要員管理とは、最適な人材配置を実現してプロジェクトを成功に導くため、人材の持つ能力やスキルを適切に管理することを意味します。この記事では、要員管理とは何か、人員計画との違いやメリット・デメリット、運用方法を踏まえてわかりやすく解説します。また、要員管理に役立つツールや、要員管理システムの選び方についても紹介します。
目次
1. 要員管理とは？
要員管理とはどのような意味なのでしょうか。ここでは、要員管理とは何か、人員計画の違いを踏まえてわかりやすく解説します。
1-1. 要員管理の意味や定義
要員管理とは、組織がプロジェクトを効率的に遂行するために、必要な人材を適切に配置する管理手法のことです。なお、要員とは、ある仕事や業務を遂行するために必要な人員を意味します。企業が成長し、利益を出すためには、業務を効率的に進める必要があります。
プロジェクトを遂行するために必要となる要員の人数や能力を正しく把握していれば、無駄なコストを減らし、生産性を高めることができます。ただし、プロジェクトを進める際、要員に変化が起きるケースもよくあります。たとえば、大規模なプロジェクトを遂行するときには、時間が経つにつれて、各工程において労働力の過不足が生まれることもあります。そのようなときに、適切なタイミングでリソースを割り当てる要員管理が重要になります。
1-2. 要員管理と人員計画の違い
要員管理とよく似た用語に「人員計画」があります。人員計画とは、経営目標や事業計画を達成するために必要となる人材の計画を意味します。また、人員計画は、要員計画とよばれることもあります。
つまり、人員計画は企画や立案といったプランニングの段階でおこなわれます。一方、要員管理は、プランニング後の具体的なアクションを起こしている段階で実施されます。このように、人員計画と要員管理は、どちらも人員の最適化を目指す施策ですが、実施タイミングに違いがあります。
また、要員管理は既存の人材に対して管理を実施するのが一般的ですが、人員計画は既存の人材だけでなく、これから採用する人材も踏まえて計画を実施します。要員管理と人員計画では、対象となる人材の範囲にも違いがあることを押さえておきましょう。
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2. 要員管理が注目される背景や理由
なぜ要員管理が注目されているのでしょうか。ここでは、要員管理が注目される背景や理由について詳しく紹介します。
2-1. 少子高齢化による人材確保の困難
近年では少子高齢化により、労働人口が減少しており、人材確保に苦労している企業は増えています。限られた人材で高いパフォーマンスを発揮するためには、人員を最適化して、コストを減らし、生産性を向上させることが求められます。このように、少子高齢化の影響で、人材の獲得や確保が難しくなっていることから、要員管理に注目が集まっています。
2-2. ビジネス市場の急速な変化
昨今では、AI（人工知能）やビッグデータ、クラウド、ロボティクスなど、技術の進歩が目覚ましいです。また、働き方改革やグローバル化などにより、労働者の価値観も大きく変化しています。このような現代では、ビジネス市場が急速に変化しており、時代や社会のニーズにあわせて組織をアップデートしなければ、事業を持続的に成長させることが難しくなりつつあります。そのため、時代や社会の変化にあわせて要員管理を実施し、組織構造や人材配置を最適化することが求められています。
3. 要員管理のメリット
要員管理を実施することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは、要員管理のメリットについて詳しく紹介します。
3-1. 人員配置の最適化につながる
要員の能力やスキルを把握せず、人員配置を実施すると、ミスマッチを引き起こし、仕事の生産性が下がる可能性があります。要員管理を実施し、従業員の適性を正しく把握したうえで、プロジェクトごとに必要なスキルを持った従業員を割り当てることで、人材の価値を最大限に発揮させることが可能です。このように、要員管理は、人員配置を最適化するために役立ちます。
3-2. 余分な人件費を削減できる
プロジェクトを遂行するための要員を正しく把握していないと、人員不足や人員過剰が発生しやすくなります。人員不足が生じると、1人あたりの労働時間が増加し、残業代や休日出勤代がかさみます。一方、人員過剰が起きると、実際は必要のない人材に対してまで人件費を支払わなければならなくなります。要員管理を実施し、人員の人数を最適化することで、余分な人件費を削減することが可能です。会社の経費が抑えられれば、その費用を将来的な事業の投資計画などに充てることができます。
3-3. 従業員のモチベーションを高められる
従業員の能力を正しく把握せず、人員配置すると、適性のない仕事を任せることになり、従業員のモチベーションは低下してしまいます。要員管理により、従業員のスキルにあわせた人員配置を実現できれば、仕事への意欲が高まります。また、この会社で働き続けたいという帰属意識が生まれ、従業員エンゲージメントも向上します。結果として、離職率の低下や定着率の上昇につなげることが可能です。
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4. 要員管理のデメリットや注意点
要員管理にはメリットだけでなく、デメリットや気を付けるべき点があります。ここでは、要員管理のデメリットや注意点について詳しく紹介します。
4-1. 時間やコストがかかる
要員管理を実施する場合、人員をマネジメントする担当者が必要になります。また、要員管理を実施するために、新たな制度やシステムを導入するには時間や費用もかかります。このように、要員管理を効果的に実現するには、時間やコストがかかります。まずは、なぜ要員管理が必要になるのか、その目的を明確にしましょう。また、あらかじめ予算を明確にし、費用対効果を検証することで、要員管理を実施する価値があるかも見極められます。
4-2. 従業員一人ひとりの能力の可視化が必要
