【2021年版】経費精算アプリ14選|導入のメリット・デメリットと比較するポイント | 人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

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【2022年版】経費精算アプリ14選|導入のメリット・デメリットと比較するポイント

経費の処理に月末の多くの時間を使っている企業も多いのではないでしょうか。

そのような方におすすめなのが「経費精算アプリ」です。経費精算アプリでは、従業員はスマホで経費申請ができ、承認者はスマホで承認、管理まで一貫しておこなえます。

外出時のスキマ時間で簡単に申請作業をおこなえるので、これまで申請に使っていた時間を削減することができます。

本記事では、経費精算アプリのメリットと、6つのアプリの特徴をご紹介します。

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1. 経費精算アプリとは

「経費精算アプリ」とは、経費精算の入力をスマホでおこなうことができるアプリのことです。スマホを使うので、インフラ整備が不要で、初期費用を抑えることができます。

旅費や交通費など、社外で発生した費用の申請を月末にまとめて実施しようとすると、申請を忘れてしまう場合もあります。

経費精算アプリを使えば、外出時の移動中、休憩中の隙間時間に申請をおこなうことができます。スマホは普段から使い慣れた端末のため、従業員に受け入れられやすく、経費精算業務の効率化ツールとして注目されています。

2. 経費精算の課題

2-1. 入力ミスなどによってチェックに工数がかかる

経費精算の数値の入力ミスや計算ミスなどによる間違えがないか、管理者がチェックしないといけません。もし間違えがあれば、従業員に間違えている箇所を伝えて、修正してもらう必要があります。一部を間違えただけでも、すべてやり直しというケースもあります。

2-2. 生産性の低下

月末になると、交通費や備品の費用などの申請書を出さなければいけません。月末の忙しいときに、申請書の作成に時間をかけたくないのが、従業員の本音でしょう。

部署が変わると、計上する部署が変わるので、また申請書の書き方を覚えなければいけません。

また、部長などの承認者は、自身の申請もそうですが、従業員の申請書を承認しなければいけません。一度に申請の承認作業ができればいいのですが、バラバラに申請をあげられると、多くの工数がかかります。

2-3. 領収書や申請書の管理の面倒さ

領収書などの管理にも、多くのリソースを割かなければいけません。こうした帳簿書類は原則7年の保存が義務付けられています。千人規模の企業では、管理する量が膨大で、多くのリソースが必要となります。

また、欲しい情報を取り出したいときに、情報を見つけるだけでかなりの工数がかかります。

3. 経費精算をアプリで管理する4つのメリット

経費精算をアプリでおこなうことで、普段時間がかかっていた経費の精算業務を効率化することができます。

本章では、経費精算をアプリで管理することによって効率化する業務をご紹介します。

3-1. スマートフォンのカメラで領収書の内容を簡単に読み込める

経費精算アプリでは、OCR機能という機能が搭載されています。

OCR機能とは、スマートフォンで撮影した画像の文字を認識することです。

これにより、今まで領収書の内容を手で入力していた作業がスマートフォンで領収書を撮影すればよいだけなので、大幅に作業が削減されます。

また、カメラで読み込んだ領収書の内容は、領収書データとしてアプリ内に保存されるため、手入力で打ち込んだデータと領収書の原本を付け合せるという作業も必要なくなります。

3-2.ICカードを読み込み交通費精算を自動化

交通費精算は、社員の移動経路や電車代を計算することに加えて、定期区間の金額を除外しなければならないため、電車代と定期区間を毎回調べる必要があり、業務が複雑になりがちです。

そこで、経費精算アプリを利用することで交通系ICカードの乗降履歴をまとめて簡単に取り込むことが可能になります。

ICカードリーダーアプリのある経費精算アプリを使用すれば、スマートフォンの読み取り部分に交通系ICカードをかざすことで、ICカードの乗降車履歴の明細を経費精算システムに取り込むことができます。

外回りが多い社員でも一度、カードリーダーにかざせば乗降者履歴を取り込めるため、経理担当者は毎回交通費を調べる必要がなく、簡単に交通費精算をおこなうことができます。

さらに、ICカードによる乗降者履歴なので交通費を不正に申請することができません。

これにより、交通費精算の不正防止や申請漏れにも対応することができます。

3-3.電子帳簿保存法に対応した領収書のペーパー化

2020年の電子帳簿保存法改正により、データを自由に改変できない経費精算システムやクラウドサービスを使用すれば、電子データをそのまま保存してもよいことになりました。

多くの経費精算システムやクラウドサービスでは、データを訂正・追加・削除した際に履歴が残るようになっています。

この法改正によって、社内のペーパーレス化の促進や経理担当者の負担軽減だけでなく、リモートワーク下の促進においても経費精算業務を遂行することができます。

このため、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入することで、より経費精算業務は効率化するでしょう。

