タイムカードによる不正打刻は厳重に取り締まるべきですが、アナログ管理の部分もあり、案外簡単におこなわれてしまいがちです。
今回は、勤怠管理において「なぜ不正打刻が発生してしまうのか」「どうすれば未然に防ぐことができるのか」について考察したいと思います。
また、タイムカードによる不正打刻を防止するための抜本的な解決策として検討すべき、勤怠管理システムの重要性と、9つの最新サービスをご紹介します。
数多くある勤怠管理システムの中から、自社に見合うシステムを探す際、何を基準にして選べばいいのか、悩まれる方も多いのではないでしょうか。
そのような方のために今回、社労士監修のもと、「勤怠管理システムの比較表」をご用意いたしました。資料には以下のことがまとめられています。
・勤怠管理システムの5つの選定ポイント ・社労士のお客様のシステム導入失敗談 ・法対応の観点において、システム選定で注意すべきこと
お客様の声をもとに作成した、比較表も付属しています。これから勤怠管理システムの導入を検討されている方はぜひご活用ください。
目次
1. 勤怠管理で気をつけたい不正打刻の事例
勤怠管理をするうえで気をつけたい不正打刻。不正打刻にはどんな事例があるのでしょうか。
また、こうした打刻における問題が起こってしまう背景には、どんな事象があるのでしょうか。ここでは、実際に起こってしまった不正打刻の事例を3つご紹介いたします。
アルバイト先のタイムカードを不正打刻し、勤務したように見せかけて、1年間にわたり毎月5万円ほど多く受け取っていた。
残業時間に達していないのに終業時間を繰り上げたり、遅刻したのにもかかわらず定時の時間に書き換えたりして、1年半以上にわたり不正打刻を続けていた。
勤怠時間を管理する立場にいる総務部の社員にもかかわらず、2年間にわたり、週に1～2回、退社時刻を打刻せずに、約5時間ほど上乗せていた。
実は、こうしたタイムカードを利用した不正打刻は、数年間にわたりおこなわれている事例もあります。
また、「遅刻をしそうな時に、自分に代わって同僚にタイムカードを打刻してもらうよう依頼していた」というような、隠ぺい工作のような不正打刻事例もあるのです。
しかし、不正打刻は法律違反であり、発覚した際には「懲戒解雇処分」が妥当とされています。早めに手を打ち、健全な勤怠管理をするためにも、不正打刻をさせない環境をつくることが重要なポイントです。
勤怠管理における重要なポイントなどについては以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご活用ください。
※参考：おさらい！そもそも勤怠管理とは？重要ポイントとその方法
2. なぜ不正打刻が起きるのか
そもそも、なぜ不正打刻がおこってしまうのでしょうか。
この背景には「働かずしてお金を手に入れたい」という願望や、「固定給が低い」という理由が見え隠れしています。
しかし、どんな思惑があるにせよ、先ほども述べたように不正打刻はまじめに働いている人たちを裏切る行為であり、法律上では詐欺罪に値してしまうものです。
人事や労務担当者としては、不正打刻が発生しないような仕組みづくりを徹底する必要があります。
従業員の勤怠管理の手段として、タイムカードを利用している場合、不正打刻を見つけるには、紙のタイムカードをひとつずつ確認し、記載されている出退勤時間と予定されていたシフトなどを確認する必要があります。
時には、管理監督者へ連絡し、実際の出勤時間や退勤時間を確認する手間が発生します。
勤務時間が少ない割に残業代が多いなど、実態調査として管理者が調べることが唯一の手段なのです。
サービス残業が問題が発生している会社では、働いた時間分の報酬を手に入れるために「サービス残業」VS「不正打刻」といったバトルが繰り広げられていることもあるかもしれません。
このようなことが未然に防ぐためにも、不正打刻をさせないクリーンな職場環境をつくっていくことも重要になってくるでしょう。
管理監督の目の厳しさや、不正を許さない風土など、従業員が不正に打刻をしないような心理的な制限も必要かもしれません。
こうした効率的な勤怠管理の妨げになる不正打刻問題を解決するために、抜本的な改善施策として注目されているのが「勤怠管理システム」です。
【無料DL：タイムカードと勤怠管理システムの違いとは？】 ▶︎勤怠管理システムを使用した タイムカードの課題解決BOOK
3. 勤怠管理システムで不正打刻を防止
悪質な不正打刻は、不正打刻をしている従業員だけでなく、管理者・監査者の管理監督不足として、会社の信用を落としてしまうような損害にもつながりかねません。
このような事態を避けるには、不正打刻を確実に防ぐことが求められます。
勤怠管理システムを導入することで、現状起こりがちな不正打刻の問題も解決できると考えられています。
