変形労働時間制の届出に必要な書類や書き方は？手続きフローもあわせて解説

変形労働時間制を採用するためには、原則あらかじめ届出をしなければなりません。届出のための書類を準備するだけではなく、就業規則や労使協定において必要な項目を定める必要もあります。

この記事では、変形労働時間制の届出不備により無効とならないよう、申請書の書き方や提出に必要な書類、手続きのフローについてわかりやすく解説します。

1. 変形労働時間制の導入時は書類による届出が必要

1日8時間・週40時間という法定労働時間の範囲内で労働を命じるのが基本ですが、繁忙期と閑散期の差が激しい企業においては、この範囲を超えて働かせたい場合もあるでしょう。このような場合に有効なのが、変形労働時間制です。変形労働時間制を採用すれば、一定のルールに従って月単位や年単位で労働時間を調整でき、1日8時間・週40時間を超えて労働させることが可能となります。

ただし、変形労働時間制は企業が自由に導入できるわけではありません。導入時は書類による届出が必要であるため、忘れないようにしましょう。

1-1. 届出が必要な変形労働時間制の種類

変形労働時間制には、以下のような種類があります。

• 1年単位の変形労働時間制
• 1ヵ月単位の変形労働時間制
• 1週間単位の非定型的変形労働時間制
• フレックスタイム制

上記のような変形労働時間制を導入するときは、原則、労使協定を締結し、労働基準監督署へ届出をおこなう必要があります。ただし、清算期間が1ヵ月以内のフレックスタイム制など、一部のケースにおいては届出が不要です。

参照：1年単位の変形労働時間制導入の手引｜厚生労働省

参照：1か月単位の変形労働時間制｜厚生労働省

参照：1週間単位の非定型的変形労働時間制｜厚生労働省

参照：フレックスタイム制のわかりやすい解説＆導入の手引き｜厚生労働省

1-2. 変形労働時間制に関する協定届のフォーマット

変形労働時間制に関する協定届のフォーマットは、厚生労働省のホームページからダウンロードできます。1年単位、1ヵ月単位など、変形労働時間制の種類ごとに分かれているため、必要なフォーマットをダウンロードして使いましょう。

参照：主要様式ダウンロードコーナー　（労働基準法等関係主要様式）｜厚生労働省

2. 変形労働時間制届出の内容

前述の通り、変形労働時間制を導入する際は、基本的に協定届を提出しなければなりません。この届出には記載すべき項目がいくつもあります。ここでは、代表的な記載内容について見ていきましょう。

2-1. 対象期間中の1週間の所定労働時間数

変形労働時間制を採用した場合、対象期間中の1週間単位の所定労働時間数を定めなければなりません。

法定労働時間は1週間に40時間ですが、変形労働時間制を採用すると一時的にこの法定労働時間を超えることがあり得ます。そのため、届出書類のなかに、閑散期もしくは繁忙期の1週間の所定労働時間数を記載する必要があります。

2-2. 対象労働者数

変形労働時間制の届出には、対象となる労働者の数を記載する必要があります。

すべての従業員が対象になるのであればその旨を、特定の業務に携わる従業員が変形労働時間制の対象になる場合にはそのように記載しなければなりません。

2-3. 対象期間の総労働日数

変形労働時間制は、閑散期と繁忙期を考慮して労働時間を設定する制度なので、対象期間の設定が必要となります。

閑散期と繁忙期は具体的にいつからいつまでなのかを把握して記載しなければなりません。

関連記事：変形労働時間制とは？残業の考え方や導入方法、注意点をわかりやすく解説

3. 変形労働時間制において必要なもの

変形労働時間制を導入する際、必要な書類が複数あります。法令に従って変形労働時間制を採用するために、どのような書類が必要なのか知っておくとよいでしょう。

以下、変形労働時間制を採用する際に必要な3つの書類について紹介します。

3-1. 労使協定と協定届

変形労働時間制は、経営者の判断で勝手に導入できるものではありません。労働組合と協議し、労働者側に納得してもらったのちに導入が可能となります。

労使協定についても、労使間で納得がいくまで協議をおこない、その後に協定届を作成して労働基準監督署に提出しなければなりません。ただし、一部の例外はあります。たとえば、1ヵ月単位の変形時間労働時間制について、就業規則で定めた場合は届出が不要です。

