シフト管理・作成システムとは？機能やメリット・デメリット、おすすめのツール6選を比較！

シフト管理システムとは、従業員の勤務スケジュールの管理を効率化するためのシステムです。シフト管理システムには、さまざまな種類があります。この記事では、シフト管理システムの機能やメリット・デメリット、選び方をわかりやすく解説します。また、おすすめのシフト管理システム6選を比較して紹介します。

1. シフト管理・作成システムとは？

シフト管理システムとは、シフト作成や調整、共有など、シフトに関する管理を効率化するためのシステムです。シフト管理システムを用いれば、ツール上でシフトに関する業務をおこなうことができるようになります。ここでは、シフト管理とは何か説明したうえで、シフト管理のよくある課題について詳しく紹介します。

1-1. シフト管理とは？

シフト管理とは、従業員の勤務スケジュール（シフト）を計画・調整して管理することを指します。シフト管理の大きな目的は、売上や利益を向上させることです。

たとえば、人員が少ない場合、人手が足りず、売上が上がりません。一方、人員が多すぎる場合、人件費が増加し、売上は上がっても、利益が少なくなってしまいます。適切なシフト管理によって人員を最適化することで、企業の生産性を高めることが可能です。

1-2. シフト管理・作成のよくある課題

シフト管理には、企業によって、さまざまな課題があります。たとえば、従業員からのシフト希望の収集や、シフト表の作成などに時間がかかり、シフトの開示がギリギリになってしまうという課題があります。この場合、従業員はシフトが出るまで予定を組みづらく、不満につながる可能性があります。

また、紙でシフト管理している場合、労働基準法などの法令を遵守できているか確認しにくいという課題もあります。正しく労働時間や休日などを管理できていないと、労働基準法違反となり、罰則が課せられる恐れもあります。このような課題を解決するためにも、シフト管理システムの導入がおすすめです。

2. シフト管理システムの種類

シフト管理システムには、いくつかのタイプがあります。ここでは、シフト管理システムの種類について詳しく紹介します。

2-1. シフト作成・調整に特化したタイプ

シフト作成・調整に特化したタイプは、シフト管理を効率化させるための機能が充実しています。ただし、勤怠管理や給与計算まではおこなえない可能性があります。そのため、シフト管理の生産性を高めたい場合に、シフト作成・調整に特化したタイプのシフト管理システムを導入するのがおすすめです。

2-2. 勤怠管理システムに内蔵されたタイプ

勤怠管理システムに内蔵されたタイプは、勤怠管理システムにシフト管理の機能が搭載されている種類のことです。このタイプの場合、シフト管理で使ったデータを勤怠管理・給与計算にも役立てられるため、人事業務全体を効率化することができます。

2-3. 特定の業種に特化したタイプ

特定の業種に特化したタイプとは、飲食業や医療業、製造業など、特定の業種に向けられたシフト管理システムのことです。日勤・夜勤の交代制など、複雑なシフトが必要な場合でも、柔軟に対応することができます。一般的なシフト管理システムでは対応できない場合、特定の業種に特化したタイプのシフト管理システムの導入を検討してみましょう。

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3. シフト管理システムの主要な機能

ここでは、シフト管理システムの主要な機能を紹介します。

3-1. シフト希望収集

シフト希望収集機能とは、従業員が希望するシフトをシステム上で提出できる機能のことです。シフト希望収集機能を活用すれば、従業員一人ひとりに対して、シフト表を配布し、回収する手間を省くことができます。

3-2. シフト作成

シフト作成機能とは、従業員から収集したシフト希望や、必要な人員の観点から、シフトを自動で作成できる機能を指します。シフト作成機能を使用することで、シフトを作成するための時間を削減し、人員が最適化されたシフトを簡単に作り出すことが可能です。

3-3. シフト調整・共有

シフト調整・共有機能とは、シフトを変更したい場合や、急に人員が不足した場合などに、社内にその情報をツール上で通知し、調整できる機能のことです。シフト調整・共有機能を活用すれば、シフトに関する情報の共有がしやすくなります。

3-4. シフト分析

シフト分析機能とは、シフト情報をデータで管理して分析し、グラフなどで可視化できる機能を指します。シフト分析機能により、過去と現状、自店舗と他店舗などで、シフト情報を分析することで、課題を洗い出し、今後の経営に役立てることが可能です。また、分析した情報をグラフなどで可視化することで、分析結果が共有しやすくなり、意思決定を早めることができます。

