給与計算代行・アウトソーシングのメリット・デメリット・特徴など25サービスを比較

給与の計算方法はさまざまあり、従業員の規模数や会社の状況によって計算方法はかわってきます。

比較的小規模の会社であれば、給与計算はエクセルで給与計算ができるかもしれません。

しかし、社員数が増えると業務量は多くなり、複雑な計算も増え、エクセルでは対応できなくなってきます。

また、計算ミスの発生、専門分野の知識が必要なこともエクセルでおこなうリスクとしてあげられます。

そこで本記事では、給与計算を効率化する代行サービス・アウトソーシングの特徴やメリット・デメリットを提示し、最後に代行サービスを対応従業員の規模別に分けてご紹介します。

関連記事：給与計算とは｜概要から手取りの計算方法まで基礎知識を総まとめ

これ一冊で給与計算のシステム化・Excel・アウトソーシングの比較ができる！

給与計算のアウトソーシングでは従業員数が増えるとその分費用も高くなるため、従業員が増えてきた企業様では「どうにか内製化して給与計算にかかるコストを削減できないか？」とお悩みになることがあるのではないでしょうか。

そのような方に向け、当サイトでは給与計算システム・Excel・アウトソーシングのメリット・デメリットや、システムで給与計算がどのように効率化できるかをまとめた資料を無料で配布しております。

給与計算システム・Excel・アウトソーシングのどれが自社に合っているかを比較検討したい方は、ぜひ資料をダウンロードしてご覧ください。

1. 給与計算代行・アウトソーシングサービスとは？
2. 給与計算代行会社ができること
3. 給与計算代行サービスのメリット・デメリット
4. 給与計算ソフトか代行サービスか、導入の際に判断するポイント
5. 対応従業員規模別の給与計算代行サービス一覧
6. まとめ

1. 給与計算代行・アウトソーシングサービスとは？

給与計算を効率化する方法は大きく分けて2つあります。

①給与計算ソフト

給与計算ソフトとは、企業の情報や従業員の情報などをあらかじめ入力しておけば、自動で給与計算・給与明細書の作成・年末調整までをおこなうことができるソフトのことです

製品によっては勤怠管理システムや人事システムなどと連携することができ、残業や有休取得などの勤怠データや昇給などの情報も自動で反映し、給与計算をおこなってくれます。

また、給与計算ソフトはインストール型とクラウド型が分けらます。

クラウド型の方が、インストール型よりも更新料や再購入費なしでバージョンアップが可能など、より多くのメリットがあります。

②給与計算代行・アウトソーシングサービス

給与計算代行・アウトソーシングサービスとは、従業員の給与計算業務や年末調整などに関する作業を外部に委託できるサービスです。

給与計算代行は、専門性が高く細かい作業の多い給与計算業務をそのまま代行してもらえるため、担当者の負担や人的コストを削減でき、大幅な業務効率化を図ることができます。

2. 給与計算代行会社ができること

給料計算代行会社に頼めることは主に3つです。

①給与計算代行

給与計算代行は、給与の計算を代行会社に委託することです。毎月の給与計算に必要なタイムカードの集計などの勤怠データから、給与計算を代行するものです。

残業代や社会保険料、雇用保険料、所得税、住民税の計算も代行することが可能です。

また、明細の作成や印刷、封入、郵送など、明細発行関連業務、振込・納税代行を含む依頼をすることもできます。

②年末調整代行

給与計算の中でも、特に業務に手間がかかり、業務の時期が毎年の年末から年初に限られる年末調整を外部に委託するサービスです。

通常期に給与計算業務を依頼していない場合でも、期間限定で年末調整のみ依頼するケースもあります。

控除申告書類の封入・送付や申告書の内容チェック、従業員からの問い合わせの対応、源泉徴収票や支払報告書、法定調書合計表などの各種必要書類の作成と提出代行などが年末調整とともに依頼されることが多いようです。

③住民税更新代行

住民税の更新は毎月5月～6月に発生するため、年末調整と同様に繁忙期が限られています。

さらに地方税である住民税は、市区町村とのやり取りのなかで特別徴収額通知書などの紙媒体を大量に扱う必要があります。インターネットの対応が遅れている市区町村も多く、さらに時間的なコストが掛かってしまうのです。

上記のように、給与計算代行会社に依頼できる内容は3つに大別できます。

給与計算代行・アウトソーシングで、どのレベルまで外部に委託するかは企業の考え方や、費用によってさまざまです。

また、給与計算代行会社は給与計算だけでなく、人事業務全てを代行することが可能な代行会社もあります。

ですので、給与計算代行だけでなく、タイムカードのデータ化や残業時間・有給休暇の計算などの勤怠管理、社会保険・労働保険の加入・脱退の手続きまでトータルで外注するケースもあります。

