「人事計画とは？」
「人事計画書の作り方がわからない」
上記のようにお悩みではありませんか。
人事計画とは、自社の事業を進める際に必要な人材の質や量を定義した計画のことです。適切な人事計画を策定することで、人材の有効活用や人事コストの削減が期待できます。
自社の人事計画を立て、人材の能力を引き出して経営目標を達成できる人事を実現しましょう。
本記事では、人事計画の意味や策定のメリット、手順を解説します。要員計画・人員計画・人事採用計画との違いや策定の注意点も解説するため、ぜひ参考にしてください。
1. 人事計画とは？意味を解説
人事計画とは、自社が事業を進めるうえでどのような人材が必要かを質的、量的な観点で定める計画のことです。具体的には、事業に必要な人員数の算出、人材や部署の整理をおこない、人事の最適化を図ります。
自社の人材を適切に管理するためには、人事計画の策定が必要です。正しい人事計画を策定することで、人材の有効活用や人事コストの削減などが期待できます。
2. 人事計画と人員計画・要員計画・採用計画の違い
人事計画と似たようごとの違いを以下の流れで解説します。
- 人事計画と要員計画の違い
- 人事計画と人員計画の違い
- 人事計画と採用計画の違い
2-1. 人事計画と要員計画の違い
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人事計画と要員計画の違いは、策定の目的です。
要員計画とは、事業の遂行に必要な人員数や人材の要件を決めるための計画を意味します。事業計画の遂行を目的として策定するもので、計画の中に人材の整理や部署の廃止・新設などのプロセスは含まれません。
人事計画が経営目標達成のための長期的計画である一方、要員計画は事業の立ち上げから成功までを対象とした中長期的な計画です。
2-2. 人事計画と人員計画の違い
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人事計画と人員計画の違いは範囲の大きさです。
人員計画とは、各部署の必要な人材の要件、人材の配置を決める計画で、人事計画や要員計画よりも小さな単位で人材を管理します。要員計画に基づいて立案されることが多く、人材の「量」に焦点をあてていることが特徴です。
短期間のプロジェクトや臨時の委員会などで人材を選択・配置する際に役立ちます。
2-3. 人事計画と採用計画の違い
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人事計画と採用計画の違いは、担当する領域です。
採用計画とは、採用活動における採用基準、採用人数、選考方法などに関する計画です。ほかの3つの計画をもとに策定され、採用活動のスケジュールや広告をどこに出すのかなども検討します。
人事計画における人材の補充、採用にかかわる重要な計画です。
3. 人事計画を策定する4つのメリット
人事計画を策定するメリットは、以下の4つです。
- 人材を有効活用できる
- 生産性の向上につながる
- 人事コストの削減が見込める
- 優秀な人材を育成しやすい
それぞれ詳しく解説します。
3‐1. 人材を有効活用できる
人事計画を策定すると、人材を有効活用できます。
人材は、企業にとって重要な経営資源です。経営目標を達成するためには、現在ある限られた人材を有効活用し、従業員のパフォーマンスを最大限に発揮させる必要があります。
人事計画を策定して、あらかじめ事業に必要な人材の質を見極めておけば、適材適所の人材配置が可能です。個々の適性に合った業務を充てることで、人材の無駄遣いをなくし、従業員一人ひとりが能力を活かせる人事が実現できます。
3‐2. 生産性の向上につながる
生産性の向上につながることも、人事計画を策定するメリットです。
人事計画では、人材を質的観点から整理するため、従業員のスキルや経験に応じた人材配置ができます。例えば、数字に強い従業員を経理部に、マネジメント能力に長けている従業員を人事部になどの配置が可能です。
人材と業務のマッチングが適切におこなわれると、効率的に業務を進められるようになります。業務効率が上がることで、企業全体としての生産性も高まるでしょう。
3‐3. 人事コストの削減が見込める
人事計画を策定することは、人事コストの削減にも効果的です。
人事計画を策定すると、経営に必要な人材を把握できるとともに、不必要な人材の整理もおこなえます。自社にとって本当に必要な人材を見極めることで、人事コストの無駄を防げるでしょう。
また、中途採用を強化すれば、即戦力となる人材を確保でき、育成コストの削減が可能です。ほかにも、ITシステムの導入や業務のアウトソースなどをおこなえば、人員数を抑えられます。
3‐4. 優秀な人材を育成しやすい
優秀な人材を育成しやすくなることも、人事計画を策定するメリットです。
人事計画では、だれがどの部署・業務に就いているのか、どの業務に向いているかを把握したうえで人材の異動、配置を決めます。そのため、従業員の成長につながる配置が可能です。
例えば、将来性の高い従業員には海外赴任や役職を任じるなど、成長の機会を与えれば、幹部となる人材を育てられるでしょう。
4. 人事計画書の作り方4ステップ
