給与計算代行・アウトソーシングのメリット・デメリット・特徴など24サービスを比較

給与の計算方法はさまざまあり、従業員の規模数や会社の状況によって計算方法はかわってきます。

比較的小規模の会社であれば、給与計算はエクセルで給与計算ができるかもしれません。

しかし、社員数が増えると業務量は多くなり、複雑な計算も増え、エクセルでは対応できなくなってきます。

また、計算ミスの発生、専門分野の知識が必要なこともエクセルでおこなうリスクとしてあげられます。

そこで本記事では、給与計算を効率化する代行サービス・アウトソーシングの特徴やメリット・デメリットを提示し、最後に代行サービスを対応従業員の規模別に分けてご紹介します。

関連記事：給与計算とは｜概要から手取りの計算方法まで基礎知識を総まとめ

1. 給与計算代行・アウトソーシングサービスとは？

給与計算を効率化する方法は大きく分けて2つあります。

①給与計算ソフト

給与計算ソフトとは、企業の情報や従業員の情報などをあらかじめ入力しておけば、自動で給与計算・給与明細書の作成・年末調整までをおこなうことができるソフトのことです。

製品によっては勤怠管理システムや人事システムなどと連携することができ、残業や有休取得などの勤怠データや昇給などの情報も自動で反映し、給与計算をおこなってくれます。

また、給与計算ソフトはインストール型とクラウド型に分けらます。

クラウド型の方が、インストール型よりも更新料や再購入費なしでバージョンアップが可能など、より多くのメリットがあります。

②給与計算代行・アウトソーシングサービス

給与計算代行・アウトソーシングサービスとは、従業員の給与計算業務や年末調整などに関する作業を外部に委託できるサービスです。

給与計算代行は、専門性が高く細かい作業の多い給与計算業務をそのまま代行してもらえるため、担当者の負担や人的コストを削減でき、大幅な業務効率化を図ることができます。

2. 給与計算代行会社ができること

給料計算代行会社に依頼できる業務には次のようなものがあります。

①給与計算代行

給与計算代行は、給与の計算を代行会社に委託することです。毎月の給与計算に必要なタイムカードの集計などの勤怠データから、給与計算を代行するものです。

残業代や社会保険料、雇用保険料、所得税、住民税の計算も代行することが可能です。

また、明細の作成や印刷、封入、郵送など、明細発行関連業務、振込・納税代行を含む依頼をすることもできます。

②年末調整代行

給与計算の中でも、特に業務に手間がかかり、業務の時期が毎年の年末から年初に限られる年末調整を外部に委託するサービスです。

通常期に給与計算業務を依頼していない場合でも、期間限定で年末調整のみ依頼するケースもあります。

控除申告書類の封入・送付や申告書の内容チェック、従業員からの問い合わせの対応、源泉徴収票や支払報告書、法定調書合計表などの各種必要書類の作成と提出代行などが年末調整とともに依頼されることが多いようです。

③住民税更新代行

住民税の更新は毎年5月から6月に変更作業をおこなうため、、年末調整と同様に繁忙期が限られています。

さらに地方税である住民税は、市町村から送られてくる住民税額決定通知書などの紙媒体を大量に扱う必要があります。インターネットの対応が遅れている市区町村も多く、さらに時間的なコストが掛かってしまうのです。

上記のように、給与計算代行会社に依頼できる内容は3つに大別できます。

給与計算代行・アウトソーシングで、どのレベルまで外部に委託するかは企業の考え方や、費用によってさまざまです。

また、給与計算代行会社の中で社労士法人などは、資格があるため、社保手続きなど人事業務全般を代行することができます。

ですので、給与計算代行だけでなく、タイムカードのデータ化や残業時間・有給休暇の計算などの勤怠管理、社会保険・労働保険の加入・脱退の手続きまでトータルで外注するケースもあります。

