クラウド型人事管理システムとは？機能やメリット・デメリット、比較ポイントを解説！

クラウド型人事管理システムとは、インターネット環境を利用した人事業務を効率化するためのシステムのことです。人事管理システムには複数の種類があるので、自社のニーズにあったツールを導入することが大切です。

この記事では、クラウド型人事管理システムとは何か、機能やメリット・デメリットを踏まえてわかりやすく解説します。また、クラウド型人事管理システムの比較ポイントも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

1. クラウド型人事管理システムとは？

クラウド型人事管理システムとは、インターネット上で従業員の人事情報を一元管理するシステムです。ここでは、人事管理システムとは何か、オンプレミス型とクラウド型の違いについて詳しく紹介します。

1-1. 人事管理システムとは？

人事管理システムとは、人事管理を効率化するためのシステムです。人事管理とは、組織の目標を達成するために必要な人材・組織に関する情報を管理して業務に活用することです。具体的には、次のような人事業務が管理対象になります。

• 採用
• 勤怠
• 労務
• 評価
• 育成
• タレントマネジメント
• エンゲージメント管理 など

このような人事管理を効率化するためには、システムを活用することが求められます。そこで役に立つのが人事管理システムです。人事管理システムを活用すれば、人事に関わる情報をデータ化して、効率よく管理することができます。

関連記事：人事管理システムとは？機能性や導入のメリット、サービスを比較表で解説！

1-2. クラウド型とオンプレミス型の違い

人事管理システムの導入形態には、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。オンプレミス型とは、社内のサーバーに専用のソフトウェアを導入して利用する形態のことです。自社のニーズに応じてカスタマイズできる点が特徴です。また、初期費用はかかりますが、自社で運用できれば、ランニングコストを減らすことができます。

一方、クラウド型とは、インターネット上のサーバーを活用してサービスを利用する形態のことです。インターネット環境があれば、どこからでも接続できるのが特徴です。初期費用はかからないものも多く、自社で新たに専用のサーバーを用意する必要もありません。また、既に完成してあるサービスを使用するので、契約したらすぐに利用することができます。

このように、オンプレミス型とクラウド型はそれぞれメリットがあります。近年ではクラウド技術が発展を遂げ、クラウド型の人事管理システムが普及しつつあります。そのため、この記事ではクラウド型人事管理システムにフォーカスして説明します。

2. クラウド型人事管理システムの機能一覧

クラウド型人事管理システムには、さまざまな機能が搭載されています。ただし、サービスを提供しているベンダーによって、搭載されている機能は異なるので注意が必要です。ここでは、クラウド型人事管理システムの主要な機能を一覧にして紹介します。

2-1. 採用管理

採用管理機能とは、求人応募者の選考状況を管理するための機能を指します。クラウド型人事管理システムの採用管理機能を活用すれば、選考状況をリアルタイムで把握することが可能です。また、複数の媒体で採用活動をおこなっている場合でも、情報を一元化して効率よく管理することができます。さらに、面談やイベントなどのスケジュール調整も可能です。

関連記事：採用管理システムの選び方は？メリットや導入事例、8つのサービスを徹底比較！

2-2. 勤怠管理

勤怠管理機能とは、従業員の出勤・退勤時間や年次有給休暇の消化数などの労働時間に関する情報を管理する機能です。クラウド型人事管理システムの勤怠管理機能を活用すれば、データで勤怠情報を管理できるので、労働時間を客観的に把握することができます。また、在宅や外出中でも機能を利用できるため、リモートワーク推進に役立ちます。

関連記事：勤怠管理システム53サービス比較！特徴・料金・機能・メリットを紹介

2-3. 給与計算

給与計算機能とは、従業員の基本情報や労働時間に基づいて給与や賞与などの賃金を自動で計算する機能を指します。クラウド型人事管理システムの給与計算機能を活用する場合、自動でシステムのアップデートをおこなえるので、給与計算に関する法律に変更があっても、自社での対応はほとんど不要です。また、給与明細もオンライン上で発行することができます。

2-4. 労務管理

労務管理機能とは、従業員の労働条件や職場環境といった労働に関連した情報全般を管理する機能のことです。たとえば、入社・退社手続きや雇用契約、年末調整、マイナンバー管理、社会保険加入などが労務管理の対象となります。クラウド型人事管理システムの労務管理機能を活用すれば、テレワークでも労務管理の業務ができるようになり、出社の手間を減らすことが可能です。また、税金や社会保険に関する法改正にも素早く対応することができます。

2-5. 評価ワークフロー

評価ワークフロー機能とは、目標や能力などの人事評価に関する業務フローを設計できる機能のことです。クラウド型人事管理システムの評価ワークフロー機能を用いれば、場所を問わず申請・承認ができるため、ワークフローの滞りを防止することができます。

