1on1ツールとは？メリット・デメリットや比較ポイント、機能一覧を解説！

1on1ツールとは、1on1ミーティングの効率化を図るためのツールです。近年、リモートワークの浸透や働き方の多様化により、1on1ツールの重要性が高まっています。

本記事では、1on1ツールとは何か、機能や必要性を踏まえてわかりやすく解説します。また、1on1ツールのメリット・デメリットや選び方のポイントも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

皆様がお勤めの企業では“1on1”を実施していますか？1on1はアメリカで誕生したマネジメント方法ですが、今では日本の多くの企業でおこなわれています。しかし、実施している企業の中には「なんとなくやっている」というところも多いのではないでしょうか。

本資料では、通常の面談との違いや運用方法について詳細にご紹介しています。将来的に1on1の導入を検討している方、より効果的な1on1の運用について知りたい方はぜひご確認ください！

1. 1on1ツールとは？

1on1ツールとは、上司と部下の間でおこなわれる1on1ミーティングを効率化するためのツールです。ここでは、1on1ミーティングの必要性を説明したうえで、1on1ツールが注目されている理由について詳しく紹介します。

1-1. 1on1ミーティングの必要性

IT技術の進歩により、ビジネス市場など私たちを取り巻く環境は目まぐるしく変化しています。このような時代を生き抜くには、「自ら考え、課題を解決する力」が求められます。1on1ミーティングにより、上司が部下から課題や悩みを聞き出し、自分で解決できるよう手助けすることで、部下の自律性を高めることが可能です。

また、日本では少子高齢化が進行しており、労働人口が減少し続けています。そのため、人材確保に悩みを抱えている企業も多いのではないでしょうか。1on1ミーティングは従業員のエンゲージメントを向上させ、離職率を低下させる効果もあります。このような背景から、1on1ミーティングの必要性が高まっています。

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1-2. 1on1ツールが注目されている理由

1on1ミーティングは、チームマネジメントを図るうえで効果的な施策ですが、定着には時間がかかり、上司の負担も大きいのが現状です。また、人手不足が深刻化する現代では、社内コミュニケーションを円滑にするため、高品質かつ高頻度での実施が求められます。

近年では働き方改革によりテレワークが普及しています。リモートで1on1ミーティングをおこなう場合、対面での面談と比べて、部下の様子や感情を把握しにくいことが難点です。1on1ツールはこのような問題を解決するツールとして注目されており、実際に導入・活用する企業が増えています。

2. 1on1ツールの機能一覧

1on1ツールには、さまざまな機能が搭載されています。どのような機能が搭載されているかを理解しておくことで、効率よく1on1ツールを選定することができます。ここでは、ミーティングに関する機能と、マネジメントに関する機能に区分したうえで、1on1ツールの機能を一覧で紹介します。

2-1. ミーティングに関する機能

1on1ツールには、1on1ミーティングを効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。カレンダー機能やリマインド機能を使用すれば、忘れずに1on1を開催することができます。また、フォーマット機能を活用することで、面談シートを作成し、効率よく会議をおこなうことが可能です。さらに、ログ閲覧機能や記録機能により、1on1ミーティングの内容を自動で記録し、必要に応じて後から引き出すことができます。

このように、1on1ツールのミーティングに関する機能を上手く活用することで、効率よく、生産性の高い1on1を実施することができるようになります。

2-2. マネジメントに関する機能

1on1ツールには、会議を効率化するための機能だけでなく、評価や管理を効率化するための機能も豊富に搭載されています。トピック分析機能を使用すれば、1on1で話題に上がった内容を集計し、分析して今後の課題・目標設定に役立てることが可能です。また、1on1の実施状況などのチェック機能を活用することで、1on1ミーティングの実施率や進捗状況を数値化・可視化して、客観的に評価することができます。