3. 給与計算代行サービスのメリット・デメリット

給与計算代行サービスには、メリットとデメリットが存在します。

ここでは、メリットとデメリットをあげるだけではなく、給与計算ソフトを導入した際と比較しながら、給与計算代行サービスのメリットとデメリットをご紹介します。

3-1. 給与計算ソフトのメリット

①給与計算の自動化

エクセルの給与計算で手入力を求められていた部分の多くを給与計算ソフトで自動化できるのが、給与計算ソフトを利用するメリットです。

手入力が減ることにより、業務を効率化し、計算の正確性を向上することができます。

業務効率化の結果、人件費の削減や人員配置を工夫するなどの効果も期待できます。

②法改正対応の自動化

税率や法制改正などに対し、ソフトを販売する企業がバージョンアップなどの対応をおこなう点も、給与計算ソフトを利用するメリットの一つです。

給与計算担当者が情報収集をおこない、計算式を変更するといった手間は必要なく、いつでも正確に給与計算をおこなうことができます。

給与計算ソフトでも、インストール型では1年に1回や数ヶ月に1回のバージョンアップが提供されユーザーの手でアップデートする必要がある一方、クラウド型の法改正対応はシステムが開発され次第サービスに自動的に反映・提供されます。

最新バージョンの利用に対して特別な動作は必要ないため、インストールの手間も発生しません。

③データのバックアップが可能

クラウド型の給与計算ソフトの場合、データ自体がクラウドにあるため、バックアップはすべて自動でクラウドに保存され、個別にバックアップをする手間が省くことができます。

また、別のPCで利用するのにも、同一アカウントであれば再購入費や追加の利用料を必要としません。

3-2. 給与計算ソフトのデメリット

①操作スピードが落ちるときがある

大きなデータを処理する際に操作が遅くなるときがある点は、クラウド型給与計算ソフトのデメリットとなります。

従業員規模の大きい企業がクラウド型の給与計算ソフトを検討する場合には、事前にソフトを販売している企業に対応人数は何人を想定しているか、操作感はどのようになるかを共有するのが重要になります。

②管理・運用の人員が必要

給与計算ソフトを導入することで、業務を大幅に効率化することはできますが、ソフトを管理・運用する人員が必要になります。

担当者が変わる場合は、新たな人員を教育する時間や工数も必要です。

3-3. 給与計算代行サービスのメリット

①人・時間にかかるコストを削減

給与計算ソフトを導入した場合、ソフトを管理・運用する人員が必要です。

また、インストール型のソフトウエアの場合は、法改正のたびにアップデートが必要で、更新料や追加費用がかかる可能性があります。

一方で、アウトソーシングサービスでは、勤怠集計を委託先に送るだけで対応してもらえるため、給与計算などにかかる時間や人材も必要としません。

②年末調整等の忙しい時期のみの対応も可能

年末調整の時期や賞与を出す時期は、業務をスムーズに行なうために通常期よりも人員が必要となります。この時期のために通常期も人員を確保するようになると、人件費がかさんでしまいます。

そこで年末調整等の忙しい時期のみアウトソーシングすることによって、通常期もコストをかけずに、給与計算をすることが可能です。

③給与計算業務の属人化を防ぐ

企業でおこなう給与計算業務には、多くの人員を割くことは難しく、給与計算業務担当が業務に専念するようになり、業務量や業務に関する知識が属人化しやすいでしょう。

給与計算業務をアウトソーシングすることで、業務の属人化を解消し、給与計算業務担当者への負担を軽減し、他の業務に割く時間を確保できることも可能です。

3-4. 給与計算代行サービスのデメリット

①社内に残る業務も一部ある

勤怠管理や従業員情報の更新などは、アウトソーシングしにくい一面もあり、、社内対応が多い業務です。

ですが、給与計算代行会社によっては勤怠管理や従業員情報の更新も委託可能な会社もあります。

②自社にノウハウが蓄積されない

給与計算業務をアウトソーシングすることは、その業務に関わる機会が当然少なくなり、ノウハウが社内に蓄積されない状況になります。

もし、給与計算代行会社に何かあったような場合でも社内では対応が不可能になり、他会社を探す必要があります。

③社内データの漏洩

勤怠集計などの社内データをアウトソーシングするため、委託先の機密情報の管理は徹底されてなければなりません。

アウトソーシングする企業が社内データを渡すのに信頼に足る企業かどうかを取得資格や認定マーク等から見極めることが可能です。

	給与計算ソフト	給与計算代行
メリット	・給与計算の自動化 ・法改正対応の自動化 ・データのバックアップが可能	・人材の確保や給与計算にかかる時間を削減 ・一定期間のみの対応が可能 ・給与業務の属人化を防ぐ
デメリット	・操作スピードが遅延化 する可能性 ・社内のリソースを利用 することになる	・社内にノウハウが蓄積できない ・社内のデータ漏洩の危険性

