働き方改革を受けて、残業時間の上限規制を遵守するために、必要に応じて残業を削減しなければなりません。このような状況のなか、「残業禁止」のルールを取り入れる企業も増えています。
残業禁止は長時間労働を防ぐ手段のひとつですが、計画的におこなわなければ、逆効果となってしまう可能性もあるため、導入する際には注意が必要です。
本記事では、残業禁止にする際に注意すべき点を実例とあわせて解説します。
関連記事：残業とは｜残業の割増賃金の計算方法や残業規制による対策法も
残業時間を削減するには、まず残業時間を可視化することが大切です。そもそも残業時間が各従業員でどれくらいあるのかが分からなければ、削減しなければならない残業時間数や、対象の従業員が誰かが分からないためです。
現在、残業時間を正確に把握できていないなら、勤怠管理システムを導入して残業時間を可視化することをおすすめします。
具体的な残業時間数が把握できるようになったことで、残業の多い従業員とそうでない従業員を比較して長時間労働の原因をつきとめ、残業時間を削減した事例もあります。
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目次
1. 残業に関する基本ルール
従業員に残業を命じる場合は、法律によって定められたルールを遵守する必要があります。ここでは、残業に関する基本ルールを紹介しますので、違反していないか再確認しておきましょう。
1-1. 法定労働時間内で働かせるのが基本ルール
従業員を働かせるときは、法定労働時間内に収めるのが基本です。労働基準法の第32条によって、法定労働時間は1日8時間・週40時間と定められています。
第三十二条 使用者は、労働者に、休憩時間を除き一週間について四十時間を超えて、労働させてはならない。
② 使用者は、一週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き一日について八時間を超えて、労働させてはならない。
1-2. 残業を命じるためには36協定を締結する必要がある
法定労働時間を超えて働かせる場合や法定休日に出勤させる場合は、事前に36協定を締結しなければなりません。36協定については、労働基準法第36条に記載されています。
第三十六条 使用者は、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者との書面による協定をし、厚生労働省令で定めるところによりこれを行政官庁に届け出た場合においては、第三十二条から第三十二条の五まで若しくは第四十条の労働時間（以下この条において「労働時間」という。）又は前条の休日（以下この条において「休日」という。）に関する規定にかかわらず、その協定で定めるところによつて労働時間を延長し、又は休日に労働させることができる。
36協定を締結せずに残業や休日労働を命じることはルール違反であるため、絶対に避けましょう。
1-3. 36協定を締結した場合でも残業時間の上限はある
36協定を締結した場合、残業時間の上限は月45時間・年360時間となります。原則として、この上限を超えることはできないため、勤怠管理や業務調整を徹底して上限規制を遵守しましょう。
この上限規制は、大企業に対しては2019年4月から、中小企業に対しては2020年4月から、すでに適用されています。企業の規模に関係なく適用されるルールであるため、適切に対応していくことが必要です。
1-4. 特別条項を設けた場合でも残業時間の上限はある
労使間で合意したうえで特別条項付きの36協定を締結すれば、月45時間・年360時間の枠を超えて残業させることが可能です。ただし、以下の要件を守る必要があります。
- 年720時間以内
- 複数月平均80時間以内（休日労働を含む）
- 月100時間未満（休日労働を含む）
- 月45時間を超えるのは年間6カ月まで
上記の通り、特別条項付きの36協定を結んだからといって、無制限に残業を命じられるわけではありません。また、月45時間と考えると、毎日2時間程度の残業をすることになります。過重労働は従業員の心身の健康に悪影響を与える可能性もあるため、できる限り避けるべきでしょう。
2. 残業に対する割増賃金のルール
残業や休日労働が発生した場合は、適切な割増賃金を支払う必要があります。状況ごとの割増率は下表の通りです。
| 種類 | 割増率 |
| 時間外労働 | 25％以上 |
| 60時間超えの時間外労働 | 50％以上 |
| 深夜労働 | 25％以上 |
| 休日労働（法定休日） | 35％以上 |
割増賃金が発生する状況が重なった場合は、割増率を加算しなければなりません。たとえば、深夜時間（22時〜5時）に時間外労働が発生した場合の割増率は50%となります。
2-1. 固定残業代に関するルール
固定残業代とは、あらかじめ月の残業時間を設定しておき、その時間分の残業代を基本給と一緒に支給する仕組みです。たとえば固定残業時間を10時間と設定している場合、実際の残業時間が1時間であっても、一定の固定残業代を支払う必要があります。残業時間が少ないからといって、固定残業代を減額することはできません。
