離職票の発行の流れとは？離職証明書・退職証明書との違いや書き方、義務について解説！

従業員が退職する場合、会社は雇用保険、健康保険、厚生年金、住民税に関係する書類の提出をする必要があります。また、退職者から離職票や退職証明書の発行を求められたら、速やかに対応しなければなりません。本記事では、離職票の発行の義務や流れ、離職証明書の書き方についてわかりやすく解説します。

1. 離職票とは？

離職票（雇用保険被保険者離職票）とは、退職した従業員が基本手当（いわゆる失業手当）の受給申請のため、ハローワークに提出する書類です。退職者本人に離職票を求められた場合、ハローワークから離職票を受け取り、退職者本人に交付しなければなりません。ここでは、離職票の種類や、離職票と離職証明書・退職証明書の違い、離職票の発行義務について詳しく紹介します。

1-1. 離職票の種類

離職票には「雇用保険被保険者離職票-1」と「雇用保険被保険者離職票-2」の2種類があります。それぞれ「離職票-1」「離職票-2」と略して呼ばれることが多いです。

離職票-1には、退職者の被保険者番号や資格取得年月日、離職年月日、氏名・年齢・性別・生年月日などの基本情報、事業所の内容などが記載されます。

引用：雇用保険の具体的な手続き（雇用保険被保険者離職票-1）｜ハローワーク

離職票-2には、離職理由や離職前の賃金状況などが記載されます。離職理由は大きく「会社都合」「自己都合」に区分され、失業手当の給付に大きな影響を与えます。

引用：雇用保険の具体的な手続き（雇用保険被保険者離職票-2）｜ハローワーク

1-2. 離職票と離職証明書や退職証明書の違い

離職票とよく似たものに「離職証明書」と「退職証明書」があります。離職証明書（雇用保険被保険者離職証明書）とは、従業員が退職した場合に、会社がハローワークに提出する書類です。会社は従業員が退職した際、資格喪失届（雇用保険被保険者資格喪失届）と離職証明書をハローワークに提出しなければなりません。なお、離職証明書は、3枚1組の複写式帳票となっています。

退職証明書とは、会社が従業員の退職を証明する書類です。公的機関に提出するものではなく、退職者から申請があった場合に発行する書類で、特別に決まったフォーマットはなく、公文書に該当しません。なお、労働基準法第22条により、労働者が退職証明書を請求した場合、会社は遅滞なく交付する義務があります。退職証明書において、会社が証明すべき主な事項は、次の通りです。

ただし、労働者が請求していない事項の記入は禁止されています。退職証明書は請求があれば何度でも発行しなければなりませんが、退職日から2年以上が経過している場合、会社は退職証明書を発行する義務はありません。

（退職時等の証明）
第二十二条　労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。

引用：労働基準法第22条一部抜粋｜e-Gov

「離職票」「離職証明書」「退職証明書」の意味や違いをまとめると、次の表の通りになります。

	離職票	離職証明書	退職証明書
正式名称	雇用保険被保険者離職票	雇用保険被保険者離職証明書	特になし
概要	退職者が失業手当の申請をするための書類	離職票を発行してもらうための書類	従業員の退職を証明する書類
発行元	ハローワーク	会社	会社
提出先	（会社から）退職者	ハローワーク	退職者

それぞれの違いを正しく理解して、適切なタイミングで発行するようにしましょう。

関連記事：雇用保険被保険者離職証明書の書き方や注意点を紹介

1-3. 離職票の発行義務

離職票の発行義務が生じるのは、次の2つのケースです。

• 退職者が離職票の発行の請求をおこなった場合
• 退職者が59歳以上に該当する場合

雇用保険法第73条第3項により、退職者が必要な給付を受けるため、離職票を求めた場合、企業は離職票の発行義務が生じます。なお、退職者が請求したかどうかに関係なく、資格喪失届は提出しなければならないので注意が必要です。また、雇用保険法施行規則第7条第3項により、退職者が59歳（離職する日を基準）以上に該当する場合、退職者が請求したかどうかに関わらず、離職票の発行義務が発生します。離職票の発行義務を法律の観点から理解して、正しく手続きをおこないましょう。

離職した者は、厚生労働省令で定めるところにより、従前の事業主又は当該事業主から徴収法第三十三条第一項の委託を受けて同項に規定する労働保険事務の一部として求職者給付の支給を受けるために必要な証明書の交付に関する事務を処理する労働保険事務組合に対して、求職者給付の支給を受けるために必要な証明書の交付を請求することができる。その請求があつたときは、当該事業主又は労働保険事務組合は、その請求に係る証明書を交付しなければならない。