4. シフト管理システムのメリット

シフト管理システムを導入することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは、シフト管理システムのメリットについて詳しく紹介します。

4-1. シフト表の作成を効率化できる

シフト管理システムを導入すれば、人員枠の確定やシフト希望収集、シフト表作成・共有などのシフトに関する業務をワンストップでおこなうことができます。また、AI機能が搭載されたツールを活用することで、シフト作成業務の一部を自動化できるため、業務の効率化が期待できます。

4-2. 人員配置を最適化してコストを削減できる

シフト管理システムでは、あらかじめ設定した条件を基に、最適なシフトを組むことができます。また、人員数が不足している場合や多すぎる場合、警告画面が出力されるツールもあり、人員調整がしやすいです。シフト管理システムによって人員配置を最適化できれば、人件費などのコストを大きく削減することができます。

4-3. わかりやすい管理表で従業員満足度が向上する

紙やExcelなどでシフト管理をしている場合、シフトの提出や共有がしにくいという課題があります。シフトを提出するため、わざわざ出社しなければならない場合、従業員の不満につながる恐れもあります。

シフト管理システムを導入することで、シフトの提出や共有がツール上でできるので、簡単にシフトの申請や確認が可能です。また、シフトの変更をしたい場合も、シフト管理システムを使って申し出ることができます。このように、シフト管理システムは、会社側だけでなく、従業員側にもメリットがあります。

4-4. コンプライアンスの強化につながる

手作業でシフトを入力している場合、誤って法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超えたシフトを作成してしまうなど、人的ミスが生じることもあります。シフト管理システムを活用すれば、労働基準法などの法令に基づき、労働時間や休日、休憩などを管理することができます。

規定の労働時間を超えたシフトを作成した場合、アラートが通知され、ヒューマンエラーを防止することが可能です。また、法改正があった場合、自動でアップデートできるシステムもあります。このように、シフト管理システムを導入することで、コンプライアンスの強化も期待できます。

5. シフト管理システムのデメリット

シフト管理システムには、メリットだけでなく、デメリットもあります。ここでは、シフト管理システムのデメリットについて詳しく紹介します。

5-1. 導入・クラウドの運用コストがかかる

シフト管理システムを導入する場合、まず初期費用がかかります。初期コストがかからない場合、月額料金として運用費用がかかることも多いです。想像以上に導入・運用コストがかかれば、途中で解約しなければならなくなる恐れもあります。

このような事態を招かないためにも、事前にシフト管理システムの導入目的を明確にしましょう。また、シフト管理システムの導入・運用にかかる費用と、シフト管理システムを採用したことで得られる効果を検証することも大切です。

5-2. 操作に慣れるまでに時間が必要

紙やExcelといった従来のシフト管理に慣れている場合、シフト管理システムに使い慣れるまで時間がかかる可能性もあります。最初は効果が得られないとしても、慣れ始めると効果が得られるケースもあります。

そのため、効果が出ないからといってすぐに解約せず、根気強く使い続けてみましょう。また、操作に不慣れな従業員のために、シフト管理システムの操作マニュアルや、相談窓口などを設けるのも一つの手です。

5-3. システム障害のリスクがある

シフト管理システムを利用する場合、システム障害により、一時的に使用できなくなるリスクがあります。システムエラーが発生した場合、従来の紙やExcelによるシフト管理に切り替えるなど、あらかじめリスク対策をしておくことが大切です。また、データのバックアップもきちんと保存しておきましょう。

6. シフト管理システムの選び方

ここでは、シフト管理システムの選び方について詳しく紹介します。

6-1. 料金

シフト管理システムによって、料金体系は異なります。また、一つのシフト管理システムでも、複数の料金プランを用意しているものもあります。まずは、自社の規模をチェックし、最適な料金プランを選択することが大切です。また、クラウド型なのか、オンプレミス型なのかでも、導入・運用費用は変わってくるので注意しましょう。

6-2. 機能

シフト管理システムによって、搭載されている機能は違います。まずはシフト管理システムを導入してどのようなことを実現したいのか明確にしましょう。目的に合わせて、過不足ない機能が搭載されているシフト管理システムを導入することが大切です。また、後からでも機能を追加できるのか拡張性についても事前に確認しておきましょう。

