したり、確認ミスが生じたりするリスクがあります。そこで、タイムカードやシステムを使用して、従業員自身が打刻をおこなうことで、労働時間を客観的に把握することが可能です。

2-2. 給与計算を1分単位で正しくおこなうため

労働基準法の第108条では、「使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない」と記載されています。

また、使用者は従業員に対し、1分単位で給与計算をして賃金を支払う必要があります。そのため、使用者は、適切な給与計算をおこなうために、必要となる勤怠情報を記録しておかなければなりません。

さらに、時間外労働や休日労働、深夜労働が生じた場合には割増賃金を支払ったり、早退や遅刻、欠勤があった場合には給与から差し引いたりといった対応も必要です。これらの情報を正しく記録して、正確な給与計算をおこなうためにも、従業員に打刻をおこなわせる必要があります。

2-3. 残業時間を正確に把握するため

近年では、働き方改革の影響もあり、ワークライフバランスを実現したり、長時間労働を抑制したりするための法改正が進められています。

たとえば、時間外労働の上限規制が⼤企業では2019年4⽉から 、中⼩企業では2020年4⽉から導入されました。時間外労働の上限は、臨時的な事情がない限り月45時間・年360時間です。違反すると、罰金などのペナルティが科される恐れもあります。

このように、企業には従業員の労働時間について細かく管理することが求められているため、残業時間を正しく把握するうえで打刻をおこなう必要があります。

また、打刻した記録をもとに時間外労働の多い従業員を見つけたら、原因を分析して、改善につなげるような対策を講じることが可能です。過重労働を防ぐことができると、従業員の健康の確保につながるだけではなく、無駄な人件費の削減や、業務の生産性の向上も期待できます。

3. 正しい打刻のタイミング

ここでは、打刻をおこなうタイミングについて詳しく紹介します。

3-1. 打刻は始業時と終業時におこなう

打刻は、従業員の労働時間を正確に把握するためにおこないます。業務に関わる準備をおこなう時間も労働時間であるため、たとえば着替えが発生する場合、着替えの前に打刻をおこなわなければいけません。

また、残業などが発生する場合はすべての業務が終わってから打刻をおこないます。逆に職場にいても業務に関わらないことをしている場合には労働時間とみなされないため、たとえば終業後に同僚と談笑する時間があるという場合は、それよりも前に打刻をおこなう必要があります。

3-2. 始業時間ぴったりの打刻は問題ない？

労働時間は、業務を始めた時間と終えた時間に基づいて計算されます。そのため、業務を始めたときと終えたときに、打刻をおこなう必要があります。

基本的に打刻時間をもとに労働時間や給与を計算するため、始業時間ぴったりに打刻すること自体に問題はありません。始業時間ぴったりに打刻をしても、遅刻にはならず、終業時間についても同様です。

ただし、企業の就業規則や労働場所の状況によっては時間ぴったりの打刻が遅刻や早退になる場合もあるため、打刻ルールを明確にしておきましょう。

3-3. 始業時刻前に早めに打刻してもよい？

打刻は労働の実態に即しておこなうことが必要とはいっても、始業時間・終業時間ぴったりに打刻することは困難です。そのため、始業時間よりも前、終業時間よりも後に打刻することは問題はありません。

ただし、実際の労働時間との差が大きい場合は、労働時間を適切に管理することができないため、打刻時間が始業・終業時間から大きく乖離した場合には報告をしてもらうなど、運用ルールを定めましょう。

4. 打刻忘れ（漏れ）が発生する理由

正しく就業時間を把握するために必要不可欠な打刻ですが、従業員の打刻忘れが発生してしまうことも少なくありません。

打刻忘れは、従業員の単純な失念の場合もありますが、それ以外にも以下の発生要因があります。

4-1. タイムカードの不具合

タイムカードを使って打刻をしていると、機械本体の日時がずれていて、打刻をしたにも関わらず、記録のうえでは打刻忘れや打刻ミスの扱いになってしまうことがあります。

タイムレコーダーの本体に問題がある場合は、すぐに修理や調整をおこない、正しく時刻が記録されるように改善しましょう。

また、タイムカードは印字で打刻をおこなう機械です。そのため、誤って2回打刻してしまい、1度目の正しい打刻時刻がわからなくなったり、打刻する際に用紙を強く押し込み過ぎてしまい、印字箇所がずれて打刻日時が不明確になったりするケースもあります。

