KPI管理シートの作り方と活用方法！ツールを導入するメリットも紹介！

KPIを設定することで、目標達成に向けた道筋がより明確になり、生産性を高めることができます。しかし、KPIをうまく管理できなければ十分な効果を得られません。そこで、KPI管理表を作成・活用するのがおすすめです。

この記事では、KPI管理シートの作り方や活用方法をわかりやすく解説します。また、KPI管理ツールを導入するメリットについても紹介します。

1. KPI管理シートとは？

KPI管理シートとは、KPIの管理に必要な情報をまとめた表のことです。KPI管理シートに決まった形式はありませんが、一般的には以下のような項目を記載します。

• KPI
• KPIを達成するために必要なタスク
• 担当者
• 成果物の場所
• ToDoリスト
• 進捗状況
• 備考

上記の項目をベースに、組織に合わせてカスタマイズしながら作成していきます。

関連記事：KPIとは？設定するメリットや設定のポイントを徹底解説

1-1. KPI管理シートとKPIツリーの違い

KPI管理シートとKPIツリーの共通点は、KPIの設定に役立つツールであることです。KPIツリーとは、KGI（最終目標）とKPI（中間目標）の関係性をツリーの枝葉のように階層状に設置した図のことです。KPIツリーを活用すれば、KPIが抜けや漏れなく設定されているかを可視化して一目で把握することができるようになります。一方、KPI管理シートでは、KPIのタスクに加えて、担当者や管理者、進捗状況なども管理します。

つまり、KPIツリーを基に設定したKPIを、KPI管理シートで管理するのが一連の流れといえます。このように、KPIツリーとKPI管理シートは使用される目的や管理項目に違いがあるので、必要に応じて使い分けることが大切です。

関連記事：KPIツリーとは？作成方法や作成上の注意点を詳しく解説

2. KPI管理シートの必要性

効率的に目標を達成するためには、KPIを設定するだけでなく、KPIを適切に運用することが大切です。ここでは、KPIを運用するときに管理シートが必要な理由について詳しく紹介します。

2-1. いつでもKPIを確認できるようにするため

KPIを設定しても、目にする機会が少ないと時間が経つにつれてKPI達成に対する意識が薄まってしまいます。KPI管理シートを用いれば、誰もが好きなタイミングでKPIを確認できるため、目標達成の意識を忘れずにタスクに取り組むことが可能です。

2-2. やるべきことや進捗状況を把握しやすくするため

KPI管理シートを活用すれば、一人ひとりがやるべきタスクや進捗状況を簡単に把握することができます。タスクを可視化することにより、誰が何をやらなければならないかが明確になります。また、タスクの進捗状況を共有することで、遅れているタスクに早期に気付けるため、適切なタイミングでフォローすることが可能です。

2-3. 効率よく情報を共有するため

KPI管理シートを導入することで、効率よく情報共有をおこなうことができます。口頭で報連相をするときにはお互いのタイミングを合わせる必要がありますが、KPI管理シートであれば自分の都合がよいときに報連相を実施することが可能です。

無駄な時間を省けるだけでなく、KPI管理シートでいつでも報連相の内容を見返せるので、勘違いやすれ違いも減らせます。また、テレワークの場合でも、家にいながらKPI管理シート上で情報を確認することが可能です。

2-4. 資料の作成や検索する手間を削減するため

KPI管理シートに資料を添付できるようにしておけば、資料がどこか探す手間がなくなります。会議の際には報告資料としても活用できるため、会議用の資料の作成が不要になるのもメリットの一つです。

3. KPI管理シートの作成方法

ここでは、KPI管理シートの具体的な作成方法について詳しく紹介します。

3-1. KPI管理シートのテンプレートを作成する

KPI管理シートは特別な管理ツールを用いなくても、ExcelやGoogleスプレッドシートのような表計算ツールで作成することができます。KPI管理シートの大まかなイメージは以下のとおりです。

KPI	KPI達成に必要なタスク	担当者	成果物	ToDoリスト	進捗	備考
〇〇の向上	LPデザインの変更	◎◎
	サイト導線の改善	▲▲
	PR動画の作成	□□

3-2. KPIを設定する

KPIを設定するときは、最終目標であるKGIをまず設定し、次に事業を成功させるために必要な要因であるKSFを洗い出します。KSFのなかでもとくにKGIに直結するものを選び出し、それらをKPIとして設定しましょう。KPIは達成可能かどうかを確認したうえで、具体的な数値で設定することが重要です。また、いつまでに達成を目指すのか期限も忘れずに設定しておきましょう。

関連記事：KGIとKPIの違いとは？各指標の特徴や重要性を詳しく紹介

3-3. KPIを達成するために必要なタスクを洗い出す

KPIを設定したら、KPIを達成するために必要なタスクを洗い出します。たとえば、KPIを「コンバージョン率（CVR）0.5％向上」に設定した場合のタスクとしては、以下のようなものが考えられます。

• LPデザインのデザイン変更
• サイト導線の改善
• PR動画の作成

コンバージョン率向上に向けたタスクが明確化され、何をするべきかがわかるようになります。KPI達成に必要なタスクが複雑な場合は、タスクをさらに細分化してToDoリストにまとめましょう。

