インターネットバンキングを介しておこなわれる総合振込は、電子帳簿保存法にもとづき、取引情報の保存が必要です。しかし、なかには保存すべきデータや保存方法がわからず、困っている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、なぜインターネットバンキングを使った総合振込が電子帳簿保存の対象になるのか、保存の要件や注意点も含めて解説します。インターネットバンキングを利用する機会が多い方は、ぜひご一読ください。
わかりやすく総まとめ！
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが下がりました。 しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律など、電子帳簿保存法そのものの内容や対応する手順など正しく理解しておかなければいけません。 「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く！電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。
資料では
・電子帳簿保存法の内容に関するわかりやすい解説
・2020年10月の改正内容と2022年の施行内容のポイント
・今後電子帳簿保存法に対応していくための準備や要件
など、電子帳簿保存法に関する内容を総まとめで解説しています。 「電子帳簿保存法への対応を少しずつ考えたいが、何から始めたらいいかわからない」という経理担当者様は「5分で読み解く！電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。
目次
1. インターネットバンキングは電子帳簿保存法の対象
インターネットバンキングでの総合振込は電子帳簿保存法の対象になります。
インターネットバンキングとは、インターネット上で振込や振替、残高確認、投資信託の購入・預け入れなどができる金融サービスのことです。通常の銀行口座と同じように口座番号が発行され、ネット環境さえあれば時間や場所に関係なく、いつでも取引ができます。
さらに、最近ではスマートフォン・タブレットにも対応した商品が増え、自宅や外出先でも利用が可能になりました。このような利便性があることから、業務を効率化するうえでぜひ活用したいサービスといえるでしょう。
「電子帳簿保存法一問一答」によれば、電子取引上の振込は、金融機関の窓口・ATMで振込をした場合と同視できるとされています。よって、インターネットバンキングを使った総合振込の記録は、書面で郵送される場合を除いて保存しなければなりません。
また、令和3年の法改正により、電子取引の情報は、原則として紙ではなく、データで保存することが義務付けられています。
2. インターネットバンキングで保存すべきデータ
電子帳簿保存法の規定や電子取引の定義を踏まえると、インターネットバンキングで保存すべきデータは次のとおりです。
- 取引年月日・取引先・取引金額が記載された電子書類
- 取引時に発行された請求書や領収書などのデータ
インターネットバンキングで振込をした際、取引日・取引先・金額の明細や請求書・領収書が送付される場合は、必ず保存しましょう。金融機関によっては、サイトやアプリの画面で確認できたり、メールで送られたりすることもあります。
ただし、振込依頼の受付を通知するだけの画面やメールは、電子書類の対象外です。保存の必要はないため、あくまでも確認のみに使いましょう。ここまで読んでそもそも電子帳簿保存法に関してしっかり理解できていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて当サイトでは「5分で読み解く電子帳簿保存法」という資料を無料配布しております。本資料では、電子帳簿保存法に関する基礎的な情報を図解つきでわかりやすく解説しており、また電子帳簿保存法に対応する方法も紹介しており、大変参考になる資料になっています。興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。
3. インターネットバンキングの取引を保存する際に満たすべき2つの要件
インターネットバンキングでの取引をはじめとする電子取引の情報は、電子帳簿保存法に則り、以下2つの要件を守って保存する必要があります。
- 真実性の要件
- 可視性の要件
情報を正しく保存するためにも、しっかりと確認しておきましょう。
3-1．真実性の要件
真実性の要件は、取引情報が改ざんされていないことを証明するための要件です。具体的には、以下4つのうち、いずれか1つを満たさなければなりません。
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① |
取引情報を相手に送付する場合は、送付前にタイムスタンプを付与すること |
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② |
取引情報を取得した後は、速やかに（もしくは業務処理の終了後、速やかに）タイムスタンプを発行すること |
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③ |
記録事項の訂正・削除に際し、その事実や内容の裏付けができるシステム、または訂正・削除が不可能なシステムで取引情報の授受および保存をおこなうこと |