逆に固定残業時間を超過した場合は、追加の残業代を支給することが必要です。上記の例において、実際の残業時間が15時間だった場合は、5時間分の残業代を追加で支払う必要があります。
3. 残業のルールに違反したときの罰則
労働基準法によって定められたルールを無視すると、罰則を受ける可能性があります。具体的には、30万円以下の罰金や6カ月以下の懲役が科せられるケースもあるため注意しましょう。罰則の対象となるのは、以下のようなケースです。
- 36協定を締結せずに法定労働時間を超えた残業を命じている
- 特別条項を付けずに月45時間を超えた残業を命じている
- 特別条項付きの36協定を締結しているものの年720時間を超えた残業を命じている
- 残業に対する割増賃金を支給していない
ここまで紹介したようなルールに違反すると、労働基準監督署から是正勧告を受けたり、実際に罰則を科せられたりします。社会的なイメージが悪くなり、取引先との関係悪化や採用候補者の内定辞退などにつながる可能性もあるため、ルールをしっかりと守りながら業務を進めていきましょう。
4. 残業のルールを遵守するためのポイント
残業ルールを遵守するためには、労働時間の管理を徹底したり、36協定の内容を見直したりすることが重要です。それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。
4-1. 労働時間の管理を徹底する
残業のルールを守るためには、従業員ごとの労働時間をしっかりと把握しなければなりません。労働時間の管理を怠ると、知らないうちに長時間労働が発生していたり、残業の上限を超えていたりする可能性があります。
前述の通り、残業は上限規制の範囲内で命じなければなりません。紙のタイムカードなどで勤怠管理をおこなっている場合、集計するまで残業時間の合計がわからず、気付かないうちに残業規制に違反していたというケースもあるでしょう。ルールを遵守するためには、労働時間をリアルタイムで把握できる勤怠管理システムの導入がおすすめです。
4-2. 36協定の内容を見直す
残業や休日出勤が発生する場合は、事前に36協定を締結しておくことが必要です。すでに36協定を締結している場合でも、現状に合っているか、内容を定期的に見直す必要があります。
たとえば、36協定を締結した場合、残業時間の上限は月45時間・年360時間となりますが、36協定内でこの上限より少ない時間設定にしているケースもあります。その場合は、36協定で設定した上限を超えて残業させることはできません。事業の拡大などにより残業時間が増えそうな場合は、労使間で合意のうえ36協定の時間設定を変更するようにしましょう。
5. 残業禁止ルールを設定する理由
ここまで解説したような上限規制を遵守するため、人件費を削減するためなど、さまざまな理由から残業禁止ルールを設定する企業も存在しています。しかし、そもそも残業を禁止することは目的ではなく手段のひとつです。
残業を禁止するなら、何が目的で実施するのかを明確にしておかなければなりません。考えもなく残業を禁止しても、現場に混乱を招くだけになる場合もあります。
残業を禁止することの目的は、決して人件費削減のためだけではありません。従業員の労働環境を改善するため、労働力人口減少にともなう企業競争力の維持のため、生産効率を上げるためなど、さまざまな理由が考えられます。また、2019年に施行された働き方改革をきっかけに残業禁止を推進しているというケースもあるでしょう。
まずは目的を明確にしたうえで、自社に合った残業ルールを設定することが重要です。当サイトでは、上述したような残業に関する正しい知識（定義や上限時間、法改正など）をまとめた資料を無料で配布しております。残業に関して不安な点があるご担当者様は、こちらから「残業ルールBOOK」をダウンロードしてご確認ください。
6. 残業禁止ルールを設定することによるデメリット
「残業を明日から禁止にしよう！」と労働環境をいきなり変化させたところで、現場は混乱してしまうだけです。
残業禁止ルールを取り入れる際の懸念点・不安点を洗い出し、それを1つずつ取り除いて、残業削減に向けた整備を整えていくことが重要です。残業禁止によって発生するデメリットをいくつか紹介します。
6-1. やり方を変えないままだと仕事がまわらなくなる
「残業をしないと仕事がまわらない」といった経営状態で残業を禁止した場合、経営は破綻してしまうでしょう。効率よく仕事をおこなう以前に、1人当たりの仕事量が多すぎる場合、いくら残業を減らしたところで成果は上がりません。
「労働時間も減らしたけれど、成果も減ってしまった」という状況になってしまうと本末転倒のため、効率的に業務を進められるような環境づくりも必要です。
6-2. 社内コミュニケーションがなくなる可能性がある
残業禁止によって効率を求めすぎた結果、社内コミュニケーションがなくなり、仕事に支障をきたす可能性があります。社内コミュニケーションが減ると組織力の低下にもつながり、仕事の生産性はむしろ下がってしまうでしょう。
6-3. 休憩時間も仕事をしてしまうことになる
勤務時間が減ることで時間が足りなくなり、休憩時間も働かなくてはならなくなる可能性もあります。
生産性を上げるためにも休息は必要です。休憩時間は休み、仕事中はしっかり働くというメリハリが重要でしょう。