要員管理を実施する場合、従業員一人ひとりの能力の可視化が必要になります。従業員によっては、自分のスキルを開示することに疑問を感じる人もいるかもしれません。会社に対する不満へとつながれば、要員管理が逆効果になる恐れもあります。
従業員から能力やスキルなどの人材情報をスムーズに収集するためにも、事前に要員管理の目的やメリットを周知し、理解を得ることが大切です。従業員からの協力が得られれば、情報収集や管理を円滑におこなうことができるようになります。
4-3. 定期的に配置の見直しが必要になる
要員管理は、一度実施したら終わりではありません。プロジェクトの進捗状況や従業員の知識・能力のレベルアップにあわせて、再配置を実施することで、人員は最適化されます。ただし、短期間で何度も人員配置を繰り返すと、従業員の混乱や業務の中断を招く可能性があります。また、それだけコストもかかります。このように、要員管理はリアルタイムで実施していく必要がありますが、その頻度やタイミングに注意が必要です。
5. PMBOKに基づく要員管理の運用方法
プロジェクトマネジメントに関するノウハウや手法を体系化した「PMBOK（Project Management Body of Knowledge）」に基づくと、要員管理を進める方法は、大きく次の4つのステップからなります。
- 資源マネジメント計画
- プロジェクトチーム編成
- プロジェクトチーム育成
- プロジェクトチーム管理
ここでは、それぞれの手順について詳しく紹介します。
5-1. 資源マネジメント計画
全体の方向性を決めるうえで大切なのが、資源マネジメント計画であり、人員計画の段階ともいえます。プロジェクトや業務に必要な人材を明確にし、どのようなリソースが必要かを具体的に決定します。以下は項目の具体例です。
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項目 |
内容 |
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要員調達 |
要員の調達先、時期、コスト |
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資源カレンダー |
作業時期、調達時期 |
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要員ヒストグラム |
期間ごとの要員数、作業時間のグラフ |
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要員離任計画 |
要員の解任方法、時期 |
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表彰と報酬 |
表彰・報奨の明確な基準、運用 |
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トレーニング・強化計画 |
要員のスキルを強化する訓練、計画 |
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要員役割・責任範囲 |
要員ごとの責任、立場の確立 |
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法令遵守・安全 |
関連する法令、要員の健康と安全 |
計画を立てるときは、短期的な目標だけでなく、長期的な目標も考慮することが重要です。適切に資源マネジメント計画を立てることで、方向性が明確になり、スムーズにプロジェクトを進行することができます。また、計画と実績が乖離するなどの予期せぬ事態が発生した場合でも、早期に発見して柔軟に対応することが可能です。
5-2. プロジェクトチーム編成
資源マネジメント計画に基づき、必要なスキルを持つ従業員を各ポジションに配置します。要員個人の強みや弱みを理解したうえで、相互に補完し合えるチームを作ることが重要です。欠員が出たときには、社外からの調達も検討しましょう。また、プロジェクトチームの組織図を作成し、責任の所在が明確になることで、プロジェクト全体の方向性が統一され、スムーズな進行が可能となります。
5-3. プロジェクトチーム育成
要員管理において編成されたプロジェクトチームの業務効率性をさらに高めるため、育成もおこなうことが大切です。たとえば、タックマンモデルでは、チームの形成を次の5つの段階に分けて解説しています。
- 形成期（チーム発足）
- 混乱期（メンバー内のぶつかり合い）
- 統一期（信頼関係の構築）
- 機能期（パフォーマンスの向上）
- 散会期（チーム終焉）
形成期は、要員同士がお互いのことをよく知らない状態です。リーダーはコミュニケーションを増やす施策が求められます。混乱期は、実際にプロジェクトにアサインするなかで、意見の違いや対立が生まれる段階です。この時期を越えると、要員同士がお互いの意見を認め合う統一期に入ります。
機能期は、チームの結束力が高まり、チーム全体のパフォーマンスが最高潮に達するときです。その後は、要員の離脱やチームの解体が進む散会期に入ります。このように、プロジェクトチームがどの段階に位置しているのかを把握しながら、その時に応じたコミュニケーションを取り、チームを効率よく育成させましょう。
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5-4. プロジェクトチーム管理
プロジェクトチーム管理においては、プロジェクトの進捗状況やメンバーの育成状況を考慮したうえで、要員をマネジメントすることが求められます。たとえば、プロジェクトの進行中に、要員同士の対立が生まれることもあります。対立を放置すると、チームワークが乱れ、生産性の低下につながりかねません。リーダーは、チームをまとめるコンフリクトマネジメントを実施する必要があります。