また勤怠管理システムには多様な打刻方法があり、会社のセキュリティーカードや定期券で使っているような「ICカード」での打刻や、スマートフォンやタブレット端末から「アプリ」を利用しての打刻、指紋や静脈を読み込んでの「生体認証」を利用した打刻、PCでログインやパスワードを入力しておこなう「Webブラウザ」での打刻などがあり、同時に勤怠管理の効率化も叶うのです。
上記にあげたような打刻デバイスには、もちろんメリットもデメリットもありますが、タイムカードでの打刻と比較をしてみると、現行の多くの不正打刻を防ぐことができます。
また、勤怠管理システムを導入することで従業員の勤怠を一括で管理することもできるので、タイムカードよりも効率よく集計・管理することが可能になります。
▶最新の打刻方法に関する記事はこちら！
4. 不正打刻の防止に役立つ9つの最新勤怠管理システム
不正打刻を防止する手段として、勤怠管理システムの活用をご紹介させていただきました。
勤怠管理システムの導入は、不正打刻の防止に役立つだけではなく、勤怠データの集計や、給与計算ソフトへの連携など、これまで人事担当者様が月末月初に時間をかけていた集計作業を大幅に削減することができます。
そこで、ここでは不正打刻の防止、業務工数削減やコスト削減などに役立つ、クラウド型の勤怠管理システムをご紹介します。
それぞれの勤怠管理システムの特徴や金額をわかりやすく比較しているので、不正打刻を未然に防止したい担当者はぜひご参考にしてください。
4-1. ジンジャー勤怠管理｜位置情報や画像認証などマルチデバイス対応で不正打刻防止のクラウド型勤怠管理システム
【特徴】
- PC、スマホ、タブレットなど複数の打刻方法に対応。顔認証やGPS打刻などの機能により不正打刻を防ぐこともできます。
- 従業員一人ひとりの労働時間をリアルタイムで確認することができるため、月の途中で現時点の労働時間を確認することができ、長時間労働を未然に防ぐ仕組みづくりも可能です。
- 打刻漏れがあった場合や労働時間が一定時間を超過した場合、アラートで知らせることが可能で、管理者が従業員に個別で連絡をする手間を削減できます。
【料金】
こちらからお問い合わせください。
サービス名：ジンジャー勤怠管理 提供企業：jinjer株式会社 URL：https://hcm-jinjer.com/kintai/
4-2. Money Forward クラウド勤怠│働き方改革をサポートする勤怠管理システム
【特徴】
- 従業員の勤怠管理データを元に残業や休暇の取得状況をリアルタイムで把握し、より強固な労務管理体制を構築できる。
- 基本勤務制・シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制など、どんな就業ルールでも対応可能。
- 従業員データなどのインポート機能で、既存ソフトからの乗り換えや給与計算ソフトからのデータ移行も簡単にできる。
【料金】
- 初期費用：無料
- 月額：300円／1ユーザー
- 1か月の無料トライアルあり
4-3. キングオブタイム｜働き方が変わる勤怠管理システム
【特徴】
- 生体認証（指紋、正静脈）を利用すれば、100％成りすましによる打刻を防止。
- ICカードやPWにより不正打刻を防止できる。
- 次世代の2次元カラーコード「カメレオンコード」と、iPadのカメラ機能により、顔認証による打刻ができるようになる。
【料金】
- 初期費用：無料
- 月額：300円（税抜）／1ユーザー
- 30日間の無料体験実施中
サービス名：キングオブタイム 提供企業：株式会社ヒューマンテクノロジーズ URL：https://www.kingtime.jp/
4-4. タッチオンタイム｜勤怠管理が驚くほど楽になる、クラウド勤怠管理システム
【特徴】
- タッチオンタイム専用のタッチオンタイムレコーダーで、指紋認証、ICカード、パスワードの3通りの打刻が選べて、不正打刻を防止。
- 職種、業種、業態、規模を選ばずに活用することができるので、どんな企業でも簡単に利用ができる。
- 導入から運用をしっかりサポート。ヒアリングをおこない、企業にあった運用方法をご案内。
【料金】
- 初期費用：無料
- 月額：300円（税抜）／1ユーザー
- 30日間の無料お試し実施中
サービス名：タッチオンタイム 提供企業：株式会社デジジャパン URL：https://www.kintaisystem.com/
4-5. フリーウェイタイムレコーダー｜従業員のICカードやスマホを使えるクラウド勤怠管理システム
【特徴】
- FeliCa対応のICカードで打刻が可能。従業員が持っているスマホやICカードでの打刻ができるので、不正打刻を防止しやすくなる。
