医療機関向けシフト管理システムまとめ｜ITツールで簡単シフト作成

医療機関は、深夜や早朝の勤務があり、勤務形態がさまざまであるため、シフト作成に工数を取られている担当者が多いのではないでしょうか。

急なシフト変更が起こると、スタッフを確保するのが大変です。代わりのスタッフを見つけられても、病院独自の就業ルールがある場合、シフトを全体的に見直す必要が出てきます。

このように、医療機関のシフトを組む作業を人の手でおこなうのは大変です。エクセルなどを使うのも一つの手段ですが、入力に手間がかかります。そこでおすすめなのが、シフト管理システムです。本記事では、医療機関が抱えている悩みとその悩みを解決するシフト管理システムについてご紹介します。

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1. 医療機関が抱えるシフト管理の悩み

1-1. 紙やエクセルでの管理が手間

医療機関は、勤怠管理やシフトを紙やエクセルでおこなっているケースが多いです。

紙で管理すると、一見性が悪く、医療機関全体のシフトが見えにくくなります。また、一見性を高めるために、一枚の紙にうつすこともできますが、さらに工数がかかってしまいます。

エクセルで管理できたとしても、エクセルへの入力ミスがないかをチェックするだけでも大変です。もし、入力ミスがあり、必要なスタッフを準備できなかった場合、病院の運営に影響が出ます。

1-2. 病院スタッフの希望シフトを反映させたシフト作成に時間がかかる

医療機関では、毎月の勤務シフト表を作成する際、診療報酬の要件に見合う適正な人員配置をおこなう必要があります。「宿直は週1回」などの法令上の制限や職員の要望に応えることも必要です。

また、スタッフが気持ちよく働くためにも、スタッフの希望するシフトを反映することは重要です。しかし、特定のスタッフの希望を反映しすぎると、他のスタッフの希望を反映しにくくなるので、バランスが重要になります。

そのバランスを取ろうとして、スタッフの希望シフトを何度も確認するのは、相当な時間がかかってしまいます。

1-3. 病院全体のシフト表を簡単に確認したい

スタッフにとっては、自分のシフトが重要ですが、管理者にとっては、スタッフ全員のシフトを確認することが重要です。

たとえば、スタッフが急な体調不良で欠勤した場合、誰が代わりに出勤できるのかを確認・対応する必要があります。そのようなときは、一人ひとりのシフトを確認するより、全体のシフトを見たいでしょう。

また、各スタッフの就業時間も一緒に見たい場合があります。働き方改革によって1ヶ月に働くことができる時間の上限が設けられているので、それを超えないようにしなければいけません。どのスタッフがあとどれくらいの時間、残業が可能かをリアルタイムで把握したいと感じるときもあるでしょう。

1-4. 病院独自の就業ルールがあって、シフトに変更を加えるのが面倒

病院によっては独自の就業ルールがあるため、急な欠勤が出たときに、その就業ルールを加味してシフトを変更するのが大変です。スタッフ一人のシフトを変えると、その影響を受けて、他のスタッフのシフトを見直さなければならないこともあり、変更するのに手間がかかってしまいます。

また、就業ルールだけではなく、スタッフのスキルレベルも考慮しなければいけません。医療の現場が新人スタッフだけというわけにはいかないので、指導員（ベテラン）とセットにしたシフトを組む必要があります。スタッフ同士をセットで動かさなければならないことも、シフト変更に手間がかかる要因となっています。

1-5. シフトの作成や変更をする際のミスを避けたい

シフト作成や変更の際に、人が足りていないであったり、シフトが被っているといったミスが起こったりするかもしれません。医療現場は患者の命を預かる現場なので、ミスは許されません。とはいっても、人がシフト作成しているので、ミスはある程度起こってしまいます。

また、新人スタッフばかりが重なってしまってもいけません。イレギュラーなことが起これば対応できないかもしれませんし、患者からすると新人スタッフばかりでは少し心配になってしまうかもしれません。

医療の現場だからこそ、ミスのないシフト作成や変更が求められています。

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2. シフト管理システムが医療機関にあっている理由

2-1. たくさんの紙を照らし合わさなくても、一つの画面で多くの情報を管理できる

紙やエクセルでスタッフのシフトを管理する従来のやり方では、紙を照らし合わせる、エクセルを結合して管理者が見やすいように工夫をするといった作業が必要でした。勤怠管理システムを導入すると、そのような作業が不要になります。

スタッフのシフトが決まったら、一つの画面で、「いつ」「誰が」出勤するかを確認することができます。また、簡単に毎月のシフトの履歴を残すことができるので、1年を通じて忙しい時期や比較的暇な時期の把握もできます。どの時期にどれくらいのスタッフを配置しなければいけないのかもわかります。

