勤怠の改ざんはどんな罪になるのか?従業員への対処についても解説 |HR NOTE

勤怠の改ざんはどんな罪になるのか?従業員への対処についても解説 |HR NOTE

勤怠の改ざんはどんな罪になるのか?従業員への対処についても解説

勤怠 改ざん 罪

「勤怠管理をタイムカードや手書きでしている」という企業は多いでしょう。

しかし、タイムカードや手書きの勤怠管理は、勤怠の改ざんや不正が発生しやすい面があります。

勤怠の改ざんは違法であり、社内で発生すれば大きな問題に発展します。

 

この記事では、従業員による勤怠の改ざんが見られた場合の対処や、改ざんの予防方法についてまとめてお伝えします。

タイムカードの改ざんに適切に対応するために、ぜひ参考にしてください。

関連記事:勤怠とは?勤怠管理の目的や具体的な方法、注意点について解説

勤怠の改ざんがあったときは、どのような対処が妥当?

勤怠の改ざんがあった際、直ちに従業員を解雇とすることは、法律的にも「不当解雇」とみなされる可能性があるため、処罰には順を追う必要があります。

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1. 勤怠の改ざんの手口とは?

改ざん 手口

そもそも、勤怠の改ざんはどのような手口で行われるのでしょうか。

まずは勤怠の具体的な改ざん手口を紹介します。

1-1 代理打刻

タイムカードをタイムレコーダーに通して勤怠管理をしている場合、勤怠の改ざんの手口として代理打刻があります。

タイムカードがあれば本人以外でも出勤・退勤を打刻できるため、他の従業員に代理で打刻をしてもらうのです。

たとえば、遅刻してしまった際に他の社員に頼んで出勤の打刻をしてもらったり、本人が打刻せずに退勤して、残業している他の社員に打刻を依頼したりするといったケースが考えられるでしょう。

実際には労働していないにもかかわらずタイムカードを代理打刻し、勤怠を改ざんします。

1-2 残業代の水増し

終業時刻に打刻せず勤怠を改ざんして、残業代などを水増しする場合もあります。

実際の業務は終了しているにもかかわらず、打刻せずに会社に残って勤務時間をごまかす手口です。

 

手書きでタイムカードの退勤時間を修正する他、タイムレコーダーに細工をし、退勤時刻を実際よりも遅く記録しようとするケースもあります。

2. 勤怠の改ざんはどんな罪になるのか?

改ざん 罪

勤怠の改ざんは違法であり、実際の給与よりも多い金額を得ることで会社に損害を与えます。

ここでは、勤怠の改ざんはどのような罪になるのか、詳しく説明します。

2-1 詐欺罪

代理打刻や退勤時刻の改ざんなど勤怠の不正を行い、労働していない時間の賃金を会社からだまし取ったとなれば「詐欺罪(刑法第246条1項)」が成立する可能性があります。

詐欺罪は「人を欺いて財物を交付させた者は、10年以下の懲役に処する」とあり、最大で10年の懲役刑に処されることがある重い罪です。

 

実際に勤怠の改ざんで詐欺罪が成立したケースはそれほど多くありませんが、人事担当として「詐欺罪が成立する可能性がある」ということを知っておくと良いでしょう。

 

また、未遂であったとしても、刑法第250条の未遂罪に問われる可能性があります。

2-2 悪意の受益者の返還義務等

勤怠の改ざんや不正は「悪意の受益者の返還義務等(民法第704条)」に該当します。

そのため、勤怠の改ざんによって不当な給与を得ることで会社に損害を与えたと判断されれば、従業員は受け取った給与を返還し、損害を与えた責任を負わなければなりません。

2-3 電磁的記録不正作出罪

タイムカードでの勤怠の改ざんは書類の偽造となるため「電磁的記録不正作出罪(刑法第161条の2第1項)」が成立する可能性もあります。

電磁的記録不正作出罪は「人の事務処理を誤らせる目的で、その事務処理の用に供する権利、義務又は事実証明に関する電磁的記録を不正に作った者」が対象です。

 

データを編集してタイムカードを改ざんし、罪が認められれば、5年以下の懲役または50万円以下の罰金に処せられます。

電磁的記録不正作出罪は未遂であっても罰せられます。

3. 勤怠の改ざんをした従業員への対処

改ざん 対処

従業員による勤怠の改ざんが発覚した場合、どのような対処法があるのかお伝えします。

3-1 事実確認

勤怠の改ざんが発覚したら、まずは事実を客観的に立証するために証拠を集めましょう。

 

オフィスの入退室記録や防犯カメラの映像などの証拠を元に、従業員に勤怠の改ざんを認めさせます。

このときに、後から「言った」「言わない」のトラブルを防ぐためにも第三者に立ち会ってもらったり、ボイスレコーダーにやり取りを録音したりすると良いでしょう。

3-2 給与の返還請求

勤怠の改ざんによって従業員がこれまで不正に受け取っていた給与に関しては返還請求を行いましょう。

しっかりと返還請求することで再発を防止し、従業員のモラルを向上させます。

返還請求の他にも、あらかじめ就業規則で定めがある場合は、規則に従って減給や降格などの処分を下しましょう。

3-3 懲戒解雇

勤怠の改ざんが悪質な場合は、従業員の懲戒解雇が認められたケースもあります。

ただし、勤怠の改ざんが原因で解雇した従業員から裁判を起こされ「不当解雇」と判断された事例もあるため、事前に弁護士に相談するなど慎重な判断が必要でしょう。

 

具体的には、下記のような場合に従業員の懲戒解雇が認められている傾向にあります。

 

従業員側の条件

  • 明確な悪意を持って勤怠を改ざんしている
  • 長期にわたって不正打刻を続けている

 

