残業管理アプリを導入するメリットや選ぶときのポイントを解説 |HR NOTE

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残業管理アプリを導入するメリットや選ぶときのポイントを解説

  • 労務
  • 勤怠管理

退勤する男性

従業員の残業時間を管理するなら、残業管理アプリの導入がおすすめです。残業管理アプリは、残業時間の集計や残業代の自動計算、さらには残業の申請や承認など、さまざまな機能が揃ったツールです。残業管理アプリには人事担当者向けのものだけでなく、従業員向けのものもあります。残業管理アプリの主な機能を知り、自社に合ったツールを選びましょう。

本記事では、残業管理アプリを導入するメリットや選ぶときのポイントを解説します。

労働時間の集計のミスと工数を減らす方法とは?

タイムカードや出勤簿などで勤怠管理をしている場合、以下のような課題はないでしょうか。

・タイムカードの収集や打刻漏れ、ミスの確認に時間がかかる
・労働時間の集計に時間がかかる/ミスが発生しやすい
・労働時間をリアルタイムで把握できず、月末に集計するまで残業時間がわからない/気づいたら上限を超過していた

そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、勤怠管理システムです。システムであれば工数・ミスを削減して労働時間の集計ができるほか、リアルタイムで労働時間が把握できるため、残業の上限規制など法律に則った管理を実現できます。

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1. 残業管理アプリとは?

残業申請の書類を書く

残業管理アプリとは、従業員の残業時間を集計したり、残業の申請や承認を行ったりするツールを指します。アプリケーション形式で提供され、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末に対応しているのが特徴です。

残業管理アプリというと、「残業代アプリ」や「残業証明アプリ」など、従業員が残業代を計算し、企業に請求するためのツールを思い浮かべる方がいるかもしれません。ここでいう残業管理アプリは、勤怠管理システムと同様に、従業員の労務管理に使う人事担当者向けのツールを指します。勤怠管理システムにも残業時間を管理する機能はありますが、残業管理アプリは残業時間の集計や残業代の計算に特化した機能を持っているのが特徴です。

2. 残業管理アプリのメリット

四つ葉のクローバーを渡す手

2019年4月に働き方改革関連法が施行され(中小企業は2020年4月~)、時間外労働の上限規制が設けられました。残業時間の上限を守るため、残業管理アプリの導入を検討する企業が増えています。

残業管理アプリを導入するメリットは4つあります。

  • 残業時間の集計を自動化できる
  • 残業代を自動計算できる
  • 時間外労働の上限規制に対応できる
  • 残業の申請や承認を管理画面から行える

残業管理アプリがあれば、残業時間の集計や残業代の計算など、従業員の残業に関わる業務を効率化し、人事担当者の負担を軽減することが可能です。また、残業の申請や承認を行うためのツールとしても活用できます。

2-1. 残業時間の集計を自動化できる

勤怠管理の課題の一つが、「毎月の残業時間の集計に時間と労力がかかる」です。例えば、紙のタイムカードで勤怠管理を行っている場合、従業員のタイムカードを1枚ずつ確認し、残業時間を集計する必要があります。

残業管理アプリを導入すれば、残業時間の集計にかかる工数を大幅に削減することが可能です。残業管理アプリには、従業員の打刻データを元にして、残業時間を自動で計算する機能があります。残業管理アプリの管理画面から、毎月の残業時間をリアルタイムにチェックできるため、人事担当者の業務負担を大幅に減らせます。

2-2. 残業代を自動計算できる

また、集計した残業時間を元にして、残業代を自動計算することもできます。残業管理アプリ本体に給与計算機能が備わった製品もあれば、外部の給与計算システムに打刻データを連携し、残業代を計算する製品もあります。残業管理アプリの公式サイトや問い合わせ資料を確認し、給与計算機能の有無をチェックしましょう。

2-3. 時間外労働の上限規制に対応できる

働き方改革関連法が施行され、2019年4月から時間外労働の上限規制が始まりました。[注1]

残業時間の上限は、原則として月45時間・年360時間とし、臨時的な特別の事情がなければこれを超えることはできません。

時間外労働の上限規制に違反した場合、罰則(6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金)が科される恐れがあります。そこで役に立つのが、残業管理アプリのアラート機能です。残業管理アプリには、最新の法令に基づいて時間外労働時間や有給休暇の取得日数をモニタリングし、異常値を検出した際にアラートを飛ばす機能があります。残業管理アプリを使って残業時間を正確に管理することで、時間外労働の上限規制に対応可能です。残業管理アプリは定期的に改修やアップデートが行われているため、今後残業時間についての法改正が行われても安心です。