3-4. 経費精算の申請・承認プロセスが可視化できる

従業員が申請の承認依頼をかけても、承認者がなかなか承認せず、申請が通るまでに時間がかかることはよくあります。

承認が止まっているときは、管理者がどの承認者のところで止まっているのかを承認ルート沿いに探す必要があります。

承認者が忙しくて承認作業を後回しにしていたり、長期出張に出ているなど、承認が止まっている理由は様々な要因が考えられます。

経費精算アプリを使うことで、まだ承認作業が終わっていない承認者に自動でメール通知をすることもできるため、承認作業の滞りは少なくなります。

また、承認を得たあとも管理が効率化されます。

管理者は経費の合計金額を用途別にまとめる作業が必要ですが、経費精算アプリはこうした作業も自動でおこなってくれるため、管理者の負担も減らすことができます。

4.経費精算をアプリで管理する2つのデメリット

経費精算をアプリで管理することはメリットだけでなく、デメリットも存在します。

本章では、経費精算をアプリで管理することによる2つのデメリットをご紹介します。

4-1.セキュリティ対策

経費精算で扱う書類には社外秘である書類が多く、管理方法には十分注意しなければなりません。

そのため、アプリを提供している会社がどのような情報を管理しているのかを確認する必要があります。

また、アプリを消去してしまった場合、バックアップデータが無ければ復旧できない可能性もあります。

社員に経費精算アプリの使い方を周知しておくことも重要になるでしょう。

4-2.社員の手間が増える可能性がある

経費精算は、企業の資金が関わる業務であるため、企業によって「規定」「ルール」が定められており、経費精算のルールとは、就業規則や人事規則と同じ社内ルールのひとつです。

経費精算アプリで経費管理業務を効率化しようとしても、自社のルールに上手く適用できない可能性があります。

よって、無料期間でのデモなどを利用し、導入したことによる現場での課題を把握することが重要になります。

5.経費精算アプリの選定方法

ここまで、経費精算アプリを導入することのメリットとデメリットについてご紹介しました。

本章では、どの経費精算アプリを導入すればよいか、アプリの選定方法についてご紹介します。

5-1.自社の経費精算業務における課題はどこにあるか

経費精算をアプリでおこなうことで、自社の経費精算業務は効率化しますが、まずは自社の経費精算における課題を明確にする必要があります。

自社の経費精算業務における課題を明確化しなければ、経費精算アプリを導入したとしても、思ったより業務が効率化しなかったなどの問題に発展しかねません。

そのためにも、下記のような項目に注意して自社の経費精算業務における課題を明確にした方がよいでしょう。

現在の経費精算業務を把握するポイント

①社員が経費精算を申請するのにかかる作業時間はどのくらいか ②経理担当者が経費精算を処理する時間はどのくらいか ③申請や手続きに不備があった場合、どのような業務が追加で発生するか ④経費関連の書類は的確に保存・管理されているか ⑤上司が承認をするのは申請をしてから何日後か ⑥出張や経費はどのくらいの頻度で利用するか

5-2.自社の経費精算における課題を解決する機能が備わっているのか

自社における経費精算業務の課題が明確化した後は、課題を解決する機能が経費精算アプリに備わっているかどうかで、経費精算アプリを比較検討します。

例えば、経費関連書類の管理が煩雑になっているという課題があれば、電子帳簿保存法に対応した経費精算アプリを導入すべきであり、入力作業に多くの時間を割かれているという課題があれば、領収書の内容をスマホのカメラで読み込むOCR機能を搭載した経費精算アプリを導入するべきです。

このように、自社の経費精算における課題をもとに「自社において絶対に必要な機能は何か?」「備わっていなくても問題がない機能は何か?」など必要・不必要な機能を定義する必要があります。

6. 6つの経費精算アプリの特徴比較

管理者だけではなく、従業員の工数も削減してくれる経費精算アプリ。多くの経費精算アプリがある中で、注目の経費精算アプリを6つご紹介します。

1-1|ジンジャー経費

サービスの特徴

  • 「駅すぱあと」と乗換案内連携しているので、通勤費や旅費交通費などの精算業務を効率化できる
  • 申請時に自動で仕訳がされることで、面倒な仕訳や手入力の工数をゼロにすることができる。
  • アプリから経費精算が可能なため、従業員は隙間時間を利用して、経費申請をおこなうことができる。