重複して打刻をおこなってしまった場合は、すぐん報告を上げてもらうよう従業員に周知しておきましょう。

4-2. 打刻時間と労働時間がずれている

基本的には、打刻は出勤時と退勤時におこないます。しかし、仕事の後に談笑や喫煙をして、打刻が遅れてしまうケースもあるでしょう。

前述の通り、業務に関係ない時間は労働時間に含まれません。打刻時間で給与計算をおこなうと、実際の業務時間と乖離が発生してしまう場合もあるため注意しましょう。

4-3. 打刻の習慣が身についていない

打刻の習慣が身についていないことも、打刻忘れが発生する原因のひとつです。打刻は重要な作業ですが、従業員がその必要性や重要性を理解していない可能性もあるでしょう。

打刻に関する説明の機会を設けたり、ポスターなどで周知したりして、従業員の意識を改善することが大切です。

4-4. テレワークに伴い労働環境が変化した

テレワークに伴って労働状況が変わった場合も、打刻忘れが発生しやすい状況であるといえます。出社していた頃は、打刻がルーティン化されていたとしても、自宅で業務をおこなう際は打刻を忘れてしまうケースもあるでしょう。

とくにタイムレコーダーによる勤怠管理をおこなっている場合、テレワークではそもそも打刻ができず、打刻漏れとなってしまいます。

このように、テレワークの導入直後は打刻漏れが起こりやすいため注意が必要です。給与計算の担当者は、打刻を忘れないよう周知やリマインドをおこないましょう。

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5. 打刻忘れ（漏れ）が発生した際の対応

打刻は、出退勤の管理のための重要な業務です。正しく管理するためには打刻忘れや打刻ミスが起こる原因に対して、きちんと対策をとることが重要です。

5-1. タイムカードを修正する

タイムカードでの打刻を忘れた場合や、二重打刻をおこなった場合には、記録を修正しなければなりません。打刻のミスが発覚した時点で従業員自身が修正をおこなうことで、確認の手間を最低限まで削減できます。

給与計算の段階で打刻忘れや打刻ミスが発覚し、給与計算担当者がタイムカードの打刻修正をおこなう場合は、必ず本人にヒアリングして状況を確認したうえで修正する必要があります。

5-2. 打刻を忘れた従業員に対してペナルティを課す

打刻を忘れた従業員にペナルティを課すことで、打刻厳守の意識を向上させることも有効です。企業は就業規則に記載している場合に限り、打刻を忘れた従業員に対して減給をおこなうことが可能です。

ただし、1回に減給することが許される上限金額は1日分の平均賃金に対する半額です。これらは、労働基準法第91条で定められています。また、打刻を忘れた従業員に対して罰金を課す行為は、同法16条の違反になる恐れが高いため避けたほうがよいでしょう。

5-3. 始末書を提出させる

企業によっては、打刻漏れ・ミスを起こした従業員に対して、始末書の提出を義務付けている場合もあります。始末書のフォーマットに迷う場合や、従業員から書き方について質問される場合に備え、書き方をマスターしておきましょう。

始末書は、一般的に以下の項目で構成されます。

• 打刻を忘れてしまったという事実
• 理由
• 反省の意思
• 再発防止策

とくに重要なのは、打刻忘れの理由です。ただ忘れてしまったという事実を述べるだけでなく、なぜ打刻を忘れてしまったか原因を含めて正直に書いてもらうことが大切です。

以下、始末書の例文を紹介します。

6. 打刻忘れが発生することによるリスク

ここでは、打刻が正しくおこなわれていない場合のリスクについて解説します。

6-1. 勤怠管理担当者の業務負担が増える

先述の通り、打刻は給与計算に必要になる重要な記録です。打刻ミスや打刻漏れが起こると、従業員に問い合わせるなど確認作業に時間がとられるため、給与計算の担当者の業務を圧迫してしまいます。

打刻忘れに関しては、貼り紙を貼ったり、リマインドをおこなったりといった発生抑止の対策を講じ、打刻修正に関しては、発生時点での修正や報告をおこなうよう従業員に周知することが重要です。

