賃金台帳の書き方とは?注意すべき点と必要になるケースを解説 |HR NOTE

賃金台帳の書き方とは?注意すべき点と必要になるケースを解説 |HR NOTE

賃金台帳の書き方とは?注意すべき点と必要になるケースを解説

硬貨が積みあがっている賃金台帳は、労働基準法によって作成が義務付けられている重要な書類です。雇用形態に関わらず、従業員を雇っている企業は賃金台帳を作成したうえで、しっかりと更新していく必要があります。

この記事では、賃金台帳の書き方や作成するときの注意点などについて詳しく解説します。賃金台帳が必要となるケースも紹介しますので、しっかりとチェックしておきましょう。

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いずれも、雇用形態に限らず、従業員を雇用する際には必要となるうえ、労働基準法で保存期間や記載事項などが決められているため、適切に調製しなければなりません。

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1. 賃金台帳の書き方とは?記載すべき項目をわかりやすく解説

貨幣と硬貨が宙に浮いている賃金台帳に記載すべき項目は、労働基準法施行規則(第54条)によって細かく決められています。[注1]

ここでは、記載すべき内容についてわかりやすく解説しますので確認しておきましょう。

[注1]労働基準法施行規則 第54条|e-Gov法令検索

1-1.氏名

従業員の基本情報のひとつとして氏名を記入します。正社員はもちろん、パートやアルバイト、日雇いスタッフなども含めたすべての従業員が対象となるため注意しましょう。氏名と一緒に、従業員番号などを記載しても問題ありません。

1-2.性別

従業員の性別も記載すべき項目のひとつです。賃金台帳の決まった書式はありませんが、氏名と一緒にわかりやすく記載する形式が多いでしょう。

1-3.賃金計算期間

賃金計算期間とは給与計算の対象となる期間のことで、会社側が自由に決めることができます。たとえば、毎月25日締めと定めている会社の場合は「4月26日〜5月25日」といった形式で記載します。月末締めの場合は「5月1日〜5月31日」と記載するなど、状況に合わせましょう。日雇いスタッフについては、記載する必要はありません。

1-4.労働日数

労働日数とは、賃金計算期間のうち、実際に出勤して働いた日数のことです。賃金計算のもとになる重要な数値であるため、タイムカードなどを確認しながら間違いのないように記入しましょう。

労働日数の項目には、休日出勤も含めて、実際に出勤した日数を記入しなければなりません。また、有給休暇を取得した場合は、通常の労働時間に働いたものと見なします。休暇の取得日数や時間数についても、別途記載しておくとわかりやすいでしょう。

1-5.労働時間数

労働時間数とは、賃金計算期間のうち、実際に労働した時間を意味します。労働日数と同様、タイムカードなどをチェックしながら正確に記載しましょう。

労働日数や労働時間数は、従業員の働き方を把握するうえでも役立ちます。賃金台帳の作成を通して、過剰労働が発生していないかといった点を確認することも大切です。労働基準監督署が注目するポイントでもあるため、問題のない労働環境を構築していきましょう。

1-6.休日労働時間数・早出労働時間数・深夜労働時間数

労働時間数のうち、休日労働や早出労働、深夜労働に該当する時間を記入します。これらの数値をもとにして残業手当などが計算されるため、正確に記載しなければなりません。

休日労働や深夜労働が多すぎる場合は、業務の再配分や働き方の改善などを図ることも重要です。休日労働や時間外労働をさせるためには、36協定を締結する必要があることにも注意しましょう。

1-7.基本給・手当

賃金台帳には、基本給と手当を分けて記載しなければなりません。基本給の欄には、総額ではなく、各種の手当を含まない給与額を記入しましょう。

通勤手当や役職手当、地域手当などがある場合は、それぞれ別の欄に記載します。毎月の給与とは別に、賞与や一時金などがあるときは、それぞれの金額を記入しましょう。

1-8.控除項目

控除項目の欄には、所得税、住民税、厚生年金保険料、健康保険料、雇用保険料など、給与から控除されるものとその金額を記載しましょう。親睦会費など、独自のルールを設定して控除している費用がある場合は、その金額も忘れずに記入しなければなりません。
「賃金台帳」や「労働者名簿」、「出勤簿」などの法定三帳簿は法律で作成が義務付けられている帳簿であるため、作成する際には適切な記入方法や保管方法を確認してミスのない管理をする必要があります。
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2. 賃金台帳の書き方で注意すべき3つのポイント

3つのポイントを表している賃金台帳を作成するときは、法律で定められた項目を網羅する、給与明細などで代用しない、といった点に注意しましょう。以下、それぞれの注意点について詳しく解説します。

2-1.法律で決められている項目を網羅する

賃金台帳の書式は、とくに決められていません。ただし、前述のとおり労働基準法施行規則によって決められている項目は、必ず記載しなければならないため注意しましょう。とくに市販の賃金台帳フォーマットを利用するときは、記載すべき項目が網羅されていないケースもあるため注意が必要です。

賃金台帳の書式は、厚生労働省のホームページからもダウンロードできます。[注2]

この書式をもとにして、会社の状況に合わせて必要な項目を追加すると、正しい賃金台帳を作成できるでしょう。

[注2]主要様式ダウンロードコーナー|厚生労働省

2-2.給与明細などで代用しない

賃金台帳は、給与明細などの書類で代用することはできません。給与明細には、労働時間や残業時間といった賃金台帳に記載すべき項目が抜けているケースもあるからです。共通する項目は多いものの、別々の書類として作成し、管理しておきましょう。

2-3.パートやアルバイトについても記載する

賃金台帳の対象となるのは、正社員や契約社員だけではありません。パートやアルバイトなども対象となるため、忘れずに作成しましょう。

雇用形態や労働日数などによる例外はないため注意が必要です。従業員名簿には日雇いスタッフの名前が記載されておらず、賃金台帳の作成を忘れてしまうケースもあるため気をつけましょう。

3. 賃金台帳が必要な2つのシーン

2つのポイントを表している賃金台帳は、雇用保険の手続きを行うときや、労働基準監督署から提出を指示されたときに必要です。慌てることがないよう、随時更新していきましょう。

3-1.雇用保険の手続きを行うとき

賃金台帳は、雇用保険の手続きにおいて必要です。新しい従業員を雇用したときや従業員が退職するときの手続きで必要となるため、しっかりと作成しておきましょう。そのほか、各種の助成金を申請するときに必要となるケースもあります。

3-2.労働基準監督署の調査が行われるとき

労働基準監督署による臨検監督が入るときは、賃金台帳の提出を求められるのが一般的です。臨検監督とは、労働基準法に違反していないか、過剰な労働環境になっていないか、といった点をチェックするための立ち入り検査のことです。

残業時間や休日出勤などの状況は細かく見られるため、普段から賃金台帳を整えておきましょう。是正勧告を受けた場合は、後日、再提出を求められるケースもあります。

そもそも賃金台帳を作成していない、定められた基準を満たしていない、といった場合は、罰則の対象となります。労働基準法に基づき、30万円以下の罰金が科せられる可能性もあるため注意が必要です。

4. 賃金台帳の書き方を理解して正しい書類を作成しよう!

腕をくんでデスクに腰かけている今回は、賃金台帳に記載すべき項目や、作成するときの注意点などについて解説しました。賃金台帳には、法律で定められた項目をすべて記載しなければなりません。項目が抜けていると、賃金台帳として認められないため注意が必要です。賃金台帳の書き方をしっかりと理解して、正しい書類を作成しましょう。

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