正しいフィードバックの方法とは?意識したいポイントをわかりやすく解説

ビジネスシーンにおいて、「フィードバック」はとても重要です。

しかし、その適切な方法や効果については、意外と理解できていない方も多いのではないでしょうか。

本記事では、フィードバックの正しい意味や方法について紹介するとともに、適切なフィードバックをおこなうことで得られる効果やフィードバックを実施する際の注意点についてわかりやすく解説します。

「部下とフィードバック面談をする」「マネジメント層向けの研修でフィードバックについて取り扱う」といった際の参考にしていただければ幸いです。

1. そもそもフィードバックとは

フィードバックとは、「目標を達成するために行動した結果やその評価について、行動した主体者に具体的な言葉で伝え、次の行動に反映させること」を言います。

上司・部下間や顧客・消費者間など、ビジネスの様々な場面で活用されており、フィードバックがあることで、行動の主体者は次の行動を調整したり改善したりすることができます。

「フィードバック」と「フィードフォワード」の違い
フィードバックと似た表現に「フィードフォワード」という表現がありますが、両者の意味・役割は異なっております。フィードバックは過去に取り組んだことの結果に対して改善を促したり評価をしたりしますが、フィードフォワードは将来や今後の目標に対して「できること」「やるべきこと」を話し合うことを意味しています。

2. フィードバックの目的・効果

適切なフィードバックをおこなうことで、円滑な業務遂行、新たな視点獲得、仕事のパフォーマンス向上などにつながり、目標達成に向けたさまざまな効果が期待されます。

ビジネスシーンでのフィードバックの目的・効果をまとめると、以下4点になります。

  1. 人材育成
  2. 社員のモチベーション・エンゲージメントの向上
  3. アウトプットの最大化による業務能力向上
  4. 組織の目標達成

<1>人材育成

上司が部下の課題・悩みを把握し、改善に向けた取組みを促すことで、部下の育成・成長につなげていくことが可能となります。

人材育成という社員教育的な観点からの定期的なフィードバックは、ビジネスシーンにおいて一般的なフィードバックと言えるでしょう。

<2>社員のモチベーション・エンゲージメントの向上

定期的なフィードバックを実施することで、部下の行動に対して適切な評価をすることが可能となります。

上司・部下の間に信頼関係ができることで、仕事への意欲は高まることが考えられます。

また、適宜フィードフォワードを混ぜていくことで、さらに高い目標に向かうモチベーションを生み出すことができます。

<3>アウトプットの最大化による業務能力向上

定期的なフィードバックをおこなうことで、フィードバックを用いたPDCAを回すことが可能となり、常に改善に向けた取組みを実施している状態を作ることができるようになります。

結果として、フィードバックを受けた部下のアウトプットが高まり、業務能力の向上につながります。

<4>組織の目標達成

部下の業務の進捗管理に加えて、部下の行動やモチベーションをよりベストな状態へ導くことで、組織内の目標を達成する確度を高めていくことができます。

また、組織の目標を達成するためには、顧客からのフィードバックも真摯に受け止めて、次に取るべきアクションを調整・改善する必要があります。

3. フィードバックが注目される背景

フィードバックは個人の成長・育成を促進させるだけなく、組織開発に対しても有効的な手段として注目されています。

背景として挙げられるのは、次の5つです。

<1>人材の多様化
外国人労働者、非正規雇用者、女性の社会進出などの人材の多様化が進んだことで組織の一体化の確保が難しくなりました。

<2>管理者層の若年化
管理者になるための十分な準備期間がなく、若くして突然管理職に昇進することで部下への指導力が低い社員が増えました。

<3>多忙さによる部下育成の欠如
経営効率化のために管理者層一人ひとりの仕事範囲が広がり、部下の数も増えたことで部下への育成に手が回らなくなりました。

<4>プレイングマネージャーの増加
現在の管理者層はプレイングマネージャーとしての役割を担っている人が多く、部下一人ひとりときちんと向き合う時間が減りました。

<5>価値観の変化
若年層の組織への帰属意識の低下や各ハラスメントに対する意識が上がったことを受け、育成の難易度が上がっています。

このように多くの企業では様々な要因によって「人材育成に課題」を抱えている状況に陥っています。こうした課題を解決する手段として、正しいフィードバックをおこなうことが有効とされています。

具体的には組織内で上司が部下に対して適切なフィードバックを実施することで、部下は自分自身の現状課題を認識できます。

その課題解決のために行動を起こし、その行動に対して再フィードバックを受けることで次に取るべき行動を調整でき、部下の成長が促されます。

フィードバックを出発点としたPDCAを組織内で作り出すことで、上司・部下間のコミュニケーションが活発になり、信頼関係を構築していくことができるのです。

また、これに加えて、自由闊達な組織風土が形成されることで一人ひとりが働きやすい組織を作ることも可能です。

4. フィードバックの種類・方法

それでは、フィードバックは具体的にどのようにおこなえば良いのか、フィードバックの具体的な種類や方法についてご紹介します。

フィードバックの種類

ビジネスシーンにおけるフィードバックの種類は大きく分けて2つに分類されます。

ポジティブフィードバック

ポジティブフィードバックとは部下の行動や言動に対して、前向きな表現を使ってフィードバックを返し、部下の成長を促す手法です。

否定的な表現を控えることで、部下自身の自己肯定感・意欲・自発性を高めて、迅速な成長を狙うことが可能です。

ネガティブフィードバック

ネガティブフィードバックとは部下の行動や言動に対して、あえて否定的な表現を使ってフィードバックを返す手法です。

ポジティブフィードバックとは対極にあり、相応しくないと勘違いされますが、あえてネガティブな表現で返すことにより、何が問題なのかを部下自身が自分の頭で考える力および状況打破する力を身につけさせることが可能です。