関連記事：人事評価システムとは？メリット・デメリットや比較ポイントを解説

2-6. タレントマネジメント

タレントマネジメント機能とは、従業員の能力を最大限に引き出すため、それぞれが保有している知識・スキルなどの情報を管理する機能です。クラウド型人事管理システムのタレントマネジメント機能を利用すれば、従業員の基本情報だけでなく、経験やスキルなどの情報もデータベース上に一元管理することができます。これにより、最適な人材配置・育成につなげることが可能です。

関連記事：タレントマネジメントの導入を成功させるコツとは？選び方のポイントも紹介

2-7. 自動バックアップ

自動バックアップ機能とは、作業したデータを複製し、自動的にバックアップできる機能のことです。クラウド型人事管理システムであれば、特別な操作は不要で、自動的にデータを複製することができます。そのため、作業後にデータを保存し、定期的にバックアップを取る必要はありません。操作ミスによってデータが消失することを防げるので、安心して使用することができます。

クラウド型人事管理システムでできることについてなんとなくのイメージはできたけれど、どのような操作画面でどのような情報が登録できるのかなど、より具体的な情報をお求めの方もいらっしゃるのではないでしょうか。当サイトでは、jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事労務」を用いて具体的にどのような情報が登録できるのか、実際の製品画面を用いて説明した資料を無料でお配りしています。クラウド型人事管理システムをまだ操作したことがなく、どのような情報を登録でき、どのように活用できるのか具体的なイメージをつけたい方はぜひこちらからダウンロードしてご活用ください。実際に製品をご利用したお客様の声も掲載しておりますので、ご参考ください。

3. クラウド型人事管理システムを導入するメリット

クラウド型人事管理システムを導入することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは、クラウド型人事管理システムを導入するメリットについて詳しく紹介します。

3-1. 導入までの時間が短い

クラウド型人事管理システムは、すでに完成されているシステムを利用するため、導入までの時間が短いというメリットがあります。契約してからすぐに使用できるので、素早く導入することが可能です。

3-2. 低コストで導入できる

クラウド型人事管理システムを導入する場合、新しく専用のサーバーを用意する必要はありません。また、クラウド型の場合、初期費用が無料のものも多くあります。そのため、導入時のコストを抑えることが可能です。メンテナンスやアップデートも、システム提供会社に一任できるケースもあるので、ランニングコストも抑えられるかもしれません。

3-3. 人事業務を効率化できる

クラウド型人事管理システムであれば、PCやスマホなどの端末とインターネット環境を用意すれば、場所を問わず利用することができます。自宅や通勤中でもシステムを操作できるので、人事業務の効率化が期待できます。

3-4. 情報共有がスムーズにできる

クラウド型人事管理システムを導入することで、従業員の基本情報はもちろん給与や勤怠などの情報もリアルタイムで管理することができます。また、あらゆる情報をオンラインのシステム上に一元化して管理することが可能です。素早く情報共有できるため、意思決定を早めることもできます。

3-5. 適切な人事評価ができる

上司や管理職がそれぞれのサーバー上で部下の成績を管理している場合、人事担当者や周囲の評価担当者は、その人の成果を正しく把握することができません。そのため、人事評価に漏れが生じ、従業員の不満につながる恐れがあります。クラウド型人事管理システムを用いれば、オンライン上のデータベースに蓄積された情報を用いて、客観的に人事評価をおこなうことができます。これにより、公平でより適切な評価を実現することが可能です。

3-6. 法改正に自動対応できる

労働や社会保険に関する法律は、社会のニーズにあわせて随時改正がおこなわれます。法改正の度にシステムのアップデートをする場合、時間や手間に加えて、コストもかかります。また、アップデートをし忘れると、法律違反が発生する恐れもあります。クラウド型人事管理システムであれば、ベンダーにより法改正の内容に対応したアップデートが自動でおこなわれます。そのため、システムのアップデート作業の負担を減らすことが可能です。

4. クラウド型人事管理システムを導入するデメリット

クラウド型人事管理システムには、メリットだけでなく、デメリットもあります。ここでは、クラウド型人事管理システムを導入するデメリットについて詳しく紹介します。

4-1. 運用費用がかかる

クラウド型人事管理システムの場合、導入費用はほとんどかからず、素早く導入することができます。しかし、システム利用料として月額費用・年額費用がかかります。長期的にみれば、大きなコストになることもあります。そのため、自社の規模や目的にあわせて、最適な料金プランを提供しているクラウド型人事管理システムを導入することが大切です。

4-2. 機能のカスタマイズに制限がある

クラウド型人事管理システムを導入する場合、既成のサービスを利用することになるので、自社のニーズに応じて独自の機能を搭載することができない可能性もあります。独自の人事管理をおこないたい場合は、オンプレミス型の人事管理システムの導入も検討しましょう。

4-3. 独自のセキュリティ対策が必要

クラウド型人事管理システムを導入する場合は、インターネット環境を利用することになります。もちろんセキュリティ機能も搭載されていますが、外部に接続するので、セキュリティリスクが高いです。そのため、ベンダーの提供しているセキュリティ機能を使用することに加えて、自社で独自のセキュリティ対策をおこなうことも求められます。また、システム導入前に、従業員にセキュリティ教育を実施することも大切です。