引用：雇用保険法第73条第3項｜e-Gov

３　事業主は、第一項の規定により当該資格喪失届を提出する際に当該被保険者が雇用保険被保険者離職票の交付を希望しないときは、同項後段の規定にかかわらず、離職証明書を添えないことができる。ただし、離職の日において五十九歳以上である被保険者については、この限りでない。

引用：雇用保険法施行規則第7条第3項｜e-Gov

1-4. 離職票や離職証明書の発行時期・発行期限

離職票発行のもとになる離職証明書は、雇用保険法施行規則第7条により、「被保険者でなくなった日の翌日から起算して10日以内」に発行し、ハローワークに提出しなければなりません。たとえば、退職日を3月31日とすると、被保険者でなくなった日（4月1日）の翌日の4月2日から起算して10日目の4月11日までに提出する必要があります。

ハローワークから離職票が発行された後、郵送などで退職者の手元に届くまでにはさらに日数がかかることになります。会社からの提出が遅れた場合、そのまま退職者への離職票の交付が遅れ、退職者の失業手当受給に不利益が生じることになります。離職証明書はできるだけ早期に準備を整えて、速やかにハローワークに提出しましょう。また、退職時には、離職票の発行だけでなく、雇用保険や健康保険などの資格喪失届の提出も必須で、退職者が転職先で雇用保険に加入できない事態が起きないよう、忘れずに手続きすることが大切です。

（被保険者でなくなつたことの届出）
第七条　事業主は、法第七条の規定により、その雇用する労働者が当該事業主の行う適用事業に係る被保険者でなくなつたことについて、当該事実のあつた日の翌日から起算して十日以内に、雇用保険被保険者資格喪失届に労働契約に係る契約書、労働者名簿、賃金台帳、登記事項証明書その他の当該適用事業に係る被保険者でなくなつたことの事実及びその事実のあつた年月日を証明することができる書類を添えてその事業所の所在地を管轄する公共職業安定所の長に提出しなければならない。

引用：雇用保険法施行規則第7条（一部抜粋）｜e-Gov

2. 離職票はいつ必要になる？

離職票はいつ必要になるのかを把握することで、離職票の重要性を理解し、スムーズな手続きにつなげることができるようになります。ここでは、いつ離職票が必要になるのか、必要性の有無について紹介します。また、退職証明書の必要性についても解説します。

2-1. 離職票の目的

離職票は、失業手当の受給資格があるかどうか確認する際に必要になります。退職者は所轄のハローワークに赴き、求職の申し込みをおこなったうえで、離職票を提出し、受給資格の有無の確認後、失業給付がおこなわれるようになります。つまり、離職票がいつ必要になるかというと、「退職者が失業手当の申請をおこなう時点」です。会社の離職証明書の提出が遅れると、離職票の発行に遅れが生じ、失業手当の申請にも遅れが発生する恐れがあるので、速やかに手続きをおこなうようにしましょう。

2-2. 退職者の転職が決まっていれば不要

退職者の転職が決まっており、退職日から転職日までに時間が空かないのであれば、退職者は失業手当を受けることができません。そのため、退職者に離職票が発行されなくとも、大きな問題が生じることは少ないでしょう。ただし、退職後に転職することを辞退するなどの可能性も考えられます。退職者が転職予定であったとしても、退職者から離職票の発行請求があったら、スピーディーに手続きをしましょう。

2-3. なぜ退職証明書は必要？

離職票や離職証明書の必要性は理解できたけれど、退職証明書の重要性がわからないという人もいるかもしれません。退職後、国民健康保険や国民年金保険に加入する場合、通常、離職票で手続きすることになります。しかし、離職票が届くまでに時間を要するケースもあります。その場合、離職票の代わりに退職証明書で手続きが可能です。また、社会保険の二重加入などを避けるため、転職先が従業員に退職証明書を求めるケースもあります。このように、退職者にとって退職証明書も重要な書類になるので、正しく発行するようにしましょう。

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3. 離職票の発行までの流れ

離職票や離職証明書の必要性について理解できた後は、離職票の発行までの流れを正しく把握して、スムーズに手続きできるようにすることが大切です。ここでは、離職票の発行までの流れについて詳しく紹介します。

