働き方改革を背景に、年々注目度が増しているリモートワーク。
最近では、新型コロナウイルスの感染拡大に対する対策の一環として、多くの企業がリモートワークを検討および導入していることと思います。
しかし、いざ始めたとしても、通信環境の準備やセキュリティ問題、運用ルールの作成などやるべきことはとても多く、対応のためのさまざまなコストがかかってしまっているのではないでしょうか。
「結局、会社に行かないとできない作業があるから出社している。」「少人数の交代勤務でこれまでと同じ業務量を処理しなければならない」というような声もよく耳にします。
そこで、今回は少しでもリモートワークの導入や運用を円滑に進めることができるように、全国的に広がりを見せるリモートワークについて確認しておきたいことを詳しくまとめました。
新型コロナウイルスの蔓延によって急激に普及したテレワークですが、「急に始めたので、ルールがしっかりと整備できていなかった。もう一度見直してしっかりとルール化したい」などのお悩みも発生しているのではないでしょうか。
そのようなお悩みをお持ちの人事担当者様に向け、テレワークで発生しやすい課題とその解決策や整備すべき社内ルールをまとめた資料を無料で配布しております。
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1. そもそも「リモートワーク」とは
リモートワークとは、従業員が会社に出社することなく自宅やカフェ、コワーキングスペースなど会社のオフィス以外の場所で仕事することをいいます。
インターネット環境が充実し、ノートパソコンやタブレット端末、スマートフォンなどが広く普及したことによって、オフィスではない場所でも仕事をすることが可能になりました。
「リモートワーク」と「テレワーク」の違い
リモートワークと同じような意味合いで使用されている言葉として、「テレワーク」があります。
双方の言葉ともに「オフィスから離れた場所で働く」という意味では同義語ですが、政府が「テレワーク」の方を公式に使用しているため、「テレワーク」の方が聞き馴染みがある言葉かもしれません。
その中でも、リモートワークは離れた場所にいても「チームでプロジェクトを進めていく」という意味合いを持つ言葉となっています。
リモートワークの種類
リモートワークは、働き方の違いによって4種類に分類されます。
| 種類 | 雇用形態 | 勤務場所 | 勤務時間 |
| ハイブリット・ リモートワーク | 正社員 | 必要な時に出社 | 定時 |
| フルタイム・ リモートワーク | 正社員 | 全てオフィス外 | 定時 |
| リモート・ アウトソース | 契約社員 (外部委託) | 全てオフィス外 | 定時 |
| テンポラリー・ リモートワーク |
契約社員 (外部委託) |
全てオフィス外 | 一時的な仕事 |
①ハイブリッド・リモートワーク
ハイブリット・リモートワークとは、正規雇用者として企業に所属しながらも、会社に出社する日数を限定し、普段は自宅や外出先などをメインに遠隔地で働く形態のことをいいます。
1週間の中で出社する日を前もって決めていたり、出席が必要なミーティングだけに参加したりするなど、社員に柔軟な出勤を認めるリモートワークの方式です。
現在の日本でリモートワークを実施している企業の多くが採用しています。
②フルタイム・リモートワーク
フルタイム・リモートワークとは、正規雇用者として企業に所属しながら、勤務時間の全てを自宅やオフィス外の場所で過ごしながら働く形態のことをいいます。
出社が必要な場合でも、電話やチャットアプリ、Web会議システムを利用しながら、すべての業務をリモートでおこなう方式です。
エンジニアやクリエイター職を中心に広がっており、企業の中には全従業員に対して出社を義務付けていない企業もあるそうです。
③リモート・アウトソース
リモート・アウトソースは、業務委託契約をもとに外部で働いてもらう契約社員にリモートワークを導入する形態のことを言います。
フルタイム・リモートワークと同様に、全ての仕事を自宅やオフィス外でおこないますが、雇用形態が異なる点がポイントとして挙げられます
働き方改革をおこなう中で、各企業はリモートワークが可能な制度設計や環境構築をおこなっています。そして、その制度を最大限に生かすために、このような外部委託型のリモートワークを導入する企業が増えています。
④テンポラリー・リモートワーク
テンポラリー・リモートワークとは、一時的な業務をリモートでおこなう働き方の形態のことをいいます。
勤務時間が固定されておらず、企業の非正規雇用者に対して一時的な業務をお願いする場合が多いです。
ただし、正社員でも休日に突発的な業務が起こった際にオフィス外で仕事をしてもらったり、外回りの営業後に帰社せずパソコンで仕事を続けることなども該当します。
2. リモートワークが抱える「4つの課題」
それでは、リモートワークを導入することで実際に起こってしまう4つの課題について詳しく見てみましょう。
