クラウド型人事システムとは？導入するメリットや注意点を解説

クラウド型人事システムは、人事業務の効率化を図れる、戦略的な人材配置に活用できる、といった理由から多くの企業に取り入れられているシステムです。インターネット環境があれば場所を選ばず利用できる、導入・運用のコストが抑えられる、といったさまざまなメリットもあります。

この記事では、クラウド型人事システムについて、導入するメリットや注意点などを詳しく解説していきます。導入を検討している方は、ぜひチェックしてください。

1. クラウド型人事システムとは？

クラウド型人事システムとは、インターネット上で従業員の人事情報を一元管理するシステムです。従業員の基本情報はもちろん、給与・勤怠の管理もできます。

一人ひとりのスキルや実績、適性などさまざまな項目を管理・把握することで適切な人事評価や戦略的な人材配置にも活用できるでしょう。サーバーを設置する手間がなく、低コストで導入できる、場所を選ばず利用できるといった使い勝手の良さからもニーズが高まっています。

1-1. クラウド型とオンプレミス型の違い

人事システムの導入形態には、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型は、インターネット上のサーバーを利用するため、コストが安く、導入から運用までの時間がかかりません。インターネット環境があればアクセス可能で、リモートワークにも対応できます。システムの更新を自社で行う必要がないため、専門的な知識は必要なく扱いやすいというメリットがあります。

オンプレミス型は、社内に専用サーバーを導入しシステムを構築するので、初期費用が高額になるケースも多いでしょう。セキュリティ面での安全性と必要な機能をカスタマイズできるといったメリットがありますが、システムの運用・保守のために社内に担当者を置く必要があります。

2. クラウド型人事システムでできること

クラウド型人事システムの特徴としては、インターネット環境があれば場所を選ばず利用できる、人事情報を一元管理できる、適切な人事評価ができる、といった点が挙げられます。それぞれ順番に見ていきましょう。

2-1. 場所を選ばず利用できる

クラウド型人事システムは、インターネット環境があれば、場所を選ばず利用できます。リモートワークにも対応し、出張先からでもアクセスして操作することが可能です。

2-2. 人事情報を一元管理できる

クラウド型人事システムを導入することで、従業員の基本情報はもちろん給与や勤怠の管理もできます。また、従業員のスキルや実績、適性などさまざまな項目を管理・把握し、分析したデータを用いて戦略的な人材配置に活用できるといった特徴もあります。

2-3. 適切な人事評価ができる

クラウド型人事システムは、客観的な指標で人事評価をすることが可能です。評価担当者による評価の偏りがなくなり、公平でより適切な評価をすることができます。システムを利用することで、人事評価の不透明さがなくなり、従業員のモチベーションアップにもつながるでしょう。

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3. クラウド型人事システムを導入するメリット

クラウド型人事システムを導入することには、人事業務を効率化できる、導入までの時間が短い、低コストで導入できる、自動的にバックアップされる、法改正に自動対応できる、といったさまざまなメリットがあります。それぞれのメリットについて見ていきましょう。

3-1. 人事業務を効率化できる

クラウド型人事システムの導入により、人事業務の効率化が図れるというメリットを得られます。とくに雇用形態が違う従業員の人事管理は、形態によって取り扱いが異なり、業務が複雑化しやすい傾向があります。システムを導入することで、人為的ミスの削減や人事管理にともなう労力の削減が可能になるでしょう。

3-2. 導入までの時間が短い

クラウド型人事システムは、すでに完成されているシステムを利用するため、導入までの時間が短いというメリットがあります。ソフトをダウンロードする必要がなく、導入が簡単でスムーズに利用開始できます。

3-3. 低コストで導入できる

クラウド型人事システムを導入する際は、社内でサーバーを用意する必要がないため、導入時のコストを抑えられるというメリットもあります。また、メンテナンスやアップデートは、システムの提供会社に一任できるので、運用時のランニングコストも抑えられるでしょう。

3-4. 自動的にバックアップされる

データが自動的にバックアップされることも、クラウド型人事システムのメリットのひとつです。作業後にデータを保存し、定期的にバックアップを取る必要はありません。操作ミスによってデータが消失することを防げるので、安心して使用できます。

3-5. 法改正に自動対応できる

クラウド型人事システムでは、法改正の内容に対応したアップデートが自動で行われます。法改正のたびに自社でシステムの更新作業をする必要がないので、業務がストップすることなく利用できます。

4. クラウド型人事システムを導入するときの注意点

クラウド型人事システムにはさまざまなメリットがありますが、導入を検討する際に注意するべき点もあります。導入する目的や必要な機能を明確にすること、システムの扱いやすさ、サポート体制が整っているか、といった点には注意しなければなりません。それぞれの注意点の詳細は、以下のとおりです。

4-1. 目的や必要な機能を明確にする

クラウド型人事システムは、サービスによってさまざまな機能があるため、目的や必要な機能を明確にしておくことが大切です。「何を効率化させたいのか」「どんな機能が必要なのか」を明確にすることで、自社に合ったシステムを選択できるでしょう。

4-2. システムの扱いやすさ

実際に使用する担当者にとって、システムの扱いやすさは重要な要素です。人事評価に関する項目は、人事担当者以外も使用するケースがあります。誰にでも使えるシステムであるか、無料トライアルを積極的に活用し、操作性を確認してから導入を検討するとよいでしょう。

4-3. 外部ツールとの連携

クラウド型人事システムを導入する際に、すでに給与管理や、勤怠管理システムを導入している場合は、既存の外部ツールとの連携も確認しましょう。データの移行が可能かという点も確認しておくことをおすすめします。

4-4. サポート体制が整っているか

長く使用するものなので、サポート体制について確認しておくことが大切です。導入時には自社に合わせたカスタマイズや設定が必要になるため、導入研修の有無もポイントになります。導入後もシステムの不明点や問題が発生したときに、どのような形でサポートが受けられるのかを確認しておきましょう。

5. 自社に最適なクラウド型人事システムの導入を検討しよう！

今回は、クラウド型人事システムについて、導入するメリットや注意点などを解説しました。クラウド型人事システムは、インターネット上で人事業務を一元管理するシステムです。働き方が多様化した今、人事担当者の業務内容は多岐に渡り、人事業務を効率化する必要があります。導入する目的や必要な機能を明確にし、自社に最適なシステムの導入を検討しましょう。