【働き方改革推進】リモートワークを円滑化するツール・システムをまとめて徹底解説!

新型コロナウイルスの流行により、リモートワークを導入した企業は多いと思います。

リモートワークは、従業員同士が離れた場所にいてもリアルタイムで作業ができるため非常に便利です。また、通勤時間の削減ができるというメリットもあります。

しかし、リモートワークを活用する中で、「紙ベースの勤怠管理では実際の労働時間がわかりづらい」「リモートワークだと、コミュニケーションがとりづらい」という悩みを抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

「もっと簡単に、正確に勤怠管理ができたらいいのに」「リモートワークでも、円滑なコミュニケーションをとりたい」という声にお応えするべく、本記事では、リモートワークに役立つツールについて、まとめてご紹介いたします。

1. リモートワークのメリット・デメリット

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まず、そもそもリモートワークを導入するメリットとデメリットについてまとめたいと思います。

実際にリモートワークを導入することで様々なメリットを得ることができる反面、コミュニケーションやセキュリティ、勤怠管理などの面で不安が残るようです。

1-1. リモートワーク活用のメリット

リモートワークを活用する上でのメリットは以下の通りです。

  • 人材確保
  • コスト削減
  • 通勤時間の削減
  • 生産性の向上
  • QOLの向上やワーク・ライフ・バランスの進展
  • 離職率の低下
  • 緊急事態に左右されない

リモートワークを活用すると、育児や介護で就労が難しかった方も働きやすくなり、人材の確保につながります。

また、交通費やオフィス周りのコストや、通勤時間の削減ができるので、会社にとっても従業員にとっても生産性が上がります。

以上の点から、離職率を抑えることができるというメリットも期待できます。

また、新型コロナウイルスの流行が事例となりますが、緊急事態に左右されないという点でもリモートワークは優れています。

1-2. リモートワーク活用のデメリット

リモートワークを活用する上でのデメリットは以下の通りです。

  • 実際の稼働時間がわかりにくい
  • 意図せず長時間労働になりやすい
  • 自己管理が必要
  • コミュニケーションを取る機会の減少
  • セキュリティの確保が求められる

リモートワークを導入すると、実際の労働時間がわかりにくいという問題があります。特に、紙ベースでの勤怠管理では対応しきれないという悩みを抱えている企業もあるのではないでしょうか。

自宅で業務ができるため、意図せず長時間労働になりやすいです。リアルタイムで労働時間の確認ができるシステムがあると対策がしやすいです。また、長時間労働にならないように自己管理が必要です。

リモートワークでは、コミュニケーションが希薄になりやすいという問題点もあります。意識的に人と会話をするようにしなければ、塞ぎ込んでしまう可能性もあります。ツールを上手に利用してコミュニケーションを増やすとともに、リフレッシュできるツールも利用することもおすすめです。

セキュリティ管理でも課題が残ります。オフィスに集まるのではなく、自宅やコワーキング・スペースなどで業務をするとなると、情報を一か所で管理できなくなります。そのため、セキュリティ管理にも配慮する必要があります。

2. リモートワークに役立つツール

ここまで、リモートワークにおける様々なメリットやデメリットを確認いただけたと思います。特に、デメリットに関しては共感された方もいらっしゃるのではないでしょうか。

実は、リモートワークのデメリットを解消できるツールは多く存在しています。これからご紹介するツールをご覧いただき、自社に合ったツールを選んでみてください。

  • Web会議システム
  • ビジネスチャット
  • クラウドストレージ
  • クラウド勤怠管理システム
  • セキュリティ

Web会議システムでは、リアルタイムで従業員同士のコミュニケーションをとることができます。ミーティングをおこなう際にはもちろん、個人の作業中に用いることで、従業員同士で監視ができ、集中力を上げるという使い方ができます。

ビジネスチャットでは、業務連絡を円滑に行うことができます。プライベートの連絡と分けることができるので、休日も業務連絡に煩わしい思いをせずに済みます。

クラウドストレージは、複数人が1か所にデータを保存できる場所です。ペーパーレス化にもつながり、資料がどこにいったか分からないという事態を防ぐことができます。また、いつでも資料を確認できることも魅力です。

クラウド勤怠管理システムは、従業員1人1人がアカウントを持ち、オンライン上で打刻ができるシステムです。場所に縛られず打刻ができ、リアルタイムで労働時間を確認できるこことが魅力です。また、月末の集計時間も短縮されるというメリットがあります。

セキュリティ面を保護するツールもあります。社内の情報に従業員が社外からアクセスするためのツールや、従業員個々のPCに入っているソフトの稼働状況、不正アクセスがないかどうかを管理するツールなど、様々です。

