Web面接の案内メール内容や送り方のポイントを詳しく解説 |HR NOTE

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Web面接の案内メール内容や送り方のポイントを詳しく解説

  • 採用

コロナ禍以降非接触の面接方法として、最近企業への導入が進んでいるのが、インターネットを使ったWeb面接です。Web面接の案内を応募者に送付する際は、希望日程の聴取や、Web面接ツールの事前準備など、対面面接以上に必要事項を詳細に記載しなければいけません。

この記事では、採用担当者向けに、Web面接案内メールの基本構造や内容、送り方のポイントについて解説します。Web面接の案内メールは記載内容も多いため、早めの準備を心がけましょう。

1. Web面接案内メールの基本的な構成内容

Web面接の案内メールも、通常のビジネスメールの構造である「件名」「宛名」「挨拶」「名乗り」「要旨」「本文」「結び」「署名」を記載することに変わりはありません。

しかしながら、下記のように、「Web面接の案内である」とすぐに認識できる件名や内容にするようにしましょう。

  • 件名:Web面接とわかる内容にする
  • 宛名:個別送信か一斉送信かに注意する
  • 挨拶と名乗り
  • 要旨:Web面接の案内であることを手短に伝える
  • 本文1:Web面接の日時を調整する
  • 本文2:Web面接で使うツールと面接方法を記載する
  • 本文3:Web面接の注意事項を記載する
  • 本文4:通信切断時の対応方法と緊急連絡先の明記
  • 結びと署名

Web面接案内メールの基本的な構造と、各項目で必要な記載内容について解説します。

件名:Web面接とわかる内容にする

件名は下記のように、すぐに「面接の案内である」とわかるような、シンプルなものにしましょう。

 

【株式会社○○】Web面接のご案内
【要確認】Web面接の日程のお知らせ:株式会社○○
一次選考結果およびWeb面接のご案内

件名に会社名や日時、重要であることを記載するなど、たくさんのメールのなかでもすぐにで重要度が理解できる工夫をしましょう。

宛名:個別送信か一斉送信か注意する

メール冒頭には、宛名を記載しましょう。書き方は個別送信か、一斉送信かにより異なります。

<個別送信の場合>

 

新卒者向け:正式な大学名、学部、学科、氏名、敬称の順で記載する
転職者向け:氏名と敬称のみ記載する

<一斉送信の場合>

 

新卒者向け:学生の皆様、など
転職者向け:応募者各位、など

また、「各位」は敬称の意味が含まれる言葉です。「応募者様各位」「各位様」のような使い方はしないため、注意しましょう。

なお、Web面接の案内メールは個別送信するのが基本ですが、会社説明会や集団面接などの場合に一斉送信を使うこともあります。この際は、応募者同士に連絡先がわからないよう、Bccを使いましょう。

挨拶と名乗り

冒頭では挨拶をしたうえで、送信者が誰かを名乗りましょう。

<挨拶と名乗りの例>

 

お世話になっております株式会社○○採用担当でございます。
はじめまして、株式会社○○人事課○○と申します。

挨拶は「お世話になっております」や「はじめまして」で問題ありません。名乗りについては、会社名と担当部署を明記のうえ、担当者が決まっている場合は氏名まで記載すると、応募者にわかりやすいでしょう。

要旨:Web面接面の案内であることを手短に伝える

要旨では、Web面接の案内であることを手短に記載しましょう。また、そのうえで、採用試験に応募してくれたことの感謝や、面接に参加して欲しいことも書き添えると良いでしょう。

<挨拶の例>

この度はご多忙のなか、弊社採用試験にご応募いただきまして、誠にありがとうございます。書類選考の結果、○○様にはぜひ、Web面接を受けていただきたいと考えております。

これらを記載したうえで、本文でWeb面接の詳細を伝えましょう。

本文1:Web面接の日時を調整する

本文では、先にWeb面接の日時を調整しましょう。日程調整では、応募者から日時を提示してもらうパターンと、面接側から日時を提示するパターンがあります。面接側から日時を提示する場合には、複数の候補を記載するとともに、日程調整ができることも合わせて記載するなど、都合がつかないことを理由に面接を辞退する応募者を減らす工夫も必要です。

<応募者から提示する場合の記載例>

早速ではございますが、面接の日程調整ができればと思います。
平日10:00開始〜20:00終了の時間帯で、面接可能な日程を3つほどご提示ください。
○月○日(○)○:○~○:○の形式で記載をお願いします。

<面接側から提示する場合の記載例>

早速ではございますが、面接の日程調整ができればと思います。
下記日時をご確認のうえ、希望日を本メール宛にご返信ください。

・6月1日(火)10:00~10:30
・6月2日(水)13:00~13:30
・6月4日(金)17:30~18:00

上記日程で都合が悪い場合は、お手数ですが候補日を3つほどご提示ください。

 

本文2:Web面接で使うツールと面接方法を記載する

Web面接で使うツールと、面接方法を記載しましょう。URLやPWを先に送付できる場合は、合わせて記載することをおすすめします。面接日の前日などにURLを送付する場合は、その旨を記載しましょう。

弊社ではWeb会議システム「○○」を使用しWeb面接を実施しています。
面接開始5分前に、下記URLをクリックして面接ルームにご入室をお願いします。

URL:https://*****
PW:*****

 