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④ |
不正な訂正・削除を防止するための事務処理規定を社内で作成し、それに沿って運用すること |
タイムスタンプとは、インターネット上の取引や手続きがいつおこなわれたのかを記録する仕組みです。これにより、インターネットバンキングでおこなわれた取引の日時が記録され、内容に不正や改ざんがないことを証明できます。
「速やかに」の期間については、7営業日以内、業務処理に時間を要する場合は、長くても2ヵ月と7営業日以内を目安に考えましょう。
3-2．可視性の要件
電子帳簿保存法における可視性とは、保存したデータをすぐに参照でき、問題なく読み取れることを意味します。満たすべき条件は、次の3つです。
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① |
データの保存場所にパソコンなどの電子計算機やOA機器、および操作マニュアルを常備し、画面または書面に統一の形式で表示、印刷できるようにすること |
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② |
電子計算処理システムに関する概要書を設置すること |
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③ |
対象となるデータを検索可能な状態で保存すること |
とくに③については、社内で画一的に対応することが望まれます。具体的には、ファイル名に取引日や取引先、取引金額を入力し、指定の範囲・条件で検索できるようにするなどの措置が必要です。
4. インターネットバンキングの取引を保存する2つの方法
インターネットバンキングの取引を保存する方法には、次の2つがあります。
- 金融機関などの公式サイトからダウンロードする
- 表示画面をPDF化する
利用している金融機関や取引情報の授受方法に応じて、自社にあった方法を選びましょう。
4-1．金融機関などの公式サイトからダウンロードする
インターネットバンキングの取引明細は、多くの場合、利用している金融機関の公式サイトでダウンロードが可能です。
形式は、テキスト形式やPDF形式など、金融機関によって異なります。ダウンロード後は、上記の真実性・可視性の要件にしたがって保存しましょう。
4-2．表示画面をPDF化する
ほとんどのインターネットバンキングでは、入出金明細画面に印刷機能があります。印刷機能を利用すれば、表示画面のPDF化が可能です。
また、取引情報が記載されたメール本文・添付ファイルも保存が必要になります。PDFに変換するかクラウドサービスを利用して適切に保存しましょう。
5. インターネットバンキングの取引を保存する際に注意したい2つのポイント
インターネットバンキングの取引を保存する際は、以下2つのポイントに注意しましょう。
- データの保存は原則として確認が可能になったタイミングでおこなう
- 税法で定められた保存期間の満了日まで保存する
5-1．データの保存は原則として確認が可能になったタイミングでおこなう
ネットバンキングの取引情報は、画面上で入出金の処理が終了したことを確認できるようになったタイミングでおこないましょう。
国税庁では、電子取引の情報の受け渡しについて下記のように回答しています。
「領収書等データがインターネット上で確認できる状態となった場合についても、郵送された書面が自身の郵便受けに投函された状態と同視できることから、その時点で電子取引が行われており、そのタイミングで保存すべきと考えられます。」
つまり、インターネットバンキングの取引が実際に終了し、照合画面に反映された時点でデータ化する必要があるということです。
なお、取引情報が確認できるようになったことが通知されない場合には、自身の判断で保存してもよいと言われています。ただし、年度末の12月31日までには保存が必要なため、注意してください。
5-2．取引情報は税法で定められた保存期間の満了日まで保存する
税法では、電子取引の情報を保存する期間が決められており、原則として、事業年分の確定申告期日から7年間保存しなければなりません。したがって、インターネットバンキングの取引に関するデータも、税法に沿って保存する必要があります。
申告内容について、特に必要と認められる場合には、最大10年間まで延長されることもあるため、注意しましょう。
なお、国税庁では、電子取引関連の疑問について「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」を公開しています。電子帳簿保存法の概要や電子取引の対象についておさらいしたい方は、ぜひ閲覧してみるとよいでしょう。
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが下がりました。 しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律など、電子帳簿保存法そのものの内容や対応する手順など正しく理解しておかなければいけません。 「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く！電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。
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