指紋認証対応の勤怠管理システムとは？メリットや有効な打刻デバイスを解説

大企業では、既にICカードやパソコンを活用した勤怠管理システムを導入している企業も多いかと思います。
一方、中小企業では現在もタイムカードや紙の出勤簿などを使って勤怠管理をおこなっている企業も多く存在します。
しかし、紙ベースのアナログな勤怠管理では、集計に手間がかかってしまい、打刻漏れやチェックミスといった問題も起こりやすいのではないでしょうか。
すでに、勤怠管理システムを導入している会社の満足度はかなり高いようです。近年では指紋認証機能付きの勤怠管理用のデバイスやシステムなどが安価に導入できるようになってきています。

本記事では、指紋認証を含む勤怠管理システムで活用できる打刻デバイスと、それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。

1. タイムカードや出勤簿での打刻は時代遅れかも？

タイムカードは、出勤時刻と退勤時刻をレコーダーに差し込んで印字する、一般的な打刻システムです。
メリットとしては、タイムレコーダー本体の価格が安価なので手軽に導入しやすいことや、昔から馴染みのある打刻方法なのでPCやインターネットなどを使わないので、アナログな担当者でも安心して利用できることがあげられます。
デメリットとしては、勤務時間を手作業で集計するため、従業員の数が多いと管理部門の作業量が膨大になってしまいます。また、タイムカードを紛失する可能性や、他人に代理で打刻されたりするなどの不正行為がおこなわれる可能性があります。
タイムカード以外にも、手書きの出勤簿やエクセルの出勤簿を作って社員に提出してもらう方法もあります。これらの管理方法に関しても、コストがかからないことがメリットとしてあげられますが、やはり集計は手作業になってしまうので、莫大な労力が必要になるのがデメリットです。

※参考：『タイムカード集計』をもっと詳しく！ ▶︎効率的なタイムカードの集計方法とは | お役立ちツールもご紹介

2. 最新打刻デバイスまとめ

近年になって、タイムカードに代わる打刻方法は多彩になっています。
勤怠管理システムと連携して多くのデバイスから打刻をすることが可能になりました。ここでは、勤怠管理システムを使用すればどのようなデバイスから打刻ができるのかをご紹介いたします。

【無料DL：タイムカードと勤怠管理システムの違いとは？】 ▶︎勤怠管理システムを使用した タイムカードの課題解決BOOK

2-1. ICカードリーダーでの打刻

専用のリーダーにICカードをかざすことで、出勤時刻と退勤時刻を打刻するシステムです。

ICカードを使って打刻をするので、代理などの不正行為を防ぎやすくなります。また、勤怠情報がデータとして自動集計されるため、勤怠情報の管理者の工数を大幅に短縮することができます。

2-2. 指紋などの生体認証リーダーでの打刻

指紋や指の静脈などを利用した生体認証は、個人を識別して打刻するシステムです。
紙のタイムカードやICカードと比べて、なりすましをほぼ確実に防ぐことができます。また、ICカードやスマートフォンなどの端末に紛失の可能性もないので、運用、管理の負担が軽減できます。

生体認証には5つの種類があります。概要や特徴は以下の表で確認してください。

生体認証は接触が必要なタイプと非接触タイプの2つに分類されます。専用機器に手や顔などの特定の部位を当てて身分の違いを判別します。それぞれのメリット・デメリットは後ほど解説するので、ぜひ参考にしてください。

2-3. スマートフォン・タブレットでの打刻

スマートフォンやタブレットに専用のアプリをダウンロードしておこなえる打刻システムです。

従業員ごとにアカウントを発行して個人識別をすることでなりすましを防ぐことができます。直行直帰など、外出先からでも打刻をすることが可能です。
また、PCやスマホが貸与されないような職種であれば、職場にタブレットを1台準備すれば打刻をすることができます