3. 給与計算代行サービスのメリット・デメリット

給与計算代行サービスには、メリットとデメリットが存在します。

ここでは、メリットとデメリットをあげるだけではなく、給与計算ソフトを導入した際と比較しながら、給与計算代行サービスのメリットとデメリットをご紹介します。

3-1. 給与計算ソフトのメリット

①給与計算の自動化

エクセルの給与計算で手入力を求められていた部分の多くを給与計算ソフトで自動化できるのが、給与計算ソフトを利用するメリットです。

手入力が減ることにより、業務を効率化、計算の正確性を向上することができます。

業務効率化の結果、人件費の削減や人員配置を工夫するなどの効果も期待できます。

②法改正対応の自動化

税率や法制改正などに対し、ソフトを販売する企業がバージョンアップなどの対応をおこなう点も、給与計算ソフトを利用するメリットの一つです。

給与計算担当者が情報収集をおこない、計算式を変更するといった手間は必要なく、いつでも正確に給与計算をおこなうことができます。

給与計算ソフトでも、インストール型では1年に1回や数ヶ月に1回のバージョンアップが提供されユーザーの手でアップデートする必要がある一方、クラウド型の法改正対応はシステムが開発され次第サービスに自動的に反映・提供されます。

最新バージョンの利用に対して特別な動作は必要ないため、インストールの手間も発生しません。

③データのバックアップが可能

クラウド型の給与計算ソフトの場合、データ自体がクラウドにあるため、バックアップはすべて自動でクラウドに保存され、個別にバックアップをする手間が省くことができます。

また、別のPCで利用するのにも、同一アカウントであれば再購入費や追加の利用料を必要としません。

3-2. 給与計算ソフトのデメリット

①操作スピードが落ちるときがある

大きなデータを処理する際に操作が遅くなるときがある点は、クラウド型給与計算ソフトのデメリットとなります。

従業員規模の大きい企業がクラウド型の給与計算ソフトを検討する場合には、事前にソフトを販売している企業に対応人数は何人を想定しているか、操作感はどのようになるかを共有するのが重要になります。

②管理・運用の人員が必要

給与計算ソフトを導入することで、業務を大幅に効率化することはできますが、ソフトを管理・運用する人員が必要になります。

担当者が変わる場合は、新たな人員を教育する時間や工数も必要です。

3-3. 給与計算代行サービスのメリット

①人・時間にかかるコストを削減

給与計算ソフトを導入した場合、ソフトを管理・運用する人員が必要です。

また、インストール型のソフトウエアの場合は、法改正のたびにアップデートが必要で、更新料や追加費用がかかる可能性があります。

一方でアウトソーシングサービスでは、勤怠集計を委託先に送るだけで、自動で計算されるため、人材やコストが給与計算ソフトよりもかかりません。

②年末調整等の忙しい時期のみの対応も可能

年末調整の時期や賞与を出す時期は、業務をスムーズに行なうために通常期よりも人員が必要となります。この時期のために通常期も人員を確保するようになると、人件費がかさんでしまいます。

そこで年末調整等の忙しい時期のみアウトソーシングすることによって、通常期もコストをかけずに、給与計算をすることが可能です。

③給与計算業務の属人化を防ぐ

企業でおこなう給与計算業務には、多くの人員を割くことは難しく、給与計算業務担当が業務に専念するようになり、業務量や業務に関する知識が属人化しやすいでしょう。

給与計算業務をアウトソーシングすることで、業務の属人化を解消し、給与計算業務担当者への負担を軽減させることができます。

3-4. 給与計算代行サービスのデメリット

①社内に残る業務も一部ある

勤怠管理や従業員情報の更新などは、アウトソーシングにくく、社内対応が多い業務です。

ですが、給与計算代行会社によっては勤怠管理や従業員情報の更新も委託可能な会社もあります。

②自社にノウハウが蓄積されない

給与計算業務をアウトソーシングすることは、その業務に関わる機会が当然少なくなり、ノウハウがたまりにくい状況になります。

もし、給与計算代行会社に何かあったような場合でも社内では対応が不可能になり、他会社を探す必要があります。

③社内データの漏洩

勤怠集計などの社内データをアウトソーシングするため、委託先の機密情報の管理は徹底されてなければなりません。

アウトソーシングする企業が社内データを渡すのに信頼に足る企業かどうかを取得資格や認定マーク等から見極めることが可能です。

	給与計算ソフト	給与計算代行
メリット	・給与計算の自動化・法改正対応の自動化・データのバックアップが可能	・人や時間にかかるコストを削減・一定期間のみの対応が可能・給与業務の属人化を防ぐ
デメリット	・操作スピードが遅延化する可能性・社内のリソースを利用することになる	・社内にノウハウが蓄積できない・社内のデータ漏洩の危険性