経費とは?経費に計上できる費用、計上できない費用など経費の基礎をわかりやすく解説

経費とは

企業がビジネスを遂行する際には、さまざまな支出が発生します。経費に該当する費用を詳しく把握しないと、ビジネスに支障をきたすかもしれません。そのうえ、間違った方法で経費を計上すると、ペナルティを受ける可能性があります。

ここでは、企業の経理担当者に向けて、経費とはどのような費用か簡潔に解説します。経費の基礎から、経費計上の可否まで解説するため参考にしてください。

1.そもそも「経費」とは?

経費 紙
経費とは、企業が事業活動を行う際に発生する費用を指します。得意先を訪問する際の交通費、ペンやノートを購入した際の消耗品費など、ほかにも数多くの経費があります。計上できる経費が多いほど法人税を抑えられます。

2.「経費で落とす」の意味

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「経費で落とす」とは「経費として計上する」という意味です。なお、経理業務としての「計上」は「収入や支出を帳簿につけ、決算書に落とし込むこと」を意味します。経費であるか否かは、事業収入を得るための支出であるかがポイントです。

3.経費で落とすための条件

経費 条件
経費で落とすためには、該当する費用が「売上や収入を得るための費用」の場合に限られます。

税法により、経費の使用用途を証明するためには、領収書やレシートを保存する必要があります。ただし、電車の切符を買うときなど、領収書やレシートが発行されないケースも少なくありません。証明書がもらえなければ、出金伝票に必要事項を記入しましょう。

※参考:No.2210 やさしい必要経費の知識|所得税|国税庁

4.経費精算が必要な理由

経費 理由
企業を存続させ、納税義務を果たすためには、経費の把握が欠かせません。経費清算が必要な理由を解説します。

4-1.月次決算に必要なため

月次決算表を作成するためには、経費清算が必須です。月次決算は、企業の経営状態を把握するために毎月実施されます。

経理部門は、帳簿残高と実際残高に整合性や、帳簿の内容などを確認して、月次決算表を作成します。年次決算とは異なり、月次決算は義務ではありません。ただし、スピーディーな経営判断に向けて、多くの企業が月次決算を実施しています。

4-2.法人税に影響するため

経費は法人税の控除対象です。適正な法人税を納めるために、国税庁が定めたルールに従い、正しく申請しましょう。法人税を引き下げようと、悪意ある偽装や隠蔽をしてはなりません。不正行為が発覚すると、国税庁からペナルティを受けます。

※参考:法人税|国税庁

5.経費を計上するメリット

メリット 経費
経費を計上すると、支払う法人税額が減るため間接的に利益が増えます。

法人税額は「法人所得×税率」で算出でき、法人所得は「益金-損金」です。また、益金は企業が得た収入であり、損金は経費を含む損失を指します。つまり、もれなく経費を計上するほど法人税額を抑えられます。

6.経費に計上するデメリット

経費 デメリット
経費を計上すると節税できますが、経費が増えるほど赤字のリスクが高まります。また、計上する費用が増えるほど、経費であるか私的な出費であるかの判断に迷う時間も増えます。

経費に含めてよいかわからない費用については、税理士に相談しましょう。適当に処理をすると、不正計上とみなされる可能性があります。

7.経費になる費用

経費 確認
経費になる費用を具体的に紹介します。事業に関連する支出は経費として計上できるため、勘定科目ごとにわけて申請しましょう。

勘定科目は、支出の内容をわかりやすくするために設定されています。企業ごとに勘定科目の内容は異なるため、自社のルールを把握して帳簿をつけてください。

7-1.人件費

社員に支払う給与や賞与・福利厚生費・法定福利費・残業代・退職金など、社員を雇用する際に発生する費用が人件費です。福利厚生費と法定福利費については、のちほど詳しく解説します。

7-2.接待交際費

取引先や得意先とのやり取りで発生する費用が、接待交際費です。接待交際費の例として、打ちあわせや接待などの飲食代や、冠婚葬祭の香典や祝い金などが挙げられます。接待交際費は不正計上が起きやすいため、証明書を確実にチェックしましょう。

7-3.旅費交通費

業務にかかわる移動や宿泊が発生した場合は、旅費交通費として仕訳をします。バスや電車などの公共交通機関に支払った料金・タクシー代・駐車場代・レンタカーの代金・ホテルへの宿泊費などが、旅費交通費として挙げられます。

7-4.通信費

通信費は、業務上の通信にかかわる費用です。スマートフォンの端末代・インターネット料金・切手やはがきの購入費用・電話代などが通信費に含まれます。なお、個人のスマートフォンを業務に利用していると、業務利用と私的利用の線引きが難しくなります。

7-5.出張費

出張費とは、出張にかかる費用です。往復の交通費・宿泊費・出張手当などが出張費に該当します。出張費を旅費交通費に含める企業もあります。重複して経費計上しないよう気をつけましょう。

7-6.消耗品費

業務用品や消耗品に対して支払う費用のうち、10万円未満のものが消耗品費となります。10万円以上を支払う場合でも、使用可能な期間が1年未満であれば消耗品費として扱えます。10万円を超えたり、使用期間が1年を超えたりする場合は、固定資産として減価償却が必要です。