関連記事：タイムカードの打刻ルールは決めるべき？｜事例や浸透させるコツも！

6-2. 未払い残業代を請求される可能性がある

打刻状況の把握を怠ったり、退勤時刻を管理せず適切に残業代を支払わなかったりした場合、従業員から未払い残業代を請求される可能性があります。

勤怠管理を適切におこなっていないため、従業員が主張した金額をそのまま支払うことになった事例も存在します。

トラブルを防ぐためにも、打刻の管理は正しくおこないましょう。

6-3. 打刻まるめは違法リスクがある

打刻まるめとは、給与計算の際に、打刻時刻を切りのよい15分単位で切り上げたり、切り捨てたりして計算することです。本来、労働時間は1分単位で管理することが原則です。

労働基準法第37条では、賃金は全額現金で支払うことが定められているため、従業員にとって不利になる労働時間の切り捨てやまるめは違法になります。

始業時間を切り上げたり、終業時間を切り捨てたりすると、本来労働した時間よりも打刻上の時間が短くなってしまい、労働時間に見合った賃金が支払われない要因となるため注意しましょう。

関連記事：打刻まるめとは？違法にならないルールの設定方法を解説

6-4. 訴訟の際に不利な立場になる

打刻による勤怠管理をおこなっていなかったり、打刻漏れや打刻ミスが多発していたりすると、トラブルがあったときに適切な対応ができないというリスクがあります。

たとえば、時間外労働や休日出勤の情報をきちんと把握できず、割増賃金の計算にミスが生じることで従業員から未払い賃金を請求される可能性があります。また、働き方改革関連法における時間外労働の上限規制に違反してしまうリスクもあります。

訴訟になってしまった際に、勤怠管理がおこなわれていないと、きちんと給与を支払っていたという事実を証明することが難しく、不利な状況に置かれる可能性が高くなるでしょう。もしこのような訴訟問題に発展すると、労務問題が発生した企業として、会社の信用性を損なう恐れもあるため注意が必要です。

このように、適切な打刻と勤怠管理をおこなわないと、訴訟問題に発展してしまったり、罰金などのペナルティが科されたりする可能性もあります。そのため、打刻忘れや打刻ミスがあったら、始末書を提出させるなどして、客観的な証拠書類を残すことが大切です。また、打刻忘れや打刻ミスが生じないように、原因を分析して対策を講じることも重要といえます。

7. 打刻忘れ・打刻ミスが多い場合の対処法

ここでは、打刻忘れや打刻ミスを減らすための工夫やコツについて詳しく紹介します。

7-1. タイムレコーダーや打刻機の位置を工夫する

打刻機が入口から距離のある場所に設置されている場合、従業員が打刻を忘れやすくなります。

タイムカードで打刻管理をおこなっている場合、打刻することを習慣化できるように、タイムレコーダーの位置を工夫することが大切です。

たとえば、タイムレコーダーを事業所の出入口に設置したり、壁にはり紙を貼るなど打刻に対する注意喚起をしたりすることで、従業員が打刻を忘れにくくなります。

また、打刻したかどうか、管理者がチェックするような運用体制にすると、従業員による打刻が習慣化され、打刻忘れを減らせるでしょう。

7-2. 打刻ルールを周知する

打刻忘れや打刻ミスがある程度生じることは、人的に運用している場合、仕方のない部分があるでしょう。そこで、打刻忘れや打刻ミスがあったときの打刻ルールをきちんと定めておくと、スムーズに対応することができます。

たとえば、打刻忘れや打刻ミスが多い場合には、人事評価に反映させるなどのペナルティを設けると、課題を解消できるかもしれません。「一定回数打刻を忘れた場合に始末書を書かせる」など、手間のかかるペナルティがあると打刻を忘れないようにしようという意識が高まります。

打刻忘れに対し、減給の処分をおこなうこともできますが、減給処分をおこなうには、事前に就業規則に明記して周知しておく必要があります。平均賃金の1日分の半額、1賃金支払期の総額の10分の1を超えると違法になるうえ、減給処分は労使トラブルにもなりやすいため、可能な限りおこなわないほうが良いでしょう。