このように、1on1ツールには集計・分析といったマネジメントに役立つ機能も搭載されています。

3. 1on1ツールを導入するメリット

1on1ツールを活用することで、あらゆるメリットが得られます。ここでは、1on1ツールを導入するメリットについて詳しく紹介します。

3-1. 1on1ミーティングの定着化・品質向上が図れる

1on1ミーティングを導入しても、スケジュール調整が上手くいかず、思ったように開催できないという課題がよくあります。また、1on1ミーティングのやり方がわからず、形だけのものとなっており、時間やコストの無駄になっていることも少なくありません。

1on1ツールを導入すれば、スケジュール管理をシステムに任せることができます。また、リマインダー機能により1on1ミーティングの開催する事前に通知されるので、忘れずに1on1を開催することが可能です。1on1ツールを使えば、面談シートをフォーマットに沿って作成したり、過去の面談結果を分析したりすることができます。そのため、1on1ミーティングの属人化を防ぎながら、生産性を高めることができます。

3-2. 振り返りがしやすくなる

1on1ミーティングを実施する場合、メモを取っていても、後から見返すと理解できないケースがよくあります。1on1ツールを導入すれば、内容の記録がしやすくなります。また、システムの機能で集計・分析をおこなうことで、結果が見やすくなります。そのため、後から1on1ミーティングを振り返るときに、どのような内容だったかを簡単に把握して次につなげることが可能です。

3-3. 部下の心理状態を可視化できる

1on1ツールのサーベイ機能を活用すれば、部下の心理状態を可視化することができます。過去と現在を比較することで、部下の調子にあわせて適切なフォローをおこなうことが可能です。部下の状況を正しく把握できれば、上司と部下の相互理解につながり、関係性を強固にすることができます。結果として、従業員のエンゲージメントが向上し、離職率の低下が期待できます。

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3-4. 人事評価や人員配置を効率化できる

1on1ツールを活用すれば、データとして部下の情報を蓄積することができます。また、過去の1on1ミーティングの内容もスムーズに確認できるので、部下の仕事への取り組みや成長を加味したうえで、適切に人事評価をおこなうことが可能です。さらに、1on1ツールに蓄積された情報から部下の得意・不得意を客観的に見極めることで、適切な人事配置につなげることができます。結果として、強固な組織を作り出し、生産性を向上させることが可能です。

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4. 1on1ツールを導入するデメリット

1on1ツールを導入する場合、メリットだけでなく、デメリットも理解しておくことが大切です。ここでは、1on1ツールを導入するデメリットについて詳しく紹介します。

4-1. 導入・運用コストがかかる

1on1ツールを使用するには、導入・運用コストがかかります。まずは導入・運用にかかる費用を明確にしましょう。次に1on1ツールを導入することでどのような効果が期待できるかを洗い出しましょう。費用対効果を検証することで、安心して1on1ツールを導入することができます。また、1on1ツールの中には無料で利用できるものもあります。まずはリスクを減らすため、無料版1on1ツールから導入してみるのも一つの手です。

4-2. 定着に時間がかかる

1on1ツールを導入したとしても、最初は操作に慣れないために、想定しているような効果が出ない可能性もあります。しかし、従業員が操作に慣れ、ノウハウが蓄積されていくことで、効果が現れるようになります。そのため、効果が出ないからといって、すぐに運用を中止してしまわないことが大切です。長い目でみて導入を決めることが重要といえます。

4-3. 上司の業務負担が増える

1on1ツールを導入する場合、上司は操作方法を覚えなければならないなど、これまでと比べて業務負担が増える可能性があります。上司の業務負担を考慮し、「操作マニュアルを準備する」「問い合わせ窓口を用意する」といった対策をおこなうことが大切です。また、1on1ツール導入の成功事例を周知し、上手な使い方のイメージを共有するのもよいかもしれません。

4-4. コミュニケーションの希薄化につながる

1on1ツールを導入すると、ツールに依存してしまい、コミュニケーションが希薄化する恐れがあります。この場合、部下と上司の関係性を深められず、期待しているような効果が生まれない可能性もあります。1on1ツールはあくまでも1on1ミーティングを支援するためのツールです。1on1ツールに依存せず、目的を理解し、正しいやり方で1on1ミーティングを実施することが大切です。