2-2. 病院スタッフがアプリ上で希望シフトを提出し、自動でシフト作成に反映

病院で働くスタッフはスマホ、タブレットやパソコンから希望シフトを提出することができます。従業員は紙に書かなくて済むので、シフト提出日に希望シフト表を忘れたということを防げます。

管理者は、紙に書かれているシフトをいちいち入力せずに済むので、大幅に工数を削減することができます。また、提出されたシフトはシフト管理システムに自動的に反映されるので、すぐにシフトが完成します。その際、病院ごとの就業ルールも加味した上で、シフト作成をおこなってくれます。

2-3. スマホやタブレットから簡単に確認できる

作成されたシフトはすべてのスタッフがスマホやタブレットから簡単に確認することができます。管理者は近くにPCがない場所でも、スマホやタブレットで簡単に病院全体のシフトを確認できます。

スタッフは、自分のシフトだけでなく、勤務先全体のシフトも確認できます。シフトを入れていた日に用事ができたときに事前に、交代の相談をすることもできます。紙でシフト管理をしないため、なくなる心配もありません。

2-4. 病院独自の就業ルールにあわせてシフト管理が可能

それぞれの病院が定めている独自の就業ルールにあわせて、シフト管理することができます。

今まで就業ルールがなかった病院も、今後は定められるかもしれません。昨今、話題になっている働き方改革によって働く環境が変わってきました。36協定で上限残業時間が変わったり、退勤と出勤のインターバルの時間が決められたりと、今までと同じ就業ルールでは、病院を運営できないかもしれません。

それらを加味したシフトを作成できるので、管理者の業務工数を削減できます。

2-5. 急なシフト変更でミスがあったとき、アラート機能で知らせてくれるので、ミスがなくなる

急な欠勤などでシフト変更をするとミスが発生しやすいです。シフト管理システムは、「日勤を代わってくれたスタッフがその日の夜勤に入っていた」といったミスをシフト変更の時点で知らせてくれます。

シフトの被りぐらいなら人力で対応できても、「可能残業時間は過ぎていないのか」「病院の就業ルールは守れているのか」などと注意するポイントが増えてくると、ミスが出てきてしまいます。勤怠管理システムでは、それらを自動で対応してくれます。

3. 医療期間にあっているシフト管理システムをご紹介

3-1. ジンジャー勤怠管理｜シフト管理を含めた人事業務をよりスムーズに、効率的に

 

【サービスの特徴】

• シフトの確認がスマホやタブレットでできる 病院全体のシフトを、タブレットで確認できます。スタッフもほかのスタッフのシフトを確認できるので、事前にシフト変更する場合は、スタッフ自身が代わりを探すことができます。
• 病院独自の就業ルールも加味して、シフトを自動で作成可能 病院ごとにある就業ルールを設定することで、その就業ルールに沿ったシフトを作成することができます。煩雑な就業ルールでも対応できます。また、シフト変更のときにミスがあれば、管理者に知らせてくれるアラート機能もあります。
• スマホで打刻ができ、勤怠情報を自動で集計できる ジンジャーではシフト管理だけではなく、勤怠管理も同時でおこなうことができます。従業員がスマホで打刻できるので、タイムカードに並ばなくて済みます。また、月末にタイムカードをエクセルなどで集計せず、自動で集計されるので、大幅に工数削減されます。

【価格】

• 初期費用：300,000円
• 1人：400円／月

1分でわかる！ジンジャー勤怠

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3-2. ジョブカン｜医療現場の勤怠管理を楽に、快適に

【サービスの特徴】

• 場所を問わずシフト確認や打刻が可能 モバイルに対応しているため、PCがない場所でもシフトを確認できたり、打刻できたりします。また、スタッフはマイページで自分だけでなく、他のスタッフのシフトも確認することもできます。
• 複雑なシフトパターンに対応 日勤や夜勤、早朝勤務や深夜勤務などの複雑なシフトパターンに対応しています。また、5分単位でシフトの設定ができるため、シフト管理を細かくおこなうことができます。
• シフトの自動作成や集計で省力化 時間がなくても、スタッフが出した希望シフトにあわせて、全員分のシフトを自動作成することができます。実際の勤務時間の集計も自動でおこなうことができます。

【価格】

• 初期費用：0円
• 1人：200円／月

3-3. OLude｜一連の流れをシームレスに！

【サービスの特徴】

• 情報交換が簡単にできる スタッフと事務所間のシフトなどの申請と承認だけでなく、事業所と社労士間の情報交換をおこない、給与計算を依頼して明細書を発行することができます。
• 多彩なシフト管理を楽々におこなえる 複雑な医療、介護、福祉のシフト管理を多彩な機能を使って楽々管理することができます。クラウド型なので、スタッフがいつでもシフトの確認をおこなうことができます。
• 勤怠ルールを細かく設定可能 36協定などに合わせて、勤怠ルールを作成し、設定することができます。特に残業管理には効果を発揮します。ルールだけでなく、勤怠パターンを作成することができるので、同じような操作の繰り返しを減らします。