3-4. 担当者、その他の項目を埋める

KPIの達成に必要なタスクが決まったら、担当者を割り振ります。成果物やToDoリスト、進捗はタスクを進めながらその都度記載していきましょう。業務効率化や管理のしやすさの観点から、他にも必要な項目があれば、随時追加していくのがおすすめです。

関連記事：KPIマネジメントとは？必要性やマネジメントのコツを解説

4. KPI管理シートの活用方法

KPI管理シートには、目標達成のためのToDoリストのような役割があります。しかし、他にもさまざまなことに活用することが可能です。ここでは、KPI管理シートの活用方法について詳しく紹介します。

4-1. KPIの達成率を集計・分析し課題や強みを知る

KPI管理シートを活用して、定期的に達成率を分析してみましょう。達成率は次の計算式で求められます。

たとえば、コンバージョン率を0.5％向上させることを目標としていて、実際には0.3％の向上だった場合の達成率は次のようになります。

KPIの達成率を定期的に確認して分析することで、ボトルネックとなっているタスクの早期発見・改善をおこなうことができます。また、達成率が高いタスクは組織の強みである可能性が高く、強みを活かすことでさらに効率よく目標を達成することが可能です。

4-2. 客観的な人事評価ができる

KPI管理シートでは、誰がどのタスクを担当しているのかや、それぞれの目標達成度などを客観的に把握できるため、公平な人事評価にも役立ちます。また、KPI管理シートであれば、成果だけでなく、成果を達成するためのプロセスも可視化できるので、総合的な人事評価をおこなうことが可能です。

なお、公平な人事評価には体系だった人事評価制度が欠かせません。成果を示す従業員側の準備が整っていても、評価をする企業側の準備が整っていなければ適切な評価がおこなえないためです。しかし、そもそも現状、体系だった人事評価制度がなく導入を検討されている方もいらっしゃるかもしれません。人事評価制度を整えると言っても何から手をつければ良いか分からずお困りの方へ向けて、本サイトでは「人事評価の手引き」を無料で配布しています。自社にとって適切な人事評価制度を検討するために、まずは人事評価制度について網羅的に理解したいという方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

5. KPI管理シートのメリット

KPIを管理するにあたって、KPI管理シートを利用するメリットは何があるでしょうか。ここでは、KPI管理シートのメリットについて詳しく紹介します。

5-1. 無料のテンプレートもある

KPI管理シートは、インターネット上に無料のテンプレートが多くあります。無料で作成できるので、コストを削減することが可能です。また、テンプレートを利用すれば、KPI管理シートを効率よく作成することができます。テンプレートを基に自社のニーズに応じて簡単にカスタマイズすることも可能です。

5-2. エクセルやスプレッドシートで管理できる

KPI管理シートは、専用のソフトを用いなくとも、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの普段業務で使用しているツールを使って作成・管理することができます。専用システムを導入する場合、コストや操作に慣れるまで時間がかかります。一方、ExcelやGoogleスプレッドシートであれば、通常の業務に使用しているため、コストは不要でスムーズに使いこなすことが可能です。

6. KPI管理シートに限界を感じたら？

KPI管理シートでは、KPIの管理に限界を感じている人もいるかもしれません。そのような場合、専用のKPI管理ツールを導入するのがおすすめです。ここでは、KPI管理ツールのメリット・デメリットと選び方について詳しく紹介します。

6-1. KPI管理ツールのメリット・デメリット

KPI管理ツールはKPIの管理に特化したシステムなので、複雑なKPIを設定している場合でも、効率よく管理することができます。また、集計・分析機能も搭載されているので、KPIの進捗状況などを分析して可視化することで、社内の情報共有や目標の評価・改善に役立てることが可能です。

しかし、KPI管理ツールを導入するには、コストがかかります。また、KPI管理ツールの操作が難しければ、管理効率が下がり、業務の生産性が低下する恐れもあります。

このように、KPI管理ツールにはメリット・デメリットがあるので、KPI管理シートと比較したうえで、導入を検討することが大切です。

6-2. KPI管理ツールの選び方

KPI管理ツールを選ぶ際は、自社の規模にあった料金プランを採用しているシステムを選ぶことが大切です。また、目的を明確にし、必要な機能が搭載されたシステムを導入することも重要です。自社の既存のツールと連携できるかも確かめておきましょう。他にもサポート体制やセキュリティが充実しているシステムを選ぶと、安心して導入・運用することができます。このように、料金や機能、使いやすさ、サポート、セキュリティなどの複数の観点からシステムを比較したうえで、自社のニーズにあうKPI管理ツールを選定することが大切です。

7. KPI管理シートを活用して効率的な目標達成を目指そう

KPI管理シートでは、効率的にKPI管理ができるのはもちろん、公平な人事評価にも役立ちます。KPI管理シートのテンプレートを一度作成してしまえば、その後は必要事項を埋めていくだけで、さまざまなタスクの無駄をなくすことが可能です。KPI管理シートを活用して、効率的な目標達成を目指しましょう。