また、あらかじめ立てた計画と実績を比較して、要員の人数や能力に問題がないかも確認することが大切です。要員が不足しているようであれば、外部から調達したり、内部の人材を育成したりして対応をします。一方、要員が過剰になっている場合、コストを最適化するため、上層部や人事部などと連携を取り、他の不足している部署に要員を送ることも検討しましょう。
6. 要員管理に役立つツール
要員管理を実施するには、時間や手間がかかります。要員管理に役立つツールを取り入れることで、業務を効率化することが可能です。ここでは、要員管理に役立つツールについて詳しく紹介します。
6-1. エクセルやスプレッドシート
紙で要員管理をおこなう場合、従業員数やプロジェクト規模が大きいと、作成や共有に時間や手間がかかります。ExcelやGoogleスプレッドシートを利用すれば、関数やマクロで要員管理表を作成して、作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。普段の業務でExcelやGoogleスプレッドシートを使用しているのであれば、コストを削減して導入することができます。また、従業員が操作に慣れている点もメリットといえます。
さらに、ExcelやGoogleスプレッドシートの場合、無料の要員管理表テンプレートを利用することも可能です。インターネット上のフリーテンプレートを活用して、自社のニーズに応じてカスタマイズすれば、簡単に要員管理シートを作成することができます。ただし、ExcelやGoogleスプレッドシートは、共有に手間がかかったり、複雑な要員管理に対応できなかったりする可能性もあります。ExcelやGoogleスプレッドシートで要員管理が難しいと感じたら、専用のシステムの導入を検討しましょう。
6-2. 要員管理システム
要員管理システムは、要員管理に特化した機能が搭載されているので、複雑なプロジェクトであっても効率よく要員管理を実施することができます。また、情報をデータで一元管理できるため、情報共有も簡単にリアルタイムでおこなうことが可能です。これにより、意思決定のスピードを早めることができます。
ただし、要員管理システムには、あらゆる種類があります。自社のニーズにあわないツールを導入すると、社内に定着せず、無駄なコストがかかっただけになる恐れもあります。そのため、要員管理システムを導入する際は、複数のツールを比較して、自社にあったものを選ぶことが大切です。
7. 要員管理システムの選び方
要員管理システムには、さまざまな種類があります。自社の目的やニーズにあったツールを選ぶことが大切です。ここでは、要員管理システムの選び方のポイントについて詳しく紹介します。
7-1. 料金
要員管理システムを導入するには、コストがかかります。一般的には、導入する際にかかる基本料金と、運用する際にかかる月額費用（年額費用）がかかります。また、オプションを付け足したり、サポートを利用したりすると、追加でコストがかかるケースもあります。
まずは料金が予算にあっているかを確認しましょう。ツールによっては、規模に応じて複数のプランを提供していることもあります。自社の組織規模や従業員数をチェックしたうえで、最適なプランを選択することが大切です。また、無料トライアル期間やフリープランなどを活用することも検討しましょう。
7-2. 導入形態
要員管理システムには、大きく「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類の導入形態があります。オンプレミス型の場合、社内のサーバーにシステムを構築するため、初期費用が大きくかかります。しかし、自社で運用するのであれば、運用費用を抑えることが可能です。また、自社独自の機能をカスタマイズできる点も魅力です。
一方、クラウド型の場合、既に出来上がっているサービスを利用するため、運用費用として毎月コストがかかりますが、初期費用を抑えて、スピーディーに導入することができます。また、インターネット環境を活用するので、場所を問わずシステムにアクセスすることが可能です。
このように、オンプレミス型とクラウド型には、それぞれメリット・デメリットがあります。初期費用や導入スピードの観点から、まずはクラウド型のツールを導入してみるのがおすすめです。もしも自社のニーズにあわなかったら解約して、オンプレミス型に切り替えるという手もあります。
7-3. 機能
要員管理システムには、要員管理機能以外にも、さまざまな機能が搭載されています。そのため、要員管理システムを導入して、どのようなことを実現したいのかあらかじめ明確にしておくことが大切です。また、後から機能を追加したり、削除したりできるか、拡張性もチェックしておきましょう。さらに、既に人事管理システムや、タレントマネジメントシステム、勤怠管理システムなど、他のツールを導入している場合、それらのシステムと連携できるかどうかも確認することが大切です。
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7-4. 使いやすさ
要員管理システムは、人事担当者だけでなく、現場の管理者や上司など一般従業員も利用します。使い勝手が悪い場合、社内に定着せず、導入に失敗してしまう恐れがあります。初めて要員管理システムを導入するのであれば、シンプルかつ直感的な操作で利用できるツールがおすすめです。
7-5. サポート
要員管理システムを導入したら、初期設定やセキュリティ対策が必要になり、複雑な操作が求められることもあります。また、運用途中でエラーやトラブルが発生して、要員管理システムが使用できない事態が発生するケースもあります。このような場合に備えて、導入・運用サポートを提供しているかも確認しておきましょう。
8. 要員管理により組織を効率よく運営しよう！
要員管理を実施することで、人員配置を最適化し、コストの削減や生産性の向上につなげることができます。要員管理をおこなうには、従業員のスキルの可視化が必要になるので、事前に従業員の理解を得ておきましょう。また、要員管理は、一度だけでなく、定期的におこなう必要があります。要員管理を効率化するためにも、要員管理システムの導入を検討しましょう。