6-3. 使いやすさ

シフト管理システムは、人事担当者だけでなく、現場で働く労働者も利用します。操作が複雑な場合、従業員は抵抗感を抱き、社内に定着しない恐れがあります。従業員のITリテラシーも考慮し、直感的に操作できるシフト管理システムを導入するのがおすすめです。事前に無料トライアルを活用し、操作感を確かめるのも一つの手です。

6-4. 他のシステムとの連携性

シフト管理システムで得られた情報を基に、勤怠管理や給与計算をおこなうことも少なくないでしょう。既に勤怠管理システムや給与計算ソフトを導入している場合、新たに導入するシフト管理システムと連携できるかチェックすることが大切です。システム連携できれば、データ入力・出力などの作業を自動化し、より業務を効率化することができます。

6-5. サポート

シフト管理システムを導入する場合、初期設定が必要で、時間や手間がかかることもあります。また、運用中にトラブルが生じる可能性もあります。このようなときにサポートを利用できれば、素早く問題を解決することが可能です。事前にどのようなサポートがあるのかもチェックしておきましょう。

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7. おすすめのシフト管理システム6選を比較

シフト管理システムには、さまざまなものがあります。ここでは、おすすめのシフト管理システム6選を紹介します。複数のツールを比較して、自社のニーズにあったシフト管理システムを導入しましょう。

7-1. ジンジャー勤怠｜アプリ対応で勤怠管理にも対応のシフト管理システム

 

【特徴】

• 操作のしやすさを重視した管理画面で、誰でも簡単にシフトを作成することができる
• 従業員からの希望シフトも1クリックで集められ、効率的なシフト作成を可能に
• 同一サービスでマルチデバイスに対応した勤怠管理も利用できる

【料金】

• 初期導入費用　300,000円～
• 1ユーザーあたり　400円/月
• 無料トライアル期間

1分でわかる！ジンジャー勤怠

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7-2. おまかせシフト｜充実した機能でお悩みを解決

【特徴】

• 24時間いつでもどこからでもシフト申請と確認が可能に
• マウスを手書き感覚でドラッグするだけで、シフト作成が可能に
• 困った時も電話・メールで無料サポート

【料金】

• 初期導入費用　0円
• 7,700円／月、または77,000円／年
• 無料トライアル期間　30日間

7-3. シプオプ｜スタッフの最適配置を支援する

【特徴】

• シフト作成時にシフト人件費を自動計算する、また事前に人件費予算を設定することも可能
• 急なお休みや、希望シフトだけではシフトが埋まらないときなどに、一斉にヘルプ募集がかけられる
• スタッフが提出したシフト希望は、締め切りまでに自動で収集＆画面反映される

【料金】

• 初期導入費用　0円
• 1ユーザーあたり300円/月
• 従業員数が1,000名を超える場合は、月額料金固定のパッケージプランも提供

7-4. ジョブカン勤怠管理｜すべての「働く」を支える

【特徴】

• 無料通話アプリLINE（ライン）より、直近7日間後までのシフトの確認が可能
• 時間帯ごとの人員の過不足を確認しながらシフトを作成できる
• 同サービスで、高機能な勤怠管理サービスも利用可能

【料金】

• 初期導入費用　0円
• 1ユーザーあたり　200〜500円/月～
• 無料トライアル期間　30日間

7-5. ShiftMAX｜あらゆるシフト＆勤怠管理をきめ細かくサポート

【特徴】

• エクセルをそのままユーザーインターフェースに採用
• さらに柔軟なアレンジ＆オーダーメイドに対応
• ICカード、スマートフォンやタブレットなどのモバイル打刻、指静脈認証などの生体認証まで場所や人数によって選べる打刻方法

【料金】

• 初期導入費用　500,000円～
• 月額費用　50,000円～
• 基本機能　1ユーザーあたり300円/月（※契約は10名単位）

7-6. アールシフト｜目指すは生産性向上とモチベーションアップ

【特徴】

• スマホを利用したシフト申請・申請承認が可能
• 月間・日別のシフト表データが自動的に連携、24時間営業に対応したシフト表もかんたんに作成できる
• その他、店舗で必要となる機能をトータルで提供

【料金】

• 初期費用：都度問い合わせ
• 月額費用：10万円～

8. シフト管理システムを導入してエクセル管理を脱却しよう！

シフト管理システムを導入することで、シフト希望の収集やシフト表の作成などの業務を効率化することができます。ただし、シフト管理システムを導入・運用するには、コストがかかります。そのため、料金や機能、使いやすさなどの観点から、複数のツールを比較し、自社のニーズにあったシフト管理システムを選定することが大切です。