打刻ルールを定めたら、就業規則に記載し、きちんと従業員に周知する機会を設けることが大切です。従業員への周知を徹底することで、企業側と従業員の間での認識を適切に擦り合わせることができます。

また、普段は打刻の習慣があっても、リモートワークなどで勤務環境が変化すると打刻を忘れやすくなります。リモートワークの場合には、打刻に対するアラートやリマインド機能を活用すると良いでしょう。

7-3. 打刻システムを導入する

従業員や職場の環境によって、適切な打刻方法はさまざまです。従来の打刻方法が最善と決めつけず、さまざまな勤怠管理方法を検討してみてもよいかもしれません。

たとえば、勤怠管理システムを導入する方法です。これまでITツールに触れた経験の少ない従業員が多い場合でも感覚的に操作できるため、慣れるまでにそれほど時間はかかりません。

一方、紙のタイムカードの場合、出勤や退勤が重なる時間帯に打刻機が混み合い、打刻を後回しにした従業員がそのまま打刻を忘れてしまう可能性が高まります。また、集計に時間がかかり、紙ベースでの保管場所の確保なども必要です。

その点、勤怠管理システムは手軽に打刻でき、打刻忘れ・ミスを防止するうえで効果的です。使いやすさはもちろん、打刻忘れや打刻ミスなどが生じた場合の管理の手間も考慮して、打刻方法を選ぶことが大切です。

7-4. 過剰な残業を防止する

業務に追われていると打刻を忘れてしまう可能性が高くなります。

残業が原因で打刻忘れや打刻ミスが発生している場合には、恒常的な長時間労働が発生していないか、業務量が適切に管理されているかどうかを見直すことも有効です。

また、打刻はおこなわれていたとしても、タイムカードに打刻した後も残業をおこなう「サービス残業」が発生している場合も注意が必要です。

サービス残業をおこなうと、実際の労働時間と打刻時間に大きなずれが生じてしまう原因となります。サービス残業の問題を解決するためには、残業や休日出勤を事前承認制としたうえで、承認されなかった残業・休日出勤の実行を防ぐ手立てを講じる必要があります。

たとえば、残業の承認がない日は、終業時間と同時に管理職が率先して退社を促す、勝手に休日出勤させないよう、オフィスの鍵を事業者がしっかり管理するなどの対策が挙げられます。

このような状態が起こらないように、業務の効率化や人員配置の見直しなどを実施することも大切です。

8. 打刻機の種類とメリット

打刻を管理する方法としては、タイムカードや勤怠管理システムなどが挙げられます。以下、それぞれのメリット・デメリットを紹介しますのでチェックしておきましょう。

8-1. タイムカード

タイムカードでの打刻のメリットは、馴染み深く誰でも簡単に操作できることです。一方で、給与を計算する際には打刻データを手入力で計算する必要があり、入力や計算の際にミスが起こりやすいというデメリットもあります。

8-2. ICカード

ICカードで労働時間を管理する方法もあります。機械にICカードをかざすだけで従業員の打刻が完了し、その打刻情報をデータで保存することができます。

ICカードでの打刻のデメリットは、機械の導入コストがかかること、ICカードの紛失リスクがあることなどです。

また、打刻忘れが発生した際に気づくことができない点もデメリットとして挙げられます。

8-3. 勤怠管理システム（ソフト）

従業員の打刻は、勤怠管理ソフトでも管理できます。

システムで管理をおこなうことのメリットには、従業員の打刻情報をデータで管理できること、労働時間の自動集計ができること、給与計算ソフトとデータの連携が容易であることなどが挙げられます。

また、打刻忘れのアラートを設定することができるシステムもあり、打刻忘れを未然に防ぐ対策をおこなうことも可能です。

関連記事：GPS打刻とは｜GPS機能の勤怠管理システム・アプリのメリット

9. 打刻漏れが発生しないよう適切な対策を講じよう！

打刻は、従業員の就業時間を正確に把握するために必要な作業です。

打刻忘れや管理ミスが発生すると、従業員に適切な賃金が支払われないだけでなく、給与に関するトラブルを引き起こす原因にもなるため、対策をおこなって打刻忘れを防止しましょう。

打刻忘れの防止には、システムの導入も有効です。自社に合わせた勤怠管理ツールを導入し、管理を効率化しましょう。