3-1. 会社が退職者に離職票の発行の必要性を確認する

まず会社側は退職者に離職票の発行が必要かどうか、在籍中に確認しておきましょう。従業員は離職票の重要性について理解していない場合も多いため、離職票が失業手当の申請に必要になることも周知しておくことが大切です。

3-2. 会社がハローワークに離職証明書を提出する

退職者が離職票を必要としていることが理解できたら、離職証明書を作成して、ハローワークに申請しましょう。なお、離職証明書を提出する際、次のような退職までの賃金支払状況や、離職理由を確認できる書類が必要になります。

離職票が不要な場合も、資格喪失届をハローワークに提出しなければならないので注意が必要です。あらかじめ提出先や提出方法、必要書類を理解しておくと、提出期限までにスムーズに手続きすることができます。

3-3. 会社はハローワークから離職票の交付を受ける

ハローワークは提出された離職証明書を審査し、記載内容に問題がなければ、離職票を発行します。離職票はハローワークから会社に交付されます。直接退職者に交付されるわけではないので注意が必要です。

3-4. 会社が退職者に離職票を送付する

退職者の離職票が会社に届いたら、速やかに退職者に送付しましょう。離職票を届ける方法には、直接会社に来てもらう方法や、郵送で送付する方法が考えられます。郵送の場合、トラブルを防止するため、追跡が可能な方法で送付しましょう。

関連記事：雇用保険被保険者資格喪失届の書き方を項目ごとに詳しく解説

4. 離職票を発行するための離職証明書の書き方

引用：雇用保険被保険者離職証明書（用紙左側部分）の記入例｜厚生労働省
引用：雇用保険被保険者離職証明書（用紙右側部分）の記入例｜厚生労働省

ハローワークに離職票を発行してもらうためには、離職証明書を記入し提出する必要があります。

項目	書き方のポイント
1. 被保険者番号	「1.」～「6.」は機械的に記入できる項目です。
2. 事業所番号
3. 離職者氏名
4. 離職年月日
5. 事業所の名称・所在地・電話番号
6. 離職者の住所または居所
7. 離職理由	離職理由は6つに大分類され、さらに20のパターンに区分されています。 【離職理由の大分類】 事業所の倒産等によるもの 定年によるもの 労働契約期間満了等によるもの 事業主からの働きかけによるもの（解雇、希望退職募集、退職勧奨など） 労働者の判断によるもの（自己都合退職など） その他 事業主は20のパターンのどれに該当するか判断し、離職者本人がその判断に異議があるかないかを記入します。（離職者本人の確認後、「16.」に署名・捺印をします。）
8. 被保険者期間算定対象期間	退職前2年間の中から被保険者期間6カ月分を記入します。一般被保険者と高年齢被保険者（65才以上）はA欄に、短期雇用特例被保険者はB欄に記入します。 ※短期雇用特例被保険者：「4カ月以上の期間を定めて雇用され」かつ「週の所定労働時間が30時間以上」の者。スキー場や海の家などで働く季節的な雇用者。
9. 賃金支払基礎日数	正社員など月給制の場合は、休んだ日を含めた1カ月の歴日数を記入します。パートやアルバイトなど日給制、時給制の場合は、出勤日数に有給休暇日数を加えて記入します。対象期間内に、傷病、出産、会社休業、海外勤務などで30日以上賃金を支払っていない場合は、その該当月は期間と不支給事由を備考欄に記入します。
10. 賃金支払対象期間	賃金締切日翌日から締切日までを1段ずつに分けて、上から若い順に記入します。離職日以前2年間を記入しますが、完全月（例. 4月1日から4月30日）が6カ月以上あれば、それ以前の記入は省略できます。
11. 「10.」の基礎日数	月給制は全日数、日給制や時給制は出勤日数を記入します。
12. 賃金額	月給制はA欄に記入します。超過勤務手当の支払いが翌月の場合は、当月に入れます。通勤手当を複数月分払う場合は、月数で割りそれぞれの月に加算します。日給制、時給制、出来高給制の場合は、B欄に記入します。月決め手当と日給と両方ある場合は、ＡＢ欄に区別して記入し、ＡＢ欄の合計額を計欄に記入します。賃金は税金や社会保険料を引く前の金額です。また、臨時に支払われる賞与や退職金は、賃金に含まれません。
13. 備考	未払い賃金があれば記入します。
14. 賃金に関する特記事項	毎月決まって支払われる賃金のほかに、３カ月以内の期間ごとに支払われるものがある場合に、支給日、名称および支給額を記入します。なお、記入しない場合は斜線を引いてください。
15. 離職者本人の内容確認署名、捺印（「7.」を除く）	離職証明書の記載内容に間違いがないか、退職者本人が確認し、署名、捺印します。ただし離職理由（「7.」）については、「16.」の欄に署名、捺印します。
16. 離職理由の署名・捺印	「7.」の記入内容を退職者本人が確認し、署名・捺印します。

