健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の手続きを詳しく紹介

新たに従業員を雇用した場合、必要となるのが健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の提出です。
しかし、手続きになれていないと、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届を出し忘れたり、記入方法が分からなかったりするおそれがあります。
当記事では、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の作成方法について詳しく解説します。

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1. 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届とは？

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届とは、厚生年金保険や健康保険に加入する従業員を新たに雇用した場合、事業主が事業所を管轄している年金事務所に提出する書類です。
新たに厚生年金保険や健康保険に加入する従業員が加入した日から数えて5日以内に手続きを行わなければなりません。
健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の手続きが完了すると、健康保険証が交付されるので、従業員に健康保険証を渡す必要もあります。

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1-1. 適用事業所の種類

健康保険や厚生年金保険は、事業所単位で適用されることが定められており、強制適用事業所と任意適用事業所に分かれています。
強制適用事業所とは、常時5人以上の従業員を使用する事業所と、常時従業員を使用する国や地方公共団体、法人の事業所です。
常時5人以上の従業員を使用する事業所は、製造業や土木建築業など、ほぼすべての職種が含まれています。
こうした強制適用事業所では、事業主や従業員が希望するかどうかに関わらず、厚生年金保険や健康保険への加入が必須です。
一方、強制適用事業所以外の事業所で、厚生労働大臣の認可を受けて厚生年金保険や健康保険が適用されている事業所を任意適用事業所と呼びます。
事業所にいる、被保険者の対象となる従業員のうち半数以上が適用事業所になることを希望し、事業主が許可を申請し認可を受けると任意適用事業所になります。

1-2. 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届が必要ないケース

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の適用事業所を見ると、従業員が常時5人以上いる事業所のほとんどが手続きを行わなければならないことが分かるでしょう。
しかし、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届が必要ないケースも存在します。
たとえば、健康保険が適用されない船員保険被保険者や後期高齢者医療の被保険者などがその一例です。
さらに、日雇い労働者や2ヶ月以内の期間を定めて雇用される人、4ヶ月以内の期間で雇用される季節的業務の労働者、臨時的事業で雇用される労働者なども、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の提出が必要ありません。
ただし、継続して定められた期間以上に雇用されることが分かった場合には、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届が必要になるので注意が必要です。

2. 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の書き方

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届は従業員を雇用した後速やかに提出する必要があります。
後回しにしていると、大きなトラブルになる恐れもあるので注意しなければなりません。
では、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の書き方について見ていきましょう。

2-1. 事業所番号

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の上部にある事業所番号の欄には、年金事務所から付与された番号を記入します。
健康保険や厚生年金保険が新規に適用される事業所には、摘要通知書が送付され、その通知書に5桁の番号が記載されているはずです。
まず、その事業所番号を記載しましょう。

2-2. 被保険者の氏名・生年月日

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届には、新たに被保険者となる従業員の氏名と生年月日を記入します。
とくに生年月日は、該当する年号を丸で囲み、その後生年月日を和暦で記入します。

2-3. 種別

被保険者となる従業員の種別、つまり性別を記載します。
ただし、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の種別の記入の仕方はやや特殊です。
まず、事業主や会社が厚生年金基金に加入していない場合には、男性が「1」、女性が「2」、坑内員が「3」となります。
一方、事業主や会社が厚生年金基金に加入しているのであれば、男性が「4」、女性が「5」、坑内員が「6」です。
厚生年金基金は、厚生年金保険とは異なるので注意しましょう。

2-4. 取得区分

被保険者となる従業員がどの取得区分になるかについては、これまで厚生年金保険に加入したことがあるかを確認しなければなりません。
もし従業員が過去に厚生年金保険に加入したことがない場合、「新1」を丸で囲みます。
一方、すでに厚生年金保険に加入したことがある場合には、「再2」を選択しましょう。

2-5. 基礎年金番号

被保険者となる従業員が、年金手帳を持っていたり、基礎年金番号通知書を受け取ったりしているのであれば、基礎年金番号を記載します。
基礎年金番号でなくても、マイナンバーを記載しても問題ありません。
もし、基礎年金番号が分からない場合には、備考欄に厚生年金保険に加入していた時の前職の事業所名と所在地を記載します。

2-6. 資格取得年月日

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の資格取得年月日は、入社年月日を記載します。

2-7. 報酬月額

報酬は「イ」と「ウ」という項目に分けて記入します。
・「イ」の欄には残業手当などを含む月額給与を記載し、「ウ」には金銭以外の現物給与などの給与を記載しなければなりません。

2-8. 被扶養者の有無

被保険者となる従業員に扶養家族がいる場合には「有」、いない場合には「無」を丸で囲みます。

2-9. 郵便番号・被保険者の住所

被保険者となる従業員の住所と郵便番号を間違いなく記載します。

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3. 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届を作成するときの注意点

保険・厚生年金保険被保険者資格取得届を作成する場合にはいくつかの注意点を覚えておく必要があります。
では、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届を作成する際の2つの注意点をご紹介します。

3-1. パート・アルバイトでも健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届が必要になる可能性がある

最初の注意点は、パート・アルバイトのような形態であっても、一定条件を満たすことで健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届が必要になることです。
雇用形態がパート・アルバイトであっても、労働時間や労働日数が正社員の4分の3以上になるのであれば、健康保険や厚生年金保険の被保険者となります。
知らないうちにパート・アルバイトの労働者が健康保険や厚生年金保険の対象になっていることがないよう、勤務時間や労働日数には注意を払っておくべきです。

3-2. 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の未提出に注意

従業員が健康保険や厚生年金保険の対象であるにもかかわらず、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届を提出していなかった場合には罰則が適用される恐れがあります。
必ず、提出期限を守って健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届を年金事務所に提出するようにしましょう。
もし提出を怠った場合には、さかのぼって保険料を支払うことも義務付けられています。

4. 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届は期限内に提出

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届は、従業員が安心して働き続け、健康保険や厚生年金保険の恩恵を受けるのに不可欠な書類です。
書類に不備がないよう情報を確認し、期限内に提出するようにしましょう。