4-4. ベンダーに依存するため柔軟性が低い

クラウド型人事管理システムの場合、ベンダーが提供しているサービスを利用することになるので、料金や機能、セキュリティ、サポートはベンダーに依存することになります。たとえば、月額料金の変更がおこなわれた場合、それに対応するか、他のシステムに変更するかの選択が求められます。また、ベンダーの倒産により、いきなりサービスが使用できなくなる恐れもあります。このようなリスクを踏まえたうえで、クラウド型人事管理システムを選定・導入することが重要です。

5. クラウド型人事管理システムの比較ポイント

クラウド型人事管理システムには、さまざまな種類があります。そのため、自社に最適なシステムを選定することが大切です。ここでは、クラウド型人事管理システムの比較ポイントについて詳しく紹介します。

5-1. 目的や必要な機能を明確にする

多くの機能が搭載されたクラウド型人事管理システムを導入すると、コストが大きくなる傾向にあります。一方、機能が少なすぎると、業務に支障が出る可能性があります。そのため、過不足のない機能が搭載されたクラウド型人事管理システムを選ぶことが大切です。まずはシステムを導入する目的を明確にし、必要な機能を洗い出すことから始めてみましょう。

5-2. 料金プランが予算にあっているか

人事管理は企業が存続する限りおこなわなければなりません。月額費用が大きすぎると、長期的に利用するのが難しくなり、解約しなければならない事態が生じる恐れもあります。そのため、自社の規模や目的にあった料金プランを選択することが大切です。また、無料トライアル期間を活用できたり、料金プランや機能を変更できたりするシステムを選べば、後からでも柔軟に対応することができます。

5-3. システムの扱いやすさ

実際に使用する担当者にとって、システムの扱いやすさは重要な要素です。人事評価に関する項目は、人事担当者以外の現場の従業員も使用します。そのため、すべての従業員が使いやすい、直感的に操作できるクラウド型人事管理システムを導入することが大切です。

5-4. 拡張性は高いか

クラウド型人事管理システムを導入する場合、料金プランなどによって機能が制限される可能性があります。カスタマイズ性の低いシステムだと、後から機能を追加したい場合、対応できず、解約しなければならないケースもあります。そのため、後からでも機能を追加・削除できるシステムを選んでおくと、業務変更などに応じて柔軟に対応することが可能です。

5-5. 外部ツールとの連携

クラウド型人事管理システムを導入する際、すでに給与管理ソフトや、勤怠管理システムを導入している場合は、既存の外部ツールとの連携性も確認することが大切です。クラウド型人事管理システムと既存のツールを連携できれば、データ移行の手間を減らし、業務を効率化することができます。

5-6. サポート体制が整っているか

クラウド型人事管理システムは、長く使用するものなので、サポート体制について確認しておくことが大切です。導入時には自社に合わせたカスタマイズや設定が必要になるため、導入研修の有無もポイントになります。また、導入後にシステムのエラーやトラブルが発生した場合、どのような形でサポートが受けられるのかも確認しておきましょう。

6. クラウド型人事管理システムを導入する際の注意点

クラウド型人事管理システムを導入する際、気を付けておきたいいくつかの注意点があります。ここでは、クラウド型人事管理システムを導入する際の注意点について詳しく紹介します。

6-1. クラウド型とオンプレミス型を比較検討する

近年では、クラウド型のシステムが主流となっています。しかし、クラウド型とオンプレミス型にはそれぞれメリット・デメリットがあります。他の企業がクラウド型のシステムを利用しているからといって、検討することなくクラウド型を選ぶのは時期尚早です。まずは自社の課題を洗い出し、クラウド型とオンプレミス型それぞれの特徴を把握したうえで、最適な導入形態のシステムを選ぶことが大切です。

6-2. 従業員にきちんと周知する

クラウド型人事管理システムは、人事担当者だけでなく、現場の従業員も使用します。人事担当者の独断で導入を進めると、従業員の不満につながり、スムーズに導入・運用できず、導入に失敗してしまう恐れがあります。そのため、あらかじめクラウド型人事管理システムの導入目的やメリットをきちんと周知し、従業員の理解を得ることが重要です。また、導入後、スムーズに使いこなせるよう、研修やセミナーを開くのも一つの手です。

6-3. トラブル時の対応を明確にしておく

クラウド型人事管理システムを導入する場合、ベンダー任せになりがちです。もしもトラブルが生じて、ベンダーが対応できない場合、業務に滞りが生じる恐れがあります。そのため、あらかじめシステムに問題が発生したときの対策をきちんと検討しておくことで、トラブルが起きても慌てることなく、スムーズに対応することができます。

7. 自社に最適なクラウド型人事管理システムの導入を検討しよう！

クラウド型人事管理システムは、インターネット上で人事業務を一元管理するシステムです。働き方が多様化した今、人事担当者の業務内容は多岐に渡り、人事業務を効率化する必要があります。導入する目的や必要な機能を明確にし、自社に最適な人事管理システムの導入を検討しましょう。