サービス名:ジンジャー経費 提供会社:jinjer株式会社 URL:https://hcm-jinjer.com/keihiseisan/

1-3|RECEIPT POST

サービスの特徴

  • スマホだけで時間と場所を選ばず経費処理が可能。領収書をスマホで撮影し、入力・データ化はオペレーターが代行。入力ミスを防ぎ、入力の手間を大幅に削減。
  • 経費精算の申請・承認ワークフローを柔軟に設定でき、承認作業もスマホで完結。申請から確認、承認まで経費精算にかかる無駄な時間を徹底的に効率化!
  • 会計システムに合わせて一括取込可能な仕訳データを作成し、経理業務を効率化できる。電子帳簿保存法やスキャナ保存制度に対応し、ペーパーレス化を推進。

サービス名:RECEIPT POST(レシートポスト) 提供会社:株式会社BEARTAIL URL:https://keihi.com/index.html

1-4|楽楽精算

サービスの特徴

  • 交通費や旅費、出張費、交際費など、あらゆる経費精算を一元管理。精算業務を簡単にし、作業の効率化と経費削減で業務の改善を図れる。
  • 交通系ICカードを自動で読み込み、領収書をスマホで撮影するだけで経費精算できるなど、申請作業を効率アップ!経理担当者のチェック作業も大幅に軽減。
  • 自動仕訳、会計ソフトとの連携や振込データ作成機能により、経理業務を効率化!経費データを正確かつ迅速に把握でき、会社全体の生産性の向上が可能。

サービス名:楽楽精算 提供会社:株式会社ラクス URL:https://www.rakurakuseisan.jp/

1-5|MFクラウド経費

MFクラウド経費のサービスサイト

サービスの特徴

  • 交通系ICカードやカード明細の自動読取、レシート入力の自動化など徹底的に手入力をなくし、申請作業を軽減。スマホに対応し、経費の登録、申請、承認がアプリで可能。
  • 仕訳データの自動登録、申請チェック機能など、経理がラクになる機能を豊富に搭載し、経理作業を大幅に削減。電子帳簿保存法にも対応。
  • 多彩な承認ルートを設定するワークフローが可能。経費の申請のみならず、社内稟議や有給申請などの申請フォームにも適用でき、企業全体の業務を改善できる。
サービス名:MFクラウド経費 提供会社:株式会社マネーフォワード URL:https://biz.moneyforward.com/expense

1-6|経費精算freee

経費精算freeeのサービスサイト

サービスの特徴

  • スマホで写真を撮るだけで経費申請が可能。承認作業が1クリックで完了し、経費精算にかかるコストを最小化!面倒な精算業務から、より創造的な業務活動にシフト。
  • 承認者は他の拠点や出張先など、どこでも簡単に承認作業をおこなえる。申請情報の転記と振込ファイル作成の自動化により、経理担当者の業務を大幅に効率アップ。
  • 部門別データをリアルタイムで集計!タグ機能を使うことで、プロジェクト毎・部門毎に経費データを確認し、経営戦略・経営改善に活かすことが可能。
サービス名:経費精算freee 提供会社:freee株式会社 URL:https://www.freee.co.jp/houjin/keihiseisan/

1-7|Streamed

Streamedのサービスサイト

サービスの特徴

  • 領収書や請求書をはじめ、通帳、クレカ明細、現金出納帳など、スキャンするだけで仕訳データを作成!会計ソフトへの記帳作業を効率化できる。
  • 99.9%正確にデータ化が可能!確認・編集にかかる作業や月末月初に費やす膨大な時間を大幅に軽減。業務フローを改善し、コスト削減が可能。
  • 20種類以上の会計ソフトに対応し、ほとんどの会計処理をカバー。万全のセキュリティ管理によるクラウド運用で、安全に業務を遂行できる。
サービス名:Streamed 提供会社:株式会社クラビス URL:https://streamedup.com/

1-8|デスクネッツ ネオ

サービスの特徴

  • シンプルかつ統一された画面デザインで、誰もが迷うことなくご利用になれます。社内や部署で共有される大切な情報を逃すことがありません。
  • パソコン、スマートフォンからもスピーディに操作することができます。ストレスのない快適な操作性で業務効率を向上させることができます。
  • 充実した管理機能で運用管理の負担を軽減します。ユーザーや組織の登録情報管理や柔軟なアクセス権設定など、メンテナンスやセキュリティ保護の点でも使いやすさが追求されています。
サービス名:デスクネッツ ネオ 提供会社:株式会社ネオジャパン URL:https://www.desknets.com/

1-9|ネクストICカード

サービスの特徴

  • 各ユーザーが精算情報を入力するので、精算内容がデータ化されるだけでなく一元管理することができます。
  • マイページ内で申請・承認処理することも可能ですが、申請書フォーマットのPDFで出力することもできます。
  • 給油分をそのまま精算していませんか?移動距離を検索して、使った分だけガソリン代を算出し精算することができます。移動地点を入力して距離を検索するだけ、単価は管理側で一括設定できます。
サービス名:ネクストICカード 提供会社:株式会社ジオコード URL:https://next-iccard.jp/

