経費精算システムとは?基本機能やメリット、製品について詳しく紹介 |HR NOTE

経費精算システムとは?基本機能やメリット、製品について詳しく紹介 |HR NOTE

経費精算システムとは?基本機能やメリット、製品について詳しく紹介

  • 労務
  • 経費精算

従来、経費精算の作業は知識がある人でなければ、おこなえない業務でした。

しかし、経費精算システムを活用すると、まったく知識がない人でも短時間で経費精算業務を終わらせることができます。

また、従業員も隙間時間を使って、経費の申請をおこなうことが可能になるため、申請の負担をおおきく減らせるでしょう。本記事では、経費精算システムの機能やサービスについてご紹介します。

経費精算システム要件定義

1.経費精算システムとは?システムの概要と主な機能を解説

経費精算システムとは、経費申請から承認、処理までをまとめておこなえる専用のソフトウェアです。

システムの中には、領収書にタイムスタンプを付与できるものや、自動読み取り機能で金額や日付を自動で入力できるものもあります。また、電車の乗換案内サービスやICカードとの連携機能があれば、自動で最安値の利用経路と金額を算出してくれるなど、従業員が申請するときの入力項目を大幅に減らすことが可能です。

自動入力の項目が増えることで、申請内容の間違いが減り、経理担当者の確認や差し戻し対応といった負担も減らせるでしょう。

申請書や領収書も電子データで保管がおこなえるため、経費管理ツールとしても活用できます。

1-1.経費精算システムの主な機能

経費精算システムは製品によって備わっている機能が異なります。

そのため、経費精算システムを導入する際には、自社の運用フローに合うシステムを把握する必要があるでしょう。

経費精算システムの主な機能は下記のとおりです。

主な機能
  • 電子帳簿保存法対応
  • 自動読み取り機能(OCR入力機能)
  • スマホアプリ対応
  • 領収書・請求書の自動仕分け
  • 申請フローの可視化
  • 乗換案内連携
  • ICカードやクレジットカードの連携

経費精算システムを導入する際には様々な機能を把握し、自社にはどの機能が必要でどの機能が必要ではないかを明確にしておかなければなりません。

2.経費精算システムを比較する際のポイント

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現在では多くの経費精算システムが提供されており、経理担当者は自社に合った経費精算システムを選ぶことが難しく感じるかもしれません。

そこで本章では、経費精算システムを比較する際のポイントを3つご紹介します。

2-1.導入の目的を明確にする

経費精算システムを導入する際には、自社のどのような課題を解決したいかを明確にする必要があります。

単に「自身の業務を効率化したい」というだけではなく、「現在のこの業務を経費精算システムのこの機能を利用することで、これくらいの工数が削減できる」など、具体的にイメージできなければ導入前に期待していた効果とギャップが生まれるかもしれません。

例えば、営業などで交通費申請を申請する際、営業が最安値の経路を検索し、紙に書いて提出してから、経理担当者がもう一度最安値かどうか検索して確認して計算していたとします。

本来、申請するまでに30分かかっていたものが、経費精算システムの乗換案内連携機能の活用で自動化されて5分で終わるようになる、といったものです。

また、営業がいつでもどこでも経費精算できるようにスマホアプリ対応している経費精算システムを導入することを検討する必要もあります。

このように、経費精算システムを導入する際は導入する目的を明確にし、システムを導入することでどれだけの効果が期待できるかを把握しておく必要があります。

2-2.経費精算システムの形態はオンプレミスとクラウドのどちらのが良いか

経費精算システムには、インターネットを利用してソフトを使用する「クラウド型」とハードウェアなどのシステムを自社内で所有する「オンプレミス型」があります。

クラウド型はオンプレミス型に比べて初期費用が安く、いつでも最新版でアップデートされたソフトを利用することができるため、多くの企業ではクラウド型の経費精算システムを導入した方がメリットが大きいでしょう。

