Suicaの経費精算方法や効率化するポイントを徹底解説 |HR NOTE

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Suicaの経費精算方法や効率化するポイントを徹底解説

様々な電子マネー

Suicaは利用履歴を券売機などで確認できるので、経費精算業務の効率化に役立ちます。とはいえ、印字された履歴は転記の手間がかかる点がデメリットです。

なお、経費精算システにSuicaの利用データを読み込ませれば、そのまま経費精算シ申請に使えるだけでなく、運賃も自動で計算できます。

本記事では、Suicaの経費精算方法や注意点、交通費精算を効率化するポイントを解説します。

交通費精算の課題はシステムで解決!

交通費精算は普段からおこなうことが多い精算です。約85%の人が、月に一度以上交通費精算をおこなっているといわれています。しかし、管理職による承認が規則違反チェックとして機能していないことや、不正チェックに十分な時間を割けていないことが問題視されています。 「うちは営業職が多くて毎月膨大な量の交通費精算がくるから、どうしても不正やミスの確認がおろそかになってしまう・・・」とお悩みの方は「実際に見てみよう!ICカードを利用した交通費精算」をぜひご覧ください。 資料では

・交通費精算の現状と課題
・よくある精算フローの中に潜む課題
・経費精算システムを活用した課題解決方法

など、交通費精算の課題解決に関する内容を総まとめで解説しています。 「交通費精算を効率化して不正やミスが起こらない環境を作りたい」という経理担当者様は「実際に見てみよう!ICカードを利用した交通費精算」をぜひご覧ください。ダウンロード

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1. Suicaの経費精算方法

デジタルICカードをかざす

交通系ICカードを使えば、わざわざ利用区間をメモなどに控えなくても履歴がデータで残ります。Suicaであれば券売機・ICカードリーダー・スマートフォン向けアプリ・モバイルスイカのいずれかの方法で利用履歴の確認が可能です。経費精算でSuicaを使うときの履歴の確認方法を解説します。

1-1. 券売機の履歴表示機能を使う

「IC」のマークのついた自動券売機・チャージ専用機・多機能券売機では、Suicaの利用履歴を印刷ができます。大きめの切符に「ICカード利用明細」と書かれ、利用日時・利用駅・残高が印字されるため、確認して経費精算書に転記し申請できます。

1-2. ICカードリーダーを使う

専用のICカードリーダー(パソリ)があれば、データ上で利用履歴の確認が可能です。「SFCard Viewer Web版」など、対応アプリをパソコンにインストールし、乗車履歴や残高を確認できます。

券売機の履歴と異なりデータ上で確認できるため、Excelと連携して処理することも可能です。

1-3. スマートフォン向けアプリを使う

交通系ICカードの利用履歴や残高を読み取れる、スマートフォン向けアプリもあります。これらのアプリをインストールすれば、ICカードリーダーがなくても履歴の確認が可能です。

1-4. モバイルSuicaを使う

モバイルSuicaとは、スマートフォンでSuicaと同じ機能を利用できるスマートフォン向けアプリです。スマートフォンをかざすだけで改札を通れるだけでなく、チャージや利用履歴の確認もできます。

履歴の確認方法は2つあり、一つはモバイルSuicaのアプリで、トップページにある[SF利用履歴]をタップする方法です。もう一つは、モバイルSuicaの「会員メニューサイト」に登録し、確認する方法です。この方法ではパソコンから利用履歴が確認できるだけでなく、印字も可能です。

2. Suicaの経費精算に関する注意点

携帯を指さす

Suicaを使えば従来以上に交通費の経費計上が楽になります。とはいえ、方法によっては、履歴を確認できる件数や期間が制限されています。また、スマートフォンを使う方法では、対応端末が限られているため注意しましょう。それぞれの方法の注意点を解説します。

2-1. 券売機の履歴表示機能の注意点

券売機で印字できる履歴の上限は、直近利用分の100件までです。(履歴表示は20件まで)また、利用から26週間を超えると過去の履歴を印字できません。こまめに履歴を印字する必要があります。また、1日の利用回数が21回以上になると、一部の利用履歴が印刷されないことがあります。

精算申請時は印字された履歴を確認しながら、手入力や手書きが必要です。転記間違いには十分気を付けなければいけません。

2-2. ICカードリーダーの注意点

Suica自体に保存できる履歴は20件までと限りがあります。そのため、ICカードリーダーで確認できる履歴も直近の20件までしか確認できません。頻繁に履歴の確認と保管が必要です。

