賃金台帳に必要な記載事項とは|保存方法や注意点を解説 |HR NOTE

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賃金台帳に必要な記載事項とは|保存方法や注意点を解説

賃金を計算するための賃金とブタの貯金箱と電卓が置かれている賃金台帳は、労働者名簿や出勤簿とともに法定三帳簿とよばれる重要な書類です。記載事項や保存方法についても細かく定められているため、しっかりと理解したうえで管理しなければなりません。

この記事では、賃金台帳に必要な記載事項や保存方法について解説します。間違った理解をしていると罰則を受ける可能性もあるため、再確認しておきましょう。

関連記事:賃金台帳とは?記載事項や具体的な書き方、保管期間を詳しく解説!

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法定三帳簿とは、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3種類の帳簿のことです。

いずれも、雇用形態に限らず、従業員を雇用する際には必要となるうえ、労働基準法で保存期間や記載事項などが決められているため、適切に調製しなければなりません。

当サイトでは、『法定三帳簿の作成ガイドブック』を無料で配布しており、作成から保管の方法まで法定三帳簿の基本について詳しく紹介していますので、「法律に則って適切に帳簿を管理したい」「法定三帳簿の基本を確認しておきたい」という担当者の方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

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1. 賃金台帳に必要な記載事項は決まっている

ファイルが重ねておかれている賃金台帳は、労働基準法(第108条)により作成や更新が義務付けられている法定帳簿です。[注1]

労働時間や残業時間、給与の支払いに関わる内容を記録する重要な書類であるため、法律に基づいて作成したうえで適切に管理することが求められます。

賃金台帳は、労働基準法施行規則(第54条)によって定められている通りに作成しなければなりません。具体的には、以下の項目を記載する必要があります。[注2]

  1. 従業員の氏名
  2. 従業員の性別
  3. 賃金の計算期間
  4. 労働日数
  5. 労働時間数
  6. 時間外労働時間数
  7. 深夜労働時間数
  8. 休日労働時間数
  9. 基本給・手当の種類とその金額
  10. 控除項目とその金額

賃金台帳を作成するときは、従業員の氏名や性別といった基本情報はもちろん、賃金の計算期間や労働時間数など、細かい数値を正しく記載しなければなりません。休日出勤や深夜労働の時間は個別に計算する、基本給と手当は分けて記載する、といった細かいルールもあります。タイムカードなども確認しながら、間違いのないように作成しましょう。

[注1]労働基準法 第108条|e-Gov法令検索
[注2]労働基準法施行規則 第54条|e-Gov法令検索

1-1. 賃金台帳は労働基準監督署にチェックされる

賃金台帳は、労働基準監督署による抜き打ち検査においてチェックされる場合もあります。労働基準監督署の大きな役割は、従業員に過剰な労働をさせていないか、給与はしっかりと支払われているかなど、企業の労働環境をチェックすることです。

賃金台帳を見ると従業員の労働状況がすぐにわかるため、抜き打ち検査においてはチェックされる可能性が高いでしょう。賃金台帳に不備がある場合は、是正勧告を受けます。賃金台帳の修正が必要な場合は速やかに対応して、再提出しましょう。

1-2. 必要な記載事項がない場合は罰則の対象となる

悪質な場合は是正勧告では済まず、罰則を科せられてしまいます。記載すべき項目が抜けていたり、賃金台帳の作成や更新を怠っていたりする場合は、罰則の対象となり、30万円以下の罰金が課せられるケースもあるため注意しましょう。

関連記事:賃金台帳の書き方とは?注意すべき点と必要になるケースを解説

2. 賃金台帳と給与明細に違いはあるのか

賃金台帳と給与明細は、異なる書類です。基本的には併用できないため注意しましょう。そもそも給与明細とは、企業が従業員へ支払う賃金を通知する書類です。健康保険料や厚生年金保険料といった各種の控除が記載されている場合もあります。

ただし、賃金台帳で求められる記載項目がすべて網羅されているわけではありません。給与明細には、休日出勤や深夜労働の時間が細かく記載されていないケースも多いでしょう。

共通する項目もあるため代用したくなりますが、別々に作成するのが基本です。前述のとおり罰則を受ける可能性もあるため、それぞれの記載項目を把握したうえで作成しましょう。

