1on1ツールとは?活用のメリットや注意点をわかりやすく解説 |HR NOTE

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1on1ツールとは?活用のメリットや注意点をわかりやすく解説

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笑顔で話す女性

1on1ツールとは、1on1ミーティングの効率化を図るためのツールです。近年、リモートワークの浸透や働き方の多様化により、1on1ツールの重要性が高まっています。

しかし、1on1ツールの選び方がわからず、なかなか導入に踏み切れない企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、1on1ツールの概要や活用のメリット、注意点をわかりやすく解説します。これから1on1を始めようとしている場合や1on1ツールの導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてください。

1. 1on1ツールとは

面談する二人

1on1ツールとは、上司と部下の間でおこなわれる1on1ミーティングを効率化するためのツールです。

1on1は、チームマネジメントを図るうえで非常に効果的ですが、定着には時間がかかり、上司の負担も大きいのが現状です。

また、人手不足が深刻化する現代では、社内コミュニケーションを円滑にするため、高品質かつ高頻度での実施が求められます。リモートワークでミーティングをおこなう場合は、対面での面談と比べて、部下の様子や感情を把握しにくいことが難点です。

1on1ツールはこうした問題を解決するツールとして注目されており、実際に導入・活用する企業が増えています。

2. 1on1ツールの機能

パソコンの暗号文字

1on1ツールは、ミーティングスケジュールをはじめ面談の記録や実施状況の確認などの業務を一元管理できます。1on1ツールをより深く理解するためにも、主な機能について把握しておきましょう。

2-1. ミーティングに関する機能

機能

詳細

カレンダー機能

ミーティングのスケジュールを入力・管理できる機能

リマインド機能

ミーティングの日時を通知してくれる機能

フォーマット機能

ミーティングに使う面談シートを作成できる機能

サーベイ機能

性格診断やアンケートの結果から部下の状況を可視化する機能

リクエスト機能

上司にミーティングの希望を出せる機能

アンケート機能

部下にミーティングで話したい内容をアンケート形式で回答してもらう機能

ログ閲覧機能

過去のミーティング記録を参照できる機能

連携機能

目標管理・人事評価などほかのツールと連携できる機能

記録機能

ミーティングの内容や部下の状況を記録できる機能

フィードバック機能

ミーティング内容について部下へフィードバックを送る機能

1on1ツールには、管理業務を効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。特にカレンダー機能やサーベイ機能は、1on1ミーティングの質を向上するために欠かせない機能です。

2-2. マネジメントに関する機能

機能

詳細

トピック分析機能

ミーティングで話題となったトピックのデータを集計・分析する機能

実施状況分析機能

ミーティングの実施率や頻度を集計・分析する機能

進捗状況確認機能

設定した目標の進捗状況を確認する機能

1on1ツールのマネジメント機能を活用すれば、効率的なマネジメントが可能になります。そのため、1on1を通じて自社のマネジメントを強化したい場合におすすめです。

3. 1on1ツールの3つの選び方

一つだけチェックの木のブロック

ここで、1on1ツールを選ぶ際のポイントについて解説します。

  1. 操作性
  2. カスタマイズ性
  3. サポート機能

それぞれの製品を比較・検討して、自社に最適なツールを選びましょう。

3-1.操作性

上司だけでなく部下も扱う1on1ツールは、だれでもわかりやすく操作しやすいものを選ぶことが大切です

いくら機能性にすぐれたツールでも、管理画面や操作が煩雑だと社員が使いこなせず、導入に失敗する可能性があります。人によってはツールの操作がストレスとなり、1on1に関する業務を負担に感じることもあるでしょう。

社員が直感的に操作できるものであれば、社内への定着もスムーズです。また、スマートフォンやタブレット端末でも操作できるツールなら、業務の柔軟性も高まります。

3-2.カスタマイズ性

必要に応じて設定をカスタマイズできるかどうかも、今後の事業展開を考えるうえで重要な要素です

例えば部署移動やチーム編成の機会が多い会社では、柔軟に利用人数を調整できる1on1ツールが求められます。また、メンバー変更や人数の増減が可能になれば、組織改編だけでなく、コストの節約にも役立つでしょう。

3-3.サポート機能

1on1ミーティングの質を向上させるためにも、1on1ツールはサポート機能が充実しているものを選びましょう

特に、これから1on1を実施する企業にとって、1on1ツールのサポート機能は心強い味方です。事前準備のためのテンプレートが豊富なツールであれば、スムーズにミーティングを実施できます。

