社内SNSは社内のコミュニケーションを活性化させるためのツールですが、導入してもうまく活用できないということも多くあります。社内SNSを活用するには、ある程度運用のルールを決めておく必要があります。
今回は、社内SNSの導入を成功させるためのルールを紹介します。紹介したもののなかから、自社に必要なものを取り入れてみてください。
目次
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社内SNSを活用するためのルール8選
ここでは、社内SNSを活用するためのルールを紹介します。ここで紹介するなかから、自社で役立ちそうなものを取り入れてみてください。
チャットの利用時間を決める
社内SNSを導入するとき、チャットの利用時間を決めるようにしましょう。
社内SNSの運用が上手くいかない原因として、「プライベートの時間も通知が来て、気が休まらない」というものがあります。社内SNSを利用する社員が社内SNSによって気疲れしてしまうと、次第に利用されなくなってしまいます。チャットの利用時間を決めて、メリハリのある利用を促していきましょう。
所属や氏名、プロフィール写真を設定する
社内SNSを導入する際は、所属部署や実名、プロフィール写真の設定をルールとして決めておきましょう。
社内SNSは社内コミュニケーションの活性化を目的としたツールであり、社内SNS上での投稿をきっかけに対面でのコミュニケーションが生まれることがあります。しかし、所属部署が記載されていなかったり、ペンネームで登録されていなかったり、プロフィール写真が設定されていなかったりすると、投稿しているのが誰なのかわからなくなることがあります。
社内SNSでの投稿から社内コミュニケーションのきっかけをつくるためにも、所属部署や実名、プロフィール写真を設定しておきましょう。
メールで使うような定型文を廃止する
社内SNSでコミュニケーションの効率化を図るために、メールで使うような定型文を廃止するようにしましょう。
これまで社内でもメールや電話で連絡を取っていた企業では、社内SNS上でも同じように、形式ばった挨拶をしてしまうことがあります。
例えば、以下のようなものが挙げられます。
いつもお世話になっております。
○○事業部の××です。
今回は、△△の件で相談したく、連絡させていただきました。
～～～～～
大変お手数おかけいたしますが、お手すきの際にご確認いただけると幸いです。何卒よろしくお願いします。
このような形式ばった挨拶をしてしまうことで、コミュニケーションの活性化や業務効率の向上を阻害してしまうことがあります。社員同士が楽に、素早くコミュニケーションを取れるよう、メールで使うような定型文を廃止しておくと良いでしょう。
社内SNS上で厳しいフィードバックをしない
社内SNSの導入を成功させるためには、ツール上で厳しいフィードバックをしないということも大切です。
社内SNSで業務の進捗を確認するとき、進捗が遅れていたり、やり方が違ったりすることで、何か指摘をしたくなることがあるでしょう。
しかし、ツール上で伝えることで、受け取る側が過度に注意を重く受け止めたり、意図しない内容で受け取られたりする可能性もあります。そうすると、社内SNSに投稿することに後ろ向きになったり、社内SNS自体が殺伐とした空間になってしてしまったりと、本来の目的を果たせない状況となりうるでしょう。
社内SNS上でのやり取りは、対面でのやり取りよりも伝えられる情報が限られます。対面でのコミュニケーションよりもカジュアルに、丁寧に利用するようにしましょう。
プライベートな利用を制限する
社内SNSの導入に失敗する原因の1つとして、公私混同してしまうということが挙げられます。
社内SNSは社内での業務に関するコミュニケーションを活発化させるためのものです。そんな社内SNS上でプライベートな連絡をしてしまうと、業務に関するコミュニケーションを活性化するツールとしての効果が薄れてしまいます。
導入目的に沿った利用を促すために、プライベートな利用を適度に制限しておきましょう。
ほかのツールとの使い分けを決める
社内SNSを浸透させるために、ほかのツールとの使い分けを決めるようにしましょう。
社内SNSを導入する前から、ビジネスチャットやグループウェアなど、ほかのツールを使って連絡を取っているという企業も多いでしょう。しかし、社内SNSを導入するときにそれらのツールを並行して利用してしまうと、社内SNSが浸透しにくくなってしまいます。
社内SNSを導入するときは、すでに導入しているツールで同様の機能があったとしても原則的に社内SNSを使うという運用をしてみるとよいでしょう。
