ビジネスチャットは、社内外とのコミュニケーションや情報共有をより効率化してくれるツールです。また、在宅ワークやリモートワークなど働き方の多様化が求められるなかで、その認知度やニーズは高まってきています。 今回は、そんなビジネスチャットについて、機能からメリット、注意点、選ぶ際のポイントまで徹底的に紹介していきます。また、無料で利用できるサービスも紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
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ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットは、ビジネスシーンで利用することを目的としたチャットシステムです。複数名でリアルタイムに情報共有ができるコミュニケーション機能に加えて、タスク管理やファイル共有、音声・ビデオ通話機能などビジネスに役立つ多くの機能が備わっています。
ビジネスチャットを活用するメリット
これまで、ビジネスにおける情報のやり取りはメールを活用することが多かったでしょう。しかし、メールには冒頭挨拶や結びの挨拶、署名などさまざまな要素を記入する必要があったり、メール特有の言い回しやルールなどが存在するため作成に時間がかかっていました。
一方で、難しい言い回しや複雑なルールがないチャットを活用すれば、メールよりもスピーディーなコミュニュケーションをとることができます。
また、ビジネスチャットはビジネスシーンに向けた機能が設計されているため日々の業務の効率化に期待ができます。さらに、セキュリティ対策機能として、利用端末を紛失した際にアカウントがロックされる機能や不正アクセス防止のためにIPアドレスの制限、ログ管理などの機能も備わっているため、安心して利用することができます。
ビジネスチャットを利用する際の注意点
ビジネスチャットを活用することで効率的にコミュニュケーションがとれる反面、チャット上でコミュニュケーションを完結させることが多くなるため、対面でのコミュニケーションが減少してしまう可能性があります。
また、気軽に時間や場所を気にせずにメッセージを送ることができるため、休日や業務時間外でもやり取りをおこなうことができます。そのため、プライベートと仕事の時間が曖昧になってしまうといった懸念も考えられます。
このような事態を防ぐためにも、チャットでやり取りする内容と直接やり取りする内容を決めておいたり、私用携帯にはビジネスチャットをダウンロードしなかったりするなどといった社内ルールを決めておく必要があります。
ビジネスチャットの機能
ここまで、ビジネスチャットのメリットや注意点を紹介してきましたが、具体的にはどのような機能が備わっているのでしょうか。ここでは、多くのビジネスチャットに備わっている基本的な機能や備わっていると便利な機能について紹介していきます。
ビジネスチャットの基本的な機能
ここでは、ビジネスチャットの基本的な機能を紹介します。ビジネスチャットを理解するために、しっかり押さえておきましょう。
チャット機能
テキストや絵文字、スタンプを使ってチャット形式で相手とコミュニュケーションがとれる機能です。過去のやり取りを遡って、一覧で見ることもできます。
グループチャット機能
プロジェクトや目的に応じてグループを作成し、グループに参加している複数人のメンバーとリアルタイムでチャットのやり取りをすることができる機能です。
ファイル共有機能
ドキュメントや画像、動画などの資料を添付し共有することができる機能です。
備わっていると便利なビジネスチャットの機能
ここでは、ビジネスチャットに備わっていると便利な機能を紹介します。システムを選ぶ際の参考にしてみてください。
タスク管理機能
内容や期日を入力してタスクを作成したり、確認したりすることができる機能です。チャットグループにいる全員がタスクを共有することができ、進捗状況の確認や納期漏れを防止することができます。
音声・ビデオ通話機能
音声やビデオを通じて、通話できる機能です。相手の声色や表情を直接確認しながらリアルタイムでやり取りができます。サービスによっては複数人と同時通話することができたり、資料共有しながら通話したりすることができるものもあります。
検索機能
過去のやり取りを遡って、特定のキーワードが含まれるメッセージを検索することができる機能です。特定のメッセージを見返したい場合やメッセージの内容を忘れてしまった際に、覚えているキーワードを頼りに該当のメッセージを探すことができます。
アカウントロック機能
ビジネスチャットツールがダウンロードされている端末を紛失した場合にロックを掛けることができる機能です。大切な情報の流出を防ぐことができます。
利用端末を制限する機能
特定の端末上でしかビジネスチャットを利用できないように設定できる機能です。不正アクセスの防止に役立ちます。
ビジネスチャットを選ぶ際に確認すべきポイント
ビジネスチャットは全社の社員が毎日利用することになるシステムです。そのため、自社の運用に合ったシステムを選択する必要があります。ここでは、ビジネスチャットを選ぶ際に確認しておくと良いポイントについて紹介していきます。
運用費用はどれくらいかかるのか
一般的にビジネスチャットの料金形態には、利用するユーザー数に応じて料金がかかる場合や利用できるユーザー数や設定できるルーム数がプランによって決まっており、月額や年額で支払う場合などがあります。また、備わっている機能によっても料金が異なってきます。
自社の予算とのバランスを見極め、費用対効果の高いシステムを選ぶようにしましょう。
必要な機能が備わっているか
ビジネスチャットではさまざまなサービスが提供されており、サービスによって搭載されている機能は異なります。そのため、自社が必要としている機能が備わっている機能を選ぶ必要があります。ビジネスチャットを導入する目的や現状抱えている課題から洗い出すようにしましょう。
社員にとって使いやすいか
上述したとおり、ビジネスチャットはすべての社員が毎日利用することになります。社員が使いにくいシステムを選んでしまうと業務がかえって非効率になってしまう場合もあります。
特に、必要のない機能が多く備わっている機能を選んだ場合には操作画面が複雑化したり、使いこなせずに無駄な費用を払ったりすることになってしまうため、不必要な機能は極力除いたものを選ぶと良いでしょう。
ビジネスチャットを活用して情報共有を効率化しよう！
今回はビジネスチャットについて解説してきましたがいかがでしたか？ビジネスチャットはコミュニケーションを円滑にし、情報共有をスムーズにしてくれます。
また、働き方改革が進み、働き方が多様化するなかでビジネスチャットへのニーズは高まっています。
無料で試せるビジネスチャットもあるので、そういったサービスも利用しながら情報共有を効率化していきましょう！
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