3-2. 就業規則

就業規則に変形労働時間制についての記載があるケースは、それほど多くないでしょう。そのため、変形労働時間制を導入する際には、就業規則に変更を加えなければなりません。

就業規則に変更を加えた場合には必ず労働基準監督署への届出が必要です。さらに、就業規則の変更に伴い、労働者代表の意見書を添付する必要もあります。

3-3. 勤務カレンダー

変形労働時間制の届出のためには、勤務カレンダーも必要です。勤務カレンダーには、閑散期と繁忙期における労働日や労働時間が明記されていなければなりません。

実際に変形労働時間制の影響を受ける従業員が、1日の所定労働時間数や1年のうちの労働日を知ることができるようにするためです。

さらに、労働日や労働時間を明記することで、1年間の法定労働時間や1週間の平均労働時間を算出するのが容易になり、法律に従っていることを示せます。

4. 変形労働時間制の届出・提出に関する手続き、流れについて

変形労働時間制の届出をするためには、しっかりとした準備が必要です。あいまいなまま届出をして運用を始めると、大きなトラブルの原因となります。

では、変形労働時間制の届出をする流れについて見ていきましょう。

4-1. 現在の労働状況の調査

まず、自社における労働状況を正確に調べなければなりません。

いつの時期に残業代が多く発生しているのか、繁忙期はいつなのか、変形労働時間制を導入して状況は改善するのか、対象期間中の所定労働時間数はどのくらいがよいのかといった情報を調査します。

4-2. 対象者の決定

調査が完了したら、今度は変形労働時間制を適用する対象者を決定します。

繁忙期に残業が多くなりがちな従業員は誰かを見極め、どのように変形労働時間制を適用すればよいか検討すべきでしょう。

4-3. 就業規則の変更

現状の就業規則のなかに、変形労働時間制について記載されているケースは多くありません。変形労働時間制を導入する際には、就業規則の変更が必要になるケースもよくあります。

就業規則の変更は大変ですが、就業規則に記載せずに変形労働時間制を導入することはできません。変形労働時間制を導入する際、就業規則に追記すべき主な項目は以下の通りです。

• 対象期間
• 対象者
• 変形労働時間制の起算日
• 変形期間中の各週の労働時間
• 特定期間
• 毎日の始業・終業時刻
• 労使協定の有効期限

4-4. 労使協定の締結

一部の例外を除き、変形労働時間制を導入する場合は、労使協定の締結が必要となります。締結時は、就業規則に書かれていることを書面にまとめれば内容は問題ありません。

就業規則と労使協定の内容に相違があると、現場が混乱したり、労使間のトラブルが発生したりするため、間違いのないように確認しておきましょう。

加えて、労使協定には有効期間があり、期間が満了したら再度作り直す必要があります。

4-5. 変形労働時間制に関する協定届の提出

労使協定の締結まで終わったら、「変形労働時間制に関する協定届」に記入して提出します。変形労働時間制の届出先は、会社の住所地を管轄している労働基準監督署です。

労使協定の有効期限に注意し、必要であれば有効期限が満了する前に更新するようにしましょう。

また、添付書類として労使協定、勤務カレンダーなども提出しなければなりません。加えて変形労働時間制の導入により、残業や休日出勤などが発生することがわかっているのであれば、36協定も締結し、正しく届出をしましょう。

関連記事：36協定とは何かわかりやすく解説！特別条項や新様式の届出記入方法も紹介！

4-6. 従業員に制度内容を周知

就業規則の更新や労使協定の締結をおこなったあとは、必ず従業員へ周知をおこないます。

周知方法としては、社用メールで伝達するほか、社内SNSで周知する、目のつきやすい箇所へ掲示するなど、全従業員がいつでも規則が確認できるようなやり方が求められます。

5. 変形労働時間制に関する協定届の書き方

変形労働時間制の協定届の書式自体は、厚生労働省のホームページからダウンロードできますが、頻繁に書くものではないので、書き方を知らない人も少なくないでしょう。ここでは具体的な書き方について紹介します。