ただし、自社内で保守運用できる体制を整えられる企業や、社内ネットワークのみで完結させたい企業などはオンプレミス型の検討をおすすめします。

2-3.導入する際のサポート体制

経費精算システムを導入する際には、サポート体制が整っているかも把握しておく必要があります。

企業によっては、メールやチャットのみの対応で、電話でのサポートを受付けていない企業もあるため、注意が必要です。

メールやチャットのみの対応となると、不明点や不具合があった際に文章でまとめなければならず、すぐに連絡できない可能性もあります。

特に、初期設定では自社で使いやすいようにカスタマイズしなければならないため、知見がなければ設定に多くの時間がかかってしまうでしょう。

サポート体制が充実している企業であれば、特に時間がかかる初期設定もサポートしてくれるため、素早く導入し、システムを活用することができます。

3.経費精算システムの種類と機能紹介

3-1.ジンジャー経費|中小企業から大企業まで幅広い企業への導入実績

 

サービスの特徴

  • 「駅すぱあと」と乗換案内連携しているので、通勤費や旅費交通費などの精算業務を効率化できる。
  • 申請時に自動で仕訳がされることで、面倒な仕訳や手入力の工数をゼロにすることができる。
  • アプリから経費精算が可能なため、従業員は隙間時間を利用して、経費申請をおこなうことができる。
電子帳簿保存法 icカード対応
OCR入力 自動仕分け
スマホアプリ対応 申請フロー

価格

  • 月額料金:500円/ユーザー

hikakucta

サービス名:ジンジャー経費 提供会社:jinjer株式会社 URL:https://hcm-jinjer.com/keihiseisan/

3-2.TOKIUM経費精算|入力負荷を最小化する自動入力で働き方が変わる!クラウド経費精算RPA(ロボットによる業務自動化)

サービスの特徴

  • スマホだけで時間と場所を選ばず経費処理が可能。領収書をスマホで撮影し、入力・データ化はオペレーターが代行。入力ミスを防ぎ、入力の手間を大幅に削減。
  • 経費精算の申請・承認ワークフローを柔軟に設定でき、承認作業もスマホで完結。申請から確認、承認まで経費精算にかかる無駄な時間を徹底的に効率化!
  • 会計システムに合わせて一括取込可能な仕訳データを作成し、経理業務を効率化できる。電子帳簿保存法やスキャナ保存制度に対応し、ペーパーレス化を推進。
電子帳簿保存法 icカード対応
OCR入力 自動仕分け
スマホアプリ対応 申請フロー

価格

  • 月額料金:30,000円~
  • 初期費用:100,000円~

サービス名:TOKIUM経費精算 提供会社:株式会社TOKIUM URL:https://www.keihi.com/expense/

3-3.freee経費精算|経費精算の時間を短縮!業務を効率化するクラウド会計ソフト

サービスの特徴

  • スマホで写真を撮るだけで経費申請が可能。承認作業が1クリックで完了し、経費精算にかかるコストを最小化!面倒な精算業務から、より創造的な業務活動にシフト。
  • 承認者は他の拠点や出張先など、どこでも簡単に承認作業をおこなえる。申請情報の転記と振込ファイル作成の自動化により、経理担当者の業務を大幅に効率アップ。
  • 部門別データをリアルタイムで集計!タグ機能を使うことで、プロジェクト毎・部門毎に経費データを確認し、経営戦略・経営改善に活かすことが可能。
電子帳簿保存法 icカード対応
OCR入力 自動仕分け
スマホアプリ対応 申請フロー