一口にリモートワークに役立つツールと言っても、サービスによっては内容が異なるので、自社に合ったものを選ぶことが重要です。

3.ツールの選び方と注意点

いざ、ツールを導入しようと試みても、どのサービスが良いのか悩んでいる方もいらっしゃると思います。

しかし、多くのサービスは「無料トライアル」を準備しています。そのため、良いと感じたサービスは積極的に試してみると、導入後のミスマッチを防ぐことができます。

例えば、「自社が求めている機能がない」「もっとシンプルなサービスで良いのに、設定が多すぎてわかりづらい」という問題は起きやすいです。

このようなミスマッチを防ぐべく、まずは自社に足りないツールや内容を検討し、それに合ったサービスを探すようにしましょう。

4.リモートワークを円滑化するツールをご紹介

リモートワークにおけるツールの必要性は、おわかりいただけたでしょうか。

ここでは、実際に使えるツールをご紹介いたします。

4-1. Web会議システム7選

ジンジャーミーティング|Web会議とチャットを結合、コミュニケーション情報を一括管理

【特徴

  • URLをワンクリックするだけで、簡単にWeb会議に参加できる。また、ジンジャーミーティングのアカウントを持っていない人も、アカウント登録やインストールが不要
  • 画面共有や資料共有、ホワイトボードなどの機能を活用して、遠隔でも自分の伝えたいことを伝えることができる
  • 月で決められた回数を使われていなければ、サポートがお電話で運用状況を確認。Web会議が運用に乗るまで徹底的にサポート

【料金体系】

  • 初期費用:200,000円
  • 月額料金:1,500円/ID
ジンジャーミーティングの導入事例はこちら!

\「1分で解説!ジンジャーミーティング活用法【Web面接編】」資料を無料ダウンロード/

bellFace|5秒でつながるインサイドセールスシステム

【特徴】

  • BtoBの営業・顧客サポートに特化したインストール・ログイン不要のインサイドセールスシステム
  • 音声のやり取りは電話回線のため、回線の断絶も基本的に起こらない
  • リリースから1年ですでに400社導を超える導入実績がある

【料金体系】

  • 7日間の無料トライアルあり
  • その他料金に関しては都度お問い合わせ

zoom|あらゆる用途に対応可能なビデオチャットツール

zoom

【特徴】

  • ビデオ参加者は500名まで、閲覧者は10,000名まで利用可能
  • zoomひとつでさまざまなシーンに活用することができる
  • 世界75万社以上がzoomを活用している
zoomについて詳しく知りたい方はこちら!

【料金体系】

  • パーソナルミーティング向け:無料
  • 小規模チーム向け:¥2,000/月/ホスト
  • 中小企業向け:¥2,700/月/ホスト
  • 大企業向け:¥2,700/月/ホスト

oVice|同じ空間にいるかのようにコミュニケーションがとれる

【特徴】

  • 隣で話しているかのようなバーチャル空間で、リモートワークやオンラインイベントなどに使える
  • 話せる状態かわかる仕様であり、作業の邪魔になることがない
  • 2,000以上の企業が導入している

【料金体系】

継続プラン

  • Basic(~20人):¥5,000
  • Standard(~50人):¥22,000
  • Organization(~100人):¥55,000
  • Enterprise(100人~):お問い合わせ

単発プラン

  • Meetup~20人):¥2,750
  • Conference(~100人):¥11,000
  • Exhibition(~250人):¥27,500
  • Expo(250人~):お問い合わせ

Microsoft Teams|リモートワークでもチームになる

【特徴】

  • チームやプロジェクト間におけるファイル共有・共同編集、チャット、音声通信・web会議などの機能をまとめて提供
  • Office 365で提供するその他のグループウェア機能との連携が強化されている
  • Teams アカウントを複数お持ちの方はPowell Hubで一括管理ができる

【料金体系】

  • Microsoft 365 Business Basic (~300人):¥6,480(税抜)/1ユーザー/年
  • Office 365(300人~):¥10,440(税抜)/1ユーザー/年
  • Microsoft 365 Business Standard(Office兼用):¥16,320(税抜)/1ユーザー/年

4-2. ビジネスチャット3選

Slack|仕事に必要な人と情報をすべて 1 か所に集約し、働き方を変革

【特徴】

  • チャンネル機能で仕事の整理ができ、生産性が向上する
  • 通知を管理し、リアルタイムまたは都合のよいタイミングで仕事を進められる
  • SLA で 99.99 % の稼働率を保証

【料金体系】

  • フリー:¥0
  • プロ:¥850/ユーザー/月(年間契約)
  • ビジネスプラス:¥1,600/ユーザー/月(年間契約)
  • Enterprise Grid:お問い合わせ

Chatwork|仕事で必要なコミュニケーションをより効率的に

【特徴】

  • 無料から始めることができる、国内利用者数No.1の業務用チャットツール
  • 30万社以上で利用されている
  • シンプルな機能で、システムが苦手な方でも安心

【料金体系】

  • フリー:¥0
  • ビジネス:¥500/ユーザー/月(年間契約)
  • エンタープライズ:¥800/ユーザー/月(年間契約)

LINE WORKS|ビジネス版LINEで業務効率の向上を実現

【特徴】

  • スマートフォンアプリ、PC版アプリ、PCブラウザで利用可能
  • 複数人のトークルームでは既読数だけでなく、既読者/未読者の内訳が表示
  • 25万社で利用されており、セキュリティ面も保証されている

