経費は現金で戻ってくる？｜社員が立て替えた場合の精算・仕訳方法について解説

営業担当者などが立て替えて支払った経費の精算業務は、経理担当者が担っている企業が多いです。経費の精算業務としては、申請書・領収書の確認や仕訳などたくさんの工程があります。この記事では、経理担当者に向けて、経費精算の流れとともに、仕訳方法や勘定科目などについて解説します。ぜひ参考にしてください。

1.立て替えた経費の精算方法とは

経費とは、事業のために行った活動で生じる費用です。経費として認められるためには、自社の収益につながるかどうかがポイントになります。具体的な経費としては、たとえば交通費、文房具代、取引先との飲食代などがあげられます。

経費は会社が直接支払うべきですが、業務の状況に応じて社員が一時的に立て替えるケースが多いです。

1-1.立替経費は原則として実費精算

社員が経費を立て替えたときは、会社に実費を請求して精算します。経費精算の期限は会社の規定によって異なるため、自社のルールに従って手続きを進める必要があります。一般的には、経費を立て替えてから1ヶ月以内を期限としている企業が多いです。税法上では、経費は年度内で清算すべきとされています。

1-2.経費精算の流れ

経費精算を行うまでには、さまざまな工程があります。具体的な流れは以下のとおりです。

1.社員が立替払いをする
2..経費精算書が提出される
3.内容を確認して承認する
4.精算する

社員が立て替え払いを行ったら、領収書を添付した経費精算書を作成します。上司の承認を受けた後、経費精算書は経理担当者へ提出されます。経理担当者が内容を確認して問題なければ承認し、社員に対して実費が支払われる流れです。

1-3.個人事業主の場合

個人事業主は、事業に関する費用がすべて経費になります。いちいち経費を精算する必要はなく、確定申告の際に収入から経費を差し引いた金額を申告します。その金額をもとに課税される仕組みです。そのため、かかった経費をもれなくきちんと計上すれば、節税の効果が高くなります。個人事業主は経費についても自分で管理しなければなりません。

2.経費精算の申請に必要な書類とは

経費精算を行うときには必要な書類があります。ここでは、必要な書類についてくわしく解説します。

2-1.経費精算書

経費精算書とは、社員が立て替えた費用の詳細を記すための書類です。経費精算書により、社員は企業に対して経費の精算を請求します。経費精算書は企業によって様式が異なり、記載する項目にも若干の差があります。一般的に必要な項目をあげると以下のとおりです。

・支払った日付
・金額
・支払先
・支払い理由や内容 など

2-2.領収書

経費を精算するには、支払いを証明するための領収書が必要です。領収書は経費精算書に添付して提出します。領収書がなければ本当に経費を支払ったのかわからないため、経費精算が認められません。支払いを証明するには、以下の内容が記載されている領収書が必要です。

・支払った日付
・あて名
・金額
・但し書き
・領収書の発行者の住所・氏名

2-2-1.レシートも有効

領収書以外にも、レシートは経費の立て替えを証明するための書類として認められています。コンビニエンスストアや駐車場などのレシートの場合、あて名が記載されていなくても経費精算書の添付書類にすることが可能です。

3.経費の仕訳業務とは

経費の仕訳業務とは、取引内容を記録することです。取引内容の要素を勘定科目に分類したうえで、貸方と借方にそれぞれ記載します。勘定科目とは、取引内容の性質に基づいて設定する項目です。勘定科目を決めて仕訳をすると、何にどれくらいの費用を使っているか把握しやすくなります。

勘定科目の種類はさまざまです。以下では、経費の仕訳業務においてよく使用されている勘定科目の種類を解説します。

3-1.旅費交通費

旅費交通費とは、営業活動や出張のためにかかった費用のことです。電車、バス、タクシーの運賃や宿泊費などが該当します。また、社員の通勤にかかる費用を旅費交通費として処理している企業もあります。

3-2.通信費

通信費は、インターネットや電話の通信料や、書類の郵送料のことです。業務上で使用している電話なら、固定電話と携帯電話の両方が対象となります。個人の携帯電話を業務にも使用する場合は、業務に使用した分の通信料のみが対象です。

3-3.消耗品費

消耗品費は、耐用年数が1年未満のものまたは取得にかかった費用が10万円未満のものを分類する勘定科目です。たとえば、文房具、コピー用紙、電球などの備品が該当します。パソコンを購入した場合も、10万円未満であれば消耗品費に分類できます。

3-4.接待交際費

接待交通費は、取引先や事業に関わる相手との飲食代、テーブルチャージ、お土産代などです。社内で行った食事会や打ちあわせの費用は対象になりません。

3-5.雑費

雑費は、該当する勘定科目がない場合や一時的で少額な支出をした場合などに使用する勘定科目です。たとえば、清掃費用、ごみの処理にかかった費用、クリーニング代、キャンセル料などを雑費として扱います。