グループウェアは業務連絡用、社内SNSはコミュニケーションの中心として活用などと方針を決めることで、自然に浸透していくような体制を整えましょう。また、多くの社内SNSにはタスク管理機能も搭載されています。
複数のツールでタスク管理をおこなってタスク漏れを起こしてしまわないよう、タスク管理に使うツールもあらかじめ決めておきましょう。
メッセージに対してのリアクションをある程度決めておく
社内SNSの利用が浸透するように、ツール上での投稿に対してリアクションすることをあらかじめ決めておくと良いでしょう。
社内SNS上で何か業務連絡をしても、反応がないと伝わっているのかどうか、わかりにくく感じることがあります。既読機能がついているツールもありますが、既読がついているからといって読んでいるとも限りません。業務連絡を受け取った場合、スタンプでリアクションをするなど、ある程度のルールを決めておくことで、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
社内の連絡でメールを使用しないようにする
社内SNSを浸透させるために、社内での連絡でメールを使わないようにルール付けをしましょう。
これまで社内での連絡をメールで取っていた企業では、はじめのうちはメールの方が使いやすく感じるでしょう。しかし、メールでの連絡では、始まりや終わりなどメール独特の言い回しや作法があり、メールを作成することに多くの時間を要してしまいます。
社内SNSを浸透させて業務を効率化させるために、社内での連絡にメールを使用しないようにしましょう。
社内SNSの導入を失敗する4つの原因
これまで、社内SNSを活用するためのルールを紹介してきました。しかし、ルールを設定しただけで社内SNSの導入を成功させることはできません。ここでは、社内SNSの導入で失敗する原因を紹介します。失敗の原因になるポイントを押さえたうえで、導入を進めていきましょう。
導入目的を社員に共有できていない
社内SNSの導入に失敗する原因として、導入目的を社員に共有できていないというものが挙げられます。
社内SNSに限らず、ツールを導入してすぐのタイミングでは、これまで使っていたツールの方が使いやすいと感じるものです。そう感じている社員に対して、社内SNSを導入する目的を共有できていないと、これまで使っていたツールで業務を進めてしまいます。
社内SNSを導入する前に、どのような課題を解決するために導入していて、どのように活用してほしいのかを社員に共有するようにしましょう。
利用するうえでのルールを浸透できていない
これまで、社内SNSを活用するためのルールを紹介しました。今回紹介したルールの中から、実際に取り入れるものもあるでしょう。しかし、ルールは設定しただけでは浸透しません。ルールを浸透させるには、繰り返し伝え続ける必要があります。
社内SNSを活用するために、社員が理解するまで繰り返しルールを伝えるようにしましょう。
既存のツールとの使い分けができていない
社内SNSの導入に失敗する原因として、既存のツールとの使い分けができていないことが挙げられます。
社内SNSを導入する企業のなかには、すでにビジネスチャットやグループウェアなど、ほかのツールを利用している企業もあるでしょう。たとえばビジネスチャットを利用していた場合、社外との連絡はビジネスチャット、社内での連絡は社内SNSというように、使い分けを明確にしておくと良いでしょう。
使い分けを明確にしておくことで、新たに導入した社内SNSの利用を促進することができます。
ツールが使いづらい
ITツールを導入したものの定着しない原因として、ツールが使いづらいということが挙げられます。
求めている機能が搭載されているからということで導入してみたものの、マニュアルを見なければ使えないような複雑なツールだった場合、社員は次第に利用しなくなってしまいます。
業務を進める社員にとって、慣れないツールを使うこと自体ストレスのかかることです。そのストレスに負けて利用することを止めてしまわないよう、直感的に使いやすいツールを導入するようにしましょう。
社内SNSのルールをつくり、導入を成功させよう！
いかがでしたか。社内SNSを導入することで、社内コミュニケーションを活性化させたり、業務連携を効率化させたりすることができます。しかし、既存のツールとの使い分けが上手くいかなかったり、社員の反発が合ったりで、導入段階で失敗しやすいツールでもあります。
社内SNSの導入を成功させるために、しっかりとしたルールをつくり、社員が自然と利用できる体制を整えていきましょう。
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