7-7.研究開発費

研究開発費とは、計画的な調査や探求・新しい商材や生産プロセスの検討をする際に発生する費用です。知見を得るために参加するセミナーやイベントへの出席料も、研究開発費に含まれます。

7-8.福利厚生費

福利厚生費には「法定福利費」と「法定外福利費」の2種類があります。社員の慰労や健康のサポートなどを目的とした福利厚生費は、法定外福利費です。健康診断の費用・社員旅行の費用・慶弔費用・新年会や忘年会といった懇親費用などは、法定外福利費に含まれます。

7-9.法定福利費

法定福利費の項目は法律で決められており、企業は必ず支払わねばなりません。代表的な法定福利費として、厚生年金保険・介護保険・健康保険・雇用保険・労災保険などが挙げられます。

7-10.新聞図書費

新聞図書費とは、社員が情報を得るための費用です。新聞図書費には、書籍・業界専門の定期購読雑誌・新聞などの購入費用や、有料メルマガ会員の登録料などが挙げられます。

7-11.広告宣伝費

広告や宣伝に使う費用が広告宣伝費です。新聞・ポスター・テレビ・インターネットなどに広告を掲載する費用は、広告宣伝費に該当します。

7-12.修繕費

修繕費とは、機器や店舗などを修繕した際に発生する費用です。もとの機能を上回る状態にする場合は、修繕費とはみなされません。

8.経費にならない費用

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以下の費用は、事業で利益を得るための支出ではないため経費には該当しません。経費にならない費用を紹介します。

8-1.法人税、法人住民税

法人税や法人住民税は、納税の義務にかかわる費用であるため経費になりません。個人事業主が支払う個人事業主所得税や住民税も、経費として認められません。

8-2.社会保険料

社会保険料は企業負担分と、個人負担分にわかれます。企業負担分の社会保険料については、法定福利費として経費計上可能です。個人負担分の費用については経費清算できません。なお、社会保険料の内訳は、厚生年金保険料・健康保険料・介護保険料です。

8-3.個人事業主の家族に対する給与

個人事業主に限られますが、生計を共にする個人事業主の家族に対する給与も、経費清算できません。ただし、青色申告の専従者給与であれば、経費対象となります。「青色事業専従者給与に関する届出書」を税務署に提出すると、給与の支払い限度額なしで経費に計上できます。

なお、企業の場合は、家族への給与を「役員報酬」として支払うと経費計上が可能です。

※参考:No.2075 青色事業専従者給与と事業専従者控除|国税庁

8-4.私的な費用

業務時間帯に発生した支出であっても、私的な買い物に投じた費用や、飲食代金などは経費ではありません。また、専用の作業着やユニフォームは経費の対象ですが、社員個人が用意したスーツは経費に含まれません。

9.経費の不正計上によるペナルティについて

経費 ペナルティ
経費を不正計上すると、悪意がない場合でもペナルティを受ける可能性があります。ペナルティの内容を詳しく解説します。

9-1.不正計上のペナルティとは?

悪質な不正計上は、脱税とみなされるケースがあります。たとえば、私的な費用の経費計上は、ペナルティの対象です。税務調査では、領収書やレシートをもとに費用の目的を追求されます。申請内容とは異なると判断されると、ペナルティとなります。証明書を紛失した場合もペナルティが課せられるため、厳重に保管しましょう。

9-2.ペナルティが科されるケースとは?

私的な旅行や飲食にかかった費用の計上や、証明書の金額を改ざんした水増し申請などが発覚すると、不正計上とみなされます。事業に関係ない費用や、事業に関係しても実際を上回る額を計上してはいけません。社員にも不正計上について理解してもらい、正しく納税しましょう。

9-3.経費の不正計上に対するおもな罰則

不正計上とみなされると、追徴課税をするよう命じられます。経費の不正計上に対するおもな罰則を紹介します。

9-3-1.過少申告加算税

過少申告加算税とは、納めるべき税金よりも少額で申請した場合に受けるペナルティです。ペナルティを受けると、未納分に10%、あるいは15%を乗じた額を納税します。加算率が15%となる条件は、未納分がもとの申告分よりも多いか、50万円を超える場合です。

※参考:No.2026 確定申告を間違えたとき│国税庁

9-3-2.無申告加算税

そもそも申告をしていなかった場合は、無申告加算税となります。無申告加算税が判明すると、納税すべき額のうち50万円までは15%、50万円を超える部分には20%を乗じた額を上乗せして納税しなくてはなりません。

※参考:No.2024 確定申告を忘れたとき│国税庁

9-3-3.重加算税

重加算税は、偽装や隠蔽など悪質な行為に対するペナルティです。過少申告加算税の場合は、未納分に35%を上乗せして徴収されます。また、無申告加算税の場合は、未納分に40%を上乗せして徴収されます。

※参考:加算税制度(国税通則法)の改正のあらまし│国税庁

10.まとめ

経費 まとめ
経費にはあらゆる費用が該当します。経費を多く計上するほど法人税を減らせます。ただし、不正計上が発覚するとペナルティの対象になります。経費は企業ごとに勘定科目を明確にし、適切に計上しましょう。

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