参照：1箇月単位の変形労働時間制に関する協定届｜厚生労働省

5-1. 会社の基本情報

最初に埋めるべきなのは、会社の基本情報です。会社の名前、所在地、事業の種類、役員以外の労働者数（常時使用する労働者数）を記載します。

パートやアルバイトであっても、雇用契約を結んでいるのであれば労働者数に含めなければなりません。

5-2. 旧協定についての記載

変形労働時間制を初めて導入するのではなく、すでに導入していた企業の場合、旧協定についての概要を記載します。旧協定の対象期間や総労働日数、最も労働時間が長い日・週の労働時間などです。こちらは前回届け出た協定の内容を記載すれば問題ありません。

5-3. 労使協定の概要について記載

最後に、今回締結した労使協定の内容について記載します。変形労働時間制の対象者、対象期間、有効期間、労働時間数などの項目があります。

この部分を記入する際に、対象期間における1週間の平均労働時間が40時間以下になっているかを確認しておきましょう。また、1年単位の変形労働時間制を導入する場合、週52時間という最大労働時間数や1日10時間という上限の範囲内で労働時間を設定する必要があります。

5-4. 変形労働時間制に関する協定書の記入例

変形労働時間制に関する協定書の記入例に関しては、厚生労働省のホームページにて公開されています。1ヵ月・1年単位の変形労働時間制の記入例がそれぞれ公開されているため、確認しておきましょう。

参考：主要様式ダウンロードコーナー｜厚生労働省
参考：１箇月単位の変形労働時間制に関する協定届｜厚生労働省
参考：１年単位の変形労働時間制に関する協定届｜厚生労働省

6. 変形労働時間制の届出に関する注意点

変形労働時間制の届出に関して、以下のような点に注意しましょう。

6-1. 有効期間が満了したタイミングで再提出する必要がある

変形労働時間制の届出は、導入時に提出して終わりというわけではなく、有効期間が満了したタイミングで再提出しなければなりません。たとえば、1ヵ月単位の変形労働時間制を導入する場合、有効期間は3年以内に設定することが望ましいとされています。設定した有効期間が満了するタイミングで、内容の見直しと届出をおこないましょう。

仮に変更点がなく、同じ内容で制度を継続する場合でも、届出をする必要があります。提出を忘れると罰則を受けるケースもあるため、忘れずに対応しましょう。

参照：1か月単位の変形労働時間制｜厚生労働省

6-2. 提出が不要なケースもある

繰り返しになりますが、変形労働時間制を導入する際は届出をするのが基本です。ただし、一部のケースにおいては届出は必要ありません。たとえば、清算期間が1ヵ月以内のフレックスタイム制を導入する場合などは、届出は不要です。ただし、就業規則への記載や、労使協定の締結など、必要な手続きはあるので気を付けましょう。

関連記事：【ひな形付】フレックスタイム制の労使協定の結び方と届け出が不要なケースを解説

7.変形労働制の手続きが不十分の場合は無効に

変形労働時間制に関する就業規則の作成、労使協定の締結など、変形労働時間制を導入するためには、複数の手続きが発生します。

これらに不備が発見された場合や正しく運用がおこなえていない場合には、制度が無効化してしまう恐れがあります。制度を採用しメリットを享受できるよう、手続きには細心の注意を払いましょう。

7-1. 届出を忘れたときの罰則

変形労働時間制の届出を忘れると、法律違反とみなされ罰則を受ける可能性もあります。具体的には、30万円以下の罰金が科せられるケースもあるため注意しましょう。

また、労使協定や就業規則の内容を従業員へ周知し、制度を正しく運用することも重要です。ルールに違反した形で変形労働時間制を導入すると、法令違反になるだけでなく、企業のイメージや社会的な信用も低下してしまうため、適切な運用を心がけましょう。

8. 変形労働時間制には届出が必須！規則の見直しや労使協定の締結も忘れずに

今回は、変形労働時間制の届出に必要な書類や記載内容、手続き方法に関する注意点などを紹介しました。変形労働時間制は、労働時間を変則的にできる便利な方法であるものの、一部の例外を除き、基本的には届出が必要となります。労使協定の締結や就業規則の変更など、正しい手順で届出の準備を進めましょう。

また、社内で綿密な調査をおこない、適切な労働時間を設定することも重要です。社内の状況や問題を確認せずに変形労働時間制を導入すると、課題を解決できない可能性があります。さまざまな種類の変形労働時間制があるため、自社に合った制度を導入することが重要です。