電子帳簿保存法改正がEDIに与える影響とは？確認ポイントや注意点を解説

EDIとは、発注書や請求書などの電子データを送受信することであり、電子帳簿保存法には電子取引の対象と記載されています。電子帳簿保存法の改定に伴い、EDI取引にどのような影響があるのか気になる方は多いのではないでしょうか。

今回は、電子帳簿保存法改正がEDI取引に与える影響やEDIデータの保存要件、保存方法を紹介します。EDI取引を導入する際の注意点も解説しているので、ぜひ参考にしてください。

1. 電子帳簿保存法の改正がEDIに与える影響

EDIでの取引は、電子帳簿保存法において電子取引であると定められており、電子帳簿保存法の対象です。これまでは、EDIで取引した書類は紙媒体での保存が可能でした。

しかし、電子帳簿保存法の改正に伴い、2023年6月現在は受け取った電子書類はそのままの状態での保存が義務とされています。

これまで受け取った書類を紙媒体で出力して保存していた企業は、早急な電子化への対応が必要です。

参照：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

2. 電子帳簿保存法のEDIデータ保存要件

電子帳簿保存法には、EDIを保存するときの要件が記載されています。保存要件を確認して、正しく保存しましょう。

1. 訂正履歴やタイムスタンプを残して真実性を確保する
2. 閲覧しやすくして可視性を高める
3. 項目を検索できるようにして検索性を確保する

2-1．訂正履歴やタイムスタンプを残して真実性を確保する

真実性とは、保存している書類に訂正・削除などの加工を加えていないかを証明するもののことをいいます。取引の真実性を証明するために、以下の4つの要件からいずれか1つをおこないましょう。

また、EDI取引のシステムを自社で開発した場合、システムの概要に関する書類を備え付けることも、真実性の確保に必要です。仕様書やマニュアル、操作説明書を備え付けましょう。

2-2．閲覧しやすくして可視性を高める

EDIデータを保存するなら、すぐに内容を閲覧できるように可視性を高める必要があります。可視性を高めるために、以下の3つの要件を踏まえましょう。

データを保存する際は、パソコンやディスプレイ・プリンターなどの操作説明書を用意しましょう。また、健読性を高めるために内容を暗号化せず、誰でも読める形で保存しておくことも大切です。

2-3．項目を検索できるようにして検索性を確保する

EDIのデータを保存するときは、書類の内容の閲覧・確認がしやすいことが大切です。書類を取引した年月日、金額などの項目を使用していつでも検索できる必要があります。

日付と金額の項目は検索条件や検索範囲を指定できるように設定しましょう。また、任意の項目を2つ以上組み合わせて検索できるよう設定することも重要です。ここまで読んでそもそも電子帳簿保存法を正しく理解できていない、対応するために何から始めたら良いかわからず不安という方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて当サイトでは5分で読み解く電子帳簿保存法という資料を無料配布しております。本資料では電子帳簿保存法の基礎知識はもちろん、電子帳簿保存法に対応する方法を図解付きで解説しており、会社として電子帳簿保存法に対応したいと考えている担当者にとっては大変参考になる資料になっております。興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

3. 電子帳簿保存法の要件を満たしたEDIデータの保存方法

EDIデータの保存方法は細かく決められています。受け取ったデータは決められた保存方法に従って保存することが大切です。

EDIシステム上のクラウドが利用できれば、クラウド上で管理するだけで電子帳簿保存法の措置要件を満たせます。ただ、ユーザーごとに保存する場合は、以下の措置要件の対応が必要です。

1. EDIデータの受注後、タイムスタンプを約2ヵ月以内に付与する
2. 正当な理由のない訂正・削除の防止規定を整備して運用する

また、EDIデータを保存する場合は、先述した電子帳簿保存法の保存要件も必ず守るようにしましょう。

4. 電子帳簿保存法の対応で確認するべき2つのポイント

電子帳簿保存法に対応したEDI取引で確認するべき2つのポイントを解説します。

1. スムーズに税務調査の対応ができるようにする
2. 定められた方法で改ざん防止措置をとる

4-1．税務調査にスムーズに対応できるようにする

スムーズに税務調査に対応できるよう、システムの機能だけでなく運用面の対応も必要です。税務職員からEDIの提示を求められた場合は、すぐに準備できるようにしておきましょう。

そのために、出力用の設備を整えておくことに加え、だれでも操作できるように操作方法マニュアルを備え付けておくことが大切です。

また、アクセスやダウンロードなどの権限の付与も忘れずにおこないましょう。直前に慌てて用意するリスクを減らすためにも、定期的に確認したり、日頃からシステムを整えたりすることをおすすめします。

4-2．定められた方法で改ざん防止措置をとる

EDIの保存には、改ざんを防止するためにいくつか要件が定められています。以下の3つの要件の中からいずれか1つの方法を選択し、改ざん防止に努めましょう。

• タイムスタンプが付与されたデータを授受する
• 訂正や削除履歴が残るシステムを利用する
• 改ざん防止のための事務処理規程を定める

ほかにも、物理的に訂正・削除ができないファイル形式やシステムを用いることで、改ざん防止措置をとれます。

5. 電子帳簿保存法に対応したEDIを導入する4つの注意点

電子帳簿保存法を考慮してEDI取引を導入する場合、事前に注意点を確認しておきましょう。

1. ルールを整備して社内に周知する
2. 電子データは一括管理する
3. 専門知識・技術を保有する外部企業に依頼する
4. 暗号化する前と後のデータを両方保存する

5-1．ルールを整備して社内に周知する

電子帳簿保存法に対応するためには、自社ルールを整備して社員に周知することが大切です。

これは、電子帳簿保存法の改正によって、すべての企業に電子データでの保存が義務になっていることが理由として挙げられます。

EDI取引に変更すると、これまで紙媒体で保存していた企業は管理システムや対応フローなどが大きく変わります。すべての社員がルールや料金を理解して実践するためにも、自社ルールの整備と社内の周知を徹底しましょう。

5-2．電子データは一括管理する

EDI取引に使用した電子データは一括で管理するのがおすすめです。複数のフォルダに分けて保存していると、すぐに閲覧できません。また、必要な書類の場所がわからなくなる可能性があります。

電子帳簿保存法に対応したクラウド型管理システムなどで一括管理し、書類の管理をスムーズにおこなえるよう工夫しましょう。

5-3．専門知識や技術を持った外部企業に依頼する

EDIデータを電子帳簿保存法に対応させるためには、専門知識や専門的な技術を持った外部企業に依頼すると便利です。

専門知識や技術のある業者に依頼すれば、保存要件を満たすことはもちろん、セキュリティ対策もおこなってくれます。情報漏洩や情報改ざんのリスクを防ぐためにも、セキュリティ対策は重要です。

また、外部企業に依頼すると、EDIデータを管理するためのシステムを提供してもらえます。法令を遵守した電子書類の保存・閲覧の効率化が可能です。

外部企業に依頼する場合は、EDIデータに関するシステムを取り扱っているかどうかも確認しておきましょう。

5-4．暗号化する前と後のデータを両方保存する

EDI取引で暗号化した電子書類を送受信する際は、暗号化する前と後のデータを両方保存する必要があります。もし、取引データに複数回修正を加えた場合は、最終的に決定したものだけを保存しましょう。

ただ見積書の場合、見積もり価格に修正があっても前の見積書は一度確定しているものとして扱われます。そのため、最新の見積書だけでなく前の見積書も一緒に保管してください。