6-4. 教育やマネジメントに時間を割けない
残業をなくすことで、業務時間内でこなさなければならない仕事量が増え、新人の育成を後回しにしてしまうというケースもあるようです。長期的な目で見た際、企業の不利益につながってしまうでしょう。
6-5. 残業禁止する前よりも、疲弊してしまうことがある
残業禁止によって業務の効率化を図り、通常は10時間かかっていた仕事を6時間で終わらせられたとしても、その空いた4時間に新たな仕事が与えられることも考えられます。
この場合、生産性は上がったが、全体の仕事量が増えて残業禁止前よりも従業員が疲弊する場合が考えられます。完全な成果主義でない以上、同じ時間内で仕事をするならば、よほどモチベーションの高い従業員以外は楽な方を選んでしまうでしょう。
生産性の高い従業員と低い従業員の評価や給与体系の違いを明確にして、モチベーションを保たせるなど工夫する必要があります。
7. 残業禁止ルールの失敗例
ここからは実際に残業禁止を取り入れて、弊害が生じた例を2つ紹介していきます。
7-1. 実例その1
1人当たりの仕事量を変えずに勤務時間だけを減らした結果、この企業では下記のような状況に陥りました。新人育成の放棄や有給消化率の低下などは長期的に見た場合、企業の成長を大きく損なうことになるでしょう。
勤務時間を減らしさえすれば、仕事は効率化されるというわけではないという良い例でしょう。
残業禁止のルールが導入されて半年。弊社は恐怖のブラック企業と化していた。
・早出の常態化→残業をとがめる人はいても、会社に早く来ることをとがめる人がいないため。
・昼休みの消滅→時間が足りないのでカロリーメイト片手に仕事を続行。
・新人の放置、業務の固定化→仕事を教えあう時間がないので、同じ業務を同じ人が固定的にするようになり風通しが悪くなった。
・有給消化率の低下→上記に関連して、休んだ時に仕事を代わりにできる人がいないので休めなくなった。
7-2. 実例その2
この企業ではサービス残業、休日出勤、持ち帰り残業など時間外の仕事全てを禁止としました。定時退社を1年間続けた結果下記の通りとなりました。
まとめると、①会社の意思決定を完全にトップダウンにしないといけない、②部下は命令されたこと以外はやらないものと心得なければいけない、③その仕事がはたして定時に終わるか考えながら上司は命令しなければいけない、④会議・ミーティングは時間の無駄だから減らさなければいけない、ができないと定時退社制度は失敗して、ただのサービス残業強要になってしまうだろう。
定時退社制度は会社の文化を変えるということだ。本当に変える意識がある会社がどれだけあるだろうか。
この１年を通じて勤労意欲は激減した。他人の仕事を進んで手伝う事もしなくなったし、突発的な仕事や他人から頼まれる仕事を憎むようになった。新しい仕事の企画も考えるだけ無駄なので考えなくなった。（もちろん正式な仕事として割り振られれば別だが。）しかし、ある意味会社は誠実に社員を部品や機械として扱うようになったのだともいえる。
ブラック企業は、実際には社員を部品や機械にしか思ってないくせに、まるで経営陣であるかのように働かせようとする。こうした企業に比べると、わが社は極めて誠実と言える。
8. 残業のルールを遵守して働きやすい職場環境を整えよう！
今回は、残業に関する基本ルールや、残業を禁止するときの注意点などを紹介しました。残業時間の上限規制を遵守することは重要ですが、ただ残業を禁止しただけで生産性が上がるわけではありません。
根本の原因を把握せずに残業を禁止にしても、残業があったときとはまた別の弊害が起こります。原因を見つけて対処しても、それで全てが改善されるということはなかなかありません。
変化を加える場合は以前よりベターにするということを意識しておこない、随時改善していくという考え方が得策でしょう。
残業禁止にした場合に起こりうるケースを予測し、不安要素を1つずつ取り除いていく必要があります。何に時間がかかっているかを把握し、その原因に対しての改善策として残業削減をおこなうという考え方で取り組んでいきましょう。
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残業時間を削減するには、まず残業時間を可視化することが大切です。そもそも残業時間が各従業員でどれくらいあるのかが分からなければ、削減しなければならない残業時間数や、対象の従業員が誰かが分からないためです。
現在、残業時間を正確に把握できていないなら、勤怠管理システムを導入して残業時間を可視化することをおすすめします。
具体的な残業時間数が把握できるようになったことで、残業の多い従業員とそうでない従業員を比較して長時間労働の原因をつきとめ、残業時間を削減した事例もあります。
システムが便利なのは分かったけど、実際に効果があるのか知りたい」という方に向け、当サイトでは勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を例に、システムでは残業管理をどのように行えるかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、ぜひダウンロードしてご確認ください。