2-1. 賃金台帳は労働者名簿や出勤簿とも異なる

賃金台帳は、労働者名簿や出勤簿とともに『法定三帳簿』と呼ばれます。労働者名簿とは、従業員の氏名や入社日、生年月日などの情報を記録するための書類です。入社時に作成し、必要に応じて更新していかなければなりません。

出勤簿は、従業員の出社時刻や退社時刻、休暇の取得状況などを記録する書類です。休日労働や深夜労働の時間についても記載します。これらの書類は似ている部分もありますが、基本的には別々の役割を担うものです。それぞれ記載すべき項目は異なるため、注意して作成しましょう。

3. 賃金台帳の保存方法3つのポイント

手で3つのポイントを表している

賃金台帳は作成するだけではなく、一定の条件を満たして保存しなければなりません。ここでは、賃金台帳の保存方法について3つのポイントで解説します。

3-1.賃金台帳の保存期間は5年

賃金台帳の保存期間は5年間です。以前は3年間の保存で問題ありませんでしたが、令和2年の労働基準法改正により5年に延長されました。最後の記入日から起算して5年間、破棄することはできません。

間違って紛失したり処分したりすると労働基準法違反となるため、管理方法を明確に定めたうえで保存しておきましょう。

関連記事:賃金台帳の保存期間とは|違反しないための対応方法も解説

3-2.データとして保存する場合は要件を満たす必要がある

賃金台帳はパソコンで作成し、データとして保存しておいても問題ありません。ただし、誤って消去されない、長期にわたって保存できる、必要に応じて画面上に表示したり印刷したりできる、という要件を満たす必要はあります。[注3]

当然、紙で保存する場合と同様に、記載事項を網羅することも必要です。労働基準監督署の抜き打ち検査時などに、すぐ提出できるよう常に更新しつつ、正しい方法で保存しておきましょう。

[注3]労働基準法に関するQ&A|厚生労働省

3-3.事業所ごとに保存する

賃金台帳は会社ごとではなく、事業所ごとに作成して保存するのが基本です。複数の事業所や支社がある企業は注意しましょう。

とはいえ、無理に紙ベースの賃金台帳を各事業所で保存する必要はありません。賃金台帳のデータを本社のサーバーで管理しておき、必要に応じて各事業所からアクセスして更新したり印刷したりする、という方法も認められています。
このように、賃金台帳を保存する場合いくつかの満たすべき条件などを把握しておく必要があります。当サイトでは、賃金台帳を含んだ法定三帳簿の作成方法から保管方法まで一冊で理解できるガイドブックを無料で配布しています。法律に則った賃金台帳の作成・保管をおこないたい方は、こちらからダウンロードして、お役立てください。

4. 賃金台帳の記載事項に関する2つの注意点

手で2つの要点をあらわしている賃金台帳を作成するときは、常に最新の状態にしておく、記載事項が抜けているフォーマットは避ける、といった点に注意しましょう。以下、それぞれの注意点について簡単に解説します。

4-1.常に最新の状態に更新しておく

賃金台帳は、常に最新の状態にしておきましょう。記載事項が網羅されていたとしても、古い情報では意味がありません。従業員へ給与を支払うタイミングで、賃金台帳を更新していくのが基本です。

タイムカードや勤怠管理システムなどの情報を確認しながら、新しい数値を記入していきましょう。

4-2.記載事項が抜けているフォーマットもある

賃金台帳の決まった書式はなく、表計算ソフトを使って作成しても、市販のフォーマットを利用しても問題ありません。

ただし、記載すべき項目が抜けていないか、事前にチェックしておきましょう。とくに市販のフォーマットは、賃金台帳としての基準を満たしていないケースもあるため注意が必要です。

5. 必要事項を記載した賃金台帳を作成して適切に保存しよう!

複数人がグッドサインを掲げている今回は、賃金台帳に記載すべき項目や、保存するときの注意点などについて解説しました。賃金台帳には、従業員の氏名や性別のほか、深夜労働や休日労働の時間数、各種の手当や控除項目などを正しく記載しなければなりません。

正しい方法で保存することも重要です。間違って破棄すると罰則を受ける可能性もあるため、保存ルールを定めて適切に管理していきましょう。

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