- 出退勤時間の収集や集計を自動化。紙で管理をするよりも業務効率が向上。
- パソコンとネットさえあれば、いつでもどこでも勤務実績を確認できる。
【料金】
- 初期費用：無料
- 月額：980円（税抜）従業員数11～20名 ※従業員数が10名増えるごとに、月額利用料が500円（税抜）加算
- 10人までなら無料で利用可能
サービス名：フリーウェイタイムレコーダー 提供企業：株式会社フリーウェイジャパン URL：http://freeway-timerecorder.com/
4-6. タイムバリュー｜不正打刻の防止にも対応の勤怠管理システム
【特徴】
- ICカードリーダーの導入で、スタッフの携帯電話が打刻に必要になり、本人以外の打刻を未然に防げる。
- スタッフの打刻データは、管理者の管理画面で確認することができるので、打刻者の不正をすぐに見つけることができる。
- タイムカードでは時間がかかっていた集計作業も、自動集計が可能になり工数の大幅な削減が可能。
【料金】
- 初期費用：無料
- 月額：290円（税抜）／ユーザー
サービス名：タイムバリュー 提供企業：株式会社シスプロ URL：http://www.timevalue-syspro.net/
4-7. ジョブカン勤怠管理｜すべての「働く」を支える勤怠管理システム
【特徴】
- 指静脈認証打刻を活用すれば、従業員本人の指でしか打刻ができないので、不正打刻を防止。
- 従業員の休暇や残業の申請を一元管理。従業員はLINEから有給休暇の残日数の確認ができる。
- 時間になっても出勤打刻がない従業員などに、アラートメールを送信。管理画面から従業員の状態をリアルタイムで管理。
【料金】
- 初期費用：無料
- 月額：200円～（税抜）／1ユーザ シフト管理、休暇/申請管理、工数管理は別途オプション料金：各+100円/月
サービス名：ジョブカン勤怠管理 提供企業：株式会社Donuts URL：https://jobcan.ne.jp
4-8. Clouza（クラウザ）｜カンタンに使える、勤怠管理クラウドサービス
【特徴】
- PC、スマホ、タブレットなどのデバイスでの打刻と位置情報の確認ができるので、不正打刻がないかを確認ができる。
- 打刻管理だけでなく、シスト管理を同じシステム内でカンタンに設定できる。
- 給与計算ソフトとの連携や、PDFの出力など、さまざまな用途によってレポートの出力ができる。
【料金】
- 初期費用：無料
- 月額：200円（税抜）／1ユーザー
- 30日間の無料お試し体験実施中
サービス名：Clouza（クラウザ） 提供企業：アマノビジネスソリューションズ株式会社 URL：https://clouza.jp/
4-9. RecoRu（レコル）｜使いやすさと導入のしやすさを追求した勤怠管理システム
【特徴】
- 指紋・静脈認証ができる専用のタイムレコーダーで、高セキュリティな本人認証を実現し、不正打刻を防止
- 使いやすさ重視の設計で、日々の勤怠チェックや毎月の集計作業を効率化し、事務負担を大幅軽減
- 専門のサポート担当者がいるので、操作方法や自社にあった使い方など、気軽に相談できる。
【料金】
- 初期費用：0円
- 月額：100円（税抜）／1ユーザー ※最低利用料金は3,000円～
サービス名：RecoRu（レコル） 提供企業：中央システム株式会社 URL：https://www.recoru.in/
5. 勤怠管理システムの導入で不正打刻がない職場に
いかがでしたでしょうか？
不正打刻を発生させないためには、打刻ツールをタイムカードから勤怠管理システムなどに変更して、従業員が不正打刻をできないような環境を整えることが重要になってきます。
タイムカードでの打刻では、不正打刻が実際におこなわれていたとしても、管理者側で確認することが難しく、見逃してしまっていることも多くあるかもしれません。
以前は、組織によっては残業時間を付けないために、従業員に定時で打刻をした後で残業をしているという話を耳にすることもありました。
このような不正打刻や、労働時間の改ざんを企業が見落とすことは、「働き方改革」に取り組まなければいけない今の時代では、企業としての信用を失ってしまうことになってしまいます。
このようなことにもならないためにも、勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
また現在では、国内でも勤怠管理システムは数えきれないほど存在します。
中には、無料で始められるものや機能別で業界に特化したものなどさまざまな勤怠管理システムが登場してきました。
勤怠管理にお悩みの人事担当者の方は、以下の記事なども参考にしながら導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。