1-10|Business Navitime 交通費パッケージ

サービスの特徴

  • 「ビジネスナビタイム 交通費精算パッケージ」は、ナビタイムが提案する、経路検索と経費精算が一体となった新たな形の精算システムです。
  • スマートフォンにも対応しており、時間・場所を選ばず、ルート検索や交通費登録、承認が可能です。
  • 会計ソフトとの連携やワークフロー機能など、導入企業の運用に合わせて、業務改善の方法を提案します。
サービス名:Business Navitime 交通費パッケージ 提供会社:株式会社ナビタイムジャパン URL:http://pr.navitime.biz/

1-11|ExchangeUSE V10

サービスの特徴

  • 「ExchangeUSE V10」は、経費精算申請をブラウザから申請・承認できる電子決裁システムです。
  • 各部・支店及び全社の予算消化状況を科目別にチェック。追加予算も申請できます。
  • コーポレートカードの請求データを元に経費精算が可能です。
サービス名:ExchangeUSE V10 提供会社:富士電機株式会社 URL:https://www.exchangeuse.com/

1-12|eKeihi

サービスの特徴

  • 日本で初めて電子帳簿保存法に完全準拠。領収書の電子化を実運用し、5年以上の実績!世界トップレベルのセキュリティと強固な管理体制の構築で安心運用。
  • 画面に従って支払金額をそのまま入力するだけで、経理知識不要の精算作業が可能。間違いのない経費精算処理と、高度な自動仕訳や柔軟なデータ連携を実現。
  • 手軽に導入でき、即時に導入効果が期待できるクラウド型と、自社サーバでランニングコストを抑えた運用ができるオンプレミス型の2種類のサービスを用意。

サービス名:eKeihi 提供会社:イージーソフト株式会社 URL:https://www.ezsoft.co.jp/ekeihi/

1-13|ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算のサービスサイト

サービスの特徴

  • PCはもちろん、いつでもどこからでもスマホで申請・承認ができる。使いやすさを追求したUIで、申請者も管理者も直感的に作業を進め、簡単に経費精算が可能。
  • かゆいところに手が届くほど経費精算に必要なすべての機能を網羅し、業界トップクラスの高機能を備えている。企業に合わせた柔軟なカスタマイズが可能。
  • 初期導入費がかからず、業界最安クラスの価格で利用できる。ジョブカンの他サービスと併用すれば更に安く運用が可能。コストの大幅ダウンが図れる。
サービス名:ジョブカン経費精算 提供会社: 株式会社Donuts URL:https://ex.jobcan.ne.jp/

1-14|Concur Expense

Concur Expenseのサービスサイト

サービスの特徴

  • 交通費や旅費、交際費など経費精算に関する全ての情報をクラウドシステムで統合。経費明細レポートや経費分析で現状を把握でき、経費管理の高度化を実現!
  • 経費の不正支出を自動検知し、経費承認の業務負荷を最小化できる。企業ガバナンスと透明性の確保により、経費精算業務のすべてが見える!
  • 経費データの発生と同時に、自動的に経費申請ができる。スキマ時間を使い、スマホアプリで経費精算の申請や承認が可能。業務の省力化と効率化が図れる。
サービス名:Concur Expense 提供会社:株式会社コンカー URL:https://www.concur.co.jp/expense-management

1-15|Staple

サービスの特徴

  • PC、スマホ、WEBアプリから、いつでもどこでもスムーズに経費精算が可能。利用中の他のビジネスサービスとの連携で、さらにスピーディーな運用もできる。
  • キャッシュフローをリアルタイムに可視化し、的確に把握!承認フローや入力項目など、社内ルールに合わせて自由に柔軟なカスタマイズが可能。
  • 経費精算サービス一体型法人プリペイドカード「Staple カード」により、カード利用明細データの自動取込みが可能。口座関連のコスト削減、経費管理の簡易化など、企業のキャッシュレス化を加速。
サービス名:Staple (ステイプル) 提供会社:クラウドキャスト株式会社 URL:https://staple.jp/

7. まとめ

経費精算アプリは従業員が隙間時間で経費申請ができるツールです。

領収書を写真で撮るだけで経費の入力が完了するアプリもあり、経費申請にかかっていた時間が縮小されます。

また、承認者は紙で管理する必要がなくなり、経費精算の計算も自動でおこなってくれるので、申請者側でも管理側でも大きな工数削減につながります。

経費精算業務に時間がかかっていると感じている方は、経費精算アプリの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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