人事計画書の作り方は、以下の4ステップです。
- 人材情報を整理する
- 必要な人材の質・特性を把握する
- 必要な人員数を算出する
- 人事計画書にまとめる
それぞれ詳しく解説します。
4‐1. 人材情報を整理する
まずは、自社の人材情報を整理します。人材情報を整理する際は、以下の項目に沿って情報をまとめ、データベースを作成しましょう。
- 氏名
- 性別
- 生年月日・年齢
- 現在の所属・職位・役職
- 在職期間
- 雇用形態
- 給与
- 保有資格
- 専門性
- キャリア志向
- 異動履歴
- 異動希望
- 懲戒処分の有無
- 家族構成
自社に合った人員配置をおこなうため、保有資格や専門性など、質的観点の情報をしっかりまとめることが大切です。従業員にとって納得感のある人員配置となるよう、異動の希望やキャリア志向も調査しておきましょう。
4‐2. 必要な人材の質・特性を把握する
人材情報を整理したら、自社に必要な人材の質・特性を把握します。求める人材像を確定させ、どのような人材なら経営目標を達成できるか細かく分析しましょう。
その際は、最適な人材配置ができるよう、現場の人材ニーズを調査することが大切です。各部署の管理者やリーダーにヒアリングを実施し、どのような人材を配置すれば問題が解消されるのかを検討しましょう。
また、将来人事ニーズが変わる可能性を考えて、以下についても分析することが重要です。
- 従業員の定年退職・離職の可能性
- 合併または買収の可能性
- 提供が予定されている新しい商品・サービス
- 設備投資の予定
- 経済による経営状況の変化
- 競合他社の人事状況
幅広い切り口から情報をまとめておくことで、状況に応じて自社が求める人材を割り出しやすくなります。
4‐3. 必要な人員数を算出する
自社の人材を量的観点から見極めるため、必要な人員数を算出します。人員数の算出方法は、以下の2種類です。
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マクロ的手法（トップダウン方式） |
（労働分配率×付加価値率×年間売上高）÷1人分の人件費 |
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（目標売上高×適正人件費率）÷1人分の人件費 |
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ミクロ的手法（ボトムアップ方式） |
総業務量÷（所定労働時間×1人の標準業務量） |
マクロ的手法では、人件費の予算をベースに適切な人員を算出するため、人事コストを必要最低限に抑えられます。一方、予算内に人員を抑えようとすると、必要な人員を十分に確保できないおそれがあることに注意です。
ミクロ的手法は、業務量をもとに必要な人員を算出するため、人員不足の解消に役立ちます。ただし、網羅的に人員を満たそうとすると、予算をオーバーすることになりかねません。
いずれの方法においても、自社の財務状況とのバランスを考えることが重要です。
4‐4. 人事計画書にまとめる
自社の人材情報や必要な人材の質・量を踏まえて、人事計画書を作成します。
人事計画書を作成する際は、各事業、部署における人事を緊急度、優先度によって整理することがポイントです。人事の緊急度、優先度を見極めることで、先にどのような人材をどれくらい揃えるべきかがわかり、人事計画が効率的に進みます。
あわせて、新たな人材を採用すべきか、アウトソースやITシステムを活用すべきかも決めましょう。
5. 人事計画を策定する際の2つの注意点
人事計画を策定する際は、以下の2つのポイントに注意しましょう。
- 経営目標や事業計画と連動させる
- 過去の人事実績における課題を反映させる
5‐1. 経営計画や事業計画と連動させる
人事計画を策定する際は、経営計画や事業計画と連動させることが大切です。
人事計画の目的は、経営目標の達成であることから、経営計画と関連付けた計画の策定が欠かせません。経営計画と連動した人事計画を策定することで、経営目標の達成につながる人事の実現が可能です。
また、人事計画は、事業計画や要員計画の指標にもなります。人事計画が不十分だと、適切な事業計画、要員計画が立てられません。スムーズな事業遂行のためにも、人事計画で必要な人材を明確に整理・定義しておきましょう。
5‐2. 過去の人事計画における課題を反映させる
人事計画を策定する際は、過去の人事計画における課題も反映させるようにしましょう。
例えば、採用活動で必要な採用人材数を満たせなかった場合は、求めている人材の質、要件が厳しすぎる可能性があります。十分な人員数にもかかわらず、人材不足が解消されない場合は、より高いスキルや能力の人材の確保が必要です。
過去の計画と実績のギャップを調査し、問題点を精査したうえで、具体的な改善策を講じていきましょう。
また、人事計画の策定・実行後は、評価をおこなうことが大切です。効果を測定して、思うような結果が得られなかった場合は、再び計画を見直し、改善策を検討しましょう。
PDCAサイクルを回して、人事計画を継続的に改善することが、経営目標達成のための近道になります。