価格

  • 月額4,780円/20ユーザーまで ※追加:月額360円/1ユーザー

サービス名:freee経費精算 提供会社:freee株式会社 URL:https://www.freee.co.jp/houjin/keihiseisan/

3-4.ジョブカン経費精算|導入実績4,000社突破!かゆいところに手がとどく、便利で高機能のクラウド経費精算システム

ジョブカン経費精算のサービスサイト

サービスの特徴

  • PCはもちろん、いつでもどこからでもスマホで申請・承認ができる。使いやすさを追求したUIで、申請者も管理者も直感的に作業を進め、簡単に経費精算が可能。
  • かゆいところに手が届くほど経費精算に必要なすべての機能を網羅し、業界トップクラスの高機能を備えている。企業に合わせた柔軟なカスタマイズが可能。
  • 初期導入費がかからず、業界最安クラスの価格で利用できる。ジョブカンの他サービスと併用すれば更に安く運用が可能。コストの大幅ダウンが図れる。
電子帳簿保存法 icカード対応
OCR機能 自動仕分け
スマホアプリ対応 申請フロー

価格

  • 月額400円/1ユーザー
  • 最低利用料金 月額5,000円

※タイムスタンプオプション:100円/1ユーザー

サービス名:ジョブカン経費精算 提供会社:株式会社Donuts URL:https://ex.jobcan.ne.jp/

3-5.rakumoケイヒ|スケジューラーと連携!交通費精算を100倍速くするクラウド型経費精算ソリューション

rakumoケイヒのサービスサイト

サービスの特徴

  • スケジュール情報から交通費を自動計算し、効率よく正確に申請作業が可能。経理部門での集計や仕分け作業を大幅に効率化できる。
  • NAVITIMEと連携し、通勤経路が設定でき、運賃や乗り換え情報から交通費を自動計算して入力が可能。定期区間の控除の自動化で請求ミスを防止できる。
  • rakumoワークフローとの連携で、経費精算書を自動で申請。承認側では経費精算書にコメントでき、申請に対する経理処理をスムーズにおこなえる。
電子帳簿保存法 icカード対応
OCR機能 自動仕分け
スマホアプリ対応 申請フロー

価格

  • 月額300円/1ユーザー
  • 月額600円/1ユーザー ※rakumo ケイヒパック (ケイヒ+カレンダー+ワークフロー)

サービス名:rakumoケイヒ 提供会社:rakumo株式会社 URL:https://rakumo.com/product/gsuite/expense/

3-6.楽楽精算|国内導入数No.1!今すぐ精算業務をラクにする経費精算システム

楽楽精算のサービスサイト

サービスの特徴

  • 交通費や旅費、出張費、交際費など、あらゆる経費精算を一元管理。精算業務を簡単にし、作業の効率化と経費削減で業務の改善を図れる。
  • 交通系ICカードを自動で読み込み、領収書をスマホで撮影するだけで経費精算できるなど、申請作業を効率アップ!経理担当者のチェック作業も大幅に軽減。
  • 自動仕訳、会計ソフトとの連携や振込データ作成機能により、経理業務を効率化!経費データを正確かつ迅速に把握でき、会社全体の生産性の向上が可能。
電子帳簿保存法 icカード対応
OCR入力 自動仕分け
スマホアプリ対応 申請フロー

価格

  • 月額30,000円~

サービス名:楽楽精算 提供会社:株式会社ラクス URL:https://www.rakurakuseisan.jp/

3-7.Concur Expense|すべてがつながり、働き方・職場が変わる!経費精算管理の全自動化クラウドシステム

Concur Expenseのサービスサイト

サービスの特徴

  • 交通費や旅費、交際費など経費精算に関する全ての情報をクラウドシステムで統合。経費明細レポートや経費分析で現状を把握でき、経費管理の高度化を実現!
  • 経費の不正支出を自動検知し、経費承認の業務負荷を最小化できる。企業ガバナンスと透明性の確保により、経費精算業務のすべてが見える!
  • 経費データの発生と同時に、自動的に経費申請ができる。スキマ時間を使い、スマホアプリで経費精算の申請や承認が可能。業務の省力化と効率化が図れる。
電子帳簿保存法 icカード対応
OCR入力 自動仕分け
スマホアプリ対応 申請フロー

価格

都度お問い合わせ

サービス名:Concur Expense 提供会社:株式会社コンカー URL:https://www.concur.co.jp/expense-management