本文3:Web面接の注意事項の明記

Web面接にあたり、下記のように、事前に必要な作業や当日あると良いものがあれば記載するとよいでしょう。

  • 事前に必ず準備が必要なものを案内(カメラとマイク付きのPCなど)
  • ツールのインストールが必要な場合はその旨も記載する
  • 当日あると便利なもの(イヤホンマイク、Webカメラなど)
  • スマホやタブレットは使用して良いか
  • 当日までに動作テストをしてほしいこと

Web面接で応募者が疑問に思うことは、先にまとめて記載すると親切です。

本文4:通信切断時の対応方法と緊急連絡先

Web面接当日、通信トラブルがあった際の対応方法と、緊急連絡先を本文の最後に記載しましょう。

通信トラブルがあった際は下記≪緊急連絡先≫に記載の電話番号よりご連絡いたします。○○様からは連絡をせず、着信があるまでお待ちください。

≪緊急連絡先≫
担当:○○
電話番号:000-000-000
メール:×××@×××.com

 

結びと署名

最後に、結びの挨拶と署名を記載しましょう。結びの挨拶では応募者のWeb面接への不安を和らげ、面接当日を楽しみにしていることを記載すると良いでしょう。署名は「企業名」「部署名」「担当者名」「電話番号」「メールアドレス」「HP」などを記載しましょう。ビジネスメールで普段使っているものがあれば、そちらをそのまま使って問題ありません。

 

Web面接で何か不安なことなどございましたら、お気軽に弊社担当までご連絡ください。
それでは、当日は○○様とお話できることを楽しみにしています。

2. Web面接の案内メールを作成する際の注意点

Web面接の案内メールを作成する際は、下記3つの点に注意しましよう。

  1. 余裕を持って作成する
  2. 面接方法を明確にする
  3. 返信が必要な場合は期限を設ける

Web面接では、利用ツールの説明や面接日の設定など、対面での面接以上にメール本文に記載する内容が多くなります。そのため、時間に余裕を持って案内メールの準備をしましょう。

2-1. 余裕を持って作成する

Web面接の案内メールは余裕を持って作成しましょう。対面面接以上に本文に記載する内容が多くなるため、作成後に見直しをする時間も設けるとなお良いでしょう。

また、面接日時の確認では、応募者から返信をしてもらわなければいけません。メール連絡が遅いと、それだけ応募者の日程が埋まってしまう可能性もあります。できるだけ早めの対応を心がけましょう。

2-2. Web面接の方法を明確に記載する

Web面接といっても下記のようにさまざまな方法があります。

  • 個人面接
  • 集団面接
  • グループディスカッション

もし、集団面接やグループディスカッショなど、個人面接以外の場合は、事前にメール本文に面接方法を記載すると、応募者も安心して面接を受けられるでしょう。また、当日、面接官が複数名いる場合はそのことも記載しておくと良いでしょう。応募者がWeb面接に不慣れなことも想定し、事前に提供できる情報は漏れなく明記しておきましょう。

2-3. 返信が必要な場合は期限を設ける

面接希望日の確認など、応募者からメール返信が必要な場合は、返信期限も明記しておきましょう。

期限が書いていないと、応募者からの返信が遅くなる可能性があります。また、期日を明記することで、万が一、返信がない場合は督促もしやすくなるためです。

返信メールを元にWeb面接の日程を組み立てる必要もあるため、返信期限は余裕を持った日時を設定するようにしましょう。

3. Web面接の案内メールを送るときのポイント

Web面接では当日だけでなく、応募者がツールの動作確認など、事前準備をするときにもトラブルが起こる可能性があります。そのため、不測の事態も見越して、案内メールに必要事項を記載するとよいでしょう。

  1. Web面接ツールの詳細を案内する
  2. Web面接に適した環境を提示する
  3. トラブル発生時の対応方法も明記しておく

など、メールを送るときのポイントを解説します。

3-1. Web面接ツールの詳細を案内する

Web面接ツールはさまざまなタイプがあるので、使用するツールを案内するときは、略称を使わず正式名称で記載しましょう。また、使用方法も合わせて明記すると良いでしょう。

もし、案内メール本文に記載すると文章が長くなってしまう場合、インストール方法や利用方法を記載した、「利用マニュアル」を別に用意し、メールに添付するとわかりやすいでしょう。

Web面接のおすすめツールについて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

3-2. Web面接に適した環境を提示する

Web面接のメリットの1つとして、場所や時間帯を選ばないため、多くの応募者と接触ができることがあげられます。

だからといって、応募者が極端に暗い部屋や周りがうるさい場所、ネットワークが不安定な場所などから参加した場合、Web面接の実施に支障をきたすことがあります。応募者にはあらかじめWeb面接に適した環境を提示し、滞りなくWeb面接ができる環境を用意してもらうよう、伝えておくことをおすすめします。

3-3. トラブル発生時の対応方法も明記しておく

面接当日の接続トラブルだけでなく、システムがインストールできないなど、応募者の事前準備の際に発生すると思われるトラブルの対処方法も、メールに明記しておくとよいでしょう。応募者のなかには、ITツールに不慣れな人もいます。当日以外のトラブルの対処方法も別添などにまとめて記載しておくと、応募者は安心してWeb面接を受けられるでしょう。

4. Webの案内メールは必要事項を詳細まで漏れなく記載しよう

Web面接の案内メールは、希望日時の確認や利用ツールの詳細、事前準備のやり方など、対面面接以上に記載内容が多岐にわたります。そのため、必要事項は漏れなく、詳細までしっかりと記載しましょう。とくにWeb面接の方法や注意事項は、本文を何名かで読み直して、応募者に理解できるか確認してから送付するとよいでしょう。

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