【価格】

• 基本料金：利用人数によって変動
• 1人：300円／月

3-4. シプオプ｜スタッフの最適配置を支援するシフト管理システム

【サービスの特徴】

• シフト申請と自動シフト作成機能 スタッフがシフトを申請すると、管理者の画面に自動的に反映され、申請状況を確認することができます。また、日別、週別、月別など、さまざまな期間でシフトを作成することができます。
• ヘルプを活用した労働力の確保 シフト作成時に人が不足しているときやスタッフが急に欠勤したときに、一斉にヘルプを送信する機能があり、人員不足を防ぐことができます。
• 人件費の予算確保 シフトを作成する際に、その期間の人件費を自動的に計算することができます。シフト作成時に、必要な人件費を確認することができるので、人件費の削減にもつながります。

【価格】

• 初期費用：0円
• 1人：300円／月

3-5. おまかせシフト｜いつでもどこでも簡単にシフト表作成

【サービスの特徴】

• 簡単にシフト作成 休憩時間や勤怠パターンを登録することで、同じ勤怠条件を繰り返し入力する手間を削減することができます。入力作業が大幅に減るので、シフト作成が簡単になります。
• いつでもどこからでもシフト申請が可能 スマホ、タブレット、PCから、いつでもどこからでもシフトの申請および確認ができます。シフトの変更や急なシフト募集も、「外出中だからオフィスに戻るまでできない」といったことがなくなります。
• 勤怠状況の確認も簡単 スタッフの人件費や残業時間を管理することができ、勤務時間を集計することができます。スタッフの有給休暇があと何日残っているかもわかります。

【価格】

• 初期費用：0円
• 1人：130円／月

3-6. CLOUZA｜勤務パターンを加味したシフト作成

【サービスの特徴】

• 簡単な打刻システム スマホ、タブレット、PCから専用サイトにアクセスするだけで出退勤の打刻ができます。またタイムレコーダーアプリを使った打刻も可能です。
• 勤務パターンで繰り返し設定を省力化 スタッフの勤務パターンが決まっている場合は、パターンを設定することで、毎回入力をしなくても勤務パターンを加味したシフト作成が可能です。
• 給与計算ソフトとの連携 給与計算システムと連携することができます。勤怠管理を使って、スタッフの勤務時間や時給などを設定することで、給与を自動で計算することができます。

【価格】

都度お問い合わせ

3-7. Optamo｜勤務シフト作成を効率化

【サービスの特徴】

• 偏りのない勤務シフトの作成 統計学やヒューリスティック最適解のような学術的な要素を使ってバランスのとれた、偏りのない勤務シフトを自動的に作成することができます。
• シフト作成の独自ルールを反映 勤務ルール、スキル、ポジションや労働条件の制限事項など、事業所独自のルールを設定することで、ルールに従ってシフトを作成することができます。
• シフトを容易に確認 作成したシフトをエクセルにして配布できます。また、Googleカレンダーにも反映できるので、いつでもどこでもシフトを確認することができます。

【価格】

• 都度問い合わせ

3-8. SHIFTEE｜現場志向のクラウドシフト管理システム

【サービスの特徴】

• どんなシフトにも対応 シフトパターンは無制限で自由入力のシフトも利用できます。画面では、月次シフトと日次シフトの両方を見ることができるので、長期的・短期的なシフト確認が簡単におこなえます。
• スキルをシフト作成に反映可能 スタッフのスキルを見えるようにしているため、シフトの中で、どのスタッフがどのような技量をもっているのかを確認することができます。
• スタッフヘルプ要請機能 シフトを作成している中で人員不足の時間帯が発生したり、急な人員不足の時間が発生したりした場合にヘルプを要請する機能が備わっています。

【価格】

• 初期費用：0円
• 1人：200円／月

4. まとめ

医療機関は、24時間稼働しているため、深夜や早朝勤務などもあり、シフト管理を人の手でおこなうのは工数がかかります。また、紙で管理をおこなうと、スタッフがシフトを確認するためには一覧を作成するなど、勤怠管理者の手間が増えてしまいます。

これらの問題を解決する一つの手段として、勤怠管理システムがあります。勤怠管理システムは、シフトを自動で作成したり、病院全体のシフトを確認できたりします。急なシフト変更も、ルールに従ってミスなく対応することができます。このような便利な勤怠管理システムを使って、難しい医療機関のシフト管理の工数を削減してみてはいかがでしょうか。