各ツールの機能を比較して、自社の運用に合ったものを選びましょう。

4. 1on1ツールを活用する3つのメリット

メリットと書かれた木のブロック

1on1ツールを活用すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは3つの代表的なメリットを解説します。

  1. 1on1ミーティングの定着化・品質向上が図れる
  2. 部下の心理状態を可視化できる
  3. 人事評価・人員配置を効率化できる

4-1.1on1ミーティングの定着化・品質向上が図れる

1on1ツールを活用するメリットは、1on1ミーティングの定着化・向上が図れる点です

1on1を成功に導くには、1on1ミーティングを円滑におこなうための仕組みを整え、会社全体に定着させることが欠かせません。そこで、1on1ツールを使ってスケジュール管理や事前準備をおこなえば、画一的かつ効率的な1on1ミーティングが実現できます。

また、会話内容のテンプレートを用いることにより、面談内容の属人化を防げるのも大きなメリットです。

4-2.部下の心理状態を可視化できる

1on1ツールのサーベイ機能を活用すれば、部下の心理状態を可視化し、的確なアドバイスやフォローが可能になります。また、部下の状況を深く理解することで信頼関係が生まれ、チームの生産性を高められるでしょう。

ミーティングの時間が有意義なものになればなるほど、1on1に対する社員の意識も高まり、さらなる定着化が期待できます。

4-3.人事評価・人員配置を効率化できる

1on1ツールは、人事評価や人員配置の効率化にも有用です

1on1ツールでは個々の状況や得意・不得意を明確に把握できるため、部下の成長性や適性を加味した合理的な人事評価ができます。また、分析機能が搭載されているツールなら、評価基準の統一や見直しにも役立つでしょう。

さらに、データから導き出された評価により適切な人員配置をおこない、部下に成長の機会を与えられるのもよい点です。

5. 1on1ツールを活用する際の3つの注意点

業績が向上する

1on1ツールをただ導入するだけでは、効果的な運用にはつながりません。よって、1on1ツールを活用する際は、以下の点にも注意しましょう。

  1. 位置づけを明確にする
  2. 組織ニーズとコストのバランスを考える
  3. セキュリティに配慮する

5-1.位置づけを明確にする

1on1ツールを活用する際は、社内における位置づけを明確にしておきましょう

位置づけが曖昧だと、機能を使いきれず1on1ツールのメリットを十分に得られません。また、人によってはネガティブな内容が評価につながらないか、不安に感じる場合もあります。

そのため、どのように活用するのか、どのような効果を狙うのかなど、活用の方針をしっかりと決めて共有することが肝心です。

5-2.組織ニーズとコストのバランスを考える

1on1ツールは、組織ニーズと運用コストのバランスを考慮したうえで選びましょう。

1on1ツールは機能が多いからといって効果的な運用ができるわけではありません。自社の課題に応じて必要な機能は異なるため、性能や料金で選ぶと導入が失敗に終わる可能性があります。

また、機能が多いほど料金も高くなる傾向にあるため、必要な機能を精査してコストを抑えることが導入のコツと言えるでしょう。

ただし、1on1ツールが自社に合っているかどうかは、実際に使用してみないとわかりません。最初のうちはどの機能が必要かも判断しにくいため、一部の部署で試験的に運用してみるとよいでしょう。その際、機能が選べて、必要に応じてアップグレードできるツールがおすすめです。

5-3.セキュリティに配慮する

セキュリティに配慮することも、1on1ツールを活用するうえで大切なポイントです

1on1ミーティングで話す内容には、個人情報や機密性の高い情報も含まれます。そのため、ツールそのもののセキュリティ機能はもちろん、通信の安全性も確保するようにしましょう。

また、ミーティングは個室でおこなうなど、社内のルールも策定しなければなりません。リモートワークを採用している企業は、社員の端末や通信環境にも注意が必要です。

6. 1on1ツールでメンバーの状況を把握しよう

いかがでしたでしょうか。

多くの企業で取り入れられ始めている1on1ですが、まだまだ属人的なものになってしまっているケースも多いかと思います。

本記事を参考に、ぜひ1on1を実施するための最適な環境を整えてみてはいかがでしょうか。

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