5. 1on1ツールの比較ポイント

1on1ツールには、さまざまな種類があります。自社に最適な1on1ツールを選ぶことで、1on1ミーティングの効果を高めることができます。ここでは、1on1ツールの比較ポイントを詳しく紹介します。

5-1. 料金体系

1on1ツールの導入形態によって料金体系は異なります。導入形態には主に「クラウド型」「オンプレミス型」「パッケージ型」があります。なお、1on1ツールについては、クラウド型を採用する企業が多いです。

クラウド型の1on1ツールの場合、導入費用は少額もしくは無料です。ただし、月額や年額で運用費用がかかります。そのため、使用するユーザー数を見積り、自社の規模にあった料金体系の1on1ツールを導入するようにしましょう。

5-2. 機能

1on1ツールの機能が不足していると、1on1ミーティングの効果が下がってしまいます。一方、1on1ツールの機能が多いと、料金が上がったり、操作が難しくなったりします。そのため、機能に過不足のない1on1ツールを導入することが大切です。まずは自社の課題・目的を明確にし、必要な機能を洗い出しましょう。そのうえで、複数の1on1ツールを比較して、自社のニーズにあった機能が搭載されているシステムを選ぶことが重要です。

5-3. 操作性

操作が難しいツールは社内に定着しません。1on1ツールは、上司だけでなく部下もスケジュール管理や面談シート作成などのために使用します。多くの従業員が使用することから、直感的に操作できる1on1ツールを導入するのがおすすめです。また、スマートフォンやタブレット端末でも操作できると、業務の柔軟性も高まります。

5-4. カスタマイズ性

機能の拡張性やシステムの連携性といったカスタマイズ性も、1on1ツールを選定するにあたって重要な比較ポイントの一つです。利用人数に応じて機能を追加したり、減らしたりできるツールを選べば、常にコストを最適化することができます。また、1on1ツールと既存の人事評価システムやタレントマネジメントシステムと連携できれば、データ入力・出力がスムーズになり、業務の効率化が期待できます。

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5-5. セキュリティ

1on1ミーティングで話す内容には、個人情報や機密性の高い情報も含まれます。そのため、あらかじめ1on1ツールのセキュリティ機能をきちんと確認しておくことが大切です。「IPアドレス制限」「バックアップ」「システム監視」「アクセスコントロール」など、豊富なセキュリティ機能が搭載されていると、安心して運用することができます。

5-6. サポート体制

1on1ツールは馴染みがない人も多いです。導入する際にサポートが少ないと、運用するまでに時間がかかり、コストの無駄遣いとなる可能性もあります。また、トラブル発生時に素早く対応できず、従業員からの不満につながる恐れもあります。導入時だけでなく、運用時もサポートが充実している1on1ツールを導入することで、社内にスムーズに定着させることができます。

5-7. 無料トライアル期間の有無

1on1ツールは実際に導入してみなければ使用感などはわかりません。そのため、無料トライアル期間の有無も確認しておくことが大切です。万が一、「機能が不足している」「操作が難しい」といった問題があったときに無料トライアル期間であれば、料金がかからず解約することができます。

6. 1on1ツールで効果的な1on1ミーティングを実施しよう

1on1ミーティングは属人的になりがちで、上司のスキルによって大きな差が生まれてしまうこともあります。1on1ツールを導入すれば、1on1ミーティングの属人化を防止し、1on1の生産性を高めることができます。比較ポイントを理解したうえで、自社に最適な1on1ツールを導入することが大切です。

皆様がお勤めの企業では“1on1”を実施していますか？1on1はアメリカで誕生したマネジメント方法ですが、今では日本の多くの企業でおこなわれています。しかし、実施している企業の中には「なんとなくやっている」というところも多いのではないでしょうか。

本資料では、通常の面談との違いや運用方法について詳細にご紹介しています。将来的に1on1の導入を検討している方、より効果的な1on1の運用について知りたい方はぜひご確認ください！