現在リモートワークを実際に運用している企業の場合、社員の働き方が根本的に変わることで、すでに多くのトラブルを抱えている経営者や人事担当者の方もいらっしゃるかもしれません。
ここでリモートワークの課題についてしっかりと把握した上で、社内の制度設計や環境整備をおこなっていくことが、今後も継続して企業活動を続ける上で大事になってきます。
<1> 情報セキュリティ(情報漏洩のリスク)
まず、第1の課題は、セキュリティ問題です。
リモートワークでは、今までオフィス内で管理していたさまざまな情報が外部に持ち出されることになります。
そのため、「パソコンの中に入っていた個人情報や顧客情報などの重要データが流出する」といった、情報漏洩のリスクが格段に高まってしまいます。
企業活動をするに当たって、情報の取り扱いには細心の注意を払わなければならないことは言うまでもないでしょう。
セキュリティ問題への対策方法としては、「情報漏洩を防ぐためのシステムを導入する」「リモートワーク用の就業規則(社内ルール)を作る」「情報にアクセスするために必要な権限を譲渡する社員を一部に制限する」などが挙げられます。
リモートワークを実施している企業にとって、最も考慮しなければならない課題の1つですので、入念な対策をしておく必要があります。
<2> 社員の勤怠管理/給与管理/人事管理
第2の課題は、社員の勤怠管理や給与管理、そして人事管理に関してです。
リモートワークでは、社員の勤務時間を直接管理・監視することができず、勤務時間中にしっかりと働いているのか確認しにくくなります。
そのため、勤務実績に応じた給与管理をすることが難しくなったり、社員の人事情報をまとめることが困難になったりします。
社員の勤務時間をしっかりと把握できる体制を整え、人事情報を正確に管理するための準備をしておくことが必要になるでしょう。
社員の勤怠情報を把握する方法としては、メールやチャットツールで出社や退勤の報告をすることも可能ですが、勤怠管理システムを導入することも可能です。
また、勤務時間中にしっかりと動いているどうか確認することもできなくなるため、社用パソコンの利用ログを取ったり、webカメラを活用したりするなど、社員の勤務態度を丁寧に管理する必要があります。
<3> コミュニケーション不足とモチベーション管理
第3の課題は、社員同士がコミュニケーションを取りづらくなってしまう恐れがあることです。
WEB会議システムを利用すれば、会議やミーティングを実施することは可能です。
しかし、オフラインでコミュニケーションを取る機会が大幅に少なくなることで、社員同士の仕事を通じたつながりや信頼関係は薄くなってしまうかもしれません。
チームで仕事をする喜びや達成感はこれまでよりも感じづらく、人によっては孤独感や寂しさを感じてしまう人も出てくる可能性があります。
リモートワークだとしても、社員がモチベーションを高く持てるような環境を作ることができれば、業務の生産性は確実に上がります。
リモートワーク中の社員のメンタルケアも含め、しっかりとしたモチベーション管理をおこなう必要があります。
<4> 人事評価と社員フォロー
第4の課題が、これまでよりも社員の人事評価制度が成果主義になってしまうことです。
リモートワークでは仕事のプロセスや姿勢を見ることが難しく、人事評価はアウトプットの成果を見て判断することになります。
もちろん、成果を出すことができていない社員の評価が低くなること自体は当然のことです。
しかし、上司が社員の行動プロセスを見れていなければ、成果を出せていない社員に対して適切なフォローをおこなうことができず、良い人材を社内で育成していくことができません。
また、自由度が高い仕事ができると喜ぶ社員もいれば、成果主義による大きなプレッシャーを感じる社員も出てくることでしょう。
社員が自らの判断で動かなければならない機会が増える中でも、しっかりとした判断や適切な行動ができるように、コーチング体制を整えることも大切です。
本章で解説したように、リモートワークを取り入れる際には多くの課題や解消しなくてはならない論点があります。導入を検討する際には、就業規則の変更や福利厚生の追加など、効果的に運用するための準備も必要になります。
そこで当サイトでは、テレワークのメリット・デメリットやデメリットの解決方法、よくある悩みなどを解説した資料を無料で配布しております。
検討初期から導入まで網羅的に解説しておりますので、導入を検討中のご担当者様は、こちらから「テレワーク課題解決方法ガイドBOOK」をダウンロードしてご確認ください。
3. リモートワークを円滑に運用するために
リモートワークを実施する中では、以上の4つの課題に対してそれぞれ対策をおこなっていくことが必要不可欠となります。
しかし、4つの課題は相互に連関した部分もあり、いきなり全てを同時にクリアすることは難しいかもしれません。
リモートワークを運用する中で、次の3つのことを意識しながら、リモートワークの対応を円滑に進めてください。
<1> リモートワークのメリットに着目する