2-4. パソコンのブラウザからの打刻

自分のパソコンからブラウザを立ち上げて、グループウェアなどの勤怠管理システムにログインして、出退勤時刻を打刻するタイプの勤怠管理システムです。

従業員にPCを貸与している会社であれば初期投資を抑えて手軽に導入することができます。

また、勤怠管理システムを内蔵したグループウェアのサービスは数多くあり、打刻から集計、給与計算までを一括でおこなってくれるものもあります。
また、勤怠管理システムの中ではGPS打刻という機能がついているものもあり便利です。
このGPS打刻は特に「直行・直帰が多い」「一時的な勤務場所で働く従業員が多い」などの特徴を持つ職業では幅広く活躍します。
気になる方は、以下の記事で詳しくご覧ください。

※参考：『GPS打刻』をもっと詳しく！ ▶︎GPS打刻とは｜GPS機能の勤怠管理システム・アプリのメリット

3. 最新打刻デバイスで打刻をするメリット

勤怠管理システムの導入を考えていくなかで、デバイスを用いての打刻管理に懸念を抱いてしまう担当者の方も多いです。

そのような懸念点も最新の勤怠管理システムであれば多種多様な対応ができます。ここでは、上記で紹介をした打刻デバイスそれぞれのメリットをご紹介いたします。

3-1. ICカードリーダーを活用した打刻のメリット

ICカードリーダーでの打刻を考える際に、「ICカード、カードリーダーにコストが掛かる」と疑問を抱く方も少なくないでしょう。
ですが、ICカードに対してコストが掛かることは一切ありません。
会社から貸与している会社のセキュリティーカードやICカードの社員証、また通勤時に電車やバスで利用ができる「FeliCa」搭載のICカード、また電子マネーカードなどでの利用が可能です。
スマートフォンにも「FeliCa」が搭載されているものが増えてきたので、多くのデバイスでの利用が可能になります。ICカードと社員をシステム内で紐付けることができるので、わざわざ打刻専用のICカードを準備する必要はありません。
カードリーダーに関しては会社で準備をする必要がありますが、エントランスやフロアに数台設置をするだけで問題なく打刻することが可能です。
初期費用が少しかかりますが、勤怠管理データの管理や入力にかかる時間や、タイムカードの購入にかかるランニングコストなどを考えると、カードリーダーには多くのメリットがあるといえるでしょう。

しかし、従業員が情報を紐付けているICカードを忘れてきた際には打刻ができないというデメリットがあります。
従業員が通勤で必ず使うICカードで打刻ができるようにするなどして、打刻漏れを防ぐ対策をとる必要があるでしょう。

3-2. 指紋などの生体認証を活用した打刻のメリット

指紋などによる生体認証打刻はまだあまりメジャーとはいえませんが、不正打刻の防止には一番効果的な打刻方法といえるでしょう。
指紋認証を含む生体認証のメリットは以下の通りです。

• 不正打刻を防止できる
• 管理の手間を削減できる
• ICカードのような持参忘れがない
• 外国人の従業員でも使いやすい
• 入退室管理と連携することでセキュリティ対策ができる

また、4つの生体認証のそれぞれのメリットは以下の通りです。

指紋認証に関しては、スマホの指紋認証と同様に、皮膚の状態や指先の怪我などにより正確に本人認証ができず打刻ができない場合があります。
しかし、指の静脈を利用した打刻方法であれば、指紋認証のように指の状態に左右されることなく打刻をすることが可能です。

飲食店や小売店のような職場であれば、スマホのようなデバイスやICカードを持ち歩いての業務はあまりないため、体の一部をかざすだけで打刻ができるというのはメリットといえるのではないでしょうか。

3-3. スマートフォン・タブレットを活用した打刻のメリット

今では、ほとんどの人がスマートフォンを所有しています。
スマートフォンの普及に合わせて、アプリで打刻管理ができるようになってきています。アプリでの打刻の最大の懸念点は、「遅刻ギリギリになって遠方からの打刻が可能になるのでは？」などの不正が起こることです。
しかし、最新の勤怠管理アプリであれば、スマートフォンのGPS機能と連動をすることで、従業員の所属する営業所や店舗からの距離を指定して打刻が可能な範囲を制限することができます。

さらに直行直帰などのイレギュラーな打刻であれば、事前にアプリ内で申請をおこなうことで、打刻した場所を管理者が確認することも可能です。
少人数の企業や、飲食店、小売店であれば社内に1台のタブレットを設置することで、全従業員が1台のタブレットから打刻をすることができます。。
スマートフォンやタブレットでの打刻は業種、職種を問わずに多くの企業に対応できメリットも多いので、これから広く普及する打刻デバイスといえるでしょう。