[注1] 厚生労働省「時間外労働の上限規制」

2-4. 残業の申請や承認を管理画面から行える

残業管理アプリによっては、人事労務管理のワークフロー機能(申請・承認を行う機能)が用意されています。例えば、残業の申請・承認、タイムカードの打刻修正の申請・承認、有給休暇の取得についての申請・承認が一例です。

残業管理アプリで残業の申請や承認を行う場合、以下のようなイメージとなります。

  1. 従業員が残業管理アプリにログインし、申請ページにアクセスする
  2. 残業の日付、開始時刻や終了時刻、申請理由などを入力する
  3. 管理者が管理画面にログインし、申請内容を確認する
  4. 申請内容に基づいて、残業申請の承認または棄却をする

紙の届出(残業届や残業申請書など)を作成する必要がないため、従業員が手軽に残業を申請できます。また、管理者もアプリの画面から承認・棄却を行えるため、業務負担が軽減されます。

3. 残業管理アプリの選び方

深夜に仕事する女性

残業管理アプリを選ぶときのポイントは以下の2点です。

  • 残業管理アプリの種類で選ぶ
  • 勤務形態ごとに残業計算の基準を設定できるものを選ぶ

残業管理アプリといっても、従業員向けのものから管理者(人事担当者)向けのものまで、さまざまな種類があります。残業時間の管理が目的の場合は、管理者向けのアプリを選ぶことが大切です。また、正社員やパート・アルバイトなど、勤務形態ごとに残業計算の基準を設定できるものを選びましょう。

3-1. 残業管理アプリの種類で選ぶ

アプリストアを見ると、残業代を計算するためのアプリ、残業の申請・承認を行うためのアプリ、さらには残業の証拠を残すためのアプリ(従業員向け)など、さまざまな残業管理アプリが公開されています。例えば、従業員向けの「残業管理アプリ」を導入しても、人事労務管理には役立ちません。まずは「自社が残業時間の管理でどのような課題を抱えているか」を考え、課題解決につながる残業管理アプリを選びましょう。

3-2. 勤務形態ごとに残業計算の基準を設定できるものを選ぶ

残業時間の計算といっても、通常の残業(時間外労働)や、休日の残業(休日労働)、残業時間が月60時間を超えた場合の残業(割増賃金が必要)など、さまざまな基準があります。しかし、企業によっては「原則、パート・アルバイトに残業をさせない」など、勤務形態によって適用される残業計算の基準が異なります。そのため、正社員、パート・アルバイト、派遣社員、契約社員など、勤務形態が異なる従業員ごとに残業時間の計算ルールを設定できるツールがあれば便利です。

勤怠管理アプリは、場所を問わずに打刻ができ、管理者も各従業員の正確な労働時間を把握することが可能です。勤怠管理システムが提供しているアプリを使用すれば、労働時間の自動集計やアラート機能を用いた労働時間の管理も可能となります。

本サイトでは、自社に合った勤怠管理システムを探すポイントや導入前のチェックシートをまとめた「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しています。こちらからダウンロードできますので、勤怠管理システムの導入も視野に入れている方はぜひご一読ください。

4. 残業管理アプリの機能や導入するメリットを知り、自社に合ったツールを選ぼう

社員の勤務時間を管理

残業管理アプリは、従業員の残業時間を管理するためのツールです。従業員向けの「残業代アプリ」や「残業証明アプリ」と違って、あくまでも人事担当者向けのツールを指します。残業管理アプリを導入すれば、残業時間の集計や残業代の計算、残業の申請や承認など、残業に関する業務を効率化できます。また、2019年4月からスタートした時間外労働の上限規制に対応する上で、大きな戦力となってくれるのが残業管理アプリです。人事部門の人手不足に悩む企業や、残業時間の集計にかかる労力を減らしたい企業は、残業管理アプリの導入を検討しましょう。

労働時間の集計のミスと工数を減らす方法とは?

タイムカードや出勤簿などで勤怠管理をしている場合、以下のような課題はないでしょうか。

・タイムカードの収集や打刻漏れ、ミスの確認に時間がかかる
・労働時間の集計に時間がかかる/ミスが発生しやすい
・労働時間をリアルタイムで把握できず、月末に集計するまで残業時間がわからない/気づいたら上限を超過していた

そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、勤怠管理システムです。システムであれば工数・ミスを削減して労働時間の集計ができるほか、リアルタイムで労働時間が把握できるため、残業の上限規制など法律に則った管理を実現できます。

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