3-8.マネーフォワード クラウド経費|経費精算にかかる時間を1/10に!経理業務をもっとラクにする経費精算システム

MFクラウド経費のサービスサイト

サービスの特徴

  • 交通系ICカードやカード明細の自動読取、レシート入力の自動化など徹底的に手入力をなくし、申請作業を軽減。スマホに対応し、経費の登録、申請、承認がアプリで可能。
  • 仕訳データの自動登録、申請チェック機能など、経理がラクになる機能を豊富に搭載し、経理作業を大幅に削減。電子帳簿保存法にも対応。
  • 多彩な承認ルートを設定するワークフローが可能。経費の申請のみならず、社内稟議や有給申請などの申請フォームにも適用でき、企業全体の業務を改善できる。
電子帳簿保存法 icカード対応
OCR入力 自動仕分け
スマホアプリ対応 申請フロー

価格

  • 月額500円~/1ユーザー

サービス名:MFクラウド経費 提供会社:株式会社マネーフォワード URL:https://biz.moneyforward.com/expense

3-9.バクラク経費精算|手入力ゼロの次世代経費精算システム

サービスの特徴

  • 領収書を一括アップロードすれば、AIが自動でデータ化!サクサク申請が可能。
  • 改正電子帳簿保存法に完全対応。領収書は電子保管できる要件を揃えている。
  • オプションプランを組み合わせて稟議・承認・支払までを一気通貫で解決。
電子帳簿保存法 icカード対応
OCR入力 自動仕分け
スマホアプリ対応 申請フロー

価格

  • 月額20,000円~

サービス名:バクラク経費精算 提供会社:株式会社LayerX URL:https://bakuraku.jp/expense

3-10.Team Spirit|個とチームをエンパワーメントし、働き方改革を次のステージへ

サービスの特徴

  • 勤怠管理・就業管理・工数管理・経費精算・電子稟議・社内SNS・レポート・ダッシュボードなどERPのフロント機能を1つにまとめたサービス。
  • 取得したデータをリアルタイムに可視化するダッシュボードを搭載していることで「働き方の見える化」を実現。
  • 業界を牽引する大手優良企業の間で、業種を問わず幅広く導入されている。
電子帳簿保存法 icカード対応
OCR入力 自動仕分け
スマホアプリ対応 申請フロー

価格

  • 月額600円~/1ユーザー

サービス名:Team Spirit 提供会社:株式会社チームスピリット URL:https://www.teamspirit.com/ja-jp/

3-11.eKeihi|2,000社以上、54万ユーザーの導入実績!経費精算システムのパイオニア

eKeihiのサービスサイト

サービスの特徴

  • 日本で初めて電子帳簿保存法に完全準拠。領収書の電子化を実運用し、5年以上の実績!世界トップレベルのセキュリティと強固な管理体制の構築で安心運用。
  • 画面に従って支払金額をそのまま入力するだけで、経理知識不要の精算作業が可能。間違いのない経費精算処理と、高度な自動仕訳や柔軟なデータ連携を実現。
  • 手軽に導入でき、即時に導入効果が期待できるクラウド型と、自社サーバでランニングコストを抑えた運用ができるオンプレミス型の2種類のサービスを用意。
電子帳簿保存法 icカード対応
OCR入力 自動仕分け
スマホアプリ対応 申請フロー

価格

  • クラウド型 月額25,000円~/50ユーザー~
  • オンプレミス型 都度お問い合わせ

サービス名:eKeihi 提供会社:イージーソフト株式会社 URL:https://www.ezsoft.co.jp/ekeihi/

4.まとめ

経費精算システムの機能と実際にあるサービス、システムを選ぶ際のポイントをご紹介しました。経費精算システム選びの参考になりますと幸いです。

経費精算システムは経理担当者だけではなく、経費申請をおこなう従業員の手間も省くことができます。機能やと特徴を理解し、さまざまな経費精算システムの特徴を比較しましょう。

経費精算システム要件定義

 

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