離職証明書の中で、最も重要な項目は「7. 離職理由」です。ハローワークは、離職理由をもとに「特定受給資格者（倒産や解雇など再就職の準備期間がないまま退職した場合に適用）」や「特定理由離職者（期間の定めのある雇用契約が更新されなかった場合などに適用）」に該当するか判断し、失業手当の給付日数を決定します。これらに該当するにもかかわらず自己都合退職とすると、失業手当で特別な扱いを受けられなくなるので注意が必要です。

5. 離職票の発行に関する注意点やポイント

離職票や離職証明書の手続きには、いくつかの注意点やポイントがあります。ここでは、離職票の発行に関する注意点やポイントについて詳しく紹介します。

5-1. 離職票の手続きは電子申請も活用できる

雇用保険の資格喪失届や離職証明書の手続きは電子申請によりおこなうことができます。電子申請であれば、24時間365日場所を問わず申請することが可能です。また、チェック機能が搭載されているので、人的ミスを防止し、業務を効率化することができます。電子申請は、「e-Govサイト」からおこないます。コスト削減や生産性向上の観点から、電子申請の導入も検討してみましょう。

5-2. 離職票を正しく発行しないと罰則の可能性あり

離職票の発行は会社の義務です。雇用保険法第83条第4項により、退職者から離職票の交付請求があったにも関わらず、手続きをおこなわなかった場合、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金の罰則が科せられる可能性があります。また、会社の社会的な信用を損なう恐れもあるので、法律に基づき正しく手続きすることが大切です。

第八十三条　事業主が次の各号のいずれかに該当するときは、六箇月以下の懲役又は三十万円以下の罰金に処する。
（省略）
四　第七十六条第三項（同条第四項において準用する場合を含む。）の規定に違反して証明書の交付を拒んだ場合
（省略）

引用：雇用保険法第83条第4項｜e-Gov

5-3. 助成金の受給に影響が出るケースもあり

ハローワークは、企業の常用雇用や正社員化を促進するため、助成金を支給する制度があります。「キャリアアップ助成金」「トライアル雇用助成金」は、解雇や会社都合を理由とした離職者がいると、助成金が受給できなくなります。助成金を受ける前後6カ月に事業主都合による解雇、退職勧奨があると、助成金の受給要件から外れるためです。

また、特定受給資格者（倒産や解雇など再就職の準備期間がないままの退職）に該当する退職者が、一定数以上いる場合も助成金の受給はできません。事業主が助成金の不支給を回避したいからといって、退職理由を意図的に自己都合退職に誘導すると違法になるので、決しておこなってはなりません。

6. 離職票の発行に関するよくある質問

ここでは、離職票の発行に関するよくある質問への回答を紹介します。

6-1. 離職票の再発行は可能？

引用：雇用保険被保険者離職票再交付申請書｜ハローワーク

退職者が離職票を紛失してしまうケースもあります。その場合、「雇用保険被保険者離職票再交付申請書」をハローワークに提出することで、離職票の再発行をすることができます。申請方法には「退職者本人が申請する」「退職者が会社を通して申請する」の2通りの方法があります。退職者本人が申請する場合、運転免許証やマイナンバーカード、住民票の写しなどの本人確認書類も提出しなければならないので注意が必要です。なお、離職票が損傷したことを理由に、再交付を受ける場合、損傷した離職票をハローワークに提出する必要があります。

6-2. 離職証明書の内容に関するよくあるトラブルとは？

離職票に関するトラブルで最も多いのは、離職理由に関係するものです。トラブルを未然に防ぐため、次のことを徹底するようにしましょう。

また、離職証明書に記入した賃金支払の数値は、算定の根拠を本人に丁寧に説明し、きちんと同意を得ることも重要です。

7. 離職票の発行手順を理解して正しく手続きしよう！

退職者から離職票の発行を求められたら、離職証明書をハローワークに提出して手続きをおこなう必要があります。離職票の発行は会社の義務であり、正しく手続きしなければ懲役や罰金といった罰則を受ける恐れもあります。離職票の発行の流れや提出期限を理解して、スムーズに手続きしましょう。