4. 給与計算ソフトか代行サービスか、導入の際に判断するポイント

ここまで、給与計算業務を効率化させる方法として、給与計算ソフトの導入と給与計算代行会社への外部委託についてのメリット・デメリットをご紹介してきました。

本章では、給与計算を効率化する際に、給与計算ソフトを導入するべきか外部委託するべきかを判断するポイントについてご紹介します。

①社内の人材と費用

人員が豊富な企業でない限り、給与計算業務だけをおこなう専任担当者がいることはまずないでしょう。

多くの企業では1人の社員が複数業務を掛け持ちしており、月末・年末など業務が集中する時期には残業が常態化しているのではないかと考えられます。

人材確保が難しい場合や、残業代などの費用に課題を抱えている企業は外部委託を検討してみるとよいかもしれません。

②業務を棚卸しする

給与計算に関わる業務は、多岐に渡ります。外部委託すべきか迷っている場合は、まず自社で対応できる範囲と給与計算代行会社で委託したい業務を整理してみましょう。

給与計算代行会社へ委託する場合は、年末調整や住民税の代行だけ依頼することも可能です。

給与計算の業務の中で、社内で対応できる範囲と外部委託する範囲を整理してから、ソフトを導入する費用と外部委託でかかる費用を比較した方が良いかもしれません。

③体験版を試してみる

給与計算ソフトをする場合、製品によっては無料のトライアルを実施しているものもあります。

実際にどれくらいの業務が効率化されるかなど、体験版を試してみることで、導入効果を実感できるかもしれません。

また当サイトでは、Excelと代行（アウトソース）、システムの3種類を比較し解説した資料を無料で配布しております。
まずは手軽に3種類の違いを知りたいというご担当者様は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

5. 対応従業員規模別の給与計算代行サービス一覧

ここまで、給与計算代行サービスメリット・デメリットや代行を判断するポイントなどを紹介しました。

本章では、給与計算代行サービスを対応従業員規模別にご紹介します。(HR NOTE編集部による独自調査になります。)

また、給与計算ソフトの比較については下記リンクの記事を参照下さい。

5-1. ｜1~100人規模対応の給与計算代行サービス【全7サービス】

01
東京中央給与計算センター

02
給与PRO

03
ハイフィールド社会保険労務士法人

04
社会保険労務士法人トラストブレイン

05
税理士法人YFPクレア

06
社労士法人エスネットワークス

07
日本アウトソーシングセンター

5-2. ｜1～500人規模対応の給与計算代行サービス【全3サービス】

08
株式会社BOD

09
メイソンコンサルタントグループ

10
NOC給与計算アウトソーシング

5-3. ｜従業員規模１～1000人対応の給与計算代行サービス【全8サービス】

11
ピタット給与

12
ミナジン

13
エムザス

14
Bulas Agent

15
フルキャストホールディングス

16
エコミック

17
PAYPOLL

18
S-PAYCIAL

5-4. ｜1人～上限なし対応の給与計算代行サービス【全5サービス】

19
エイチアールワン株式会社

20
JOE

21
三菱総研DCS

22
大塚経営労務管理事務所

23
トライアンフ

24
日立トリプルウィン

6. まとめ

いかがでしたでしょうか。

給与計算代行会社に委託することで、給与計算を効率化するだけではなく、人事のさまざまな課題を解決できるかもしれません。

社内の給与計算をどう効率化するか、どの会社に委託すべきかを検討する際に本記事を活用していただければ幸いです。