新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、急遽リモートワークを導入した企業も多いかもしれません。
しかし、リモートワークを実施するに当たって最も重要なことは、「自社にとってリモートワークが本当に必要なのか」「リモートワークでいかなる課題を解決できるのか」を明確にしておくことです。
リモートワークのメリットに着目し、そのメリットを最大限生かすことが大事になってきます。
- オフィスを利用することで掛かっていた費用を削減できる
- 不必要な会議や出勤時間が無くなり、社員が仕事に集中することで生産性が向上する
- オフィス出社可能エリアにいない遠方の優秀な人材を採用できるようになる
- ライフイベントによる転職などに柔軟に対応することで、離職率の低下が見込める
このほかにも、リモートワークの実施で得ることのできる良い効果はさまざまあるかと思います。
「働き方改革を進めなければならない」「他の企業が導入しているから」というような漠然とした理由だけで実施している企業があるのであれば、自社ではどのような働き方をおこなうべきなのか根本の部分から考え直してみてください。
そうすれば、今回のような外部環境の変化への対応に関する知見が、今後の企業活動においても役に立ってくることでしょう。
<2> 自社に必要なツールやシステムを選定する
リモートワークにより、勤怠管理システムやコミュニケーションツール、Web会議システムなど、さまざまなサービスやプロダクトの導入を検討することになると思います。
特に、勤怠管理は紙ベースでおこなうことが管理上難しいため、離れた場所にいても簡単に打刻することができるクラウド型の勤怠管理システムを導入すると良いかもしれません。
コミュニケーションツールやWeb会議システムに関しては、コミュニケーションの機会は確保するだけでなく、従業員のメンタルヘルスチェックやモチベーション管理の手法としても考えていく必要があるでしょう。
また、そもそもの話にはなりますが、リモートワークをおこなうためには、パソコンやネット環境を用意する必要もあります。
つまり、リモートワークの実施には少なからずお金が掛かってしまいます。
政府や地方自治体が設定している助成金や補助金の制度も上手く活用しながら、リモートワーク環境を整えていくことが大事になってきます。
そして、実際に運用する中で、自社にとって本当に必要なツールやシステムを導入していくようにしましょう。
また、リモートワークを推進するサービスやプロダクトの中には無償提供をおこなっているものもあるので、チェックしてみてください。
<3> 社内制度や社内環境を整備し続ける
リモートワークによって社内環境は大きく変わるため、前述したように、これまでの勤怠管理方法やコミュニケーションの取り方、人事制度(評価基準)などは、随時見直さなければなりません。
業務報告の仕方や会議のルール、社用パソコンの利用に関してなど、細かい部分に対しても明確なルールを決めていくことが望ましいです。
そして、リモートワークを実施するための適切な就業規則を定めていくことで、「リモートワークによる失敗のリスク」を減らすことができるでしょう。
また、リモートワークで働く社員のニーズをしっかりと読み取り、社員が離れた場所でも働きやすい環境を整備することが最も大事になってきます。
リモートワークは導入するだけで効果を発揮するものではありません。
リモートワークを実施している他企業の事例を参考にしたり、リモートワークに関する従業員満足アンケートやヒアリング、インタビューなどを実施したりするなどしながら定期的に効果検証をおこない、課題があればそのたびに改善していくようにしましょう。
4. 最後に
リモートワークは多くのメリットがありますが、同時に抱えることになる課題も複数存在しています。
今回取り上げた4つの課題に対しての対策を練りながら、外部環境の変化に応じて柔軟な対応を取っていくことが大切です。
今回の新型コロナウイルの感染拡大は、各企業のこれまでの働き方そのものを大きく変えることになりました。
しかし、外部環境の変化に適応し、普段の業務コストを改善できた企業は、これまでよりも生産性の高い企業活動ができることでしょう。
ピンチをチャンスに変えるためにも、この機会にぜひリモートワークの円滑な導入に取り組んでみてはいかがでしょうか。
新型コロナウイルスの蔓延によって急激に普及したテレワークですが、「急に始めたので、ルールがしっかりと整備できていなかった。もう一度見直してしっかりとルール化したい」などのお悩みも発生しているのではないでしょうか。
そのようなお悩みをお持ちの人事担当者様に向け、テレワークで発生しやすい課題とその解決策や整備すべき社内ルールをまとめた資料を無料で配布しております。
テレワークのルールをきちんと整備しなおしたい方は、ぜひ「テレワークの課題解決方法ガイドBOOK」をダウンロードしてご覧ください。
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