これらの勘定科目ごとに仕訳を行い、正しく経費を計上していきます。経費の種類もさまざまで勘定科目ごとに適切に処理しないとミスが発生し、不正会計など会社全体に大きな影響を与えかねません。

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4.経費の精算業務を効率よく進めるには

手間がかかる経費精算は、どうすれば効率化できるのでしょうか。ここでは、経費の精算業務を効率的に進める方法について解説します。

4-1.業務の流れを可視化する

経費の精算業務の効率を高めるためには、まず経理の業務内容や手順などを可視化する必要があります。業務内容や手順などを全体で共有し、すべての人が同じ認識で取り組めるようにすることが大切です。

自分の担当業務以外についても理解しあい、協力できる雰囲気を作りましょう。そうすれば、業務の属人化も防止できます。

4-2.業務の電子化を進める

経費の精算業務は電子化が可能です。電子帳簿保存法の施行により、領収書やレシートは画像で保存できるようになりました。そのため、システム上での経費の精算業務も可能です。デジタルデータを活用して紙の書類を使用する業務を削減すれば、よりスピーディーに手続きや確認作業を進められます。

4-3.経費精算システムの導入

経費精算システムとは、経費の精算業務を効率化するためのシステムです。経費精算に関係するさまざまな業務を電子でき、自動的に進めるための機能が備わっています。経費精算システムのメリットは後述するため、あわせて参考にしてください。

4-3-1.経費精算システムの主な機能

経費精算システムにはさまざまな機能があります。主な機能は以下のとおりです。

・交通系ICカードの読み取り
・スマートフォンによる領収書の撮影・読み込み
・外出先からの申請・承認
・自動入力・自動仕訳
・振込データの自動作成

交通系ICカードの読み取り後は、情報をもとに交通費の自動計算が可能です。また、スマートフォンで撮影した領収書のデータを使えば、そのまま申請できます。

5.経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムを導入するとさまざまなメリットがあります。ここでは、具体的なメリットを解説します。

5-1.社員の負担が軽減する

経費精算システムを活用すれば、社員の負担を減らせます。経費精算の申請をする社員はいちいち領収書を貼り付ける手間がありません。外出先からでもすぐに申請が可能です。

また、経理担当者はたくさんの申請をチェックしていますが、経費精算システムの導入後は対応すべき工程が減ります。業務の負荷を軽減し、ほかの業務と両立しやすくなります。

5-2.業務効率の向上

経費精算システムを利用すると、必要な内容を1つずつ手入力したり目視で確認したりする作業を減らせます。従来よりも簡単に経費精算の手続きを進められるため、申請から精算までの時間も短縮できます。

5-3.入力ミスの防止

情報を手入力するとミスが発生する可能性があります。しかし、経費精算システムではICカードの読み取りができるため、正確な情報を入力できます。再確認や再申請を行う必要がなくなり、スムーズに手続きを進めやすくなるでしょう。

6.経費精算システム導入にあたっての注意点

経費精算システムを導入しても、なかには抵抗を感じてなかなか活用できない社員が出てくる可能性があります。また、社内に浸透するまではデジタルとアナログの作業が混在し、かえって複雑になる恐れもあるでしょう。

経費精算システムの導入には初期費用もかかるため、機能や料金を慎重に判断して選ぶ必要があります。

7.経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶときは、さまざまなポイントがあります。ここでは、具体的な選び方について解説します。

7-1.システムの操作性が良い

選ぶシステムによって操作のしやすさは異なります。経費精算システムはすべての社員が使用する可能性があるため、誰でも使いやすいものを選ぶことが大切です。操作が難しくて使いにくいと、社内でなかなか活用されない可能性が高くなります。

7-2.自社の業務に適している

経費精算システムにはたくさんの機能がついています。自社の事業内容や規模を考慮し、必要な機能が備わっているものを選びましょう。機能が不足していたり不要な機能が多かったりすることがないよう、よく確認する必要があります。

7-3.サポート体制が整っている

経費精算システムを使いこなすには、サポート体制が充実していると安心です。メールだけでなく、電話や訪問でのサポートにも対応しているシステムを選ぶと便利です。不具合が生じたときにすぐに対応してくれるかどうかもチェックしましょう。

8.まとめ

経費精算を行うと、社員は立て替えた費用を現金で受け取れます。経費精算には手間がかかりますが、工夫次第で効率化できます。特に、経費精算システムを導入すれば、さまざまな作業を自動化できて便利です。

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