会社側の条件

  • 勤怠の改ざんについて明確な証拠がある
  • 適切に勤怠管理をしていた

 

つまり、従業員の動機や勤怠の改ざんを行っていた期間、証拠の有無が懲戒解雇のポイントとなります。

打刻を忘れてしまったなどの単なるミスではなく「残業代を水増ししてやろう」という明確な悪意があり、その動機に基づいて長期間勤怠の改ざんを行っていたというはっきりとした証拠があり、会社の勤怠管理に非がないことが重要です。

懲戒解雇が難しい場合

従業員が勤怠の改ざんを行っていても、会社側が適切に労務管理を行っていない場合、懲戒解雇が不当解雇と判断される可能性があります。

具体的には下記のようなケースです。

 

  • 勤怠の改ざんを知りながら、見て見ぬふりをしていた
  • 不正打刻をした従業員に対して適切な指導を行っていない

 

このような場合、会社側が勤怠管理を怠っていたとされるため、懲戒解雇が認められにくいとされています。

他にも、従業員の悪意が明確とまでは言い切れないときや、不正が短期間の場合にも、懲戒解雇は認められにくいです。

 

どちらにせよ、懲戒解雇は最も重い処分であるため、従業員の懲戒解雇を検討している場合は、事前に弁護士や社労士に相談して慎重に進める必要があります。

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関連記事:勤怠不良の社員を解雇する際のポイントや未然に防ぐ方法についても解説

4. 改ざんをした従業員を退職に促す方法

従業員 退職

勤怠の改ざんを行った従業員に対して「証拠が揃わず懲戒解雇はできないが、反省の様子が見られない」「他の社員に悪影響がある」などの理由から「会社を辞めてもらいたい」と思うこともあるでしょう。

そのような場合に、違法にならない退職の促し方をご紹介します。

4-1 退職勧奨

退職勧奨とは、会社側が従業員に対して自主的に退職をすすめることです。

そのため、会社は退職を促すことはできても解雇のような法的効力はなく、辞めるか否かの最終的な判断は従業員がします。

 

このように、退職推奨はあくまでも「会社からのお願い」であり、強制してはいけません。

必要以上に強く退職推奨すると違法になる恐れがあるため、進め方については労務の問題に詳しい弁護士に相談しましょう。

4-2 注意点

退職推奨はあくまでも「会社からのお願い」であり、最終的には従業員の意思によって決まることを留意しておきましょう。

退職勧奨をする際の注意点は下記の通りです。

  • 相手の名誉を傷つけないような言葉遣いで退職をすすめる
  • プライバシーが守られる個室で業務時間内に短時間で行う
  • 従業員が退職を拒否した場合は、その意思を尊重する
  • 退職以外の選択肢もあることを伝える
  • 繰り返し退職推奨をしない
  • 大人数で説得するなど不適切な圧をかけない

行き過ぎた退職勧奨は「会社に脅されて強引に退職させられた」として慰謝料請求をされる、社会的な信用を落とすなどの恐れがあります。

実際に「不当な心理的圧力を加えたり、名誉感情を害する言動を用いたりした場合」や「社会通念上相当な程度を超える場合」には違法な退職勧奨になるとされた裁判例もあるため注意しましょう。

5. 勤怠の改ざんを予防するには

改ざん 予防

勤怠の改ざんを予防するには、改ざんをさせない仕組み作りがポイントです。

5-1 勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムを導入すれば勤怠の改ざんが予防できます。

近年では多種多様なシステムが開発されており、従業員の私物であるICカードやスマートフォンを利用するものや、生体認証で出勤・退勤を管理するものもあります。

 

従業員の私物や本人確認が必要なものを利用すれば、本人以外の打刻は不可能でしょう。

さらに、打刻した時間をシステム上で自動的に集計してくれるため管理がしやすく、人事業務の負担軽減にもつながります。

 

勤怠管理システムは、代理で打刻を行う勤怠の改ざんを予防し、正確な打刻時間でのスムーズな勤怠管理に役立つでしょう。

5-2 従業員の自制を促す

勤怠の改ざんを予防するには、従業員の自制を促すことも重要です。

勤怠管理システムを強化しても、不正の可能性を完全に排除することはできません。

 

そこで、万が一の際に、会社側が証拠として使用できるものの存在を従業員に意識させる必要があります。

たとえば、職場に監視カメラを設置して従業員の勤務中の様子を映したり、出入口に監視カメラや入退場記録のシステムを導入するのも良いでしょう。

 

不正ができない状況を意識させることが自制につながります。

5-3 就業規則を明確に定める

勤怠の改ざんを予防するには、就業規則に勤怠の改ざんや不正を禁止する旨を明記すると共に、改ざんした場合の罰則も明記しておきましょう。

減給や降格といった罰則は抑止力として作用します。

 

ただし、勤怠の改ざんの罰則として懲戒解雇を定めたい場合は、専門的な観点からの検討が必要です。

あらかじめ弁護士と相談してから定めましょう。

6. 勤怠の改ざんができないようにあらかじめ対策しておこう

改ざん 対策

勤怠の改ざんは違法行為であり、悪質な場合は詐欺罪が成立する可能性もあります。

会社としては、勤怠の改ざんをした従業員にしっかりと給与の返還請求を行い、場合によっては懲戒解雇や退職推奨を促す必要があるでしょう。

勤怠の改ざんを予防するためにも、勤怠管理システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

勤怠の改ざんがあったときは、どのような対処が妥当?

勤怠の改ざんがあった際、直ちに従業員を解雇とすることは、法律的にも「不当解雇」とみなされる可能性があるため、処罰には順を追う必要があります。

当サイトでは、従業員による勤怠の改ざんが起こった際、どのように対応していけばよいか、わかりやすくまとめた資料を無料で配布しております。

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