部下の成長・育成を促したいのであれば基本的にはポジティブフィードバックを用いることがよいでしょう。反対に、ネガティブフィードバックはリーダー・幹部候補などの主体性や創造力が求められる人材に対する育成に用いることをおすすめします。
ネガティブフィードバックは、実施対象者をよく見極めなければマイナスな影響を及ぼすため注意が必要です。

フィードバックの方法

フィードバックを用いるのに適切なタイミングや場としては、以下の3つが効果的だといえます。

  • プロジェクト単位や業務施策の振り返り
  • 人事評価
  • 1on1面談

また、このようなタイミングで取ることのできるフィードバックの具体的な方法は、次のようなものがあります。

サンドイッチ型フィードバック

フィードバックの中でも一番知られている方法で、「肯定(褒める)→否定(改善点の指摘)→肯定(褒める)」の順におこないます。

ここで、行動の主体に最も伝えたいことは否定(改善点の指摘)となりますが、否定から入ってしまうとモチベーションが低下する恐れがあります。

悪影響を最小限に抑えるために、否定の間に肯定をおこなうことで納得感を持たせやすくなります。

ストラテジー型フィードバック

ストラテジー、つまり戦略を持ってフィードバックをする方法です。

フィードバック相手には感情があり、一人ひとり性格も異なります。そのため相手の思考や好みを見極め、それぞれの相手に合った戦略を立ててフィードバックを実施することも必要です。

信頼関係を構築することで、次に取るべき行動の変化を促進させることが可能となります。

5. 正しいフィードバックをおこなうためのポイント

ここまでで、具体的なフィードバックの方法について説明しましたが、さらに正しいフィードバックをおこなうためのポイントについてご紹介します。

<1> 「ティーチング」「コーチング」を区別する

組織内でのフィードバックを行う際に気をつけておきたいことは、「ティーチング」と「コーチング」の違いを理解してきちんと区別して活用することです。

ティーチング
部下が仕事で必要としている指示やスキルの答えを教えるように直接的な指導をすることをいいます。
コーチング
部下が目標達成するために本人自らが答えにたどり着くまで傾聴しながら導きだすように間接的なサポートをすることをいいます。
 

これら2つを対比させながらまとめると以下の通りです。

 

ティーチング

コーチング

目的

業務遂行に必要な知識やスキルを直接指導し、部下の知識やスキル向上に繋げる

部下自らが答えを導き、結果として自身の成長やモチベーションUPに繋げる

手法

伝える,教える,手本を見せる

質問,傾聴,引き出す

対象者

  • 知識や経験が少ない人
  • 受動的な人
  • 成長意欲の低い人
  • 一定の知識や経験のある人
  • 能動的な人
  • 成長意欲の高い人

メリット

  • 同時に多数の人に教えられる
  • 即効性が期待できる
  • 効率的な指導が可能
  • 物事の本質を捉えられる
  • 主体性を育める
  • 自己解決能力が向上する

デメリット

  • 指導者のスキルや経験に左右
  • 部下がより受動的になる
  • モチベーションUPしない
  • 一定時間を要する
  • 個別指導しかできない
  • 指導者の引き出す能力に左右

適した内容

  • 作業手順
  • PCスキル
  • 業界の知識
  • 自らの考えを形にする仕事

適したフィードバックを実施するためには部下の特徴によってティーチングとコーチング、それぞれのスキルを使い分けることが重要になります。

そのため、正しく違いを理解するようにしましょう。

<2> フィードバックで注意すべき4つのポイントを意識する

フィードバックは、むやみやたらに実施すれば良いというわけではありません。

効果的なフィードバックを実施するためには注意しなければならないポイントがあります。

①タイムリーに伝える

フィードバックは部下が行動した後、できる限り早いタイミングで実施するようにしましょう。

時間が空いてしまうと状況が変わったり、部下の記憶も曖昧になったりするので、タイムリーに伝えることがベストです。

②部下の能力を加味する

適切なフィードバックを実施したとしても、受け手側の部下に能力が無く理解が乏しい場合は効果を発揮しづらくなります。

部下の能力に合わせて達成可能な範囲のフィードバックを実施することが重要です。

③適切な表現で伝える

部下のモチベーションを上げて行動させるためには、適切な表現で伝えることが必要になります。

不適切な表現でや一方的なフィードバックをすることで、反対に部下のやる気を低下させてしまう可能性もあります。

④信頼関係を構築できているか

フィードバックでは改善点を指摘することになるため、信頼関係がなければ相手側は素直に受け取ってくれません。

フィードバックを実施する上でベースとなるのは、上司・部下間の信頼関係の構築であることを念頭に入れておきましょう。

<3> フィードバックを利用した、人事施策の事例をチェックする

最後に、企業の人事施策としてフィードバックを活用している事例をご紹介します。

もっとも代表的な事例は、Yahooが導入して注目が集まった「1on1ミーティング」です。

これは上司・部下間で定期的なミーティングをおこない、業務の目標管理や進捗管理のみならず、業務の課題や抱えている悩みを共有することで、部下の成長を促進させる人事育成手法です。

1on1ミーティングでは、先ほど紹介したティーチング・コーチングを部下によって使い分け、フィードバックのPDCAを回すことで部下の育成・成長に繋げていくことが可能となります。

6. まとめ

ビジネスシーンにおけるフィードバックの概要から適切な方法、その効果、実施時の注意点に至るまで詳細に解説してきました。

組織の活性化や人材育成の観点からもフィードバックの有用性は高まっており、人事施策にフィードバックの考え方を導入する企業も増えています。

ぜひ適切なフィードバックの方法について知り、今後の社内活性化に役立てていきましょう。

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