3-4. パソコン・ブラウザを活用した打刻のメリット

一番メジャーな打刻方法ではあるかと思いますが。全従業員にPCを貸与している会社であれば、パソコンからの打刻が可能です。
現段階でPCからの打刻をしている会社は多いかとは思いますが、専用のブラウザを立ち上げたりするような手間がかかるため、打刻漏れが発生しやすいという問題があります。

仕事が切羽詰まっているときや急な会食などがある場合は打刻専用ブラウザによる打刻はどうしても負担になってしまいます。
勤怠管理システムによっては、社内で利用しているコミュニケーションツールと連携をして打刻ができるサービスも普及しており、
「chatwork」や「Slack」などに対応できる打刻システムもあります。
業務中の連携を「chatwork」のようなコミュニケーションツールを活用している会社であれば導入を検討してみるのもいいかもしれません。今流行りのリモートワーカーには使いやすい打刻方法といえるでしょう。
また、打刻だけではなく集計や管理までPC上で完結することも勤怠管理システムの大きな魅力です。
紙のタイムカードを集計すると多くの時間がかかっていた集計業務もシステムの導入で大幅に効率化できることでしょう。

※参考：『スマホ・アプリで勤怠管理』をもっと詳しく！ ▶︎タイムカードアプリで勤怠管理｜導入メリットや最新システムを比較

4. 指紋などの生体認証を導入する際のポイント

先ほど紹介した通り、生体認証には指紋認証以外にもさまざまな種類があります。ここでは、生体認証を導入する際のポイントを紹介します。

4-1. 職場環境を考慮して選ぶ

どの生体認証を選べばいいのか迷う場合は、職場環境に合わせて選ぶのも1つの方法です。

また、生体認証を導入する場合は専用機器を設置する必要があります。そのため、設置環境についても事前に確認しておきましょう。具体的には、設置スペースの有無や、ホコリ・熱などの影響を受けにくい場所を用意することなどが挙げられます。

4-2. デメリットがあることも忘れずに

生体認証にはデメリットがあることも忘れてはいけません。生体認証の導入は、デメリットも考慮した上で総合的に判断しましょう。

4-2-1. 機器が高額

生体認証の種類によっては高額な専用機器を設置しなくてはなりません。複数の拠点に同時に導入する場合は、初期費用が高額になるので注意が必要です。

ただ、生体認証は長く利用できるので、かかったコストは回収できるでしょう。また、打刻管理の手間が省け、給与システムなどと連携することで給与計算の手間も削減できるなどの効果も得られます。

4-2-2. 在宅ワークや出先から打刻できない

生体認証は、基本的に出社する従業員を対象にしたシステムです。そのため、営業マンなどや在宅ワーカーなどの勤怠管理には向いていません。

さまざまな勤務形態を採用する企業の場合は、生体認証以外の方法も検討したほうがよいでしょう。いつでもどこでも打刻できるスマホやアプリを利用すれば、指紋認証の問題を解消してくれるでしょう。

5. 不正打刻を防ぐためには指紋認証打刻も有効

今回は、指紋認証による生体認証を中心とした勤怠管理用の打刻デバイスの種類をご紹介しました。同じ種類のデバイスでも、提供している勤怠管理システムによってはサービスの内容や打刻方法が異なってくることもあります。
導入を検討するにあたって、まずは会社の業種、業務形態が利用したい打刻方法に適しているかを考慮し、従業員が使いやすい打刻方法を選ぶことが重要です。
その後に、「勤怠集計を楽にしたい」「勤怠管理にかかるコストを削減したい」などの現状の課題を洗い出し、自社に最も適したものを選ぶようにしましょう。
アナログからデジタル化への移行がますます激しくなっていくなかで、管理者の工数削減のためにも勤怠管理システムの導入は有効です。従業員の使いやすさにも考慮した打刻デバイスを検討してみてはいかがでしょうか？

※参考：国内ほぼ全ての勤怠管理システムを網羅！料金・機能・メリット徹底比較｜2022年最新版