また、ICカードリーダーがなければ履歴を確認できないため、出張時は券売機やモバイルSuicaなど、別の方法と併用しなければいけません。

2-3. スマートフォン向けアプリの注意

スマートフォン向けアプリでは、利用履歴のみ・残高のみなど、読み取れる内容が限られているものもあります。さらに無料アプリは、セキュリティ面の不安もあるため、発行元や出所が安全か確認する必要があります。

また、スマートフォンの機種やOSのバージョンによっては、対応していないこともあります。

2-4. モバイルSuicaの注意点

モバイルSuicaは対応するスマートフォンが限られているため注意が必要です。特に、Android端末の場合、キャリアごとに対応機種が異なります。

また、モバイルSuicaであっても券売機同様、26週間を経過した履歴は表示できません。件数も前日分までの100件までしか表示できないため、こまめな確認と保存が必要です。

3. Suicaの経費精算を効率化するポイント

カード情報を確認する男性

利用履歴を取得できるSuicaなら、法人の経費精算業務の効率化が可能です。しかし、手入力も多いため、さらに効率化したいなら利用データをそのまま読み取れる経費精算システムを導入するとよいでしょう。

経費精算システムとは、端末上で経費精算書の作成・承認・仕訳・会計ソフトへの流し込みなど一連の業務ができる仕組みです。

経理部門の業務を効率化できるだけでなく、利用画面が分かりやすいので従業員は経費精算申請がしやすくなります。また、入力漏れなどの自動確認機能があり、軽微なミス防止にも役立ちます。

もちろん、経路の確認や運賃の計算が面倒な交通費の精算を効率化する機能も多くあります。

とはいえ、システムを実際に導入したあとの具体的なフローがわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方に向けて当サイトでは「キャプチャでわかる!ICカードを利用した令和の交通費精算」という資料を無料配布しております。本資料ではIsuicaなどのICカードを利用した経費精算システムを実際運用するイメージをキャプチャつきでわかりやすく解説しており、交通費精算を効率化したいと考えている方にとっては大変参考になる資料となっております。興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

4. Suicaと経費精算システムを連携するメリット

データを連携させる

Suicaと経費精算システムを連携すれば、手書きや手入力の手間を減らすだけでなく、申請時のミス防止にも役立ちます。申請内容は自動で仕訳まで対応できるため、経理部門の負担軽減にも有効です。

4-1. Suicaの利用データをそのまま経費精算に利用できる

経費精算システムに直接Suicaの利用データを反映すれば、履歴を確認して精算書を作成する必要もありません。転記時のミスを防止できれば、差し戻しの件数を減らすことも可能です。

4-2. 運賃を自動で計算できる

利用経路の運賃は、経費精算システム内の乗り換え案内により自動で計算できます。わざわざ路線を確認し、計算した結果をインプットする必要はありません。

また、定期区間をあらかじめ設定しておけば自動控除も可能です。

4-3. マルチデバイス対応でいつでも・どこでも精算できる

経費精算システムの多くは、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットにも対応しています。

上長は、いつでもどこでも、経費精算の承認作業ができ、申請が溜まる心配もありません。

4-4. 仕訳まで自動で対応できる

経費精算システムでは、申請者が利用項目を選ぶだけで対応する勘定科目が自動で反映されます。例えば、「バス」を選べば「交通費」が選択されるため、経理部門で勘定科目を設定し直す必要もありません。

また、仕訳後のデータは、CSVファイル形式で出力でき、会計ソフトとの連携も可能です。

5. 面倒な交通費精算は経費精算システムで簡単に

打刻しながら書類確認

交通費はSuicaのような交通系ICカードの活用により、利用区間の確認が簡単に行えます。とはいえ、券売機で印字した内容を転記するとなれば、間違いも多くなるため注意が必要です。

交通費精算を効率化したいなら、Suicaの利用データそのまま反映できる経費精算システムの導入がおすすめです。利用区間に応じた運賃の自動計算や、定期区間の控除機能もあるため、間違いやすい交通費精算業務を効率化できます。

交通費精算の課題はシステムで解決!

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・経費精算システムを活用した課題解決方法

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