【料金体系】

  • フリー:¥0
  • ライト:¥300/ユーザー/月(年間契約)
  • ベーシック:¥500/ユーザー/月(年間契約)
  • プレミアム:¥800/ユーザー/月(年間契約)

4-3. クラウドストレージ3選

Dropbox|ファイルを1か所にまとめて、作業をスムーズに

【特徴】

  • 世界中の人とコンテンツを一括管理できる
  • 6億人以上のユーザーと50万のチームが利用している
  • 他のツールと連携することができる

【料金体系】

  • Professional(個人事業主向け):¥2,000/月
  • Standard:¥1,250/ユーザー/月
  • Advanced:¥2,000/ユーザー/月

box|どこからでも安全にコンテンツの管理、共有、アクセスが可能

【特徴】

  • 他ツールのファイルの操作と連携できる
  • アクセス権限設定とログ管理でセキュリティ管理が充実
  • 顧客企業数100,000以上、69%がフォーチュン500企業

【料金体系】

  • 月額¥1,800~(詳細はお問い合わせ)

Google ドライブ|すべてのコンテンツに簡単かつ安全にアクセス

【特徴】

  • クラウドネイティブ アプリとシームレスに統合、チームでリアルタイムの共同編集が可能に
  • 既存のテクノロジーと統合し、その機能を補完。他ツールのファイルの共同編集が可能
  • 満足度が競合他社と比較して抜きん出ている

【料金体系】

  • Business Starter:¥680/ユーザー/月
  • Business Standard:¥1,360/ユーザー/月
  • Business Plus:¥2,040/ユーザー/月
  • Enterprise:お問い合わせ

4-4. クラウド勤怠システム3選

ジンジャー|人事業務をラクに、シンプルに

【特徴】

  • 社員台帳や勤怠実績、給与計算の情報を1つに集約、従業員情報の一元管理を実現
  • 規模・業界問わず、シリーズ累計約13,000社が導入
  • 各導入企業に専任のサポート担当を配置

【料金体系】

  • 勤怠管理 ¥300(従量課金制)
  • 大規模企業(目安1,000人)は別途見積もり

Smart HR|働くすべての人の生産性向上を支えるクラウド人事労務ソフト

【特徴】

  • 従業員が情報を直接入力。ハンコも紙も不要
  • 常に最新の社員名簿であり、従業員情報を一元管理できる
  • 年末調整などの労務手続きや、Web給与明細の発行も可能。

【料金体系】

  • お問い合わせ

ジョブカン|初めてでも、誰でも、簡単に使える

【特徴】

  • フレックス・裁量労働などのあらゆる勤務体系に対応
  • メール・電話・チャットで随時、無料で相談を受け付けている
  • シリーズ累計 120,000社以上の導入実績を誇る

【料金体系】

  • 無料プラン:¥0
  • 有料プラン:¥200~/ユーザー/月
  • 大規模企業(500人以上)は別途見積もり

4-5. セキュリティ管理ツール3選

ivanti|テレワークのセキュリティ管理として、PC管理をする

【特徴】

  • 在宅端末を社内と同様に管理し、Windows10などの更新プログラム適用も可能に
  • 容量の大きい更新プログラムもクラウドストレージから取得可能にし、在宅時の通信負荷を最適化
  • スマートフォンやPCなど、場所を問わずヘルプデスクにアクセス可能に

【料金体系】

  • お問い合わせ

SKYSEA Client View|情報と社会を結ぶ、これからのクライアント運用管理へ

【特徴】

  • 組織で所有するUSBメモリーなどの記憶媒体を一括管理し、データのやりとりをログとして確認できる
  • クライアントPCごとのソフトウェアのインストール状況、ライセンスの使用状況を管理し、不正な使用をいち早く把握できる
  • 最新パッチが適用されているかを一覧で確認でき、不足分の適用も、管理PCからリモートで配布できる

【料金体系】

  • お問い合わせ
  • サービス名:SKYSEA Client View
  • 提供会社:シャープマーケティング株式会社、SKY株式会社
  • URL:https://smj.jp.sharp/bs/skysea/

LanScope Cat|情報漏えい対策やIT資産管理に必要な機能を搭載

【特徴】

  • 上場企業4社に1社、金融機関の3社に1社、計10,000社以上が導入
  • 業界最高峰のAIアンチウイルス。未知の脅威を99%防御
  • 導入前から導入後まで継続率93%以上の充実のサポート

【料金体系】

  • お問い合わせ

最後に

いかがでしたでしょうか?

今まではFace to Faceでのコミュニケーションが重要だと個人的に思っていました。

しかし、Web会議システムを使ってみると、ストレスなくスムーズにやりとりができ、また移動工数もかからないため、非常に便利で多くのシーンで活用しています。リモートワークも問題なくやりとりできています。

Web会議、Web商談システムの検討を考えている方がいらっしゃれば、まずはスモールスタートで導入してみて、その感触を確かめてみてはいかがでしょうか。

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