電子帳簿保存法では紙保存は廃止?正しい保存方法を詳しく解説 |HR NOTE

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電子帳簿保存法では紙保存は廃止?正しい保存方法を詳しく解説

電子帳簿保存法は請求書や売上台帳などの書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。これまでは電子帳簿保存法では、電子データでの保存に加えて、紙での保存も認められていました。

しかし、一部の書類については紙保存が廃止されてしまいました。

この記事では電子帳簿保存法における紙保存の廃止について解説します。

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を わかりやすく総まとめ!
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが下がりました。 しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律など、電子帳簿保存法そのものの内容や対応する手順など正しく理解しておかなければいけません。 「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。

資料では
・電子帳簿保存法の内容に関するわかりやすい解説
・2020年10月の改正内容と2022年の施行内容のポイント
・今後電子帳簿保存法に対応していくための準備や要件

など、電子帳簿保存法に関する内容を総まとめで解説しています。 「電子帳簿保存法への対応を少しずつ考えたいが、何から始めたらいいかわからない」という経理担当者様は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。ダウンロード

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1. 電子帳簿保存法では紙保存は廃止?

山積みになった書類

2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されたことによって、電子取引データを紙で保存できなくなりました。改正電子帳簿保存法では電子取引データの紙保存禁止についての猶予期間が設けられています。

2023年12月31日までは電子データをプリントアウトして紙で保存することは可能です。

ただし、紙で保存している場合は、税務調査ほか必要な際に提示・提出できることが条件です。

また、紙での保存が禁止されるのは受け取った電子取引データだけではありません。自社から送った電子取引データも紙での保存が禁止されます。

参照:「電子取引データの保存方法をご確認ください」P1|国税庁

1-1. 電子取引データとは

電子帳簿保存法には次の3つの制度があります。

  • 電子帳簿等保存制度
  • スキャナ保存制度
  • 電子取引保存制度

このうち紙での保存が禁止されたのが、電子取引制度で発生する電子取引データです。電子取引データとは次のようなものを指します。

  • 電子メールで送信・受信した請求書データ
  • Webサイトからダウンロードした領収書
  • クラウドサービスで締結した契約書

2. 電子取引データの紙保存が禁止される背景

ハテナマークのブロック

電子取引データを紙保存することが禁止されることになった背景として、次の2つが挙げられます。

  • 紙に出力した書類と電子データとの同一性が確保されないため
  • 税務手続きの電子化を進めるため

2-1. 紙に出力した書類と電子データとの同一性が確保されないため

クラウドサービスで締結した契約書をプリントアウトしてしまうと、その書類と電子データが同じ物であることを証明するのが難しくなってしまいます。同一性が確保できないと、契約書について食い違いが生じたときに、どちらの主張が正しいのかが分かりません。

そのため保存方法を限定して、同一性の確保につなげています。

2-2. 税務手続きの電子化を進めるため

税務手続きをはじめとした経理部門のデジタル化も、電子取引データの紙保存禁止の背景です。経理業務は押印や自著などを求められる業務があるため、デジタル化が進みづらい傾向にありました。

そのため、電子取引データの紙保存を禁止することで、経理部門のデジタル化が促進していくことを目的としています。経理部門がデジタル化されれば、押印や自著のための出社が不要になり、テレワークにも対応しやすくなることも期待されています。

ここまで読んで紙管理が多く、はやく電子帳簿保存法に対応しないといけないという不安の方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて当サイトでは5分で読み解く電子帳簿保存法という資料を無料配布しております。本資料では電子帳簿保存法に関する概要はもちろん、どのように対応すれば良いかをわかりやすく解説しているので、今後電子帳簿保存法に対応したいと考えている担当者にとっては大変参考になる内容となっております。興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

3. 電子帳簿保存法で紙保存できるケース

たくさんのファイル

電子帳簿保存法で紙の保存を禁止されるのは、電子取引データです。電子帳簿保存やスキャナ保存であれば、引き続き紙での保存も可能です。

具体的には次のような書類であれば紙保存が可能です。

電子帳簿保存 仕訳帳、売上台帳、棚卸表、見積書控、契約書控など
スキャナ保存 紙の請求書、紙の見積書、紙の契約書など

仕訳帳や売上台帳など、自分がExcelや会計ソフトなどを用いて電子的に作成した帳簿や書類は紙にプリントアウトして保存できます。また、紙で受領した請求書や見積書、契約書などもそのまま紙で保存可能です。

2024年1月以降は電子データで保存する書類と紙保存する書類とを併用していくことなります。保存方法を混同しないように、正しい保存方法の把握と社内のルールを設けることが重要です。

4. 電子帳簿保存法における正しい保存方法

チェックマークが掛かれたブロック

電子取引データを紙で出力せず、電子帳簿保存法に則って保存するには次のポイントを押さえておきましょう。

  • 改ざん防止のための措置をとる
  • 取引データを検索できるようにする
  • ディスプレイやプリンタなどを備え付ける

4-1. 改ざん防止のための措置をとる

電子取引データの改ざんを防止するための措置として、タイムスタンプの付与や修正や取消などの履歴が残るシステムの活用が挙げられます。

また、改ざんを防止するための事務処理規程を策定して、それにならって作業をするという方法も認められます。

4-2. 取引データを検索できるようにする

電子取引のデータを検索できるようにしてくことも、適切な電子取引データ保存には欠かせません。検索できるようにしておく項目は次の3つです。

  • ⽇付
  • ⾦額
  • 取引先

専用システムであれば、検索機能が備わっています。しかし、専用システムを導入していなくても、次のような方法で検索機能として扱われます。

方法 内容
表計算ソフトなどで検索できるようにする 表計算ソフトなどの機能を使って索引簿を作成して、検索できるようにする
規則的なファイル名をつける 電子取引データのファイル名に規則的に「日付・⾦額・取引先」を⼊⼒して、特定のフォルダにまとめる

なお、2年(期)前の売上が1,000 万円以下である企業で、税務調査の際にデータのダウンロードに対応できる場合は検索機能を確保する必要はありません。[注1]

4-3. ディスプレイやプリンタなどを備え付ける

電子取引データの保存において、ディスプレイ、プリンタの性能や設置台数などに規定はありません。

しかし、速やかに出力することができることが求められます。そのため、税務調査があった際に速やかにディスプレイにデータを出力できるように、優先的に使用できるような環境を整えておきましょう。

参照:「Ⅱ 適用要件【基本的事項】」|国税庁

5. 専用のシステムを導入するのもおすすめ

大量の書類をPCに取り込む

電子取引データの保存は専用のシステムを導入しなくても、対応可能です。しかし、専用のシステムであれば検索や保存が効率的にできます。

自社で作成した台帳や紙で受領した請求書などを引き続き紙で保存する場合、管理が煩雑になりかねません。そのため、専用システムを導入して効率的に電子取引データを保存していくのがおすすめです。

6. 電子取引データは早めにデータ保存に切り替えておこう

道路に書かれた2023

電子取引データは2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されたことによって、紙での保存が禁止されました。2023年12月31日までの猶予期間はありますが、早めにデータ保存に切り替えておくようにしましょう。

一方で、自分で作成した帳簿や紙で受領した請求書などは引き続き、紙での保存が可能です。電子データでの保存と紙での保存が混在する状況になるため、それぞれの適切な保存方法を把握しておくことが大切です。

電子取引データをデータ保存するには、改ざん防止のための措置をとる、取引データを検索できるようにする、ディスプレイ・プリンタなどを備え付けるといった要件を満たすようにしましょう。

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を わかりやすく総まとめ!
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